Glossar Teil 2 - Doppik Vorwort Es werden Begrifflichkeiten aus der Doppik erläutert ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Verbindlichkeit.

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1 Inhalt Anlage 12 - Begriffsbestimmungen Teil 1 - Begriffsbestimmungen HKR Teil 2 Begriffsbestimmungen Doppik*) Teil 3 Begriffsbestimmungen SAP*) *) Teile 2 und 3 haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit, es besteht auch keine Verbindlichkeit und kein Bezug zum Regelwerk; sie stellen zunächst nur ein dar. A Abgrenzung (in der Kostenstellenrechnung) Abgrenzungsauftrag Abrechnung Abrechnungsempfänger Abrechnungskostenart Abrechnungsparameter Vorgehensweise zur Berücksichtigung von Anders- und Zusatzkosten: Kosten, die sich aus behördlichem Aufwand ableiten, die in der Kostenrechnung anders bewertet oder zeitlich anders auf die Perioden verteilt werden als in der Finanzbuchhaltung (z. B. kalkulatorische Abschreibungen, jährliche Zahlungen von Versicherungsbeträgen). Innenauftrag zur Gegenbuchung von kalkulatorischen Kosten auf Kostenstellen. Vollständige oder teilweise Weiterverrechnung der ermittelten Kosten von einem Sender-Objekt (z. B. von einem Kostenträger oder einem Auftrag ) an ein Empfänger-Objekt (z. B. an ein anderen Auftrag, eine Kostenstelle oder ein Sachkonto ). Kontierungsobjekt, das im Rahmen einer Abrechnung in der Kostenrechnung als Empfänger-Objekt die Kosten eines Sender-Objekts empfängt. Kostenart, die im Rahmen einer Abrechnung in der Kostenrechnung von einem Kontierungsobjekt auf ein anderes verrechnet wird. Die wichtigsten Abrechnungsparameter sind Abrechnungsprofil Seite 1 von 16

2 Abrechnungsprofil Abrechnungsschema Abrechnungsvorschrift Abstimmkonto Abstimmledger Auftrag (auch Innenauftrag) und Verrechnungsschema. Das Abrechnungsprofil ist Voraussetzung für das Erfassen einer Abrechnungsvorschrift. In ihm werden folgende Parameter der Abrechnung festgelegt: Erlaubte Empfänger (z. B. Kostenstelle oder Anlage), Bezugsgrößen für die Festlegung der Abrechnungsanteile (Prozent oder Äquivalenzziffern), maximale Anzahl der Aufteilungsregeln, Residenzzeit der Abrechnungsbelege. Das Abrechnungsschema dient dazu, die auf einem Sender angefallenen Kosten je nach Kostenart(engruppe) an unterschiedliche Empfänger abzurechnen. In einem Abrechnungsschema werden mehrere Abrechnungszuordnungen zusammengefasst. Die Abrechnungsvorschrift umfasst die Abrechnungsempfänger und die Aufteilungsregeln. Sachkonto der Finanzbuchhaltung, auf dem Bewegungen der Nebenbuchhaltung (z B. für Debitoren, Kreditoren, Anlagen) mitgeführt werden und dazu dient, die Nebenbuchhaltung in der Hauptbuchhaltung unter bilanziellen Gesichtspunkten auszuweisen. Mehrere Konten der Nebenbuchhaltung können dabei auf ein gemeinsames Abstimmkonto verweisen. Buch zur verdichteten Darstellung von Werten. Es dient dazu, das Controlling mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen und einen Überblick über alle angefallenen Kosten zu liefern. Festlegung einer innerbetrieblichen Leistung innerhalb eines Seite 2 von 16

3 Auftrag, statistischer Auftragsart Auftragsgruppe Auftragstyp Aufwand Kostenrechnungskreises. Durch die Verwendung von Aufträgen als Kostenträger können Kosten aktionsorientiert geplant, überwacht und verrechnet werden. Die auf einem Auftrag auflaufenden Kosten können an einen oder mehreren Abrechnungsempfänger des internen oder externen Rechnungswesens weiterverrechnet werden. Es gibt folgende allgemeine Kategorien für Innenaufträge: Gemeinkostenaufträge, Investitionsaufträge und Abgrenzungsaufträge. Auftrag, der nicht kostenwirksam belastet wird und nicht auf andere Kostenrechnungsobjekte abgerechnet wird. Unterscheidung von Aufträgen im Hinblick auf ihren Verwendungszweck, z. B. internes Produkt, Produkt für die zwischenbehördliche Verrechnung usw. Die Zusammenfassung von verschiedenen Aufträgen unter spezifischen (selbst definierten) Kriterien wird als Auftragsgruppe bezeichnet. Die Auftragsgruppe wird verwendet, um eine hierarchische Verdichtung oder eine Zusammenfassung unterschiedlicher Aufträge zu erzeugen. Die Auftragsgruppe dient der Erzeugung von Berichten über mehrere Aufträge Der Auftragstyp gibt an, welcher Anwendungskomponente der Auftrag zugeordnet ist, und steuert, welche Funktionen mit einem Auftrag durchführbar sind. Ausgaben einer Behörde für die in Seite 3 von 16

4 B Beleg Belegart Belegdatum Belegkopf Belegnummer Belegprinzip Bezugsbasis Buchungskreis einer Periode verbrauchten Güter und Dienstleistungen, die in der Gewinnund Verlustrechnung den Erträgen (Gebühreneinnahmen, falls vorhanden) gegenübergestellt werden. Nachweis eines Geschäftsvorfalls in der Finanzbuchhaltung bzw. Nachweis einer kostenrechnungsrelevanten Buchung im Controlling. Bei jeder Buchung entsteht mindestens ein Beleg. Schlüssel, durch den die zu buchenden Geschäftsvorfälle unterschieden werden. Datum, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Teil eines Belegs, der die Informationen enthält, die für den ganzen Beleg Gültigkeit haben, wie beispielsweise das Belegdatum und die Belegnummer. Schlüssel, der jeden Beleg in einem Buchungskreis innerhalb eines Geschäftsjahres eindeutig identifiziert. Prinzip, nach dem Buchungen immer in Belegform gespeichert werden: Keine Buchung ohne Beleg! Der Beleg bleibt als zusammenhängende Einheit bestehen und kann jederzeit angezeigt werden, bis er archiviert ist. Anwenderdefinierter Schlüssel zur Ermittlung der Kosten- und Mengenzurechnung bei periodischen Verrechnungen. Kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung Seite 4 von 16

5 Budget Budgetaktualisierung Budgetart Budgetstrukturplan C abgebildet werden kann. Im FHH- Projekt ist pro Behörde ein Buchungskreis angelegt worden (z. B Bezirksamt Mitte). Vorgegebener Ausgaben- bzw. Kostenrahmen für eine Maßnahme oder ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. Haushaltsjahr). Die Budgetierung unterscheidet sich von der Kostenplanung durch ihre Verbindlichkeit: Während in der Planungsphase die Kosten möglichst genau geschätzt werden müssen, werden in der Genehmigungsphase die Mittel in Form des Budgets vorgegeben. Korrekturmaßnahmen bezüglich des ursprünglich geplanten Budgets (= Originalbudget) in Form von Nachträgen, Rückgaben, Umbuchungen. Untergliederung der Budgetkategorien, die den Entstehungsprozess des Budgets erkennbar macht, wie z. B, Originalbudget, Nachträge, Rückgaben, Umbuchungen, Freigaben. Der Budgetstrukturplan (BSP) ist ein formales Hilfsmittel, um jahresabhängig die Budgetvergabe überschaubar zu machen. Im Budgetstrukturplan werden aus allen möglichen Kombinationen von Fonds, Finanzstelle und Finanzposition die Elemente ausgewählt, die im Rahmen der Haushaltsplanung Budget- oder Buchungsträger sind. Für die FHH gilt grundsätzlich, dass genau 1 Fonds (Haushaltsplan), nämlich der Fonds leer bewirtschaftet wird. Seite 5 von 16

6 Controlling D Debitor E Das Controlling ist ein Informationsund Führungsinstrument, das der Koordination und der Optimierung aller in einer Unternehmung ablaufenden Prozesse dient. Hauptaufgaben des Controllings sind die Planung, Kontrolle und Steuerung von operativen und strategischen Entscheidungen. Geschäftspartner (Kunde), gegenüber dem Forderungen bestehen (Zahlungspflichtiger). Einzelkosten Kosten, die einem Bezugsobjekt (z. B. einem Kostenträger oder einer Kostenstelle ) unmittelbar und vollständig nach dem Verursachungsprinzip zugeordnet werden können. Einzelposten Erlös Erlösarten Etat F Finanzkreis Belegposition, die auf ein bestimmtes Konto gebucht wird und daher nur die aus Sicht des Kontos wichtigen Informationen enthält. Die mit Preisen bewertete Leistungseinheit, ausgedrückt in der jeweiligen Währung und Absatzmengeneinheit (Menge x Erlös = Umsatz). Erlösarten sind diejenigen Positionen eines Kontenplanes, die innerhalb eines Kostenrechnungskreises verwendet werden, um den bewerteten Absatz von erbrachten Leistungen zu erfassen. Budget Der Finanzkreis ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens. Finanzkreise untergliedern ein Unternehmen in Einheiten, in denen eine unabhängige Finanzmittelrechnung und ein unab- Seite 6 von 16

7 hängiges Haushaltsmanagement durchgeführt werden können. Für die FHH ist im SAP-System genau ein Finanzkreis vorgesehen. Finanzposition Die Finanzposition bildet die Titelstruktur des Haushalts ab. Für die FHH wird für jede Finanzposition ein 12-stelliger Finanzpositionenschlüssel vergeben (Einzelplan. Kapitel. Titel). Finanzstelle Die Finanzstellen bilden die Verantwortungsbereiche für die Planung und Bewirtschaftung von Budget ab. Die Finanzstelle wird gebildet, um das Budget, das auf einer Finanzposition bereitgestellt wird, auf mehrere Verantwortungsbereiche für die Bewirtschaftung zu verteilen. Für die FHH wird für jede Finanzstelle ein 8-stelliger Finanzstellenschlüssel vergeben: Anordnungsbefugnis, Geschäftsbereich, Organisationseinheit. Fonds Über Fonds können verschiedene Haushalte voneinander abgegrenzt werden (z. - bewirtschaftung). Bei der FHH wird nur der Fonds Blank (kein Eintrag) für die Bewirtschaftung des Haushalts genutzt. Fremdwährung Eine von der Landeswährung abweichende Währung. G Gemeinkosten Gemeinkostenauftrag Kosten, die sich keiner bestimmten Bezugsgröße (z. B. einem Produkt) exakt zurechnen lassen. Mit Hilfe von Gemeinkostenzuschlägen können die Kosten als Aufschlag auf Einzelkosten auf Kostenrechnungsobjekte weiterverrechnet werden. Innenauftrag zur zeitliche begrenzten Überwachung von Gemeinkosten, die bei der Durchführung einer Leistung anfallen oder zur dauernden Überwachung von Teilen der Gemein- Seite 7 von 16

8 Gemeinkosten-Controlling Gemeinkostenzuschlag Geschäftsbereich kosten. Die einem Gemeinkostenauftrag zugeordneten Gemeinkosten werden üblicherweise am Ende einer Periode vollständig als Kosten auf Kostenstellen, Aufträge, PSP- Elemente oder Ergebnisobjekten weiterverrechnet. Die Aufgabe des Gemeinkosten- Controllings ist die Planung, Verrechnung, Steuerung und Überwachung der Gemeinkosten. Es dient der Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Informationen für Unternehmensentscheidungen. Pauschaler, prozentualer oder betragsmäßiger Aufschlag auf Einzelkosten, der einer möglichst verursachungsgerechten Zurechnung von Gemeinkosten auf Kostenrechnungsobjekte dient. Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich (z. B. Fachamt oder Dezernat) in einer Behörde entspricht und der in der Finanzbuchhaltung erfasste Wertebewegungen zugeordnet werden können. Geschäftsjahr (Haushaltsjahr) In der Regel ein Zeitraum von 12 Monaten, für den die Behörde regelmäßig seinen Jahresabschluss zu erstellen hat. Das Geschäftsjahr sollte sich mit dem Haushaltsjahr decken. Geschäftsprozess Zeit-logische Folge von Prozessen und Funktionen, die auf eine externe oder interne Zielgruppe zur Erbringung einer definierten Leistung ausgerichtet sind. Seite 8 von 16

9 H Hauptbuch Haushaltsmanagementkontierung Hauswährung I Innenauftrag Investitionsauftrag K Kontenplan Darstellung von Werten, auf deren Basis die Bilanz sowie die Gewinnund Verlustrechnung erstellt werden (externes Rechnungswesen). Das Hauptbuch führt Werte auf Buchungskreisebene. Eine Haushaltsmanagementkontierung besteht aus den drei Kontierungselementen Fonds, Finanzstelle und Finanzposition. Währung eines Buchungskreises (Landeswährung), in dem die Bücher geführt werden und in dem in der Branchenkomponente IS-PS die Mittelvormerkungen gebucht werden. Auftrag Innenauftrag mit dem die bei Herstellung einer Anlage (z. B. eines Lagers) anfallenden Kosten überwacht werden. Ein Kontenplan stellt ein Verzeichnis aller Sachkonten dar, das von mehreren Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden kann. Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein, der sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch von der Kostenrechnung verwendet wird. Im SAP-System wird ein integrierter Kontenplan verwendet, der sowohl das interne als auch das externe Rechnungswesen umfasst (Einkreissystem). Dabei werden die Kostenrechnungskonten (Kostenarten ) aus den Seite 9 von 16

10 Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen, so dass die Geschäftsvorfälle, die das interne Rechnungswesen betreffen, nicht noch einmal erfasst werden müssen. Im FHH-Projekt wurde der Kontenplan des Bundes als Grundlage herangezogen. Kontierungsobjekt Objekt (Kostenstelle, Innenauftrag, Projekt oder Geschäftsprozess ), auf das im Controlling Kosten oder Mengen gebucht werden. Kosten, kalkulatorische Kostenart Kostenartengruppe Kosten, die keinen Aufwand darstellen bzw. mit dem Aufwand inhaltlich oder zeitlich nicht übereinstimmen. Kostenarten klassifizieren den betriebszweckbezogenen bewerteten Verbrauch von Produktionsfaktoren innerhalb eines Kostenrechnungskreises. Einer Kostenart entspricht eine kostenrelevante Position im Kontenplan. Unterschieden wird zwischen Primärkosten (für die ein entsprechendes Aufwandskonto im externen Rechnungswesen existierten muss) und Sekundärkosten (die zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung dienen und ausschließlich im internen Rechnungswesen verwendet werden). Zusammenfassung von Kostenarten, die beispielsweise beim Aufbau von Berichten oder zur Bearbeitung mehrerer Kostenarten in einem Vorgang genutzt werden können. Im Projekt FHH wurde grob zwischen Personal-, Sach- und kalkulatorischen Kosten unterschieden, die weiter Seite 10 von 16

11 Kostenartenrechnung Kostenartentyp Kostenrechnungskreis Kostenrechnungskreiswährung Kostenstelle Kostenträger Kreditor (behördenspezifisch) untergliedert werden können. Teil der Kostenrechnung, in dem Buchungen, die innerhalb des CO ausgeführt wurden, nach Kostenarten gesammelt und verdichtet werden. Klassifikation der Kostenarten nach ihrer Verwendung oder Herkunft. Beispiele für Kostenartentypen sind die Materialkostenart, die Auftragsabrechnungskostenart und die Kostenart für innerbehördliche Leistungsverrechnung. Zentrale organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Für die FHH ist genau ein Kostenrechnungskreis vorgesehen. Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb einer Behörde, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Währung, in der die Kostenrechnung durchgeführt wird. Nach Verantwortungsbereichen, räumlichen oder abrechnungstechnischen Gesichtspunkten abgegrenzter Teil einer Behörde (Ort der Kostenentstehung). Kostenträger sind Leistungseinheiten des Wertschöpfungsprozesses, denen verursachungsgerecht Kosten zugerechnet werden. Geschäftspartner (Lieferant), gegenüber dem Verbindlichkeiten bestehen (Zahlungsempfänger). Seite 11 von 16

12 L Leistungsart M Mahnbereich Mahnsperre Mittelvormerkung N Nebenbuch O Die unterschiedlichen Leistungen einer Kostenstelle werden durch die Leistungsarten der Kostenstelle eingeteilt. Beispiele für Leistungsarten sind die unterschiedlichen Laufbahngruppen einer Behörde. Organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, die für die Steuerung des Mahnwesens zuständig ist. Steuerung und Durchführung der Mahnungen erfolgen getrennt nach Mahnbereichen, die zum Beispiel nach Geschäftsbereichen definiert werden können. Kennzeichnung, die durch die Zuweisung eines Mahnsperrgrunds ermöglicht, Konten und Posten zum Mahnen zu sperren. Geschäftsvorfälle: Mittelreservierung, Mittelvorbindung, Mittelbindung, Mittelsperre, veranschlagte Einnahmen im Haushaltsmanagement, die bereits zugeteiltes Budget für erwartbare Einnahmen oder Ausgaben beanspruchen. Buch, das für die Darstellung von Geschäftsvorfällen mit Kreditoren und Debitoren definiert ist. Das Nebenbuch für die Anlagenbuchhaltung ist die Darstellung von Anlagen definiert. Seite 12 von 16

13 Objektwährung Obligo P Periodenabschluss Primärkosten PSP-Element R Währung, die im Stammsatz einem Controlling-Objekt (Kostenstelle, Innenauftrag etc.) zugeordnet wird. Vertragliche bzw. dispositive Verpflichtung, die buchhalterisch nicht erfasst wird, die jedoch durch verschiedene Geschäftsvorfälle zu Ist- Kosten führt. Die Obligoverwaltung leistet das frühzeitige Erfassen und Analysieren der Verpflichtungen hinsichtlich ihrer kosten- und finanzbezogenen Auswirkungen, wie z. B. für Bestellungen, Materialreservierungen etc. Im Rahmen des Periodenabschlusses in der Kostenstellenrechnung werden periodenbezogene betriebswirtschaftliche Vorgänge, wie Verteilung, Umlage oder Abgrenzung, am Periodenende durchgeführt, nachdem die primären Buchungen der entsprechenden Periode abgeschlossen sind. Kosten für Güter und Dienstleistungen, die ein Betrieb von außen (Beschaffungsmarkt) bezieht. Dies können zum Beispiel Geräte, Betriebsund Geschäftsausstattung sowie Gehälter und Besoldungen sein. Zu den Primärkostenarten zählen auch die kalkulatorischen Kosten. Strukturelement eines Projektstrukturplans, mit dem die hierarchische Aufbauorganisation eines Projektes abgebildet wird. Ein PSP-Element beschreibt eine konkrete Aufgabe oder Teilaufgabe, die weiter untergliedert werden kann. Seite 13 von 16

14 Rechnungsabgrenzung S Sachkonto Sekundärkosten Standardhierarchie Statistische Kennzahlen T Tarif Zeitliche Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung des Periodenerfolgs. Struktur zur Aufnahme von Wertbewegungen ein einem Buchungskreis. Ein Sachkonto umfasst Verkehrszahlen, in denen Wertbewegungen einer Buchungsperiode für Berichtszwecke des Hauptbuchs als Summenwerte dargestellt sind. Kosten, mit denen im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung die selbsterstellten Leistungen wertmäßig abgebildet werden. Sekundärkostenarten haben im Gegensatz zu den Primärkosten keine Entsprechung in der Finanzbuchhaltung und werden ausschließlich in der Kostenrechnung verwendet. Struktur zur Gliederung aller zu einem Kostenrechnungskreis gehörenden Kostenstellen. Kenngrößen von Kostenstellen und Aufträgen, wie z. B. Anzahl der Mitarbeiter, Dauer von Ferngesprächen. Darüber hinaus können statistische Kennzahlen einen Wert für eine von der Kostenstelle erbrachte Leistung beschreiben, z. B. die Anzahl der Mitarbeiter der Transportkostenstelle, die Fahrzeugreparaturen durchführen. Statistische Kennzahlen können als Bezugsbasis für periodische Verrechnungen und Umlagen verwendet werden. Der Kostensatz oder Verrechnungspreis mit dem die Leistungsmenge Seite 14 von 16

15 Transaktionswährung U Umbuchung Umlage V Verteilung Zuschlag Z Zuschlagskalkulation einer Kostenstelle bewertet wird. Währung, in der die jeweiligen Belege gebucht werden. Die Transaktionswährung kann von der Kostenrechnungskreiswährung und der Objektwährung abweichen. Im Controlling: Buchungshilfe, bei der primäre Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart auf ein Empfängerobjekt gebucht werden, um Fehlbuchungen zu korrigieren. Im Finanzwesen: Buchung schon einmal gebuchter Beträge von einem Konto auf ein anderes Konto. Im Haushaltsmanagement: Korrektur des ursprünglich geplanten Budgets (Originalbudget) in Form einer Umschichtung von Budgetansätzen. Die Umlage ist ein innerbetriebliches Verrechnungsverfahren, bei dem mit Hilfe von Schlüsseln Kosten einer Senderkostenstelle auf Empfängerobjekte unter einer Umlagekostenart verrechnet werden. Betriebswirtschaftlicher Vorgang zur Verrechnung primärer Kosten, bei der die Originalkostenart erhalten bleibt. Globaler, meist prozentual ausgedrückter Aufschlag, mit dem in der Vollkostenrechnung die Verrechnung der Gemeinkosten erfolgt. Weit verbreitetes Verfahren der Kalkulation von Kostenträgern im Rahmen der Kostenträgerrechnung. In diesem Kalkulationsverfahren werden die Einzelkosten aus der Kostenarten- Seite 15 von 16

16 rechnung den Kostenträgern zugeordnet. Dann werden anteilige Gemeinkosten prozentual auf der Basis von Einzelkosten mit einem Zuschlagssatz zugeschlagen. Mit Hilfe der Zuschlagskalkulation können Gemeinkosten auf Kostenträger verrechnet werden. Zyklus (im Controlling) Zusammenfassung der Regeln für die Verrechnung von Kosten. Innerhalb eines Zyklus können mehrere Segmente definiert werden. In einem Segment werden die Senderobjekte, die Empfängerobjekte und die Bezugsbasen angegeben. Seite 16 von 16