Ü K 131: Projektmanagement
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- Jan Hochberg
- vor 8 Jahren
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1 Ü K 131: Projektmanagement
2 Inhalt Was ist ein Projekt?... 4 Verschiedene Projektarten:... 4 Eckpfeiler eines Projektes... 4 Kritische Erfolgsfaktoren... 5 Risiken abschätzen... 5 Projektinstanzen (Rollen)... 5 Projektleitung... 5 Vorgehensmodelle... 6 Wasserfall Modell... 6 V Modell... 6 Prototyping... 7 Spiral Modell... 7 IPERKA... 7 Projektorganisation... 9 Idealfall... 9 Matrix Projektorganisation... 9 Projektkultur... 9 Projektphasen Initialisierungsphase Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Abschluss / Wartung Kick-off Meeting Ziele Checkliste Projektmeetings Projektziele Prioritäten von Projektzielen Teilprojekte / Arbeitspakete ausscheiden Vorgänger BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 2/15 m131.docx
3 Meilensteine MS Project Funktionen Projektinformationen Nutzen von Informationen Informationsmanagement Interne Informationen Externe Informationen Regeln zum Informationsaustausch Tipps zu Informationen BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 3/15 m131.docx
4 Was ist ein Projekt? Im Normalfall wird ein Projekt ungefähr so definiert: - Meist einmalige Aufträge - Meist ausserhalb der Linienorganisation - Auftrag / Vorhaben zur Lösung einer Problemstellung Ein Projekt hat unter anderem folgenden wichtigen Merkmale: - Neu und einmalig - Zeitlich und finanziell begrenzt - Abgegrenztes Sachgebiet - Komplex und risikoreich - Mehrere Aktivitäten und mehrere involvierte Stellen - Im Voraus definiertes Ziel zu erreichen Verschiedene Projektarten: - Einmalprojekte - Routineprojekte - Komplexe Standardprojekte - Pilotprojekte - Innovationsprojekte - Ideelle Projekte Ausserdem gibt es verschiedene Projekttypen: - Kundenprojekte - Betriebsprojekte - Informatikprojekte - Organisationsprojekte - Forschungs- und Entwicklungsprojekte - Bauprojekte - Marketingprojekte Eckpfeiler eines Projektes Funktionalität: Spezifikation (Analyse) definiert dem Leistungsumfang [inkl. Qualität] Kosten: Budget definiert die Ausgaben Zeit: Terminplanung garantiert die Projektabnahme BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 4/15 m131.docx
5 Kritische Erfolgsfaktoren Diese Punkte können Erfolg oder Probleme für das Projekt bedeuten: - Projektorganisation - Auftraggeber - Projektleiter - Projektteam und Ressourcen - Zielsetzung - Planung / Vorgehensweise /Risiken - Controlling - Kommunikation Risiken abschätzen Risiken sollte man vorher erkennen und abschätzen wie schwerwiegend diese sind. Ausserdem sollte man versuchen Gegenmassnahmen zu treffen. Solche Risiken sind zum Beispiel: - Vorgänger oder Teilprojekte nicht rechtzeitig beendet - Abstimmung zwischen Teilprojekten schlecht - Termine schlecht kommuniziert oder eingehalten - Lieferant mit Verzögerung - Mitarbeiter fallen aus - Planung schlecht - Ziele oder Teilziele schlecht definiert - Gruppendynamik unterschätzt - Falsche Personen für gewisse Tätigkeiten - Konflikte zu spät erkannt - Organisation unzweckmässig - Technische Probleme Projektinstanzen (Rollen) Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen werden verschiedene Projektinstanzen, also Rollen, benötigt. Die wichtigste hierbei ist der Projektleiter. - Auftraggeber - Projektausschuss / Steuerungsausschuss - Projektleiter (PL) - Projektleiter Stellvertreter (PL Stv.) - Projektmitarbeitende (MA) - Qualitätsmanager (QM) Projektleitung Zu den Aufgaben der Projektleitung gehören: BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 5/15 m131.docx
6 - Abgrenzen von Aufgaben und Problemstellungen - Teilprojekte und Arbeitspakete definieren - Zielvereinbarung und Definition der Vorgehensweise - Aufwandschätzung - Planung und Einsatz von Ressourcen - Abschätzen der Risiken - Umsetzten der Qualitätsanforderungen - Überwachung und Steuerung des Projektablaufs - Führung und Kontrolle des Projektes - Review nach Beendigung des Projektes Vorgehensmodelle - Wasserfall-Modell - V-Modell - Prototyping - Spiralmodell - HERMES - IPERKA Wasserfall Modell Das Wasserfall-Modell stellt den Ablauf zu einem realen, physischen Projekt dar, beispielsweise einem Hausbau. Zu Beginn wird das Fundament gelegt, danach die Mauern gezogen, am Ende das Dach aufgesetzt. - Vorgehensmodell für Softwareentwicklung - Wird in Phasen Organisiert - Vorgaben der Phasen werden durch die darüber liegende Phase festgelegt V Modell Das V Modell ist ein Vorgehensmodell basierend auf dem Wasserfall Modell. Dieses Modell wird zum Beispiel in der Softwareentwicklung eingesetzt und in Phasen aufgeteilt. BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 6/15 m131.docx
7 Prototyping Das Prototyping gibt Auskunft über die Eignung eines Lösungsansatzes. Mit diesem Modell können Probleme und Änderungswünsche frühzeitig erkannt werden. Es gibt folgende drei Arten: - Exploratives Prototyping - Evolutionäres Prototyping - Experimentelles Prototyping Das Prototyping kann auch zusammen mit anderen Modellen verwendet werden. Spiral Modell Das Spiralmodell ist im Prinzip ein Wasserfallmodell mit aufwendigen Begleitmaßnahmen, das bei sehr großen Projekten zum Einsatz kommen kann. IPERKA I Informieren P Planen E Entscheiden R Realisieren K Kontrollieren A Auswerten I Informieren - Ziel des Auftrags BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 7/15 m131.docx
8 - Bis wann wird welches Ergebnis erwartet - Welche Bedingungen müssen eingehalten werden - Was muss man wissen - Welche Mittel stehen zur Verfügung - Wer ist für was Verantwortlich - Wurden schon Vorarbeiten erbracht P Planen - Lösungsvarianten, Vorgehen, Arbeitsschritte - Priorität des Projektes - Teilarbeiten ausscheiden und zuteilen - Dauer schätzen - Zeitplan erstellen (Meilensteine) - Nötige Tools und Hilfsmittel E Entscheiden - Welche Lösungsvariante - Welche Vorgehensweise - Variante bewerten - Entscheid für Lösungsvariante und Vorgehensweise R Realisieren - Arbeit effizient umsetzten und dokumentieren - Plan anpassen bei Engpässen, besseren Lösungen, etc. - Konsequenzen bei Planänderungen bedenken - Planänderungen dokumentieren / begründen - Qualitätsanforderungen einhalten K Kontrollieren - Auftrag gemäss Anforderungen / Vorgaben erfüllt - Selber kontrollieren und kontrollieren lassen - Kontrolle nach jedem wichtigen Schritt - Sind Prüfkriterien richtig und erfüllt - Fehler / Mängel korrigieren und protokollieren - Ziel noch effizient verfolgt - Doku aktuell halten A Auswerten - Review der einzelnen Schritte - Wie ist es gelaufen - Was muss nächstes mal anders / besser gemacht werden - Verbesserungen in der Dokumentation anpassen oder vermerken BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 8/15 m131.docx
9 Projektorganisation Idealfall - Projektorganisation ist eigenständige Organisation (Schattenorganisation) - Projektleiter und Projektteam vollamtlich - Projektleiter hat sämtliche Entscheidungen und Führungskompetenzen - Projektleiter trägt Verantwortung für fachliche, terminliche und kostenmässige Zielerreichung Matrix Projektorganisation - Verantwortung und Kompetenzen aufgeteilt o Projektleiter o Linienvorgesetzten - Projektleiter koordiniert funktionale Tätigkeiten mit Linienvorgesetzten (Kompetenzkonflikte vermeiden) - Zeitlich stark variierender Einsatz von Projektmitarbeitenden Projektkultur Der Stil bestimmt, wie... - Der Projektleiter auftritt und Projekt führt - Projektmitglieder miteinander umgehen - Das Projektteam zusammen kommuniziert - Aufgaben erledigt werden - Beteiligte das Projekt gegen aussen vertreten Grundlagen für eine gute Projektkultur sind... - Gepflegte Umgangsformen und respektvoller Auftritt - Optimistische Haltung und speditive Arbeitsweise - Ordentliches Arbeitsumfeld - Freundlichkeit und Rücksichtnahme - Hohe Leistungserwartung an alle Beteiligten BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 9/15 m131.docx
10 Projektphasen Initialisierungsphase - Idee des Auftraggebers - Projektteam bilden - Entwürfe vom Projektauftrag und Projektplan erstellen - Meeting vorbereiten Voranalyse - Kickoff-Meeting - Situationsanalyse / IST Zustand aufnehmen - Lösungen suchen und Vorschläge machen Konzept - Fachliches Konzept entwickeln o Detaillierte Planung der Umsetzung - Evtl. Teilbereiche isolieren - Tests bei Unklarheiten Realisierung - Umsetzung des Konzepts - Produktiv aktiv schalten - Qualitätssicherung - Kunde ausbilden Einführung - Produkt in Betrieb nehmen - Fehler korrigieren BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 10/15 m131.docx
11 Abschluss / Wartung - Zufriedenheit des Kunden erfragen - Review Kick-off Meeting Relativ am Anfang des Projekts wird immer ein Kick-off Meeting durchgeführt. Ziele - Vorstellung des Projekts - Kennenlernen aller Projektmitarbeiter - Entwickeln eins Teamgeistes Checkliste - Team Vorstellung - Absichten und Ziele - Projektplanung - Aufgabengebiete - Projektorganisation - Kommunikation - Verantwortung und Kompetenzen - Projekt-Meetings - Definition von Prioritäten Wichtig: Alle Projekt Mitarbeitenden kenn ihren Verantwortungsbereich und ihren Ansprechpartner! Projektmeetings - Regelmässige Projektmeetings zum Informationsaustausch - Wichtige Fixpunkte in Projektarbeit - Fragen an Mitarbeitende o Woran wird gearbeitet? o IST: Was ist erreicht? o SOLL: Was muss noch erreicht werden? o BEDARF: Was ist als nächstes zu tun? Projektziele - Präzise Zieldefinition - Detaillierungsgrad stufenweise erhöhen - Grosses Vorhaben: Teilziele definieren - Budgetplanung berücksichtigen - Terminplanung mit Kunde absprechen und absegnen lassen - Ziel gibt Richtung vor - Ziele helfen Mitarbeitenden eigene Tätigkeiten als Teil eines Ganzen besser zu verstehen - Laufende Annäherung an die Ziele BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 11/15 m131.docx
12 - Ziele fördern die Motivation Wichtig: Der Projektleiter bestimmt welche Ziele erreich werden müssen! Prioritäten von Projektzielen - MUSS-Ziele o Wichtig o Muss erreicht werden - SOLL-Ziele o Soll ebenfalls erreicht werden - KANN-Ziele o Ist nicht relevant o Gegenvorschlag bringen - NICHT-Ziele o Nicht vorauszuplanen o Keine Garantie für Erfolg Teilprojekte / Arbeitspakete ausscheiden - Aufgabe des Projektleiters - Paralleles Arbeiten möglich - Grössere Projekte oder unter Zeitdruck - Fachliche Aufteilung - Koordination und Kommunikation - Teilprojektleiter nötig - Überschneidungen beachten Vorgänger - Abhängigkeit zweier Projektschritte - Vorgänger vor dem abhängigen Schritt zu beenden - Unmittelbarer Vorgänger - Dauern und Abfolge der Einzelschritte wichtig - Projektdauer anhand der kritischen Vorgänger definierbar Meilensteine - Spezielle Punkt im Projekt - Überprüfung des Projektstandes Kontrolle der Zielerreichung, Termin, Kosten - Oft Ergebnis abgeben oder präsentieren - Oft Kontakt mit Kunde - Sicher am Schluss des Projektes - Kurze oder gar keine Dauer BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 12/15 m131.docx
13 MS Project Funktionen - Vorwärtsplanung - Basiskalender - Ressourcen erfassen und zuteilen - Arbeit und Dauer unterscheiden - Vorgänger eintragen - Höher und tiefer stufen - Meilensteine setzen - Fixe Termine eingeben - Über Zeit verteilte Aktivitäten als Problem - Druckausgabe anschauen Wichtig: Der Projektplan sollte auf eine Seite passen (A3, A4). Projektinformationen - Oft zu knapp und zu spät - Häufig falsch verstanden - Regelmässig und frühzeitig abgeben - Informationskultur berücksichtigen - Systematisch Nutzen von Informationen - Zielerreichung - Zeitersparnis - Übersicht / Transparenz - Aktualität BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 13/15 m131.docx
14 - Wichtigkeit - Vermeiden von Missverständnissen Informationsmanagement Wichtige Punkte für Projektleitenden: - Für wen welche Information wichtig? - Wann und wie die Informationen weiterleiten? o Sofort o Mündlich oder schriftlich - Wo müssen die Unterlagen abgelegt werden? Interne Informationen - Arbeits- / Projektaufträge - Statusberichte - Pläne, Listen - Berechnungsgrundlagen und Schätzungen - Verträge - Testunterlagen - Reviews Externe Informationen - Projektplan - Pflichthefte - Protokolle - Meilensteine - Präsentationen - Statusberichte - Beschreibungen des Projekts - Reviews Regeln zum Informationsaustausch - Mitarbeitende Person holt notwendige Informationen selber - Mitarbeitende Person gibt alle notwendige Informationen im Team weiter - Fragen ist Pflicht - Informationen zurückhalten ist untersagt Tipps zu Informationen - Form und Umfang an Empfänger anpassen BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 14/15 m131.docx
15 - Schlecht aufbereitete Informationen verunsichern - Einzelkämpfer und Zurückgezogene speziell gut informieren - Offene Informationspolitik verhindert Gerüchte - Möglichst mündlich informieren Projekt-Dokumentationen Es gibt unter anderem diese verschiedenen Dokumentationen in einem Projekt. Projektauftrag Projektplan Offerte Arbeitsjournal Dokumentation Meeting-Protokoll / Testprotokoll Rechnung Dokumentation Doku-Info mit Versionisierung Ausgangslage Ziele Planung / Konzept Probleme und Lösungen Erreichte Ergebnisse Controlling SOLL / IST-Vergleich Projektabschluss / Fazit Review Rollen / Kompetenzen / Verantwortungen Auftraggeber o K: Entscheidungen, Projekt-Abbruch, Antworten o V: Aufwand bezahlen Projektleiter (Auftragnehmer) o K: Entscheidungen o V: Gesamtverantwortung evtl. Teilprojekte Mitarbeiter / TP-Leiter o K: Planung / Umsetzung TP o V: Teilprojekt umsetzten Direktbetroffene (Mitarbeiter, Auftraggeber) BiCT AG, Zentweg 25C 3006 Bern Seite 15/15 m131.docx
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