Richtlinie Erstellung Bericht und Rechnung

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1 Richtlinie Erstellung Bericht und Rechnung A. Vorbemerkung: Art. 411 Abs. 1 ZGB verpflichtet die Mandatsperson, so oft wie nötig, mindestens aber alle zwei Jahre, einen Bericht über die Lage der betroffenen Person und die Ausübung der Beistandschaft zu erstatten. Damit soll die eigenständige Bedeutung der persönlichen Betreuung hervorgehoben werden. Die periodische Berichterstattung ermöglicht der KESB die Kontrolle und Aufsicht über die Tätigkeit der Mandatsperson. Als Standortbestimmung dient sie insbesondere der Überprüfung der Massnahme auf ihre Zwecktauglichkeit und Notwendigkeit. Diese Standortbestimmung soll möglichst mit der betreuten Person vorgenommen werden. Die Standortbestimmung und Auswertung beziehen sich sowohl auf die Führung der Massnahme durch die Mandatsperson als auch auf das Verhalten der betreuten Person. Ausgehend davon sollen Ziele für die nächste Betreuungsperiode formuliert werden. Massgebend für den Inhalt der Berichterstattung ist der jeweilige Auftrag. Es ist nicht erforderlich, dass die Behörde für die Wahrnehmung ihrer Aufsichts- und Kontrollfunktion jegliche Details aus dem Leben der betreuten Person kennt. Der Bericht hat Auskunft zu geben über Erfolge und Misserfolge in der Lebensführung der betreuten Person, jedoch nur soweit die persönliche Betreuung Inhalt des behördlichen Auftrags ist. Zudem hat der Bericht die Grenzen der Selbständigkeit und die daraus resultierende Betreuungsbedürftigkeit zu dokumentieren. Bei den Formulierungen sind verletzende, blossstellende und etikettierende Äusserungen zu vermeiden, ohne dass Tatsachen bagatellisiert oder vertuscht werden. Der betreuten Person ist der Bericht zu erläutern und auf Verlangen eine Kopie davon auszuhändigen (Art. 411 Abs. 2 ZGB). Die Genehmigung von Rechnung und Bericht durch die KESB ist keine Decharge-Erteilung. Die Bestimmungen über die Verantwortlichkeit nach Art ZGB gelten auch für genehmigte Rechnungen und Berichte. B. Gesetzliche Grundlagen und Richtlinien der KESB: Als gesetzliche Grundlage gelten: - ZGB: fünfter Unterabschnitt: Die Führung der Beistandschaft (Art ZGB) sowie Art. 425 ZGB (Schlussbericht und Schlussrechnung) - 18, 21 und 22 EG KESR - Verordnung über Entschädigung und Spesenersatz bei Beistandschaften (ESBV; vom ) - Richtlinie der KESB Winterthur Andelfingen betreffend die Entschädigung und den Spesenersatz der Beiständinnen und Beistände (vom ) 1

2 C. Erstellung von Rechnung und Bericht Basis für die Buchhaltung bildet das Inventar. Die aufgeführten Vermögenswerte gelten als Anfangswerte bei der Buchführung. Später bekannt werdende Vermögenswerte sind in der laufenden Rechnung zu erfassen und im Textteil entsprechend zu dokumentieren. Im Inventar mit pro Memoria (p.m.) aufgeführte Positionen sind im Text mit p.m. zu ergänzen und mit Saldo 0.00 zu führen und nicht mit CHF Somit ist die entsprechende Position buchungsneutral. Die Berichte müssen immer den tatsächlichen Verhältnissen und der Wahrheit entsprechen. Was nicht benötigt wird, kann aus der Vorlage gelöscht werden. Einzelne Punkte sind nachfolgend präzisiert. D. Spezielles zum Bericht 1. Ausgangslage a) Schwächezustand/Schutzbedarf (bei Errichtung der Massnahme und aktuell) Im Textteil ist über den Schwächezustand und den Schutzbedarf der betroffenen Person Auskunft zu geben. Die Mandatsperson sollte sich dabei auch überlegen, ob der bei Errichtung der Massnahme festgestellte Schutzbedarf noch zutreffend ist. b) Auftrag und Ziele gemäss Entscheid KESB Indem die Aufträge angekreuzt werden, vergewissert sich die Mandatsperson der konkreten Aufgaben und ob diese noch den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. c) Pendenzen aus letztem Bericht Unter diesem Punkt ist zu den im letzten Bericht festgestellten Pendenzen aus der Berichtsgenehmigung (z.b. durch die Berichtsprüfung oder das zuständige Mitglied der Behörde) Stellung zu nehmen und darüber Auskunft zu geben, wie die Pendenzen bereinigt wurden bzw. - sofern diese nicht bereinigt werden konnten dies entsprechend zu begründen. 2. Besondere Rechtsgeschäfte Unter Besondere Rechtsgeschäfte besteht die Möglichkeit über besondere Rechtsgeschäfte während der Berichtsperiode Auskunft zu erteilen. 3. Persönliche Kontakte zwischen Mandatsperson und Klient/in Es wird eine kurze Zusammenfassung über Art und Anzahl der persönlichen Kontakte zwischen Mandatsperson und Klient/in gewünscht, die über die Beziehungspflege der Mandatsperson zur Klientin bzw. zum Klienten während der Berichtsperiode Auskunft gibt. In der Regel sollte mindestens ein Kontakt pro Jahr stattfinden. Wenn keine Kontakte stattfanden, ist zu begründen weshalb (z.b. Klientin verweigert Kontakt mit dem 2

3 Beistand). Hier kann auch erwähnt werden, ob mit dem sozialen Umfeld und mit dem Helfersystem Kontakt gehalten wurde. 4. Persönliche Verhältnisse a) aktuelle Wohnsituation Im Auswahlfeld ist der Wohnsitz zum Zeitpunkt des Berichtstermins massgebend. Betreffend den Punkt Heim soll im Text geschildert werden um welche Art von Heim es sich handelt. Der Textteil soll ausführlich über die aktuelle Wohnsituation und über Veränderungen Auskunft geben. c) Arbeit / Beschäftigung / Tagesstruktur / Soziale Kontakte (Soziales Wohl) Hat die Mandatsperson keinen entsprechenden Auftrag, aber dennoch etwas unternommen, so sollen diese Handlungen und Bemühungen dennoch eingebracht werden. Wichtig ist dabei der Zusatz, ob es neu eine Begleitung oder Vertretung braucht und deshalb ein Auftrag der KESB für diesen Bereich nötig ist. Ein entsprechender Auftrag könnte so für die nächste Berichtsperiode formell beantragt werden. f) Persönliche Wünsche zur Lebensgestaltung, welche die betreute Person geäussert hat Wünsche und Ziele von Klienten/Klientinnen auch unrealistische sollen hier aufgenommen werden. Unter diesem Punkt soll gezeigt werden, ob Wünsche und Ziele der Klienten/Klientinnen gehört wurden und was die Mandatsperson unternommen hat, um realistische Wünsche und Ziele zu unterstützen. Bei unrealistischen Wünschen kann mit der betreuten Person allenfalls eine realisierbare Alternative gefunden werden. 5. Finanzielle Verhältnisse a) Finanzielles Allgemein Es soll eine Zusammenfassung über die finanzielle Situation der/des Klientin/ Klinenten während der Berichtsperiode sein, wobei folgende Punkte speziell zu erläutern sind: - Ausserordentliches / Spezielles (Begründung bei Beträgen im Konto Diverses ab CHF 3'000.00) - Begründung zu Vermögenwerten, die der/dem Klientin/Klienten von der Mandatsperson zur eigenen Verwaltung überlassen werden. (Davon nicht betroffen sind Vermögenswerte, welche die KESB der Mandatsperson nicht zur Verwaltung übertragen hat) - Erläuterungen über die Bewirtschaftung des Vermögens, die aktuelle Bewertung der Vermögensanlagen, die Liquiditätsplanung unter Berücksichtigung des 3

4 aktuellen Jahresbudgets. Bei risikoreicheren und zustimmungspflichtigen Anlagen nach Art. 7 VBVV ist auszuführen, ob die Risikofähigkeit des Klienten oder der Klientin und die erforderliche Bonität der jeweiligen Vermögensanlagen noch gegeben ist, und ob das genehmigte Anlagekonzept noch aktuell ist. b) Versicherungen - Bei dem Punkt Beitragspflicht AHV für Nichterwerbstätige soll, sofern Nichterwerbstätigenbeiträge entrichtet werden müssen, erwähnt werden, wer jeweils für diese aufkommt (Klient/in, Arbeitgeber/in etc.). - Wenn in der Buchhaltung keine Haftpflichtversicherung erscheint, soll erwähnt werden weshalb. - Über Veränderungen in der sozialversicherungsrechtlichen Situation soll ebenfalls kurz Stellung genommen werden. - Sofern die Zusatzleistungen den Beitrag an die Krankenkassenprämie direkt der Krankenkasse ausbezahlt, soll dies entsprechend vermerkt werden. c) Einkommen - Im Textteil ist die aktuelle Situation kurz zusammenzufassen. Insbesondere über spezielle und ausserordentliche Einnahmen ist detailliert Auskunft zu erteilen. - Nutzniessungsvermögen zu Gunsten oder zu Lasten der betroffenen Person sind unter Bemerkungen aufzuführen. d) Vermögen / Schulden / Vermögensveränderung - Bei erheblichem Vermögensverzehr während der Berichtsperiode ist dies im Textteil zu begründen. - Unverteilte Erbschaften sind mit p.m. (pro memoria) aufzuführen. 6. Bei Schlussbericht / Todesfall Wenn es zu diesem Bereich nichts zu schreiben/berichten gibt, soll dieser Punkt aus dem Formular gelöscht werden. 7. Allgemeines / Bemerkungen Dieses Textfeld gibt der Mandatsperson die Möglichkeit, über Themen die im Bericht noch nicht erwähnt werden konnten, Auskunft zu erteilen bzw. persönliche Bemerkungen einfliessen zu lassen. 4

5 8. Beurteilung der aktuellen Situation / bisher Erreichtes Die Mandatsperson soll in einer kurzen Zusammenfassung die aktuelle Situation und bisher Erreichtes schildern. 9. Zielsetzungen für die nächste Berichtsperiode / Entwicklungspotential Die Mandatsperson soll in Stichworten die Zielsetzung für die nächste Berichtsperiode/Entwicklungspotenzial zu allen Punkten festhalten. Für spezielle Erklärungen und Bemerkungen steht ein separates Textfeld zur Verfügung. 10. Anträge Anträge sind, sofern notwendig, im Textteil entsprechend zu begründen. E. Spezielles zu Gebühren und Mandatsentschädigung Gebühren: Wenn die Finanzen voraussichtlich bald knapp werden, kann die Mandatsperson einen Antrag auf unentgeltliche Rechtspflege stellen. Dieser muss kurz begründet werden. Grundsätzlich kann die unentgeltliche Rechtspflege für Vermögen unter CHF beantragt werden. In begründeten Fällen kann auch bei höheren Vermögen die unentgeltliche Rechtspflege gewährt werden. Diesbezüglich gibt die Richtlinie unentgeltliche Rechtspflege nähere Auskunft. Freizügigkeitskonten und 3a-Konten werden für die Mandatsentschädigung nicht als Vermögen mitgerechnet, solange sie nicht liquidierbar sind. F. Spezielles zur Rechnung: Der Rechnungsteil umfasst die Aufstellung des verwalteten Vermögens sowie alle Einnahmen und Ausgaben. Ist der Rechnungsteil nicht ohne weiteres nachvollziehbar oder weicht er vom Budget ab, ist er zu kommentieren. Auch Schlussberichte mit Rechnung müssen Angaben zu den finanziellen Verhältnissen enthalten. 1. Verkehrskonto bei Schlussberichten Verkehrs- und ähnliche Konti (wie z.b. Konto Guthaben beim GBD ): Diese Konti sind in der Vermögensübersicht zwingend mit dem Kontosaldo auszuweisen, da diese Beträge sonst aus der Buchhaltung verschwinden und dies insbesondere bei allfällig überschuldeten Nachlässen von Bedeutung sein kann. Es ist zu vermerken, was mit dem Konto nach Abschluss der Buchhaltung gemacht wurde. Der Überweisungsbeleg bzw. Saldierungsbeleg bildet Bestandteil der Buchhaltung. 5

6 2. Konto in Eigenverwaltung Das Konto in Eigenverwaltung wird mit dem Erinnerungswert p.m. (pro memoria) in der Buchhaltung geführt. Überträge vom verwalteten Vermögen auf das Konto in Eigenverwaltung sind als Ausgänge zu verbuchen. Über das Konto in Eigenverwaltung ist der Buchhaltung jedoch ein Kontoauszug per xx beizulegen(bei zweijährigen Berichtsterminen beide Kontoauszüge). Die Mandatsperson hat sicherzustellen bzw. zu prüfen, dass die Verrechnungssteuer auch auf diesen Konti zurückgefordert wird. 3. Freizügigkeitskonten Freizügigkeitsguthaben, welche nicht ausgelöst werden können sind in der Buchhaltung unter Freizügigkeitskonten und Sparen 3 mit dem Erinnerungswert p.m. aufzunehmen. 4. Sparen 3 Bankguthaben 3a, Fondsanteile und Lebensversicherungen der gebundenen Vorsorge 3a können im Normalfall frühestens fünf Jahre vor der ordentlichen Pensionierung und spätestens mit Erreichen des ordentlichen Pensionsalters bezogen werden, deshalb werden diese Ansprüche unter Aktiven Freizügigkeitskonten, Sparen 3, Lebensversicherungen nach 3a nur mit p.m. erfasst. Sofern eine Anlage der gebundenen Vorsorge 3a vorzeitig bezogen wird, ist der Wert des Guthabens 3a zu erfassen. 5. Liegenschaften (Grundeigentum/Baurecht) Zur Bewertung der Liegenschaft ist in der Regel die Angabe des letzten Steuerwertes ausreichend. Ausnahmen werden in folgenden Fällen gemacht: - liegt eine innert des vergangenen Jahres erstellte Verkehrswertschätzung vor, wird dieser Wert übernommen - ist die Hypothek höher als der Steuerwert, wird der Hypothekarwert übernommen 6. Hypothek Falls eine Hypothek bereits voll abbezahlt ist, muss der entsprechende Schuldbrief wie jedes andere Wertpapier sichergestellt werden (vgl. Richtlinien für die Aufbewahrung von Wertsachen). Abbezahlte Schuldbriefe sind mit dem Erinnerungswert p.m. aufzuführen und deren Aufbewahrungsort ist anzugeben. 7. Betreibungen Betreibungen sind gemäss dem aktuellen Betreibungsauszug im Total aufzuführen. Sofern mehrere Betreibungsauszüge von unterschiedlichen Betreibungsämtern vorliegen, sind diese entsprechend aufzulisten. 6

7 8. Verlustscheine Verlustscheine sind mit p.m. zu erfassen. 9. Leibrentenversicherungen Die Jahresrente ist als Einkommen aufzuführen. 10. Technische Anforderungen an die Buchhaltung - In der Regel wird für Ehepaare, bei denen keine güterrechtliche Ausscheidung vorgenommen worden ist, eine gemeinsame Rechnung geführt. - Falls per Berichtstermin ein Minussaldo besteht, ist anzugeben, wann der Ausgleich erfolgt ist. - Aufwand- bzw. Ertrags-Minderungsbuchungen sind zulässig für Korrekturen oder zu viel bezahlte bzw. erhaltene Summen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem betreffenden Buchungscode stehen (Beispiele: Mietzins- oder Heizkostenrückerstattungen, Prämienrückerstattungen, Zinsbelastungen bei Wertschriftenkäufen usw.) Sie sind nicht zulässig, wenn an Drittstellen wie Sozialhilfe, Zusatzleistungen usw. ausbezahlte Beträge zurückerstattet werden Ausnahme bildet die Buchhaltung von privaten Mandatspersonen, welche auch diese als Ertrags-Minderung buchen. - Belege mit Teilbuchungen auf verschiedene Codes: Zur Erleichterung der Rechnungsprüfung sind zu jeder Buchung die jeweiligen Code-Nummern zu setzen. Das Gleiche gilt auch für Belege wie z.b. Wertschriften-Kaufabrechnungen. Eine (handschriftliche) Aufstellung auf dem Beleg mit den verschiedenen Codes erleichtert das Verbuchen und die Prüfungstätigkeit. - Zinsbelastungen bei Wertschriftenkäufen sind als Minderungsbuchungen auf Code "Wertschriftenerträge" zu buchen. - Hohe Bestände auf Verkehrskonti sind zinstragend anzulegen (vgl. Art. 2 Abs. 1 VBVV). - Mit Verrechnungssteuerabzug belastete Zinserträge werden brutto, d.h. inkl. Verrechnungssteueranteil, verbucht. Dem stehen Bruttobuchungen auch bei den Steuerzahlungen/Rückerstattung Verrechnungssteuer gegenüber. - Nach Todesfällen dürfen Rückerstattungsforderungen von Stellen wie Sozialhilfe, Zusatzleistungen usw. nicht von der Mandatsperson geregelt werden (siehe Richtlinie Vorgehen bei Tod einer betreuten Person). G. Beilagen / Anzahl Exemplare 1. Grundsätzliches zu den Beilagen Es ist zu unterscheiden zwischen gewöhnlichen Beilagen, die dem Bericht mit Rechnung in einem Exemplar beigelegt werden und Beilagen als integrierender Bestandteil des Berichtes wie z.b. das Erläuterungsblatt. Diese werden an jedes Exemplar des Berichtes angeheftet. 7

8 Rechtskraftbescheinigungen zu Gerichtsbeschlüssen oder -urteilen sind nicht beizulegen, wenn sie der KESB bereits vorliegen. 2. Erforderliche Beilagen Berichte - Aktuelles Budget - Ordner mit Belegen und Bankbelegen (Verkehrskonti: Es wird der letzte ausgestellte Auszug beigelegt. Deckt sich dessen Datum nicht mit dem Datum der Berichterstattung, ist handschriftlich anzumerken, dass seit dem Auszugsdatum keine Veränderung stattgefunden hat) - Urteile im Zusammenhang mit Aufträgen der KESB, soweit sie der KESB nicht schon während der Berichtsperiode eingereicht wurden - Nicht schon während der Berichtsperiode eingereichte Urteile, für deren Verfahren eine Prozessvollmacht erteilt worden ist, oder andere zivil- oder sozialversicherungsrechtliche Urteile - Bewilligung von Namensänderung - Ist der Nachlass überschuldet und wird ein Nachlasskonkurs eröffnet, sind die noch nicht bezahlten Rechnungen nicht mit dem Schlussbericht Tod mitzusenden. Diese sind dem/der entsprechenden Gläubiger/in zu retournieren. 3. Anzahl Berichtsexemplare Laufende Berichte sind einfach und Schlussberichte zweifach einzureichen. Die betroffene Person ist nach Möglichkeit miteinzubeziehen und der Bericht mit Rechnung durch sie unterzeichnen zu lassen. Sofern dies nicht möglich ist, ist dies zu begründen. Von der Gesamtbehörde am 19. August 2015 zirkular verabschiedet. Ersetzt die Richtlinie Erstellen Rechenschaftsbericht und Rechnung vom 18. Dezember