Villa für Windows. SEPA-Zahlungsverkehr mit der Version Villa Software GmbH

Transkript

1 Villa für Windows SEPA-Zahlungsverkehr mit der Version 12.0

2 Ziele Am Ende der Veranstaltung sollen Sie wissen... auf welcher Grundlage die SEPA-Umstellung erfolgt welche Schritte zur Einführung des SEPA- Verfahrens nötig sind wie Sie diese Schritte konkret mit Villa gehen 2

3 Methoden Hierzu werden wir... Ihnen die Neuerungen auf konkrete Problemstellungen bezogen demonstrieren auf Ihre Fragen eingehen 3

4 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 4

5 Was ist SEPA? Einfach gesagt: der Nachfolger von DTA Abkürzung für Single Euro Payments Area Europaweiter (EURO-Zone + Großbrittanien + Schweiz ), einheitlicher Zahlungsraum Geregelt durch die europäische SEPA-Verordnung (gültig seit ) Diese Verordnung legt fest, dass ab dem nur noch die SEPA- Zahlungsverfahren anzuwenden sind 5

6 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 6

7 Was ist neu in SEPA? Sichtbare Merkmale: IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und Bankleitzahl IBAN besteht aus DE + Prüfziffern + BLZ + Kontonummer BIC besteht aus Bank (vier Buchstaben) + Land (zwei Buchstaben) + Ort (zwei Buchstaben) + nichts oder XXX oder drei Zeichen IBAN nicht errechnen sondern von autorisierter Stelle ermitteln lassen, das ist normalerweise die Bank Villa schreibt eine IBANHIN-Datei diese kann von einem Programm bearbeitet werden, dabei wird eine IBANRUECK-Datei erstellt Villa liest diese IBANRUECK-Datei wieder ein Konvertierungsprogramme mit IBANHIN/IBANRUECK-Funktion sind zum Teil kostenlos bei den Banken erhältlich; es gibt aber auch kostenpflichtige Umrechnungsservices (z. B. Bankverlag Suche bei Google: Sepa Account Converter 7

8 Was ist neu in SEPA? Technisch: anderes Format für die Übermittlung der Daten ( XML) Überweisungen: BIC und IBAN sonst keine Änderungen 8

9 Was ist neu in SEPA? Lastschriften Mandat statt Einzugsermächtigung Mandatsreferenz wird der Bank mit jeder Lastschrift übermittelt Benötigen eine Gläubigeridentifikationsnummer Ankündigung vor erstmaligem, einmaligem oder geändertem Einzug (sog. Pre-Notifikation) vier unterschiedliche Ausführungstypen: einmalig (OOFF) Erstmalig (FRST) wiederkehrend (RCUR) letztmalig (FNAL) Geänderte Abwicklungs- und Widerspruchsfristen 9

10 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 10

11 Was ist neu in Villa? Stammdaten Mandanten Feld Gläubiger-ID Stammdaten Konten (bei Bankkonten) Feld Austauschverfahren SEPA einstellen Feld Gläubiger-ID, wenn es mehrere Kontoinhaber für Bankkonten innerhalb eines Mandanten gibt Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer Angaben zur Lastschriftart Mandatsreferenz Angaben zum Lastschrifttyp 11

12 Was ist neu in Villa? Stammdaten Grundeinstellungen Karteikarte Sonstiges: Schaltflächen für IBANHIN/IBANRUECK-Dateien 12

13 Was ist neu in Villa? Stammdaten Objekte Im Druckmenü: Schaltfläche zur Erzeugung der Mandatsreferenzen 13

14 Was ist neu in Villa? Zahlungsverkehr - Lastschriften Felder BIC und IBAN Feld Ausführungstyp Bei der Ausgabe: Feld Ausführung am 14

15 Was ist neu in Villa? Zahlungsverkehr - Überweisungen Felder BIC und IBAN Bei der Ausgabe: Feld Ausführung am 15

16 Was ist neu in Villa? Textverarbeitung Zwei neue Textvorlagen (SEPA-Mandat und Anschreiben zur SEPA-Umstellung) Neue Platzhalter: Objekt: { IBAN-LEV } { BIC-LEV } Lieferant: { LieferantIBAN } { LieferantBIC } Mieter/Eigentümer: { GlaeubigerID } { MandatSEPA } { DatumSEPA } { BIC } { IBAN } Mandant: { MandantBIC } { MandantIBAN } 16

17 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 17

18 Umstellung Schritt für Schritt Schritt 1: Umstellung des Austauschverfahrens in den Kontostammdaten Umstellung pro Bankkonto möglich, d.h. es müssen nicht alle Bankkonten auf einmal umgestellt werden, sondern es werden die Konten dann in Villa umgestellt, wenn die Bank die Konten auf SEPA umgestellt hat und wenn das erste Mal SEPA-Zahlungsaufträge erzeugt werden sollen 18

19 Umstellung Schritt für Schritt Schritt 2: Gläubiger-ID in den Mandaten- oder in den Kontostammdaten eintragen 19

20 Umstellung Schritt für Schritt Wenn es pro Mandant mehrere Gläubiger-IDs gibt, dann wird die Gläubiger-ID beim Bankkonto in den Kontostammdaten eingetragen: 20

21 Umstellung Schritt für Schritt Schritt 3: Bankverbindungen in IBAN und BIC umrechnen IBANHIN IBANRUECK Konvertierungsprogramme der Banken, z. B. SEPA Account Converter o. ä. IBANHIN und IBANRUECK sind Dateien eines von allen Banken verwendeten Formats, die von Villa erzeugt bzw. eingelesen werden können. 21

22 Umstellung Schritt für Schritt Umstellung aller Bankverbindungen (Mieter/Eigentümer/Lieferanten) auch mandantenübergreifend in einem einzigen Durchgang möglich. Schritt 3a: Bankverbindungen mit Villa in die IBANHIN-Datei schreiben Stammdaten Grundeinstellungen Karteikarte Sonstiges : Klick auf die Schaltfläche IBANHIN und Angabe des Speicherorts der Datei Schritt 3b: IBANHIN-Datei mit einem Konvertierungsprogramm bearbeiten und als IBANRUECK-Datei speichern Schritt 3c: IBANRUECK-Datei mit Villa einlesen Stammdaten Grundeinstellungen Karteikarte Sonstiges : Klick auf die Schaltfläche IBANRUECK und Angabe des Speicherorts der IBANRUECK- Datei 22

23 Umstellung Schritt für Schritt Schritt 4: Mandatsreferenzen erzeugen Bei Stammdaten Objekte Drucken: Klick auf die SEPA-Schaltfläche Angabe des Formats der Mandatsreferenz Verwendung von Platzhaltern ist möglich: $MANR $MIENR $MSUCH $MIFREI1 bis $MIFREI4 Mandatsreferenzen müssen eindeutig sein, deshalb immer die Mandantennummer mit in die Mandatsreferenz aufnehmen und mit einem Trennzeichen (z. B. Schrägstrich) von der Mieter-/Eigentümernummer trennen 23

24 Umstellung Schritt für Schritt Schritt 5: Mieter bzw. Eigentümer über die Umstellung informieren Fristen beachten! GläubigerID und Mandatsreferenz mitteilen Textvorlage (Textart: Rundschreiben an Mieter/Eigentümer) in Villa erstellen, dabei die entsprechenden Platzhalter (siehe vorne) einfügen oder: Mustervorlagen von der CD verwenden 24

25 Umstellung Schritt für Schritt 25

26 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 26

27 Nach der Umstellung Laufender Zahlungsverkehr mit SEPA - Überweisungen BIC / IBAN statt BLZ und Kontonummer Neu: Ausführungsdatum bei der Ausgabe der Überweisungen Nur geringe Änderungen bei den Überweisungen! 27

28 Nach der Umstellung Laufender Zahlungsverkehr mit SEPA - Lastschriften BIC / IBAN statt BLZ und Kontonummer Neu: Ausführungsdatum bei der Ausgabe der Lastschriften Neu: Ausführungstyp wichtig bei Mieter-/ Eigentümerwechsel: Ausführungstyp in den Stammdaten Mieter/Wohnungseigentümer auf erstmalig setzen; Typ wird nach der ersten Lastschrift vom Programm automatisch auf wiederkehrend gesetzt 28

29 Nach der Umstellung Laufender Zahlungsverkehr mit SEPA - Lastschriften Sonst keine Veränderungen 29

30 Nach der Umstellung Laufender Zahlungsverkehr mit SEPA - Lastschriften allerdings: Fristen beachten! Ankündigung vor erstmaligem, einmaligem oder geändertem Einzug (sog. Pre- Notifikation) Unterschied zu DTA: Kontobelastung muss spätestens 14 Tage vor der Fälligkeit dem Zahlungspflichtigen angekündigt werden Wichtig bei Einzug bzw. Kauf Wichtig bei Betriebskostenabrechnungen (Nachzahlung, neue Vorauszahlung) Wichtig bei WEG-Abrechnung (Nachzahlung) Wichtig bei Wirtschaftsplan (geänderte Vorauszahlung) Bei Abrechnungen/Wirtschaftsplänen kann mit den Platzhaltern { GläubigerID } und { MandatSEPA } die Ankündigung im Abrechnungsbrief erfolgen. Einlieferungsfristen bei erstmaligen und einmaligen (5 Tage) sowie wiederkehrenden Lastschriften (2 Tage) beachten 30

31 Agenda Einleitung Was ist SEPA? Was ist neu in SEPA? Was ist neu in Villa? SEPA-Umstellung in Villa: Schritt für Schritt Nach der Umstellung: lfd. Zahlungsverkehr mit SEPA Noch Fragen? 31

32 Noch Fragen? Gläubiger-ID ngsverkehr/sepa/glaeubiger_identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsn ummer.html IBAN/BIC-Umwandlung Informationen zum Umstieg auf SEPA

33 Noch Fragen? Hotline Mo Do 9 bis Uhr Fr 9 bis Uhr Tel Fax Kundennummer nicht vergessen 33

34 Unsere Ziele Jetzt am Ende der Veranstaltung... kennen Sie die Grundlagen des SEPA- Verfahrens wissen Sie, welche Schritte in Villa zur Einführung des SEPA-Verfahrens nötig sind sind Ihre Fragen beantwortet 34

35 Auf Wiedersehen und vielen Dank für Ihr Interesse! 35