8 Fragen, die Unternehmen vor der Einführung beantworten sollten. Mobiles Drucken in der Industrie

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1 Mobiles Drucken in der Industrie 8 Fragen, die Unternehmen vor der Einführung beantworten sollten Mobiles Drucken wer braucht das in Unternehmen? ist aktuell noch eine oft gestellte Frage von Einkäufern und IT-Verantwortlichen. Dieser Artikel kommt zu dem Schluss, dass die Antwort von Seiten der Anwender immer häufiger lautet: WIR!. Entscheidet sich ein Unternehmen, eine Strategie für mobiles Drucken einzuführen, so stehen verschiedene Lösungsansätze zur Verfügung. Welche das sind und welche Faktoren ein Unternehmen im Vorfeld einer Entscheidung auswerten sollte wird im Folgenden erklärt. Smartphones und Tablets haben das Drucken von Dokumenten (noch) nicht überflüssig gemacht. Nach wie vor sind im Unternehmensalltag Ausdrucke auf Papier unverzichtbar. Mobilgeräte und Drucker sind jedoch von Haus aus nicht wirklich miteinander kompatibel. Bislang kam die Forderung, von mobilen Geräten zu drucken meist aus den Chefetagen der Unternehmen. Seit zwei bis drei Jahren ist jedoch zu beobachten, dass der Aspekt des mobilen Druckens ein Bestandteil in vielen größeren Ausschreibungen zum Thema Druckinfrastruktur ist. Aktuell finden bereits Produktivsetzungen umfangreicher Mobildruck-Lösungen in Unternehmen statt. Doch viele IT-Verantwortliche und Einkäufer fragen sich dennoch: Brauchen das unsere Anwender? Ein Blick in die Statistik ergibt hier folgendes Bild: Warum drucken Nutzer nicht von ihren mobilen Geräten? Die wichtigsten Gründe*: a) Weil ich keinen Drucker habe, der das kann (48%) b) Weil mein mobiles Gerät das nicht kann (32%) c) Weil ich es nicht brauche (29%) *Quelle: InfoTrend Studie 2012, Link

2 Das Fazit dieser (immerhin schon 3 Jahre alten Umfrage) ist relativ eindeutig: nur 29% der befragten nicht-druckenden Anwender benötigen keine Druckfunktion auf ihren Mobilgeräten für die Mehrheit der Nutzer scheitert es an einer geeigneten Möglichkeit zum Druck. Hinzu kommt, dass Unternehmen zunehmend auf die strategische Nutzung von Mobilgeräten bei der Abbildung von Geschäftsprozessen setzen. Wurden Smartphones und Tablets vormals meist für Außendienstmitarbeiter bereitgestellt, um neben der Telefonie eine Möglichkeit zum abruf und zur Terminverwaltung zu liefern, so gibt es nun immer mehr Mitarbeiter, welche vorwiegend oder sogar ausschließlich mit Mobilgeräten arbeiten. Ein internationaler Konzern hat jüngst beispielsweise 600 Vertriebsmitarbeiter seiner deutschen Tochtergesellschaft mit Tablets anstelle von Laptops ausgestattet. Auch diese Mitarbeiter wollen (oder müssen) weiterhin drucken. Derzeit werden Mobilgeräte wohl nicht als Frontend-Ersatz für die Textverarbeitung oder Dokumentenerstellung den Laptop ablösen. Doch stellen Sie sich einmal die folgenden Fragen: Können Sie einen 10-seitigen Vertrag auf einem 7-Zoll Display begreifen und prüfen? Wollen Sie Ihre Bilder oder Dokumente immer erst auf einen PC schicken, um diese drucken zu können? Lösungsansätze für Mobiles Drucken Mobiles Drucken per Hersteller-App und Nahezu alle Druckerhersteller bieten heutzutage Apps ( Printing Services ) an, welche die Daten vom Mobilgerät auf Papier bringen. Printing Services kommen dabei ohne die gewöhnlichen Treiber und Installations-Programme aus: In der Regel reicht der Download einer App und ein Drucker, der entsprechend kompatibel ist. Per App werden Druckaufträge von Dokumenten, s oder Bildern direkt an die Drucker gesendet. Einige Anbieter vereinfachen diesen Ablauf noch um einen Schritt, indem sie die Applikation weglassen und den Drucker mit einer eigenen -Adresse ausstatten. Weitere Lösungen zum Mobildruck per sehen einen Mailserver vor, an welchen der Anwender seinen Druckauftrag sendet. Dabei können in einigen Fällen Ausgabeoptionen durch kodierte Schreibweise mitgegeben werden (z.b. Drucker, Anzahl Kopien). Über einen solchen Mailserver können dann viele Drucker eines Herstellers angebunden werden. Das Mobilgerät und der Drucker müssen sich dabei im gleichen WLAN befinden oder der Drucker muss mit dem Internet verbunden sein. Internetfähige Drucker ( WLAN-Drucker ) verfügen über eigenen Internetzugriff und benötigen damit keinen vorgeschalteten Rechner mehr, um über das Internet angesteuert werden zu können.? Haben Sie auch schon einmal ein Dokument vergessen, das Sie noch schnell vor einer Sitzung brauchen und Sie sind nicht mehr in Ihrem Büro? Würden Sie Ihren Laptop gegen ein Tablet tauschen, wenn Sie dann nicht mehr drucken können? Das Thema Mobiles Drucken ist also nicht mehr ohne Weiteres von der Hand zu weisen und so machen sich viele Unternehmen bereits Gedanken darüber, wie ein optimales Lösungsangebot für ihre Anwender aussehen könnte. Dabei können sie je nach Anforderungen aus derzeit vier Lösungsvarianten auswählen. Druckfunktionen der Mobilgeräte Neben den Lösungen der verschiedenen Druckerhersteller gibt es auch Angebote der Mobilgerätehersteller. Die meisten großen Druckeranbieter unterstützen zum Beispiel den Apple-Druckservice AirPrint. Dieser Druckdienst kann mit Druckern verschiedenster Hersteller zusammenarbeiten die Abdeckung ist relativ groß. Auch Samsung bietet beispielsweise eine Druckfunktion auf seinen Mobilgeräten an. Das Mobilgerät und der Drucker müssen dabei im gleichen WLAN-Netzwerk freigegeben sein. Mobiles Drucken über Cloud-Dienste Cloud-Druckdienste wie Google Cloud Print nutzen einen anderen Ansatz, bei dem die Druckaufbereitung und die Ansteuerung des Druckers über einen Cloudserver erfolgen. Der Drucker muss dafür internetfähig sein oder Internetzugang über

3 Upload der Dokumente Druckdaten Cloud Printserver Druckaufbereitung Druckeransteuerung über Bluetooth/WLAN Druckeransteuerung aus der Cloud Bei der Nutzung von Cloud Printing Diensten kann der Druckauftrag entweder direkt an einen (in der Cloud freigegebenen) Drucker oder zurück an das Mobilgerät gesendet und dann von dort aus übertragen werden. einen angeschlossenen, eingeschalteten Computer haben. Über eine App werden die zu druckenden Dokumente auf den Cloudserver hochgeladen. Dort erfolgt die Druckaufbereitung und das Spooling. Der Drucker wird zuvor auf dem Cloudserver freigegeben und kann dann direkt von dort angesteuert werden. Google Cloud Print lässt sich am komfortabelsten nutzen, wenn der Clouddienst Google Docs und Android-Geräte genutzt werden. Eine neue Ergänzung erlaubt es, Google Cloud Print so zu erweitern, dass es auch aus Standard-Windows- Anwendungen, wie zum Beispiel Microsoft Office genutzt werden kann. Eine weitere Variante des Druckens über die Cloud sieht vor, dass lediglich die Druckaufbereitung der gesendeten Dokumente auf dem Cloudserver geschieht. Die Druckdaten werden dann über die App und das Mobilgerät des Anwenders auf den zuvor ausgwählten Drucker über WLAN oder Bluetooth ausgegeben. Mobiles Drucken über Output Management-Systeme (OMS) Viele Unternehmen nutzen Output Management- Lösungen von spezialisierten Systemanbietern, um ihre dezentralen Druckinfrastrukturen effizient zu betreiben. Einige dieser Systeme bieten auch Möglichkeiten zur Integration von Mobilgeräten in das OMS. Dabei werden die zu druckenden Dokumente meist mit einer App des OMS-Anbieters an einen Output Management-Server übertragen. Der Zugriff erfolgt entweder über das Firmennetz (WLAN) oder über einen VPN-Client auf dem Mobilgerät. Die Apps bieten dabei meist kundenspezifisch konfigurierbar auch verschiedene Ausgabeoptionen an. Das OMS übernimmt die Konvertierung und das Spooling des Druckauftrages und leitet diesen auf den gewünschten Drucker zur Ausgabe. Output Management-Systeme bieten normalerweise eine breite Zusatzfunktionalität rund um das Drucken und die Verwaltung/den Betrieb der Druckinfrastruktur. Der Output Management-Server wird dabei meist als physischer oder virtueller Inhouse- Server betrieben. Die Lösung kann jedoch auch als Private Cloud-Konzept aufgesetzt werden (siehe Abbildung auf der folgenden Seite). Die ideale Lösung finden: Welche Faktoren sollten Unternehmen beachten? Generell lässt sich aus der Praxiserfahrung sagen, dass keiner der vorgestellten Lösungswege den anderen in allen Punkten voraus ist. Wie bei vielen anderen Angeboten auch, hängt es stark vom Anforderungsprofil des Kunden ab, ob eine Lösung für ihn passend ist. Die Redewendung wer billig kauft, kauft zweimal gilt daher nicht zwingend, wenn es um ein Konzept zum mobilen Drucken geht. Gleichwohl sollte jedes Unternehmen, welches die Einführung einer Strategie zum Mobildruck prüft, eine Reihe von Kriterien in Betracht ziehen, um die richtige Lösung auszuwählen. Im Folgenden findet sich ein Vorschlag für eine Fragenliste mit beispielhaften Unteraspekten, die bei einer Auswertung im Vorfeld der Einführungsentscheidung geprüft werden sollten.

4 Unternehmensnetzwerk oder Private Cloud Windows SAP AD/LDAP Konfig. Server Zugriff via VPN- Client Zugriff via WLAN OMS-Server www. Druck Plot Portal Beim mobilen Drucken über ein Output Management-System erfolgt die Übergabe des Druckauftrags per VPN-Client oder über das WLAN. In der Matrixdarstellung auf der letzten Seite wurden die Lösungsvarianten im Hinblick auf diese Kriterien eingeordnet. Dabei ist zu berücksichtigen, dass diese Einordnung einen Wert darstellt, der Projekterfahrungen aus der Praxis repräsentiert und der lediglich der ersten Orientierung des Lesers dienen soll. 8 Fragen, die Unternehmen beantworten sollten 1. Ist die Lösung geräteneutral einsetzbar? Deckt die Lösung nur bestimmte Druckertypen und hersteller ab oder funktioniert sie geräteneutral? Funktioniert die Lösung nur auf Mobilgeräten bestimmter Hersteller oder für alle mobilen Plattformen? 2. Welche Verwaltungsmöglichkeiten bietet die Lösung? Wie effizient lässt sich die Lösung ausrollen und updaten? Unterstützt die Lösung Mobile Device Management? Verfügt die Lösung über Möglichkeiten für zentrale Konfiguration und Rechteverwaltung? Ist ein zentrales Monitoring von Druckaufträgen, Aufbereitungsprozessen und Störfällen möglich? Verfügt dieses über Möglichkeiten zur direkten Fehlerbehebung? Bietet die Lösung Möglichkeiten zur Erfassung der Druckkosten? 3. Welches Sicherheitsniveau gewährleistet die Lösung? Verlassen Dokumente/Druckaufträge während des Druckvorgangs das Unternehmensnetzwerk? Falls ja, handelt es sich um Public oder Private Cloud Server? Kann die gesamte Übertragung vom Mobilgerät bis zum Drucker verschlüsselt stattfinden? Verfügt die Lösung über Integrationsmöglichkeiten von Benutzerverzeichnissen (Active Directory / LDAP)? Müssen zum Betrieb der Lösung spezielle Ports in der Firewall geöffnet werden?

5 4. Welche Druckqualität gewährleistet die Lösung? Werden zur Druckdatenaufbereitung die Original- Anwendungen oder Third-Party Interpreter genutzt? Gewährleistet die Lösung für alle relevanten Dokumentarten und alle angesteuerten Drucker ein einwandfreies, gleichbleibendes Druckbild? Ist regelbasiertes Drucken möglich (z.b. basierend auf AD/LDAP)? Verfügt die Lösung über ein geeignetes Skalierungskonzept für Ihre Unternehmensstruktur? 8. Welche Gesamtkosten fallen für die Einführung der Lösung an? 5. Welche Infrastruktur-Voraussetzungen benötigt die Lösung? Ist die Anschaffung eines eigenen Servers/ Softwaresystems nötig um die Mobildruck- Lösung zu nutzen? Sind auf den Mobilgeräten VPN-Clients nötig? Werden spezielle Protokolle auf Seiten der Mobilgeräte und der Drucker benötigt, die kompatibel sein müssen? Muss die Lösung als Zusatzlösung parallel zur bestehenden Druckinfrastruktur eingeführt werden oder kann sie integriert in diese betrieben werden? 6. Welchen Leistungsumfang bietet die Lösung? Welche Dokumentarten werden unterstützt? Welche Druckertypen werden unterstützt? Welche Ausgabeoptionen bietet die Lösung? Welche Zusatzfunktionen bietet die Lösung (z.b. Secure und Pickup Printing, Druckersuche nach Standort [ ])? Bietet die Lösung die angemessene Performance für den geplanten Einsatz? Handelt es sich um eine Einzellösung zum mobilen Drucken oder lässt sich die Lösung auch für andere Bereiche im Unternehmen nutzen (z.b. ERP-Druck, Windows-Druck, Terminalserver-Druck, Druckerverwaltung etc.) Fazit Für Unternehmen mit großen und/oder komplexen Druckumgebungen, sowie hohen Ansprüchen an businesstaugliche Administrations- und Sicherheitskonzepte stellen die Lösungen professioneller Output Management-Anbieter das ausgereifteste Lösungsangebot dar. Dieses bringt gleichwohl auch die höchsten Einführungskosten und Infrastrukturvoraussetzungen mit sich. Angesichts der vielfältigen Nutzbarkeit dieser Systeme lässt sich durch die Einführung eines OMS jedoch meist in mehreren Bereichen des Unternehmens ein nachhaltiger Nutzen erzielen. Nutzt das Unternehmen bereits ein OMS, relativiert sich der Kostenfaktor deutlich, da dann mit wenig Integrationsaufwand und geringen zusätzlichen Lizenzkosten die Module zum mobilen Drucken erworben werden können. Für kleine und mittlere Unternehmen können die übrigen Lösungsangebote in vielen Fällen eine ausreichende und teilweise kostengünstige Lösung sein. Die Frage, ob man sich in eine intensive Herstellerbindung begeben möchte, was die Auswahl der Drucker und/oder der Mobilgeräte betrifft, muss dabei jedes Unternehmen für sich beantworten. Sind die funktionalen und sicherheitstechnischen Anforderungen an eine mobile Drucklösung hoch, so kann sich der Einsatz eines Output Management Systems auch für mittlere und sogar kleine Unternehmen lohnen. OEM-Lösungen OEM-Lösungen Cloud Printing Output Management Ausgabegeräte Mobilgeräte Services Systeme Hardwareunabhängigkeit Verwaltungsmöglichkeiten o Sicherheit o o o + Druckqualität Infrastruktur o o o o 7. Wie flexibel lässt sich die Lösung konfigurieren und einsetzen? Sind kundenspezifische Anpassungen möglich (z.b. der Ausgabeoptionen)? Können auch spezielle Firmenfonts oder Unicode-Zeichen ausgegeben werden? Leistungsumfang o o o + Flexibilität o Kosten o je nach Anforderungsprofil nicht geeignet/nicht vorhanden o abhängig vom Anforderungsprofil ggf. passend + für alle Anforderungsprofile geeignet Verwendete Abkürzungen: OMS = Output Management System AD = Active Directory LDAP = Lightweight Directory Access Protocol

6 Vorgestellte Lösungsansätze zum Mobilen Drucken im Vergleich* OEM-Lösungen Ausgabegeräte OEM-Lösungen Mobilgeräte Cloud Printing Services Output Management Systeme Hardwareunabhängigkeit Verwaltungsmöglichkeiten o Sicherheit o o o + Druckqualität Infrastruktur o o o o Leistungsumfang o o o + Flexibilität o Kosten o je nach Anforderungsprofil nicht geeignet/nicht vorhanden o abhängig vom Anforderungsprofil ggf. passend + für alle Anforderungsprofile geeignet *Quelle: SEAL Systems, basierend auf eigenen Projekterfahrungen aus der Praxis Haben Sie Fragen? SEAL Systems AG

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