Berichtszeitraum 08/ /2008. Mitglieder des Arbeitskreises (Stand: Juli 2008) Vorsitzender: Dr. Frank Nolden, Kanzler der Universität Leipzig

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1 Bericht des Arbeitskreises Datenverarbeitung der Universitätskanzlerinnen und - kanzler zur 51. Jahrestagung der Kanzler vom September 2008 in Jena Berichtszeitraum 08/ /2008 Mitglieder des Arbeitskreises (Stand: Juli 2008) Vorsitzender: Dr. Frank Nolden, Kanzler der Universität Leipzig Herr Hans-Joachim v. Buchka, Kanzler der Bergischen Universität Wuppertal, Herr Dr. Dietmar Ertmann, Kanzler der Universität Karlsruhe (TU), Herr Dr. Martin Hecht, Kanzler der Martin Luther-Universität Halle-Wittenberg, Herr Dr. Wilfried Hötker, Vizepräs. f. Personal u. Finanzen d. Universität Osnabrück, Herr Stefan Lorenz, Kanzler der Universität Kaiserslautern, Herr Dr. Reinhardt Lutz, Kanzler der Universität Bonn, Herr Hans Georg Mockel, Kanzler der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt, Herr Dr. Johann Peter Schäfer, Kanzler der Universität Siegen, Herr Christian Zens, Kanzler der Europa-Universität Viadrina, Frankfurt/O.. Zur Sitzung am in Kaiserslautern konnte als Nachfolger von Herrn Peter Stahl im Arbeitskreis Datenverarbeitung sein Nachfolger im Kanzleramt der Europa-Universität Viadrina, Frankfurt/O., Herr Christian Zens, begrüßt werden. An den Sitzungen nahmen regelmäßig der Geschäftsführer der HIS GmbH, Herr Prof. Dr. Martin Leitner, der Leiter der zuständigen Fachabteilung I, Herr Dr. Uwe Hübner, sowie sein Stellvertreter und Projektleiter des HISinOne-Projektes, Herr Dr. Sven Gutow, teil. Nach dem Beschluss des Sprecherkreises vom 6. November 2000 werden Vertreter der Fachhochschulkanzler zu den Sitzungen eingeladen. Es nahmen teil: Herr Volker Bley, Kanzler der FH Potsdam, Herr Hansgeorg Falterer, Kanzler der FH Landshut, Herr Jürgen-Peter Henckel, Kanzler der HS Bremen, Herr Peter Mertens, Kanzler der FH Wiesbaden, Frau Dr. Gisela Nagel, Kanzlerin der FH Köln.

2 Aus dem Arbeitskreis ausgeschieden sind: Frau Heidi Mikoteit-Olsen, Kanzlerin der Bay. Julius-Maximilians-Universität Würzburg, zum Herr Volker Bley, Kanzler der FH Potsdam, scheidet zum aus dem Arbeitskreis aus, Herr Hansgeorg Falterer, Kanzler der FH Landshut, zum , und Herr Dr. Dietmar Ertmann, Kanzler der Universität Karlsruhe (TU), zum Arbeitskreissitzungen Der Arbeitskreis tagte im Berichtszeitraum drei Mal: - am an der Universität Leipzig, - am an der Universität Kaiserslautern, - am bei der HIS GmbH Hannover. Arbeitsschwerpunkte Beratungen mit der HIS GmbH zum Jahresarbeitsprogramm 2009 ff. und zur neuen Software-Generation HISinOne Das Jahresarbeitsprogramm der HIS GmbH für 2009 wurde wie üblich im Vorfeld der Kuratoriumssitzung und der Gesellschafterversammlung der HIS vom AK DV beraten. Zentral für die Entwicklungsplanung der HIS GmbH ist die Entwicklung der neuen Softwaregeneration HISinOne, ein integriertes, webbasiertes und mit Open Source- Technologien entwickeltes Softwaresystem für das Hochschulmanagement. Im Berichtszeitraum informierte die HIS GmbH kontinuierlich über den Projektstand sowie jeweils über ausgewählte Aspekte der neuen Softwaregeneration. Die Software HISinOne wird mit Pilothochschulen entwickelt. Eine Übersicht über die beteiligten Hochschulen findet sich unter Der Kreis der an der Entwicklung beteiligten Pilothochschulen ist mittlerweile geschlossen. Der AK DV hat der HIS GmbH empfohlen, die Beratungs- und Entwicklungsprojekte mit den Pilothochschulen zu dokumentieren und die Dokumentationen allen Hochschulen zur Verfügung zu stellen. Mit der HISinOne-Lösung wird nach Angaben der HIS ein Standardisierungskorridor für Geschäftsprozesse der Hochschulen geschaffen. Nicht jeder individuelle Prozess jeder Hochschule könne zukünftig abgebildet werden. Insofern sei bei der Einführung von HISinOne eine Prozessorientierung und ggf. auch eine Re-Organisation von (einzelnen) Prozessen der Hochschule notwendig.

3 Der AK DV hat die Notwendigkeit einer rechtzeitig vor Systemauslieferung vorliegenden Dokumentation der von HISinOne unterstützten Geschäftsprozesse betont. Nach Angaben der HIS GmbH stehen Referenzprozessbeschreibungen für die durch HISinOne abgebildeten Geschäftsprozesse Ende 2008 zur Verfügung. Die Entwicklungskosten der Software HISinOne sind nach Angaben der HIS GmbH durch die institutionelle Förderung gedeckt. Die HIS GmbH weist auf die Möglichkeit hin, dass im Zuge der Einführung von HISinOne zusätzliche Investitionen in IT-Hardware an den Hochschulen erforderlich sein könnten. Die HISinOne-Software wird in drei Segmenten angeboten: 1. HISinOne-Kern mit PSV, Identity-Management, Rollen- und Rechtekonzept und DataWareHouse EduStore; 2. Campusmanagement; 3. Ressourcenmanagement. Die bislang bestehenden individuellen Supportverträge für einzelne Module werden nach Angaben der HIS GmbH nicht weitergeführt. Die Ermittlung der Supportgebühren nach Größe der Hochschule werde zukünftig durch ein Preismodell nach Betreuungsumfang in Stunden bzw. durch Service Levels abgelöst. Der AK DV hat die HIS GmbH gebeten, die Hochschulen baldmöglichst über das neue Gebührenmodell zu unterrichten, damit sie ihre Planungen darauf einrichten können. Die HIS GmbH weist auf den zusätzlichen Schulungsaufwand für Mitarbeiter der Hochschulverwaltung bei Umstellung auf HISinOne hin und empfiehlt die Etablierung eines Key-User-Konzeptes. Die HIS GmbH sieht in gemeinsamen Einführungsprojekten mehrerer Hochschulen die Möglichkeit zur Hebung von Synergien bei der Definition der Kernprozesse. Einem verstärkten Bedarf insbesondere von kleineren Hochschulen nach einem Service-Provider für IT-Verwaltungsprozesse steht die HIS als Anbieter entsprechender Services aufgeschlossen gegenüber. Zur Berücksichtigung von Datenschutzaspekten bei der Entwicklung von HISinOne ist geplant, anerkannte Einrichtungen mit Expertise auf den Gebieten Datenschutz und Datensicherheit bei der Entwicklung von HISinOne einzubeziehen (z.b. ZENDAS über die baden-württembergischen HISinOne-Pilothochschulen). Eine datenschutzrechtliche

4 Zertifizierung von HISinOne ist vorgesehen. Die Zertifizierung der Software entlasse die Hochschulen jedoch nicht aus der Verantwortung zur Erstellung eigener Datenschutzrichtlinien. Zu den Funktionalitäten der einzelnen Module macht die HIS GmbH die folgenden Angaben: - Das Modul HIS FIBU wird im Rahmen der HISinOne-Entwicklung durch eine Open Source Software abgelöst. HIS FIBU wird jedoch mindestens bis 2015 unterstützt. Die Referenzmodelle für Geschäftsprozesse in HIS FIBU werden in HISinOne übernommen. Auch zukünftig werden Berichtserfordernisse der kameralen Haushaltsführung soweit notwendig unterstützt. Neben dem Angebot der Open- Source-Lösung ist geplant, eine strategische Allianz mit SAP einzugehen, so dass ausgewählte SAP-Module in HISinOne integriert werden können. Die Preispolitik für die integrierten SAP-Module bleibt jedoch in den Händen von SAP. Eine strategische Allianz mit der MACH AG ist nicht vorgesehen; gleichwohl besteht die Möglichkeit wie für andere Fremdsoftware auch, diese über offene Schnittstellen mit HISinOne zu koppeln. Der erforderliche Realisierungsaufwand wird jedoch in Rechnung gestellt. Der AK DV hat HIS gebeten, diese neue Ausrichtung der Software-Politik, die Konsequenzen für die Weiterentwicklung von HIS FIBU und das künftig bestehende Alternativangebot mit SAP-Buchhaltungssoftware den Hochschulen baldmöglichst klarstellend zu erläutern. - Die Funktionalitäten von PSV und HIS-Identitymanagement werden als integrierte Lösung in HISinOne angeboten. - HISinOne wird eine integrierte Schnittstelle zur Lernumgebung moodle enthalten. Damit sind andere E-Learning-Systeme nicht ausgeschlossen, die Integration erfordere jedoch zusätzlichen Programmieraufwand, der in Rechnung gestellt wird. - In HISinOne wird die DataWarehouse/Business Intelligence Komponente edustore enthalten sein. Die Datenextraktion aus weiteren Systemen neben HISinOne ist möglich. - HISinOne stellt Werkzeuge zur Durchführung von Umfragen unter Studierenden und Mitarbeitern im Rahmen der Qualitätssicherung der Hochschulen zur Verfügung. Die Werkzeuge werden ebenfalls als Stand-alone-Lösung angeboten.

5 - Als Projektmanagement- und Projektabrechnungssoftware wird das System Achievo integriert. Die Anforderungen des 7. Forschungsrahmenprogramms an das Management von Forschungsprojekten werden durch die Controlling- und KLR- Komponente von HISinOne abgedeckt (sie sind bereits heute mit HIS-COB erfüllbar). Die HIS GmbH behält sich hinsichtlich der Weiterentwicklung ausgewählter Funktionalitäten der im Zuge der HISinOne-Entwicklung auslaufenden GX-Module eine Einzelfallentscheidung nach Abwägung von Aufwand und Nutzen über Anpassungsprogrammierungen vor. Eine Unterstützung der GX-Module (außer FIBU s.o.) ist bis 2014 zugesagt. Der AK DV empfiehlt den Hochschulen, sich frühzeitig auf die Migration in die neue Systemwelt einzurichten und ihre Planungen, einschließlich der Überprüfung der jeweiligen Geschäftsprozesse darauf auszurichten. Die HIS GmbH geht hinsichtlich der Migration der Altsysteme der Kunden auf HISinOne von einer ungefähren zeitlichen Gleichverteilung der Migrationen innerhalb des Migrationszeitfensters zwischen 2010 und 2014 (für das HISinOne Ressourcen Segment bis 2015) aus. Dabei wird angenommen, dass etwa 50% der Hochschulen die HISinOne- Einführung mit einer Anpassung der Geschäftsprozesse verbinden und etwa 50% eine rein technische Migration vornehmen. Die Testumgebung für Migrationen auf HISinOne steht zum jetzigen Zeitpunkt bereits zur Verfügung. Der AK DV empfiehlt der HIS GmbH, einen Migrationsleitfaden für die Hochschulen zu entwickeln und die durch eine Migration zu erwartenden Kosten den Hochschulen gegenüber zu kommunizieren. HISinOne-Beiratssitzungen am und Im Rahmen der Sitzung des HISinOne-Beirates am wurde das Selbstverständnis des Beirates diskutiert. Der Beirat sieht sich als Mittler zwischen der HIS und den Hochschulen und ist in dieser Funktion umfassend über den Entwicklungsstand von HISinOne zu informieren. Im Rahmen der Sitzung des HISinOne-Beirates am wurde die Meilensteinplanung der HIS zu HISinOne ausführlich erörtert. Der HISinOne-Beirat sieht in der kontinuierlichen Kommunikation der Planungen zu HISinOne eine notwendige vertrauensbildende Maßnahme gegenüber den Hochschulen.

6 Aus der Beratung des HIS-Kuratoriums (Teilnehmer seitens des AK-DV sind Herr v. Buchka und Herr Henckel) wird berichtet, dass das Jahresarbeitsprogramm der HIS für 2008 bestätigt wurde. Das Kuratorium betont die Notwendigkeit einer verlässlichen Zeitplanung für die Einführung von HISinOne. Begutachtung von Anbietern von Softwareprodukten zur Unterstützung der Hochschulprozesse in Lehre, Studium und Verwaltung Der AK hat sich im Berichtszeitraum Softwareprodukte kommerzieller Anbieter zur Unterstützung der Hochschulprozesse in Lehre, Studium und Verwaltung und die entsprechenden Erfahrungen der Hochschulen mit der Einführung der Produkte vorstellen lassen: - Erfahrungsbericht zur Einführung der Finanzsoftware der MACH AG an der TU Kaiserslautern DV-Prozesse und DV-Organisation an Hochschulen Der AK hat sich im Berichtszeitraum mit Fragen der Gestaltung der Ablauf- und Aufbauorganisation im DV-Bereich an Hochschulen beschäftigt. Durch Vorträge von Fachleuten unterlegte Themen waren - Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (Herr Dr. Kasüschke, Dezernent für Personalentwicklung und Organisation an der TU Dortmund); - Konzept, Anwendungsmöglichkeiten und Bedeutung von Publikationsservern; Anforderungen an die Langzeitarchivierung von Daten aus Forschung, Lehre und Verwaltung (Herr Dr. Horstmann, CIO Uni Bielefeld). Seminar IT-Strategie an Hochschulen eine Frage der Perspektive Der Kanzlerarbeitskreis Fortbildung hat in Zusammenarbeit mit dem AK DV am 24. und 25. Januar 2008 in Weimar die Tagung IT-Strategie an Hochschulen eine Frage der Perspektive organisiert. Vorgetragen wurden spezifische Sichtweisen zu Fragen der IT- Strategie seitens eines CIO (Prof. Bode, TU München), eines Kanzlers (Frau Dr. Gutheil, TU Berlin) und eines Rechenzentrumsleiter (Dr. von der Heyde, Bauhaus-Universität Weimar). Dr. Schäfer, Universität Siegen, trug zum Selbstverständnis und zur Rolle des Kanzlerarbeitskreises Datenverarbeitung bei der Entwicklung von IT-Strategien an Hochschulen vor. Die Vereinigung der großen technischen Universitäten Deutschlands (TU9) stellte eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu Campus-Management-Systemen vor, die die Einführungs- und Betreibungskosten von drei Systemen vergleicht. Letztlich kommt die Untersuchung zu dem Ergebnis, dass die in der Vergleichsbetrachtung verbliebenen

7 Systeme von Datenlotsen, der Universität Graz und der HIS GmbH sich funktional und wirtschaftlich so nähern, dass keine Präferenzempfehlung gegeben werden könne; die Auswahlentscheidung hänge vielmehr von den jeweiligen örtlichen Bedingungen und Anforderungen ab. Leitbilddiskussion des Arbeitskreises Datenverarbeitung Angesichts einer zunehmenden Bedeutung der Informationstechnologie für Lehre, Forschung und Verwaltung der Hochschulen wurde eine Diskussion über die Aufgaben des AK und das Selbstverständnis der AK-Mitglieder geführt. Das Leitbild des Arbeitskreises wird im Rahmen der Sprecherkreissitzung der Kanzler am in Jena vorgestellt. Aspekte der Diskussion sind: - Betonung der Rolle der Mitglieder des AK DV als Multiplikatoren, Wahrnehmung dieser Multiplikatorenrolle für Fragen der Hochschul-IT in anderen Gremien; - persönliche Teilnahme der Mitglieder an den AK-Sitzungen; - stärkere Sichtbarkeit der Ergebnisse der Arbeit des AK DV; Ressourcenfragen der Organisation der Sitzungen des AK DV; - Formulierung von Empfehlungen aus den Sitzungen des AK DV; - Intensivierung des Kontaktes des AK DV zu den Leitern der Rechenzentren und deren Gremien; - Rolle des AK DV für die HIS; Notwendigkeit einer stärkeren Vernetzung mit dem DFN Dank Der Dank des Arbeitskreises gilt den bereits ausgeschiedenen oder in Kürze ausscheidenden Arbeitskreismitgliedern Frau Mikoteit-Olsen, Herrn Dr. Ertmann, Herrn Falterer und Herrn Bley für ihre langjährige engagierte Mitarbeit im Arbeitskreis Datenverarbeitung. Besonders erwähnt sei hier, dass Herr Falterer von Anbeginn der Zusammenarbeit mit den Kanzlerinnen und Kanzlern der Fachhochschulen diese im Arbeitskreis mit vertreten hat. Dr. F. Nolden Sprecher des AK Datenverarbeitung