Benutzerleitfaden Online Service Portal Immobilienwirtschaft

Transkript

1 Online Service Portal Immobilienwirtschaft

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort 3 2. Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Online Service Portals 3 3. Zugang/Startseite 3 4. Anmelden/Login 3 5. Passwort ändern 4 6. Navigationsleiste Passwortänderung Nutzerprofil ändern Nutzerverwaltung Logout 6 7. Menüstruktur des Online Service Portals im Überblick 6 8. Menüleiste Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Meine Aktionen 10 Seite 2 von 10 Leipziger Stadtwerke

3 1. Vorwort Das Online Service Portal wurde für die Kunden der Immobilienwirtschaft der Stadtwerke Leipzig GmbH entwickelt. Da wir bestrebt sind, den Service für unsere Kunden stets zu optimieren, nehmen wir Ihre Hinweise, Anmerkungen und Wünsche gern entgegen. Auch wenn Ihnen Dinge auffallen, die vielleicht noch nicht ganz rund laufen, kontaktieren Sie uns bitte über Ihren Kundenbetreuer. 2. Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Online Service Portals gängiger Internetbrowser mit Standardinstallation z. B. Internet Explorer 8, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome Adobe Acrobat Reader ab Version 8 mit Standardinstallation, falls nicht vorhanden, steht dieser zum Download auf der Portalseite zur Verfügung 3. Zugang/Startseite Das Portal erreichen Sie über die gesicherte Internetverbindung unter der Seite: online.de/powercommerce/swlg/controller/immobilienwirtschaft Es öffnet sich die Startseite mit der Login Maske. 4. Anmelden/Login Bitte melden Sie sich mit den Login Daten an, welche Sie per Mail erhalten haben. Benutzername und Passwort wurden Ihnen in zwei separaten E Mails zugesandt. Leipziger Stadtwerke Seite 3 von 10

4 5. Passwort ändern Nach dem ersten Login ändern Sie bitte Ihr Passwort in eine beliebige Buchstaben Ziffern Kombination. Diese sollten Sie sich merken bzw. an einem sicheren Ort aufbewahren. 6. Navigationsleiste In der linken senkrechten Navigationsleiste finden Sie die entsprechenden Menüpunkte: Passwortänderung Nutzerprofil ändern Nutzerverwaltung Logout 6.1. Passwortänderung Ihr Passwort können Sie jederzeit ändern. Eine Passwortänderung in gewissen Abständen stellt eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme dar Nutzerprofil ändern Hier können Sie Ihren Benutzernamen, Anrede, Name, Vorname und E Mail Adresse ändern. Seite 4 von 10 Leipziger Stadtwerke

5 6.3. Nutzerverwaltung Zur Nutzung des Online Service Portals erhalten Sie als Kunde der Stadtwerke Leipzig einen Administrator Zugang. Administrator Als Administrator können Sie weitere Nutzer anlegen, z. B. Mitarbeiter oder Hausmeister und ihnen jeweils einen Status und Berechtigungen zuweisen. xvxxx xvxxxxx xv xvxxxx x x x xx Status: Aktiv Gesperrt Passwortänderung Sie können als Administrator den Status der anderen Nutzer jederzeit ändern. Bei Gesperrt hat der Nutzer keinen Zugang zum Portal, bei Passwortänderung wird der Nutzer gezwungen, sein Passwort zu ändern. Berechtigung: Immo Administrator (hat alle Rechte) Immo Mitarbeiter (eingeschränkte Rechte) Immo Hausmeister (eingeschränkte Rechte) Übersicht der Berechtigungen: Aktion Nutzergruppe Administrator Mitarbeiter Hausmeister Passwortänderung x x x Passwort vergessen x x x Nutzerprofil ändern x x x Nutzerverwaltung x Vertragskontonummern registrieren/löschen x x Bankdaten ändern x x Rechnungsempfänger ändern x x Stammdaten ändern x x Abmeldung x x Anmeldung Mieter x x Abmeldung Mieter x x Abschlagsplanansicht x x Abschlag ändern x x Leipziger Stadtwerke Seite 5 von 10

6 Zählerstandserfassung x x x Postbox x x x Kundenmitteilung x x Meine Aktionen x x x Nutzeraccount löschen x 6.4. Logout Um sich aus dem Portal abzumelden gehen Sie bitte auf Logout. Bisher wurden die Standardfunktionen der senkrechten Navigationsleiste beschrieben. Je nachdem, welchen Menüpunkt der waagerechten Menüleiste Sie aufrufen, kommen weitere Funktionen auf der senkrechten Navigationsleiste dazu. Im Folgenden erhalten Sie zunächst eine Übersicht über die Struktur der waagerechten Menüleiste bevor die Funktionen im Einzelnen erklärt werden. 7. Menüstruktur des Online Service Portals im Überblick Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Vertragskontonummer registrieren/löschen Bankdaten ändern Rechnungsempfänger ändern Stammdaten ändern Abmeldung Anmeldung Mieter Abmeldung Mieter Abschlagsplanansicht Abschlag ändern Zählerstandserfassung Postbox Kundenmitteilung Einzugsermächtigung und Bankverbindung für Zahlungen/Gutschriften Überweisung Abrechnung Angebotsabforderung Verwaltervollmacht Kundenmitteilung Meine Aktionen Meine Aktionen Auflistung aller getätigten Aktionen 8. Menüleiste Meine Vertragsdaten Meine Abrechnungsdaten Meine Post Meine Aktionen 8.1. Meine Vertragsdaten Seite 6 von 10 Leipziger Stadtwerke

7 Vertragskontonummer registrieren/löschen Vorhandene Vertragskonten werden angezeigt und können einzeln gelöscht werden. Bei der erstmaligen Nutzung des Portals sind die eigenen Vertragskonten einmalig zu registrieren. Ein neues Vertragskonto kann jederzeit hinzugefügt werden. Bei einer hohen Anzahl von Vertragskonten kann dies auch per CSV* Upload erfolgen. xx xxx xxx o Öffnen Sie die Beispiel CSV Datei. o Tragen Sie Ihre Daten ein. Bitte die Spaltenköpfe und Formate nicht verändern. Typ Angabe: 1 = registrieren, 2 = löschen. o Speichern Sie diese Datei als CSV Dokument auf Ihrem Rechner und laden diese per Durchsuchen auf das Online Service Portal. o Alle Zeilen müssen vollständig gefüllt oder gelöscht werden. * CSV ist ein gängiges und sehr kompatibles Dateifor mat für den Aus tausch strukturierter Daten. Die Verwen dung dieses Formates und die Beibehaltung der hier vorgegebe nen Datenstruktur ist Voraussetzung für die automatische Verarbeitung in unseren Datensystemen Bankdaten ändern Wählen Sie bitte zunächst ein Vertragskonto aus, für das Sie die Bankdaten ändern möchten. Um die gewünschten Vertragskonten schneller zu finden, können Sie den Filter verwenden. Füllen Sie dazu eines der Filterfelder aus und klicken auf Filter Anwenden. Nun werden Ihnen alle Vertragskonten angezeigt, die diese Filterbedingung erfüllen. Wenn Sie sich wieder alle Vertragskonten anzeigen lassen möchten, klicken sie auf Filter zurücksetzen. x xxx x xxx x xxx Nach Auswahl des entsprechenden Vertragskontos gehen Sie auf Weiter, um die Bankdaten Ihres SEPA Lastschriftmandates zu ändern. Leipziger Stadtwerke Seite 7 von 10

8 Rechnungsempfänger ändern Nach Auswahl des Vertragskontos über die Filterfunktion bzw. direkte Markierung kann eine Änderung des Rechnungsempfängers vorgenommen werden. Je nach Auswahl der Anrede öffnen sich anschließend die entsprechenden Eingabefelder. xxxx xxxxx xxxx xxxx xxxx xxxxx xxxx xxxxx xxxx Hinweis: Wohnungseigentümergemeinschaften verwenden hier sowie in allen anderen Eingabemasken bitte die Anrede Firma Stammdaten ändern Bei der Stammdatenänderung können Sie Ihre eigenen Vertragsdaten (Anrede, Namen, Anschrift, Kontaktdaten) ändern. Die Verfahrensweise ist analog Nach jeder Änderung erhalten Sie eine Info Mail, dass die Daten bearbeitet werden. Da der Bearbeitungsprozess eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, werden die Änderungen nicht sofort sichtbar. x x Abmeldung Bitte wählen Sie wieder analog / das Vertragskonto und füllen neben der Angabe des Abmeldegrundes alle Pflichtfelder aus Anmeldung Mieter Hier können Sie einen neuen Mieter oder eine Leeranlage (Sondereigentum) ohne Vertragskontonummer anmelden. xxxxx Abmeldung Mieter Hier können Sie einen Mieter ohne Vertragskontonummer abmelden. Seite 8 von 10 Leipziger Stadtwerke

9 8.2. Meine Abrechnungsdaten Abschlagsplanansicht Nach Auswahl des Vertragskontos analog bis können Sie sich die jeweilige Übersicht der monatlichen Abschläge anzeigen lassen Abschlag ändern Für Vertragskonten mit angezeigtem Abschlagsplan können Sie die Höhe der monatlichen Abschläge ändern. Die Änderung darf bis 10 % unter und bis 100 % über dem bisherigen Abschlag liegen. xx Zählerstandserfassung Nach Auswahl des Vertragskontos analog bis können Sie den Zählerstand einzeln erfassen. Bei einer hohen Anzahl von Vertragskonten kann dies auch per Excel oder CSV Liste erfolgen. Wählen Sie Excel oder CSV aus. Exportieren Sie ihre Zählerliste indem Sie auf Download Vorlage gehen. Tragen Sie Ihre Zählerstände in die Tabelle ein. Bitte die Spaltenköpfe und Formate nicht verändern. Speichern Sie diese Datei als Excel /CSV Dokument auf Ihrem Rechner und laden diese per Upload Zählerstandsliste wieder auf das Online Service Portal. xxxxx xx Leipziger Stadtwerke Seite 9 von 10

10 8.3. Meine Post Postbox In Ihrer Postbox finden Sie Ihre CSV Exportdateien Kundenmitteilung Nach Auswahl des Vertragskontos sowie des Mitteilungsgrundes können sie uns eine entsprechende Nachricht mit Freitext (max Zeichen) senden. Mitteilungsgründe: Abrechnung Angebotsabforderung Verwaltervollmacht (kann hochgeladen werden) Kundenmitteilung xxxxx xxxx x xxxx x 8.4. Meine Aktionen Hier finden Sie eine Auflistung aller getätigten Aktionen (z. B. Kundenmitteilung verschickt, Vertragskonto abgemeldet, Abschlag geändert) mit Datum, Vertragskontonummer und Zählernummer sowie dem Bearbeitungsstatus. Seite 10 von 10 Leipziger Stadtwerke