Projektmanagement. Deutschen Nationalbibliothek

Transkript

1 Projektmanagement bei der Deutschen Nationalbibliothek Annette Siegenthaler Dr. Thomas Wollschläger

2 Agenda 1. Die Deutsche Nationalbibliothek Organisation, Auftrag und Sammlungen 2. Projekte in der DNB Projektinhalte und merkmale Das Arbeitsgebiet IT-Projektorganisation Die Entwicklung des Projektworkflows Das organisationsspezifische V-Modell XT Projektmanagement-Software der DNB 2 Projektmanagement bei der DNB

3 Die Aufgaben der Deutschen Nationalbibliothek Sammlung Dauerhafte Archivierung Bibliografische Verzeichnung Bereitstellung für die Öffentlichkeit Von allen deutschen und deutschsprachigen Publikationen ab 1913 im Ausland erscheinenden Germanica und Übersetzungen zwischen 1933 und 1945 erschienener Exil-Literatur 3 Projektmanagement bei der DNB

4 Standort Leipzig Projektmanagement bei der DNB

5 Die Standorte Leipzig gegründet als Deutsche Bücherei im Jahre 1912, auch Standort des Deutschen Buch- und Schriftmuseums, der Sammlung Exil-Literatur und der Anne-Frank- Shoah-Bibliothek Berlin gegründet als Deutsches Musikarchiv im Jahre 1970 Das Deutsche Musikarchiv ist für die Bearbeitung und bibliografische Verzeichnung der Musikalien und Musiktonträger verantwortlich. 5 Projektmanagement bei der DNB

6 Standort Berlin Projektmanagement bei der DNB

7 Standort Frankfurt am Main 1947 gegründet als Deutsche Bibliothek Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnik Produktion, Marketing und Vertrieb der nationalbibliografischen Dienstleistungen Deutsches Exilarchiv Projektmanagement bei der DNB

8 Standort Frankfurt am Main Projektmanagement bei der DNB

9 Netzpublikationen Seit 2006 Erweiterung des Sammelauftrages: - Sammlung, Erschließung, Verzeichnung und Archivierung von unkörperlichen Medienwerken (Netzpublikationen) Beispiele - elektronische Zeitschriften - E-Books - Hochschulpublikationen - Digitalisate - Musikdateien - Webseiten 9 Projektmanagement bei der DNB

10 Ein paar Zahlen (Stand ) 24,7 Millionen Publikationen 343 gefüllte Regalkilometer 3,9 Millionen Zeitschriften und Zeitungen mal Lesesaalbenutzung, im Tagesdurchschnitt Öffnungsstunden in 2008 Ca. 770 Beschäftigte 112 Projekte mit IT-Beteiligung 10 Projektmanagement bei der DNB

11 Projekte in der Deutschen Nationalbibliothek 11 Projektmanagement bei der DNB

12 Inhalte von Projekten siehe auch Verfahren rund um Erwerbung, Verzeichnung, Bereitstellung und Langzeitarchivierung von Netzpublikationen (z.b. KEEP, SHAMAN, PARSE.insight) Aufbau von Kompetenznetzwerken und Wissensplattformen (z.b. KIM, nestor, EUROPEANA, TELplus) Entwicklung und Anwendung semantischer Technologien (z.b. Alexandria, CONTENTUS, PETRUS) Entwicklung von neuen Diensten (ARROW, VIAF, MACS, Kataloganreicherung und weitere Digitalisierungsvorhaben) 12 Projektmanagement bei der DNB

13 Projektpartner (eine kleine Auswahl) Koninklijke Bibliotheek (KB), NL Bibliotheque nationale de France, Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen Fernuniversität in Hagen (FUH), DE European Organization for Nuclear Research (CERN), CH Max Planck Gesellschaft (MPG), DE Computerspielmuseum (Berlin), Universität von Portsmouth (Großbritannien), Projektmanagement bei der DNB

14 Merkmale von Projekten Fachabteilung ist häufig Auftraggeber, und IT-Abteilung Auftragnehmer Teils kleinteilige Vorhaben / teils Partner in großen (auch internationalen, drittmittelgeförderten) Projekten Viele verschiedene Stakeholder, innerhalb des eigenen Hauses und extern (Verbünde, Bibliotheken, Sponsoren,...) -> Hoher koordinatorischer Aufwand 14 Projektmanagement bei der DNB

15 Arbeitsgebiet Projektorganisation 2007 innerhalb der Abteilung IT gegründet Inzwischen abteilungsübergreifendes Team (6 Personen, größtenteils nur Stellenanteile) Einrichtung eines Projektboards als dauerhafter Lenkungsausschuss, Einbeziehung in alle wichtige Entscheidungen Einführung des Projektmanagementtools Projektron BCS zur Abbildung aller Planungsprozesse (Projektstruktur-, Zeit-, Team-, Aufwandsplanung, teilweise Kostenplanung) 15 Projektmanagement bei der DNB

16 Workflow für Projekte Antragsphase Projekt-Definition Initiale Planung Durchführung Projektabschluss Abbildung durch V-Modell-XT 16 Projektmanagement bei der DNB

17 V-Modell XT Was und wozu? Es beschreibt unabhängig vom organisatorischen Umfeld folgende Aspekte: - Die notwendigen Eigenschaften eines Produktes oder Dokumentes als Ergebnis einer Projektaktivität (Anforderungsmanagement) - Die durchzuführenden Schritte innerhalb einer Projektaktivität - Die Ausprägungen der für die Produkte und Aktivitäten notwendigen Rollen Zentrales Projektergebnis ist ein (definiertes) Produkt. Das V-Modell ist insgesamt ein sehr mächtiges Instrument und muss durch sog. Tailoring den speziellen Bedürfnissen des eigenen Hauses angepasst werden Beispiel: Größe der Institution; interne und externe Projekte Es ist in weiten Teilen offengelassen, wie die Vorgaben des V-Modells durch Tools, Berichtsstrukturen und organisatorische Umsetzungen abgebildet werden. 17 Projektmanagement bei der DNB

18 V-Modell XT: Grundstruktur Prinzip des V-Modells Projektmanagement bei der DNB

19 V-Modell XT: Anwendbarkeit in DNB Grundsätzlich: Maßgabe für Bundesbehörden, das V- Modell XT für das Projektmanagement der Öffentlichen verwaltung einzusetzen Besondere Projektmerkmale in der DNB bedingen starke organisationsspezifische Ausprägung - Schwerpunkt liegt auf IT-Projekten inkl. Systementwicklung - So gut wie keine Projekte mit externen Entwicklungsaufträgen; wenn, dann ist DNB nur Auftraggeber - Mehrzahl sind interne AG-/AN-Verhältnisse mit den Fachabteilungen (bzw. der IT selbst) als Auftraggeber und der IT als Auftragnehmer 19 Projektmanagement bei der DNB

20 V-Modell XT: Auftraggebermodell Meilensteine im V-Modell XT Projekt genehmigt Projekt definiert Anforderungen festgelegt Projekt ausgeschrieben Projekt beauftragt Durchführung inkl. Lieferung Abnahme erfolgt Projekt abgeschlossen 20 Projektmanagement bei der DNB

21 Organisationsspezifische Anpassung, I -Vorphase Meilensteine des V-Modells XT vs. Stufen im IT- Workflow DNB Projekt genehmigt Projektvorschlag = Projektantrag 21 Projektmanagement bei der DNB Anforderungen festgelegt = Dokumentation im Projektantrag Projekt ausgeschrieben = Antrag eingereicht Angebot abgegeben = Machbarkeitsanalyse + Bewertung

22 Organisationsspezifische Anpassung, II Auftrag und Initiierung Meilensteine des V-Modells XT vs. Stufen im IT-Workflow DNB Projekt genehmigt Projekt beauftragt = Durchführungsauftrag durch Projektboard Initiierung des Projekts = Projektstart in IT inkl. Feinplanung, endgültige Teamfestlegung, PM-Tool Konfiguration 22 Projektmanagement bei der DNB Projektdurchführung

23 Organisationsspezifische Anpassung, III -Projektabschluss 23 Projektmanagement bei der DNB Aus: Praxisleitfaden Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung und V-Modell XT, BAkÖV 2009

24 Organisationsspezifische Anpassung, III -Projektabschluss Meilensteine des V- Modells XT vs. Stufen im IT-Workflow DNB Abnahme erfolgt Abschlussbericht Abschlussitzung Projektabnahme im Projektboard Übergabe und/oder Überführung, Berichtswesen, Evaluation 24 Projektmanagement bei der DNB Projekt abgeschlossen

25 Einführung von Projektron BCS Entscheidung für BCS + webbasiertes Werkzeug + Planung und Ressourcenmanagement + Integration von Berichtsmodulen + umfangreiches Rechtemanagement + umfangreiche Möglichkeiten zur Auswertung 25 Projektmanagement bei der DNB

26 Vorstellung des Werkzeugs 26 Projektmanagement bei der DNB

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt:

28 28 Projektmanagement bei der DNB

29 29 Projektmanagement bei der DNB

30 30 Projektmanagement bei der DNB

31 31 Projektmanagement bei der DNB