Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen, - Risikomanagement Operatives Projektmanagement 7. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - Projektstart-Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Projekterfolgsfaktoren Übersicht Kapitel 4 4 Projekterfolgsfaktoren 3

4 Projekterfolgsfaktoren 4 Projekterfolgsfaktoren 1. Projektunterstützung des Topmanagements. 2. Starke formale Stellung des Projektleiters mit ausgeprägter Entscheidungsbefugnis. 3. Managementfähigkeiten (Führungsqualität) des Projektleiters. 4. Fachkompetenz des Projektteams. 5. Soziale Kompetenz und die Selbstorganisation der Projektmitarbeiter. 6. Beteiligung der Teammitglieder an Entscheidungen. 7. Gute formale Kommunikation. 8. Einsatz von Planungs- und Kontrollinstrumente. 9. Frühzeitiges Erkennen von Konflikten und schnellstmögliche Reaktion. 10. Detaillierte Zielplanung. Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM,

5 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen, - Risikomanagement Operatives Projektmanagement 7. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - Projektstart-Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

6 Phasenmodelle 5.1 Definition Phasenmodell (bzw. Vorgehensmodell) Ein Phasenmodell auch Vorgehensmodell genannt ist die Beschreibung einer systematischen Vorgehensweise für die Abwicklung einer bestimmten Kategorie von Projekten. Es legt fest, in welcher Abfolge und in welcher Ausprägung die Projektaktivitäten durchgeführt werden müssen. 6

7 Phasenmodelle 5.2 Gemeinsamkeiten der Phasenmodelle 1. Projektphasen Definition nach DIN Eine Projektphase ist ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist." 2. Aktivitäten Es sind Aktivitäten (Aufgaben) zu definiert, die in den einzelnen Phasen durchzuführen sind, um ein bestimmtes Teilergebnis zu erreichen. 3. Meilensteine und Meilensteinergebnisse Definition nach DIN Ein Meilenstein ist ein Ereignis besonderer Bedeutung. Meilensteine sind wichtige Zwischenergebnisse eines Projekts und dienen zur Kontrolle des Projektfortschritts. 7

8 Phasenmodelle 5.2 Projektphasen nach Projektarten Forschungs- und Entwicklungsprojekte (für Serienproduktion) Organisationsprojekte (für EDV-Projekte) Investitionsprojekte Markt- u. Eigenanalyse Ist-Analyse Engineering Machbarkeitsstudie Zielplanung Behördenverfahren Produktentwicklung Produkttest und Freigabe Null-Serie Markteinführung Soll- Konzeption Pilotanwendung Evaluierung Pilotversuch Umsetzung Gesamtkonzept Schulung Evaluierung Beschaffung Bau- u. Montage Inbetriebnahme Schulung und Dokumentation Planung der Nutzung Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg

9 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Projektportfolios, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 7. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - Projektstart-Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

10 Strategisches Projektcontrolling Übersicht Kapitel 6 6 Die richtigen Projekte auswählen - Strategisches Projektcontrolling 6.1 Strategische Projektplanung 6.2 Nutzwertanalyse 6.3 Projektportfolios 6.4 Risikomanagement Risiko identifizieren Risiko bewerten Risikovorsorge Risikoüberwachung 6.5 Wirtschaftlichkeitsrechnungen Gewinnvergleichsrechnung Rentabilitätsrechnung Amortisationsrechnung Kapitalwertmethode Interne Zinsfußmethode/Annuitätenmethode Anwendung in der Praxis 10

11 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Strategische Planung Sammeln der Projektvorschläge Filter 1: grobe Vorselektion Filter 2: Bewertung der Attraktivität, Analyse der Abhängigkeiten Priorisierte Projekte Filter 3: Analyse der Ressourcen- Verfügbarkeit Ausgewählte, priorisierte Projekte Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

12 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Erläuterungen zu Filter 1 Filter 1: grobe Vorselektion Es findet eine grobe Einschätzung der Machbarkeit und ob die einzelnen Projektvorschläge mit den Unternehmenszielen vereinbar sind statt. Ziel dieses Filters: Die Projekte in Muss-, Kann- und Stopp-Projekten zu unterscheiden. Entscheidungsrelevant sind nach dieser Vorselektion nur noch die Kann-Projekte. Die Stopp-Projekte scheiden aus und die Muss-Projekte sind unumgänglich. Mussprojekte sind beispielsweise Projekte, die aufgrund von vertraglicher Bindung durchgeführt werden müssen. Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

13 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Strategische Planung Sammeln der Projektvorschläge Filter 1: grobe Vorselektion Filter 2: Bewertung der Attraktivität, Analyse der Abhängigkeiten Priorisierte Projekte Filter 3: Analyse der Ressourcen- Verfügbarkeit Ausgewählte, priorisierte Projekte Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

14 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Erläuterungen zu Filter 2 Filter 2: Bewertung der Attraktivität, Analyse der Abhängigkeiten Diejenigen Projekte, die als Kannprojekte die erste Selektion überstanden haben, werden hinsichtlich ihrer Attraktivität und ihrer Abhängigkeit zu anderen Projekten beurteilt. Bewertung der Attraktivität nach : - Strategische Bedeutung - Dringlichkeit, - Wirtschaftlichkeit, - Risiko, - Kosten, - Ressourcenbedarf. Für die Bewertung der Attraktivität gibt es mehrere Methoden. Z. B. Nutzwertanalyse, Portfolios, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Risikoanalyse. Für die Bewertung der Abhängigkeiten der einzelnen Projekten zu anderen Projekten wird eine Abhängigkeitsanalyse durchgeführt. Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

15 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Strategische Planung Sammeln der Projektvorschläge Filter 1: grobe Vorselektion Filter 2: Bewertung der Attraktivität, Analyse der Abhängigkeiten Priorisierte Projekte Filter 3: Analyse der Ressourcen- Verfügbarkeit Ausgewählte, priorisierte Projekte Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

16 Strategisches Projektcontrolling 6.1 Prozess der strategischen Projektauswahl Erläuterungen zu Filter 3 Filter 3: Analyse der Ressourcen-Verfügbarkeit Für die priorisierten Projekte (Projekthitliste) findet nun eine grobe Zuteilung der Ressourcen und der Geldmittel statt. Ressourcenengpässe und nicht ausreichendes Budget könne dazu führen, das weniger stark priorisierte Projekte zurückgestellt werden oder das der Leistungsumfang mancher Projekte gekürzt wird. Quelle: Fiedler, R.,Controlling von Projekten,

17 Strategisches Projektcontrolling 6.2 Definition Nutzwertanalyse Die Nutzwertanalyse auch als Punktwertverfahren bekannt, ist ein Verfahren zur Alternativenbewertung. Neben monetären Faktoren (Faktoren wie Kosten und Rentabilität) werden vor allem nicht-monetäre Faktoren (Bsp. Umweltfreundlichkeit, Marktchancen, Pflege- und Wartungsfreundlichkeit) in die Bewertung miteinbezogen. In der Nutzwertanalyse wird ein Punktwert für jede zu vergleichende Alternative (Projekt) ermittelt. Dieser Punktwert stellt den Nutzen des Projekts dar. Die beste Projektalternative erhält dabei den höchsten Nutzwert im Vergleich zu den anderen Projekten. 17

18 6.2 Beispiel Nutzwertanalyse: Auswahl Vertriebsprojekt Bewertungskriterien Grundlagen Projektmanagement/Projektcontrolling Projekt A Neustrukturierung der Arbeitsabläufe Projekt B Angebotserstellungssoftware G P GxP P GxP Finanzen Umsatzsteigerung Kosten Senkung der Vertriebskosten Reduzierung Reklamationskosten Kunden Steigerung der Kundenzufriedenheit Unterstützung der Kundenakquisition Verbesserung der Kundenbindung Mitarbeiter Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Verbesserung der Kenntnis der Kundenwünsche G = Gewichtung P = Punkte Markt Erhöhung des Marktanteils Förderung der angestrebten Unternehmenspositionierung

19 Strategisches Projektcontrolling 6.3 Technologievorteil-Kundennutzen Portfolio Weit verbreitetes Portfolio zur Auswahl von Produktentwicklungsprojekten hoch Technologievorteil Snob Star Ziel dieses Portfolios: Auswahl derjenigen Projekte, die dem Unternehmen einen möglichst großen Technologievorsprung gegenüber den Wettbewerbern bringen. niedrig Flop Fad mit denen Produkte entwickelt werden, die den Kunden einen möglichst hohen Nutzen bieten. niedrig hoch Kundennutzen Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, Nürnberg

20 Strategisches Projektcontrolling 6.3 Beispiel Projektportfolio F&E Projekte Projektrisiko hoch niedrig Verlierer Draufgänger Legende: Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 Projekt 7 Projekt 8 0 Mitläufer Gewinner niedrig hoch Stratigische Bedeutung 20

21 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Einführung und Begriffserklärung Definitionen, Ziele, Bedeutung 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Menschen im Projekt und Projektumwelt - Stakeholder, - Rollen im Projekt 4. Projekterfolgsfaktoren 5. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 6. Strategisches Projektcontrolling Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 7. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektorganisation - Projektauftrag - Projektstart-Workshop 8. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 9. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Dokumentation - Berichtswesen - Konfigurations -/ Änderungs - Management - Qualitätssicherung 10. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

22 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

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