F592-31BB-A0D6. Jan Götzelmann. 1. Ausgabe, Dezember Präsentation mit Einsatz von Multimediaelementen

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1 Webcode Übungsdateien F592-31BB-A0D6 Informatik Anwender I und II SIZ 2013 Modul 202, K2013 Release 2: Präsentation mit Einsatz von Multimediaelementen Jan Götzelmann mit PowerPoint Ausgabe, Dezember 2013 SIZ-202-O13CC

2 I Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul Mit diesem Buch arbeiten Der Informatik-Anwender I und II SIZ Zu diesem Buch PowerPoint kennenlernen Präsentationen mit PowerPoint PowerPoint starten Das PowerPoint-Fenster PowerPoint beenden Titel der Präsentation eingeben Neue Folien mit Aufzählungstext erzeugen Folientexte markieren, überschreiben und löschen Ein Folienlayout zuweisen Mit mehreren Folien arbeiten Mit Foliendesigns arbeiten Präsentationen speichern und schliessen Schnellübersicht Übung Fragen zu Grundlagen von PowerPoint Grundlegende Arbeit mit Präsentationen Präsentationen erzeugen und öffnen Die Foliengrösse Fusszeilen einrichten Präsentationen drucken Schnellübersicht Übung Einzelne Folien gestalten Hinweise zur Foliengestaltung Texte auf Folien gestalten Geeignete Zeichenformatierungen verwenden Tabellen gestalten Diagramme gestalten Schaubilder gestalten Visualisierungen in Präsentationen einsetzen Form- und Fülleffekte zuweisen Objekte beschriften Schnellübersicht Übung Frage zur Foliengestaltung Mit Bildschirmpräsentationen arbeiten Bildschirmpräsentationen abspielen Bildschirmpräsentationen steuern Präsentation in der Leseansicht testen Einstellungen für die Bildschirmpräsentation vornehmen Folienübergänge einsetzen Animationseffekte einsetzen Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen Folien in der Bildschirmpräsentation ausblenden Verzweigungen in der Präsentation erzeugen Schnellübersicht Übungen Fragen zu Bildschirmpräsentationen Folientexte bearbeiten und gestalten Mit Textplatzhaltern arbeiten Zeichenformatierung in Textplatzhaltern Besondere Zeichenformatierungen vornehmen Absätze formatieren Aufzählungen und Nummerierungen nutzen Schnellübersicht Übungen Frage zur grundlegenden Textgestaltung in PowerPoint Folien und Begleitmaterial drucken Die Druckvorschau nutzen Begleitmaterial erstellen Schnellübersicht Übung Folien mit Designs gestalten Was sind Designs? Designs und Designelemente zuweisen Eigene Designs erstellen und bearbeiten Schnellübersicht Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9 Vorlagen professionell gestalten Grundlegendes zur Verwendung von Vorlagen Platzhalter und Objekte im Folienmaster verwenden Den Raum auf der Folie aufteilen Hinweise zur Gestaltung des Folienmasters Zusätzliche Master erzeugen Mit mehreren Mastern arbeiten Individuelles Folienlayout erstellen Online nach weiteren Vorlagen suchen Schnellübersicht Übungen Fragen zu Entwurfsvorlagen Passende Farben und Schriftarten einsetzen Farben einsetzen Zweckmässige Schriftarten wählen Geeignete Schriftgrössen zuweisen Ausrichtung und Einzüge von Absätzen im Master ändern Zeilen- und Absatzabstände im Master festlegen Schnellübersicht Übungen Fragen zu Schriftarten Präsentationen planen Vorüberlegungen zum Erstellen von Präsentationen Ziele und Zielgruppe definieren Informationen zusammenstellen Informationen systematisch ordnen Zeitplanung Auswahl der Hilfsmittel für den Vortrag Den Aufbau einer Präsentation festlegen Gliederung mit PowerPoint erzeugen Präsentationen mit Abschnitten strukturieren Schnellübersicht Fragen zum Planen von Präsentationen Präsentationen professionell vorführen Was Sie vor der Ankunft am Veranstaltungsort beachten sollten Präsentation am Veranstaltungsort vorbereiten Präsentation professionell vortragen Stichwortverzeichnis Grafiken und Multimedia-Elemente verwenden Grafiken in Präsentationen einsetzen Grafiken in PowerPoint einfügen Aus Grafiken ein Fotoalbum erstellen Multimedia-Effekte einsetzen Eingefügte Multimedia-Elemente bearbeiten Bilder verwalten Schnellübersicht Übung Frage zu Grafiken und Multimedia- Elementen HERDT-Verlag 3

4 1 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul Mit diesem Buch arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie welche Ausführungsbestimmungen diesem Buch zu Grunde liegen wie Sie mit diesem Buch arbeiten können 1.1 Der Informatik-Anwender I und II SIZ SIZ-Module 4 HERDT-Verlag

5 Mit diesem Buch arbeiten 1 Richtziele für das Modul 202 Präsentationen mit Einsatz von Multimediaelementen Präsentationen planen und realisieren Mit einem Präsentationstool Informationen und Sachverhalte aufbereiten und zweckmässig darstellen Eine Präsentation unter Beachtung der Grundsätze der Präsentationstechnik durchführen (z. B. Sprache, Auftritt, Kernaussagen, Visualisierung) Grundlagen der Erstellung, der Gestaltung und des Einsatzes von Bildern Erforderliche Vorkenntnisse Das vorliegende Buch besteht aus dem oben beschriebenen Module des SIZ (Schweizer Informatik Zertifikat). Nach dem Modularisierungskonzept des SIZ sind für das Modul Präsentationen mit Einsatz von Multimediaelementen (202) keine Vorkenntnisse erforderlich. HERDT-Verlag 5

6 1 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich die grundlegenden Techniken, um effizient und professionell mit PowerPoint 2013 zu arbeiten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken 6 HERDT-Verlag

7 Mit diesem Buch arbeiten 1 Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von PowerPoint 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. die Nutzung von SkyDrive) können nur mit einem Microsoft-Konto verwendet werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft- Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. HERDT-Verlag 7

8 2 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul PowerPoint kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie PowerPoint starten und beenden welche Elemente das PowerPoint-Fenster enthält und wie Sie damit arbeiten wie Sie in PowerPoint Befehle aufrufen wie Sie die Hilfe von PowerPoint nutzen können 2.1 Präsentationen mit PowerPoint Was sind Präsentationen? In vielen Bereichen des Lebens, z. B. im Beruf oder beim Engagement im Verein oder Ehrenamt, kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Informationen einem ausgewählten Personenkreis anschaulich mitgeteilt werden sollen. Vielfach wird in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich visualisiert werden. Statistiken zufolge ist PowerPoint in allen Bereichen, in denen Vorträge gehalten oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, die Standardform der Präsentation. Das Programm unterstützt Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation und bietet eine Fülle von Funktionen zur Gestaltung und zum individuellen Vortragen. 2.2 PowerPoint starten PowerPoint über den Windows-Startbildschirm starten Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel der Desktop-App PowerPoint. Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für PowerPoint befindet, tippen Sie dort direkt die Anfangsbuchstaben der App ein (pow). Klicken Sie auf dem nun eingeblendeten Suchbildschirm auf den nebenstehend abgebildeten Eintrag, um Power- Point zu starten. Wenn Sie das erste Mal eine Microsoft-Office-App starten, wird das Dialogfenster Willkommen bei Microsoft Office 2013 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Apps beim Speichern standardmässig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster Office Open XML-Formate. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Microsoft-Office-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Datei erhalten bleiben. 8 HERDT-Verlag

9 PowerPoint kennenlernen 2 Der PowerPoint-Startbildschirm Nach dem Start von PowerPoint wird der PowerPoint-Startbildschirm angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue leere Präsentation öffnen, eine neue Präsentation öffnen, die auf einer vorgefertigten PowerPoint-Vorlage basiert, bereits vorhandene Präsentationen öffnen. Neue leere Präsentation öffnen Neue Präsentation mit einer PowerPoint-Vorlage öffnen Vorhandene Präsentation öffnen Wurden in PowerPoint bereits Präsentationen geöffnet, werden die zuletzt verwendeten Dateien am oberen linken Bildschirmrand aufgelistet. Durch Anklicken eines Eintrags lässt sich die betreffende Präsentation öffnen. Eine neue leere Präsentation erzeugen Klicken Sie auf dem PowerPoint-Startbildschirm auf Leere Präsentationen. Die neu erstellte Präsentation wird im PowerPoint-Fenster geöffnet. 2.3 Das PowerPoint-Fenster Das PowerPoint-Fenster in der Ansicht Normal Das PowerPoint-Fenster wird standardmässig in der Ansicht Normal dargestellt. Es enthält sowohl PowerPoint-spezifische als auch Windows-Bedienelemente. HERDT-Verlag 9

10 2 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul 202 Symbolleiste für den Schnellzugriff Register des Menübands Optionen für die Anzeige des PowerPoint-Fensters Menüband Miniaturansicht der Folien Folienfenster in der Ansicht Normal Platzhalter Statusleiste Teilungsleisten Notizenfenster der Ansicht Normal Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen kann das PowerPoint-Fenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht über die besonderen PowerPoint-Fensterelemente Folienfenster der Ansicht Normal Platzhalter Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Miniaturansicht der Ansicht Normal Notizenfenster der Ansicht Normal In diesem Ausschnitt können Sie die einzelnen Folien Ihrer Präsentation bearbeiten, z. B. indem Sie Texte oder grafische Objekte in Platzhalter einfügen. Platzhalter sind gerahmte Bereiche mit Aufforderungstexten, die der Eingabe und Bearbeitung von Folieninhalten dienen. Platzhalter müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. Nicht ausgefüllte Platzhalter werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier können Sie häufig benötigte Befehle, z. B. zum Speichern einer Datei, schnell durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche ausführen. Die Auswahl an Schaltflächen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell anpassen. Im linken Bereich der Normalansicht werden in der Miniaturansicht alle Folien der Präsentation im Miniaturformat aufgelistet. Sie können sich so eine Übersicht über die Anzahl sowie über bestimmte Gestaltungselemente der Folien verschaffen. Dieser Bereich dient zum Eintragen von Notizen für den Vortrag. Die Notizen erscheinen nicht auf der Folie und bleiben den Zuschauern verborgen. 10 HERDT-Verlag

11 PowerPoint kennenlernen 2 Teilungsleisten Statusleiste Ansichtssteuerung Mit der vertikalen bzw. der horizontalen Teilungsleiste können Sie die Bereiche Miniaturansicht und Notizenfenster durch Ziehen mit der Maus in der Grösse anpassen. Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. sehen Sie die aktuelle Foliennummer oder den Status der Rechtschreibprüfung. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von PowerPoint wechseln (Normalansicht, Foliensortierung, Leseansicht, Bildschirmpräsentation ). Standardmässig ist die Ansicht Normal eingeschaltet. Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Darstellungsgrösse einer Folie vergrössern oder verkleinern. 2.4 PowerPoint beenden Die Arbeit mit PowerPoint beenden Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des PowerPoint-Fensters auf. Falls eine oder mehrere geöffnete Präsentationen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert wurden, können Sie die Datei auf Rückfrage speichern. 2.5 Titel der Präsentation eingeben Was ist die Titelfolie? Direkt nach dem Erstellen einer neuen leeren Präsentation steht Ihnen die sogenannte Titelfolie zur Verfügung. Diese Folie ist für den Titel der Präsentation reserviert und mit einem Deckblatt zu vergleichen. Hier soll der Titel der Präsentation und eventuell ein Untertitel angegeben werden. Auch allgemeine Daten wie der Name des Referenten und das Datum können hier stehen. Die Titelfolie enthält bereits zwei Platzhalter. Die enthaltenen Aufforderungstexte dienen dabei lediglich als Eingabehilfe bei der Bearbeitung der Folie und werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. HERDT-Verlag 11

12 2 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul 202 Titel und Untertitel eingeben Klicken Sie in den oberen Platzhalter, um einen Titel für Ihre Präsentation einzugeben. Der vorgegebene Text verschwindet und es erscheint der blinkende Cursor. Geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie eine neue Zeile innerhalb des Platzhalters erzeugen möchten, betätigen Sie Ü. Mit einem Mausklick können Sie den Cursor an eine andere Textstelle setzen. Um einen Untertitel für Ihre Präsentation einzugeben, klicken Sie in den entsprechenden Platzhalter und geben Sie den gewünschten Text wie beschrieben ein. 2.6 Neue Folien mit Aufzählungstext erzeugen Neue Folien einfügen Möchten Sie weitere Folien für Ihre Präsentation erzeugen, gehen Sie folgendermassen vor: Wählen Sie das Register START und klicken Sie in der Gruppe Folien in den oberen Bereich der Schaltfläche Neue Folie. oder Klicken Sie in der Miniaturansicht mit der linken Maustaste unterhalb der Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen möchten. Eine rote Linie kennzeichnet die Einfügeposition der neuen Folie. Bestätigen Sie mit Ü. Einfügeposition für die neue Folie Neue Folie 12 HERDT-Verlag

13 PowerPoint kennenlernen 2 Aufzählungstext in Platzhalter eingeben Wenn Sie eine neue Folie eingefügt haben, werden standardmässig Platzhalter für die Überschrift und für den Inhalt der Folie bereitstellt. Da in Präsentationen häufig mit Stichpunkten gearbeitet wird, ist der Textbereich des Inhaltsplatzhalters bereits als Aufzählungstext formatiert. Sobald Sie den Inhaltsplatzhalter mit Text füllen, werden die Symbole zum Einfügen anderer Objekte ausgeblendet. Um einen Aufzählungstext einzugeben, gehen Sie folgendermassen vor: Klicken Sie auf der neu erzeugten Folie in den oberen Platzhalter und geben Sie einen Titel ein. Klicken Sie in den Aufforderungstext des Inhaltsplatzhalters, um den Text für diese Folie einzugeben. Betätigen Sie Ü, um einen neuen Aufzählungspunkt zu erzeugen. Falls Sie die AutoKorrektur, die den Satzanfang immer mit Grossbuchstaben formatiert, nicht wünschen, deaktivieren Sie sie über die Autokorrektur-Optionen. Sie können die Textbearbeitung beenden, indem Sie in einen Bereich ausserhalb des Platzhalters klicken. Einen Unterpunkt erstellen Wenn Sie einen neuen Aufzählungspunkt erzeugen, wird dieser automatisch in der Gliederungsebene des vorangehenden Punktes erzeugt. Möchten Sie zu einem Aufzählungspunkt Unterpunkte erstellen, gehen Sie folgendermassen vor: Platzieren Sie den Cursor am Anfang des betreffenden Absatzes. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Absatz auf. Alternative: T-Taste Der neue Gliederungspunkt wird eine Ebene tiefergestuft. Das Aufzählungszeichen wird eingerückt und abhängig vom gewählten Design gegebenenfalls durch ein anderes Symbol dargestellt. HERDT-Verlag 13

14 2 Informatik-Anwender I und II SIZ - Modul 202 Einen Unterpunkt höherstufen Platzieren Sie den Cursor am Anfang des betreffenden Absatzes. Klicken Sie im Register START in der Gruppe Absatz auf. Alternative: H T Neue Zeile innerhalb eines Absatzes ohne Aufzählungszeichen erzeugen Sie können auch innerhalb eines Absatzes eine neue Zeile erzeugen, um beispielsweise Zusatzinformationen zum betreffenden Aufzählungspunkt einzugeben. Betätigen Sie H Ü. Es wird eine neue eingerückte Zeile ohne Aufzählungszeichen eingefügt, wobei der Zeilenabstand geringer ist als zwischen den Absätzen. Text ohne Aufzählung eingeben Wenn Sie nicht möchten, dass der Text als Aufzählung formatiert ist, löschen Sie das vorgegebene Aufzählungszeichen, bevor Sie den Text eingeben, z. B. mit der Taste R. 2.7 Folientexte markieren, überschreiben und löschen Text mit der Maus markieren Um bestimmte Arbeiten, wie z. B. das Löschen oder Überschreiben, durchführen zu können, ist es erforderlich, den betreffenden Text zuvor zu markieren. Ein Wort Klicken Sie doppelt in das Wort. Beliebige Textteile Zeigen Sie mit der Maus auf den Anfang (bzw. das Ende) des Textteiles. Ziehen Sie die Maus mit gedrückter Maustaste auf das Ende (bzw. den Anfang) des Textteiles. Alle Textteile eines Platzhalters Klicken Sie in den Text, um den Platzhalterrahmen zu aktivieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen und wählen Sie Text bearbeiten. Alle Platzhalter Wechseln Sie im Folienfenster zur gewünschten Folie und klicken Sie in einen leeren Bereich der Folie. Wechseln Sie gegebenenfalls in das Register START. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Markieren und wählen Sie Alles markieren. 14 HERDT-Verlag

15 PowerPoint kennenlernen 2 Markierte Textteile werden mit einem farbigen Hintergrund dargestellt. Um eine Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie an eine beliebige Stelle der Folie. Text mit der Tastatur markieren Setzen Sie den Cursor an die Stelle, ab der Sie markieren möchten, und betätigen Sie die gewünschte Tastenkombination (vgl. unten stehende Tabelle). Zeichenweise nach rechts/links Wortweise nach rechts/links H W bzw. H I " H W bzw. " H I Alles bis zum Textende " H ( Alles bis zum Textanfang " H # Gesamter Text " a Folientexte überschreiben bzw. löschen Um einen Folientext zu überschreiben, markieren Sie ihn und geben Sie den neuen Text ein. Die Eingabe ersetzt die Markierung. oder Wenn Sie einen markierten Textbereich löschen möchten, betätigen Sie!. 2.8 Ein Folienlayout zuweisen Was sind Folienlayouts? Das Folienlayout bestimmt, welche Arten von Inhalten auf der Folie eingefügt werden können (z. B. Text oder Grafiken) und wie diese angeordnet und formatiert sind. Hierfür enthalten die Folienlayouts u. a. bestimmte Platzhalter. Standardmässig wird beim Einfügen einer neuen Folie das Layout Titel und Inhalt zugewiesen. Es enthält einen Textplatzhalter für den Folientitel und den Platzhalter Inhalt, der sich für unterschiedliche Inhaltsarten nutzen lässt, z. B. Texte, Diagramme, Grafiken etc. Verwenden Sie für jede Folie dasjenige Folienlayout, das am besten zu den geplanten Inhalten passt. Möchten Sie beispielsweise einen Titel und einen zweispaltigen Text eingeben, stellt Ihnen PowerPoint das Folienlayout Zwei Inhalte zur Verfügung; benötigen Sie jedoch eine leere Folie, weil Sie eine Zeichnung erstellen möchten, wählen Sie das Layout Leer. HERDT-Verlag 15