Gründerwissen: Prozessmanagement für Gründer

Transkript

1 Gründerwissen: Prozessmanagement für Gründer Keine Disziplin nur für die Großen Bernd Ruffing,

2 Agenda Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 2

3 Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 3

4 Kurzprofil Bernd Ruffing Bernd Ruffing, 35 Jahre aus Bexbach Dipl.Wirt.-Ing. (FH) OMG certified expert in BPM verheiratet, 1 Sohn Mitglied der Wirtschaftsjunioren Saarland seit 2013 seit 07/2012: ruffing consult prozessmanagement beratung Kernkompetenz Prozessdokumentation & Prozessmodellierung ca. 10 Jahre Erfahrung in verschiedenen Funktionen und Positionen als Prozess-, Anforderungs- und Projektmanager 4

5 Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 5

6 Gedanken und Reaktionen, wenn man von Prozessmanagement spricht brauche ich nicht nutzlos Personaleinsparung Workflow Management habe ich keine Zeit dafür Optimierung kann ich selbst Zu teuer 6

7 Schluss mit dem Klischee Prozessmanagement muss nicht aufwändig und teuer sein! ist nicht nur geeignet für große Unternehmer! Ist bei richtiger Nutzung alles andere als nutzlos! Alles, was man braucht um Prozessmanagement zu betreiben: Kopf, Blatt und Stift Devise: klein anfangen, aber anfangen! 7

8 Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 8

9 Aus der Theorie: Was ist Prozessmanagement? Es gibt unzählige Definitionen von Prozessmanagement Prozessmanagement: Identifikation, Dokumentation, Gestaltung, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen Ziele: Steigerung der Effizienz Einsparung von Ressourcen Transparenz der Abläufe und Verantwortlichkeiten Automatisierung der Prozesse Kunst: einfache Prozesse 9

10 Aus der Theorie: Was sind Prozesse? Prozess / Geschäftsprozess: Folge von Tätigkeiten zum Erreichen eines (geschäftlichen) Zieles regelmäßiger Ablauf (im Gegensatz zu Projekt) sind unabhängig von Bereichs-, Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen Macht jeder täglich unzählige Male! 10

11 Wichtigkeit von Prozessmanagement ab dem 1.Tag Das Winchester Mystery House 11

12 Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 12

13 Identifikation von Prozessen Strukturierung der Tätigkeiten Kernprozess: Alles, was Wert für den Kunden schafft 13

14 Identifikation von Prozessen Aufnahme von Prozessen (Ist-Analysen) Ziel: Information über den Ist-Zustand implizite Prozesse explizit machen Beispiele Interviews Workshops Beobachtungen Analyse vorhandene Daten Multimomentstudien Techniken zur Prozessaufnahme 14

15 Identifikation von Prozessen Tipps für Jedermann Konzentration auf die Kernprozesse Was mache ich eigentlich? Womit verdiene ich mein Geld? Danach die To Do s priorisieren (Wichtig <-> Unwichtig) Supportprozesse ggfs. sogar ganz auslagern (Beispiel: Buchhaltung) Einfache Methode: Erweiterte Methode: Tätigkeiten Zuordnung Kernprozesse Referenzmodelle Sonstiges Ergebnis Wertschöpfungskette 15

16 Dokumentation von Prozessen Arten und Ziele der Prozessdokumentation Schriftliche Dokumentation Arten Grafische Dokumentation Businessplan Fibu Software Businessplan erstellen Buchhaltung planen Gründer Gründer Die richtige Art der Dokumentation ist von vielen Faktoren abhängig und muss individuell geprüft werden Beispiele: (1) Verantwortliche, Schnittstellen (2) nur was man kennt, kann bewertet werden (3) Potentiale erkennen (4) Prozessdokumentation als Arbeitsanweisung (5) Wie habe ich es damals gemacht? 4 5 Nachhaltigkeit & Wissensmanagem ent Anwendbarkeit Aufgaben / Ziele 1 Transparenz Bewertbarkeit Leitsatz: Ein Prozess, der nicht dokumentiert ist, ist kein Prozess! Optimierungsbasis

17 Dokumentation von Prozessen Tipps für Jedermann Prozessdokumentation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren des Prozessmanagement! Dokumentieren Sie ihre Prozesse sofort und direkt von Anfang an auch und vor allem die Prozesse, die Sie bestens kennen Einfache Methode: Wer Was Wie Mechaniker repariert Autos mit Werkzeugen mit Diagnosegerät Bäcker backt Bröthcen Mehl, Wasser Backofen Erweiterte Methode: Businessplan Fibu Software Businessplan erstellen Buchhaltung planen Gründer Gründer LIPOK Lieferant Input Prozess Outut Kunde Buchhaltung Lieferantenrechnung Rechnung prüfen geprüfte Rechnung Zahlstelle Kundenservice Anfrage für Grafik Grafik entwerfen Entwurf Kundenservice Ergebnis Transparenz und somit Basis für Einarbeitungen Arbeitsanweisungen Stellenausschreibungen Optimierungen IT-Systeme Business Pläne 17

18 Gestaltung von Prozessen Effiziente Gestaltung von Prozessen Prozessidentifikation & Dokumentation Basis zur Prozessgestaltung Prozessanalyse z.b. Schwachstellenanalyse Risikoanalyse Verbesserungspotentiale Prozesskostenrechnung Benchmarking Prozessgestaltung Soll-Prozesse entwickeln: Vorhanden Prozesse verändern Entwurf von der grünen Wiese Soll Prozesse dokumentieren Soll-Prozesse prüfen und freigeben WICHTIG gesamtheitliche Sicht Einfache Prozesse Qualität Kosten - Zeit 18

19 Gestaltung von Prozessen Tipps für Jedermann Nutzen Sie immer ALLE zur Verfügung stehenden Informationen, bevor Sie neue Prozesse gestalten Dokumentieren Sie auch die Soll-Prozesse Einfache Methode: Erweiterte Methode: Professionelle Methoden, z.b. Prozesskostenrechnung Simulationen IST-Prozesse Was will ich? Soll- Prozess Fachkonzept Ergebnis Dokumentierte Beschreibung, wie die neuen Prozesse aussehen sollen und was dazu notwendig ist 19

20 Implementierung von Prozessen Die Theorie in der Praxis umsetzen Basis: Prozessgestaltung Einführung Kennzahlen Einführung von geltenden Unterlagen Implementierung IT-Systeme Prozesse anwenden Pflege der Dokumentation Prozessorganisation Service-Level- Agreements (SLA) Zur Umsetzung: z.b. Fach-, Migrations- und Rolloutkonzepte; Freigabe- und Zeichnungsworkflows 20

21 Implementierung von Prozessen Tipps für Jedermann Zumindest die Prozessdokumentation sollte von Anfang an implementiert werden Qualität & Art sind vorerst nachrangig wichtig Einfache Methode: Erweiterte Methode: Checkliste Moantsabschuss Rechungen gebucht Rechnungen abgeheftet Löhne bezahlt Umatzsteuer gemeldet Arbeitsanweisungen Ablaufbeschreibungen Professionelle Methoden, z.b Einführung von Kennzahlen Implementierung von IT- Systemen Ergebnis Beispiel: gelebte transparente Prozesse Homogene Abläufe Basis für kontinuierliche Verbesserung 21

22 Steuerung und Verbesserung Der Vollständigkeit halber: Steuerung und Verbesserung der Prozesse, z.b. durch Kennzahlen (bearbeitete Aufträge pro Stunde, eingegangene Anrufe am Tag) Prozesskostenrechnung (wie lange braucht die Bearbeitung einer Bestellung) Prozesssimulation Eher Tätigkeiten eines professionellen Prozessmanagers und für Gründer oder KMU weniger oder nur in geringem Maße geeignet 22

23 Kurzvorstellung Prozessmanagement Sichtweisen & Klischee s Aus der Theorie: Prozessmanagement Aufgaben des Prozessmanagements für Jedermann Zusammenfassung 23

24 Zusammenfassung Gegen das Klischee Klischee Realität Prozessmanagement n Ist teuer n Ist nutzlos n Nur was für die Großen n habe ich keine Zeit dafür Ergebnis Die meisten Klischees sind haltlos und widerlegbar; manche sind sogar falsch und können einem (jungen oder kleinen) Unternehmen sogar schaden. Einfach machen! Prozessmanagement n Kann jeder machen und braucht nur seinen Kopf, ein Blatt und einen Stift n Erzeugt einen deutlichen Mehrwert in qualitativer und quantitativer Sicht n Ist besonders für Gründer und KMU wichtig n spart Ihnen schnell Zeit, damit Sie sich auf das wesentliche Geschäft konzentrieren können 24

25 Wenn s ein bisschen mehr sein soll Abbildung der Prozesse in IT- Systemen Prozessmodellierung Harmonisierung von Prozessen Faktor Extern Professionelle Unterstützung Aufbau der Prozessorganisation Aufbau der Prozesslandschaft 25

26 Professionelle Unterstützung Beispiel Aufbau einer Prozesslandschaft Auswahl der passenden Dokumentationsart Aufbau und Gestaltung einer Prozesslandkarte Definition eines Prozessebenenkonzepts Standardisierung der Prozessdokumentation Definition von Konventionen und verschiedenen Sichten Prozesssicht Funktionssicht Datensicht Organisationssicht Prozesslandkarte Prozesse Teilprozesse Aufgaben Aufgabenschritte 26

27 Last but not least: Leitsatz Die Einfachheit ist das Ergebnis langer anstrengender Arbeit, nicht der Beginn! 27

28 Fragen??? 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bernd Ruffing ruffing consult prozessmangement beratung