Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung beim Kanton Basel-Stadt

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1 Automatisierung von E-Rechnungen ohne Bezug zu einer Systembestellung beim swissdigin-forum, 19. Juni 2013 Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum SAP CCC beim Betreiber aller SAP-Systeme des Kanton BS ist das SAP CCC Organisatorisch: Abteilung der Finanzverwaltung im Finanzdepartement 10 Stellen mit etwa 800% SAP-Basis-Betrieb Outsourcing bei Swisscom alle klassischen SAP-Module und eine Reihe v. Besonderheiten produktiv Gerald Rauber Immobilienbewirtschaftung (RE-FX) E-Rechnung debitorisch und kreditorisch mit Kreditorenrechnungsworkflow Projekt- und Kostencontrolling (PS, PM, IM, MM) Gerald Rauber 2013 Kanton BS 2 1

2 Immobilien Basel-Stadt Immobilienverwaltung der Liegenschaften des Verwaltungsvermögens des Finanzvermögens der Pensionskasse BS der Parkhäuser Liegenschaften des Kantons, der Bürgergemeinde und der Universität seit 2001 Einsatz von SAP RE, seit 2009 SAP RE-FX im produktiven Einsatz seit 2008 E-Rechnung debitorisch und kreditorisch ca Gebäude, ca Mietverhältnisse und ca. 800 Mieterwechsel/Jahr seit April 2013 mobile Formulare auf dem ipad Gerald Rauber 2013 Kanton BS 3 Situation vor Einführung des E-Rechnungs-Workflows Beispiel: E-Rechnungen der Gebäudeversicherung BS ca. 900 Jahresrechnungen werden in Kartons angeliefert Zeitpunkt: gleichzeitig mit unserem Jahresabschluss Kontierungsaufwand ca Min/Rg, je nach Abklärungsaufwand, jede Rechnung hat ihr spezifisches Kontierungsobjekt (Gebäude) Freigabe mittels 2-3 Unterschriften durch häufig reisende Personen Durchlaufzeit der Rechnungen häufig > 60 Tage Gerald Rauber 2013 Kanton BS 4 2

3 Situation nach Einführung des E-Rechnungs-Workflows Am gleichen Beispiel der E-Rechnungen (FI) der Gebäudeversicherung Basel-Stadt Vollautomatischer Rechnungsempfang via SIX Paynet ins SAP-ERP Vollautomatische Kontierung auf hinterlegte Kontierungsobjekte, Trefferquote 96% Vollautomatische Ermittlung der Freigeber nach Zuständigkeit, Limitenprüfung, 4-Augen-Prinzip auf bis zu 5 Stufen inkl. Vertreterregelung Durchlaufzeit 3-5 Tage Es handelt sich bei den Freigebern um denselben Personenkreis wie früher Zahlreiche Zusatzinformationen aus den Rechnungen werden zur automatisierten Aktualisierung der Stammdaten genutzt Gerald Rauber 2013 Kanton BS 5 Systemumgebung Systeme SAP ECC 6.0 EHP4 SAP PI 7.1 Provider Aktuell: SIX Paynet Opentext-Lösung AP4SAP 9.7 OTX-Archiv IDOC-Verarbeitung und alle Workflow-Ergänzungen Fa. Innflow / Regensdorf, Ansprechpartner: Thomas Hottinger Gerald Rauber 2013 Kanton BS 6 3

4 Zuordnung von E-Rechnung ohne Bestellbezug Systematisierung von Beispielen Produkt (-gruppe) Zuordnung E-Rechnung Kontrollregel Lieferantentyp Kostenzuweisung Freigaberegel Verbuchungs -regel Gebäudeversicherer (GVBS) Gebäudeversicherung Jahresrechnungen Versicherungsnummer, Objekt- ID FI: Sachkonto FX: Gebäude Keine, wird online/manuell im Workflow durch Freigeber erledigt s.u. Vollautomatische Verbuchung durch erfolgte Kontierung Energielieferant (IWB) Strom Wasser/ARA Abwasser Gas Fernwärme Zähler-ID (schweizweit eindeutig f. Strom, Gas, Wasser) und Vertragsnummer (2. Prio) FI: Sachkonto FX: Gebäude oder Abrechnungseinheit/Nebenkosten schlüssel/abrech nungsperiode Abhängig von der Rechnungsart: Schlussrechnung oder Teilrechnung s.o. Generell: 1. Freigabe durch sachlich Verantwortlichen gem. Rechnungstyp 2. Freigabe durch Objektverantwortlichen gem. Partnerzuordng. bzw. dessen Vorgesetzten s.o. Gebäudereinigung (ISS, in Realisierung) Gartenarbeiten Schneeschippen ( ) Objekt-ID FI: Sachkonto FX: Gebäude oder Abrechnungsein- heit/nebenkost.- schlüssel/abrechnungsperiode s.o. s.o. s.o. Gerald Rauber 2013 Kanton BS 7 E-Rechnungsempfang schematisch MM-Invoice FI-Invoice Shipment Abholen der digital signierten E-Rechnungen vom Provider Shipment IDOC enthält gültige Bestellnummer Aufsplitten des Shipment in: - IDOC XML - signiertes PDF / PDF - Prüfung auf Bestellnummer - Ablegen im Archiv Archiv IDOC enthält keine Bestellnummer Archiv MM-Rg autom. erfass. MIRO MM-Rechnung automatisch erfassen, Kontierung aus Bestellung, Werte aus IDOC FI-Rg autom. erfass. FV70 Kontierungsergänzung Z_Tab FI-Rechnung automatisch erfassen, Kontierung aus Kontierungs-Tabelle, Werte aus IDOC Freigabe- Workflow Freigeber 1 = Besteller Freigeber 2 = Objektverantwortl. Freigabe- Workflow Z_Tab Freigeber 1 = Teammitgl. Freigeber 2 = Objektverantwortl. MM-Beleg gebucht PDF mit 6 weiteren Links sind an SAP-Beleg angehängt (s.s. 11) FI-Beleg gebucht Gerald Rauber 2013 Kanton BS 8 4

5 Mapping Rechnungsinfo > Kontierungsinfo Aus der E-Rechnung (IDOC) erhalten wir im Falle der GVBS folgende Info: 1 mit Prio 1 die Objektbez mit Prio 2 die Vertragsnummer 2703 und selektieren damit einen Datensatz in unserer Tabelle ZRE_KONTIERUNG 2 1 Gerald Rauber 2013 Kanton BS 9 Mapping Kontierungsinfo > FI-Beleg Aus dem damit selektierten Datensatz in der Kontierungstabelle ermitteln wir die Kontierung für den FI-Beleg: Sachkonto und CO-Kontierung 2 1 Zum SAP-Beleg werden die Originaldokumente und weitere Infos in den Diensten zum Objekt abgelegt. Gerald Rauber 2013 Kanton BS 10 5

6 Die Informationen im FI-Beleg Nur einen Mausklick vom FI-Beleg entfernt liegen alle Quelldokumente: beide Dokumente sind an den SAP-Beleg angehängte PDF Zurück zum Schema S.8 Gerald Rauber 2013 Kanton BS 11 Rechnungsfreigabe Gerald Rauber 2013 Kanton BS 12 6

7 Lokalisierung des Mappings Warum mappen wir IDOC-Informationen zu unserer Objektinformation selbst? Sicherlich hätten wir bei grossen Rechnungsstellern die Zusendung der Objektinformation (anstelle einer Bestellnummer) in Auftrag geben können. Aber ist die Sorgfalt und die Kurzfristigkeit, die wir erwarten, gegeben? Zur Analyse der IDOC-Informationen lohnt die Programmierung eines Hilfswerkzeugs, das die fehlenden Informationen in der Kontierungstabelle direkt anzeigt. Links zur zu pflegenden Tabelle erspart viel Recherche- und Pflegeaufwand. Mapping bei uns heisst: Den Überblick und die Kontrolle über unsere CO-Kontierung zu behalten Ergänzungen und Änderungen sind schnell gemacht, da derjenige, der den Fehler feststellt, diesen auch in der Kontierungstabelle beheben kann Rechnungen zu neuen Immobilienobjekten können mittels manuellem Eingriff schnell abgearbeitet werden Neben der Zeitersparnis besteht der grösste Vorteil in der Nutzung zusätzlicher Informationen aus der Rechnung. Beispiele: Versicherungswerte, Kubatur, Indices, usw. für die Stammdatenergänzung Energieverbrauchswerte reichern Auswertungen im BI an Gerald Rauber 2013 Kanton BS 13 Kontakt Gerald Rauber Thomas Hottinger Finanzverwaltung SAP CCC Fischmarkt 10 CH-4001 Basel T gerald.rauber@bs.ch Innflow AG Burghofstrasse 20 CH-8105 Regensdorf T thomas.hottinger@innflow.com swissdigin-forum Partner Gerald Rauber 2013 Kanton BS 14 7

8 Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie noch Fragen? Gerald Rauber 2013 Kanton BS 15 8

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