ebanking Business: Umwandeln der Lastschriftvorlagen in SEPA-Vorlagen mit automatischer Konvertierung von Kontonummer/BLZ in IBAN und BIC

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1 ebanking Business: Umwandeln der Lastschriftvorlagen in SEPA-Vorlagen mit automatischer Konvertierung von Kontonummer/BLZ in IBAN und BIC Lastschriftvorlagen, die Sie in ebanking Business gespeichert haben, können in SEPA-Vorlagen umgewandelt werden. Zu diesem Zweck wird der Vorlagenbestand exportiert und als SEPA-Vorlagen neu eingelesen. Aus den Kontodaten werden dabei automatisch IBAN und BIC ermittelt. Dabei ist darauf zu achten, dass SEPA nur 140 Zeichen Verwendungszweck kennt. Im bisherigen Format waren dies 378 Zeichen. Darüber hinaus sind bei SEPA-Lastschriften folgende zusätzliche Angaben zu machen: Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins Mandatsreferenz (vom Verein pro Mandat vergeben) Mandatsdatum Ausführungsart (z.b. erstmalig/wiederholt) Wir empfehlen die Umwandlung unter Verwendung von Microsoft Excel, OpenOffice Calc oder ähnlichen Programmen, die CSV-Dateien verarbeiten können. Selbstverständlich können Sie die Umwandlung auch ohne ein solches Programm durchführen. Das bedeutet aber, dass die notwendigen Angaben bei jedem Mitglied separat erfasst werden müssen. Die Screenshots in dieser Anleitung stammen aus Microsoft Excel. I. Sicherung der bisherigen Vorlagen Starten Sie die Anwendung ebanking Business und melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem VR-Netkey und Ihrer PIN an. Öffnen Sie die Lastschriftvorlagen und markieren Sie alle Vorlagen. Mit einem Klick in die Checkbox in der blauen Zeile können Sie alle Vorlagen auf einmal auswählen. Sichern Sie zunächst Ihre bisherigen Daten indem Sie die Vorlagen exportieren. Es erscheint ein Dialog, in welchem Sie angeben können, wohin die Datei gespeichert werden soll und wie sie heißen soll. Abhängig von dem von Ihnen genutzten Browser sieht der Dialog evtl. anders aus. Raiffeisenbank Weiden eg Seite 1 von 6

2 Die jetzt gespeicherte CSV-Datei beinhaltet Ihre Vorlagen im alten Format inklusive der möglichen 14 Zeilen Verwendungszweck sowie Kontonummern und Bankleitzahlen. II. Exportieren ins SEPA-Format Wählen Sie danach: Vorlagen "Exportieren ins SEPA-Format". Aus Ihren Vorlagen wird eine CSV-Datei erzeugt und dabei aus Kontonummern und Bankleitzahlen die IBAN und BIC ermittelt. Es erscheint ein Hinweis, dass SEPA bestimmte Zeichen nicht verarbeiten kann und Angaben ergänzt werden müssen. Diese müssen angepasst werden, bevor Sie sie als SEPA-Vorlagen einlesen. Je nachdem, welchen Browser Sie verwenden, können Sie die Exportdatei direkt öffnen. III. Anpassen und Speichern der Daten Wenn die exportierte Datei in Excel geöffnet wird, sehen Sie, dass die Kontoverbindung bereits als IBAN und BIC dargestellt wird. Prüfen Sie bitte, ob die Umwandlung bei jedem Zahlungspflichtigen funktioniert hat. Wenn das Programm etwa eine ungültige Bankzeitzahl erkennt, erfolgt keine Umwandlung. In diesem Fall bleiben die Zeilen IBAN und BIC leer. Klären Sie mit dem Zahlungspflichtigen seine korrekten Bankdaten. Er findet diese z.b. auf seinem Kontoauszug. Sie sehen, dass nur die ersten beiden Verwendungszweckzeilen übernommen werden. Passen Sie diese nach Ihren Wünschen an. Dabei hilft das Ausfüllkästchen (auch Anfasser genannt) in der markierten Zelle unten rechts. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie bis zum letzten Eintrag nach unten. Raiffeisenbank Weiden eg Seite 2 von 6

3 Abhängig von der Art der in der ersten Zelle enthaltenen Daten erstellt Excel eine Datenreihe oder eine Kopie der Ursprungszelle. Datenreihe bedeutet, dass die Werte in jeder Zeile um eins erhöht werden. Das wäre beim Verwendungszweck mit Angabe der Jahreszahl nicht hilfreich. Rechts unterhalb des Anfassers erscheint beim Darüberfahren ein Optionspfeil. Wählen Sie "Zellen kopieren" und der Inhalt der ersten Zelle wird in sämtliche anderen Zellen übertragen. TIPP: Alternativ können Sie auch sämtliche Zellen in der Spalte markieren und über die Menüpunkte "Bearbeiten" "Ausfüllen "Unten" bzw. "Bearbeiten" "Ausfüllen "Reihe" die Werte eintragen lassen. Im Verwendungszweck 2 muss nicht unbedingt etwas stehen. Sie können hier den Inhalt der ersten Zelle löschen und die Änderung wieder per Anfasser nach unten ziehen für alle übernehmen. Wenn Sie in der Tabelle weiter nach rechts sehen, erscheinen die Spalten "Mandatsreferenz", "Unterschrieben am", "Ausführungsart" sowie "Gläubiger ID Zahlungsempfänger". Hier müssen dieselben Daten eingetragen werden, die Sie im Zuge der ersten Vorabankündigung bzw. Wandlungsinformation Ihren Mitgliedern mitgeteilt haben. Wenn Sie diese Informationen im Verwendungszweck des letzten "normalen" Beitragseinzugs übermittelt haben, finden Sie die Angaben in den entsprechenden Feldern. Das pauschale Mandatsdatum aus der Umwidmung ist hierbei für "Unterschrieben am" zu verwenden. Wenn Sie die Mandatsreferenz oder Mandatsnummer fortlaufend vergeben haben, können Sie auch hier die Excel-Funktion "Datenreihe ausfüllen" nutzen. Vorausgesetzt die Anzahl Ihrer Mitglieder hat sich zwischenzeitlich nicht verändert!! Tragen Sie beim ersten Mitglied eine 1 ein und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Anfasser nach unten. Ggf. müssen Sie Excel noch mitteilen, dass Sie die 1 nicht in alle Zeilen kopieren möchten, sondern dass eine Datenreihe erstellt werden soll. Verwenden Sie diese Funktion auch bei den nachfolgenden Spalten. Hier wäre eine Datenreihe aber falsch. Sowohl beim Mandatsdatum als auch bei der Gläubiger-ID wäre eine fortlaufende Nummerierung nicht korrekt. Hier muss in allen Zeilen der gleiche Inhalt stehen. Die nachfolgenden Screenshots verdeutlichen das nochmals: Raiffeisenbank Weiden eg Seite 3 von 6

4 Beim Datum würde Excel die Jahreszahl hochzählen. Lassen Sie die Zellen nur kopieren, um überall das selbe Datum zu erhalten. Auch eine fortlaufende Gläubiger-ID entspricht nicht dem, was Ihr Verein von der Bundesbank erhalten hat und wäre somit logischerweise falsch. Weisen Sie Excel an, die Zelle zu kopieren. Wenn die Daten in der Excel-Tabelle passen, speichern Sie die Datei mit dem Dateityp CSV ab. Merken Sie sich, wo Sie die Datei speichern z.b. auf dem Desktop. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zum Dateiformat bitte mit JA. Raiffeisenbank Weiden eg Seite 4 von 6

5 IV. Löschen der alten Vorlagen und Einlesen der SEPA-Vorlagen Würden Sie die SEPA- Vorlagen einlesen ohne die alten Vorlagen vorher zu löschen, hätten Sie jedes Mitglied doppelt in den Vorlagen einmal für herkömmliche und einmal für SE- PA-Lastschriften. Da dies zu unübersichtlich wird, empfehlen wir vor dem Import die alten Vorlagen zu löschen. Die Anwendung zeigt nochmals, welche Vorlagen gelöscht werden und bittet um Bestätigung. Wählen Sie anschließend die Funktion "Vorlagen importieren" Wenn Sie auf den Button "Durchsuchen" klicken, öffnet sich das Fenster Ihres Explorers Raiffeisenbank Weiden eg Seite 5 von 6

6 Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datei abgespeichert haben und öffnen Sie diese Bestätigen Sie das Einlesen mit dem Button "Importieren" Sie sehen sämtliche Vorlagen in der Übersicht und erkennen z.b. an der Lastschriftart, an den Kontodaten sowie an den möglichen Aktionen, dass es sich um SEPA- Vorlagen handelt. Diese können nun in Sammelaufträge übernommen werden. Hierzu gibt es eine separate Beschreibung. Raiffeisenbank Weiden eg Stand Februar 2013 Raiffeisenbank Weiden eg Seite 6 von 6

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