Grundlagen einer officego-datenbank

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1 Grundlagen einer fficeg-datenbank

2 Grundlagen 2

3 Inhalt 1 Grundlagen einer fficeg Datenbank (Archiv) Die eigentliche Datenbank Die Datenrdner Die Datenfelder Die Datensätze Die Beziehungen (Relatinen) fficeg Grundlagen Das Archiv (die eigentliche Datenbank) Clud-Anwendung Die Plattfrmen

4 Grundlagen Herzlich willkmmen bei fficeg Mderne Datenverwaltung mit einheitlicher Benutzerführung fficeg ist ein mdernes System zur flexiblen und übersichtlichen Verwaltung vn Datenstrukturen. Daten aus unterschiedlichen Quellen können zusammengeführt und einheitlich erfasst, bearbeitet und verteilt werden. Das Besndere an fficeg ist die Tatsache, dass sich kmplexe Datenbank-Anwendungen erstellen lassen, hne eine einzige Zeile Quellcde prgrammieren zu müssen. Die Entwicklung geschieht über einen kmfrtablen Editr. Erste Ergebnisse lassen sich in erstaunlich kurzer Zeit innerhalb vn Minuten erzielen. S ist mit fficeg eine völlig neue Herangehensweise an Sftware-Prjekte möglich, bei der die reine Funktinalität im Vrdergrund steht und die technische Umsetzung zur Nebensache gerät. Schnell und einfach aber teilweise trtzdem nicht ganz unkmpliziert Wir sind überzeugt davn, dass fficeg eine der besten und schnellsten Möglichkeiten darstellt, flexible Businesslösungen zu entwickeln, die für viele Anwendungsfälle punktgenaue Lösungen darstellen. Nichtsdesttrtz kann die Erstellung einer Anwendung, eines s genannten Archivs, ein durchaus kmplizierter Vrgang werden, je tiefer man ins Detail geht. Dies liegt vr allen Dingen daran, dass Businessanwendungen per se eine gewisse Kmplexität innehaben, unabhängig davn, wie sie umgesetzt werden. Auch eingesetzte Technlgien wie z. B. autmatischer versand mit frei knfigurierbaren, dynamischen Inhalten sind nichts, was sich hne Weiteres auf Grundschulniveau herunterbrechen lässt. Trtzdem haben wir uns bemüht, auch kmplizierte Dinge möglichst einfach umsetzbar zu gestalten auch, wenn man teilweise tiefer einsteigen muss. Jeder Anwender, der sich schn einmal etwas intensiver mit einer Tabellenkalkulatin auseinandergesetzt hat und zumindest bis zu slchen Dingen wie dem SVERWEIS gekmmen ist, sllte mit der Erstellung eines fficeg-archivs keine Prbleme haben. Vrkenntnisse sind nicht unbedingt nötig, aber empfehlenswert Auch wenn die Anwendungserstellung möglichst schnell und einfach vn statten geht, empfiehlt es sich, gewisse Vrkenntnisse im Bereich der Datenrganisatin mitzubringen. Dies gilt insbesndere dafür, wie man verschiedene Daten über Relatinen miteinander in Bezug bringt, weil dies den Dreh- und Angelpunkt einer Datenbankanwendung darstellt. Deshalb empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, diese kurze Einführung in die Grundlagen einer fficeg-datenbank durchzulesen Im Flgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Grundlagen einer Datenbank im Allgemeinen und einer fficeg-datenbank im Speziellen. Bitte lesen Sie die Grundlagen srgfältig durch, bevr Sie mit dem fficeg-archiv-manager arbeiten. 4

5 1 Grundlagen einer fficeg Datenbank (Archiv) Um das Knzept und die Bedienung vn fficeg zu verstehen ist es ratsam, einen kurzen Exkurs in den grundsätzlichen Aufbau einer Datenbank zu unternehmen. Hinweis: Wenn Sie bereits über Erfahrungen mit Datenbanken verfügen, könnten Sie dieses Kapitel überspringen. Wir empfehlen aber, sich die Einführung trtzdem kurz durchzulesen, weil bei den Beschreibungen für die Archiverstellung auf die hier definierten Begrifflichkeiten Bezug genmmen wird. Für das Verständnis einer Datenbank sind vier grundsätzliche Begriffe besnders wichtig: Die Datenrdner (Fachbegriff Geschäftsbjekt-Typen ) Die Datenfelder in den Datenbjekten (Fachbegriff Eigenschaften ) Die Datensätze in den Datenbjekten (Fachbegriff Instanzen ) Die Beziehungen der Datenbjekte untereinander (Fachbegriff Relatinen ) Hinweis: Wir haben eigene Begrifflichkeiten gewählt, weil diese unserer Meinung nach für Nicht-Fachleute verständlicher sind. Die Fachbegriffe sind aber, der Vllständigkeit halber, nch einmal erwähnt. Beispiel Akquise-Datenbank Zum besseren Verständnis haben wir das Beispiel einer kleinen, einfachen Adressdatenbank gewählt. In dieser Datenbank sllen Kunden, deren Prjekte und Ansprechpartner, Arbeitsstunden, Gesprächsntizen, Termine swie Schriftverkehr und Dkumente verwaltet werden. 5

6 Grundlagen Abbildung 1: Aufbau und Organisatin der Daten am Beispiel vn Typ Kunde 1.1 Die eigentliche Datenbank Eine Datenbank ist im Prinzip ein Cntainer für Datentabellen, die miteinander in Beziehung gebracht werden können. Man sich dies vrstellen wie viele verschiedene Datenblätter in einer Excel-Datei, deren Daten sich gegenseitig nach definierten Regeln austauschen. Durch die fest definierten Beziehungen der Datenblätter untereinander können die Daten sehr klar strukturiert und hne Mehrfach-Speicherungen (s genannte Redundanzen) abgelegt werden. Dies ist sehr hilfreich für die Übersichtlichkeit und Perfrmance bei grßen Datenmengen. Abbildung 2: Datenblätter tauschen ihre Daten nach definierten Regeln aus Für unsere Beispielanwendung könnte die Datenbank z. B. Akquise-Verwaltung heißen. 6

7 1.2 Die Datenrdner Die Datenrdner (Fachbegriff Geschäftsbjekt-Typen) sind die Hauptelemente der Datenbank. Sie entsprechen den leeren Tabellen in einer Tabellenkalkulatin. Diese Datenrdner werden dann in Beziehungen zueinander gebracht, die s genannten Relatinen (siehe dazu auch xx). Die Datenrdner für unsere Beispielanwendung wären: Kunden Ansprechpartner (Gesprächs)Ntizen Termine Arbeitsstunden Abbildung 3: Die Datenrdner der Beispielanwendung 1.3 Die Datenfelder Die Datenfelder (Fachbegriff Eigenschaften) entsprechen praktisch den einzelnen Spalten eines Datenblattes. Zu jedem Datenrdner werden die entsprechend benötigten Felder angelegt. Für unsere Akquise-Verwaltung machen wir dies wie flgt: Datenrdner Kunden Firmenname Anschrift Telefn Website Datenrdner Ansprechpartner Anrede Name Vrname Titel Psitin 7

8 Grundlagen Telefn Telefax Mbil Datenrdner Ntizen Datum Gesprächsart Ntiztext Datenrdner Termine Datum/Uhrzeit Titel Ort Teilnehmer Datenrdner Arbeitsstunden Datum Tätigkeit Arbeitszeit Mitarbeiter In der Benutzerberfläche einer Datenbank werden die Datenfelder i. d. R. in Frmularfrm und nicht als Spalten einer Tabelle dargestellt. Abbildung 4: Die Datenfelder-Frmulare in unserer Beispielanwendung 8

9 1.4 Die Datensätze Datensätze (Fachbegriff Instanzen) entstehen, wenn die Datenfelder eines Datenrdners ausgefüllt und abgespeichert werden (z. B. Name, Anschrift etc. einer Firma). Ein Datensatz entspricht dann einer knkreten Firma. Die Datensätze des Datenrdners Firma bilden smit der Liste aller in der Datenbank abgespeicherten Firmen. Abbildung 5: Einzelner Datensatz und Liste mehrerer Datensätze Durch die Beziehungen der Datenrdner werden dann jeweils ganz bestimmte Datensätze der jeweiligen Datenrdner miteinander verknüpft; z. B. Persnen, die zu einer bestimmten Firma gehören (siehe dazu auch xx). 1.5 Die Beziehungen (Relatinen) Die Beziehungen (Fachbegriff Relatinen) der Datenrdner untereinander sind die wichtigste Eigenschaft einer Datenbank und das, was diese eigentlich ausmacht und vn einer Tabellenkalkulatin maßgeblich unterscheidet. Diese Beziehungen (Relatinen) definieren, in welcher Verbindung Daten miteinander stehen und können damit kmplexe Strukturen verwaltbar und überschaubar machen. Die Beziehungen sind immer für die gesamten Datenrdner definiert. Knkret zumtragen kmmen sie zwischen einzelnen Datensätzen der jeweiligen Ordner, die innerhalb der Anwendung miteinander verknüpft werden. Stichwrt Verknüpfung: Als Verknüpfung bezeichnen wir die knkrete Verbindung vn Datensätzen innerhalb der Datenbank. Eine slche Verknüpfung zwischen Datensätzen kann immer dann erstellt werden, wenn deren Datenrdner in einer Beziehung miteinander stehen. 9

10 Grundlagen Es gibt 3 verschiedene Beziehungstypen zwischen den Datenrdnern bzw. den drt enthaltenen Datensätzen: 1 zu 1 Beziehung Dies ist die direkte Beziehung zweier einzelner Datensätze zueinander. Beispiele: 1 Persn hat genau 1 Passwrt der 1 Bestellung hat genau 1 Käufer Abbildung 6: Ein Datensatz aus dem Ordner Bestellungen ist immer genau mit einen Datensatz aus dem Ordner Käufer verknüpft und umgekehrt 1 zu n (mehrere) Beziehung Hier hat ein Datensatz eine Beziehung zu n (mehreren) anderen Datensätzen. Beispiele: 1 Kunde hat n Ansprechpartner 1 Brief hat n Empfänger 1 Mitarbeiter verrichtet n Arbeitsstunden Abbildung 7: Ein Datensatz aus dem Ordner Kunden kann mit einem der mehreren (n) Datensätzen aus dem Ordner Ansprechpartner verknüpft sein. Ein Ansprechpartner ist aber immer genau einem Kunden zugerdnet. Bei der 1 zu n Beziehung kann man schn sehr deutlich den Vrteil einer Datenbank mit Beziehungen erkennen. In einer Tabellenkalkulatin müsste man für jeden Ansprechpartner den entsprechenden Firmennamen mit eintragen, auch wenn es dieselbe Firma ist. In der Datenbank trägt man den Firmennamen nur einmal ein und verknüpft alle Mitarbeiter mit dieser einen Firma. 10

11 Abbildung 8: Ohne Datenbank müssen in der Tabelle für jeden Ansprechpartner auch die zugehörigen Firmendaten in der entsprechenden Zeile vrhanden sein. Die führt zu sich wiederhlenden (redundanten) Daten und Unübersichtlichkeit. Änderungen sind schwierig und fehleranfällig. Mit Datenbank werden die Firmendaten nur ein einziges Mal hinterlegt und alle zugehörigen Ansprechpartner mit diesem einen Datensatz verknüpft. Dies führt zu deutlich weniger und wesentlich übersichtlicheren Datenmengen. n (mehrere) zu m (mehrere) Beziehung Mehrere Datensätze haben eine Beziehung zu mehreren Datensätzen. Beispiele: n (mehrere) Mitarbeiter bearbeiten m (mehrere) Prjekte Abbildung 9: Einer der mehrere (n) Datensätze aus dem Ordner Mitarbeiter können mit einem der mehreren (m) Datensätzen aus dem Ordner Prjekte verknüpft sein. Während 1 zu n Beziehungen nch mit etwas Aufwand in einer Tabellenkalkulatin abzubilden sind, lassen sich n zu m Beziehungen drt kaum nch sinnvll darstellen bzw. verwalten. Hier geht es gar nicht mehr hne Datenbank-Beziehungen und hier kmmen die Vrteile einer Datenbank vll zum Tragen. Der Vllständigkeit halber sei erwähnt, dass es nch weitere Abwandlungen vn Beziehungen gibt, wie z. B. Beziehungen auf sich selbst (innerhalb eines Datenrdners) etc. Eine Erläuterung würde an dieser Stelle aber zu weit führen. 11

12 Grundlagen 2 fficeg Grundlagen fficeg ist ein Datenbank Baukastensystem, mit dem sich individuelle Business-Anwendungen unterschiedlichster Art erstellen lassen. Flglich sieht jede Anwendung auch immer anders aus; es gibt nicht die eine Anwendung, deren Benutzung man detailliert beschreiben könnte. Allerdings besitzt fficeg eine klar strukturierte, streng lgisch aufgebaute und einheitliche Benutzerberfläche. Diese stellt sich bei allen Anwendungen immer gleich dar funktiniert und stets nach demselben Prinzip. Dieses Prinzip ist nicht kmplett selbsterklärend, aber leicht zu verstehen und schnell zu erlernen. Einmal erlernt und verinnerlicht, lässt sich damit jede fficeg-anwendung, vn der kleinen Akquisedatenbank bis hin zur kmplexen Unternehmensplattfrm, schnell einfach und übersichtlich bedienen. An Hand der im Kapitel zuvr kennen gelernten Grundlagen und des Beispiels der Akquisedatenbank werfen wir nun einen genauen Blick auf die fficeg Benutzerberfläche. Stichwrt Benutzerberfläche: Die eigentliche, im ersten Kapitel beschriebene Tabellenstruktur der Datenbank ist in der Benutzerberfläche kaum sichtbar, da sie nur für das interne Handling der Daten benötigt wird. Die Tabellenstruktur wird allerdings Ausschnittweise in den Listenansichten sichtbar. Hinweis für den Datenbankprfi: Die teilweise sehr kmplexen Zusammenhänge in einer Datenbank sind in diesem Manual an manchen Stellen aus didaktischen Gründen bewusst nicht bis ins letzte Detail dargestellt, um den Einstieg in die Thematik nicht zu kmpliziert zu gestalten Aus demselben Grund werden manche Funktinalitäten bewusst auf einem relativ einfachen Level gehalten. 2.1 Das Archiv (die eigentliche Datenbank) In der fficeg Nmenklatur wird die eigentliche Datenbank-Anwendung als Archiv bezeichnet. Im Flgenden wird als dementsprechend immer der Begriff Archiv verwendet. 12

13 2.1.1 Clud-Anwendung fficeg ist eine Client-Server basierte Anwendung, deren Daten in der Clud gespeichert werden. Stichwrt Cludserver-Sicherheit: Für alle fficeg-anwendungen haben sie die abslute Kntrlle über die für das Hsting verwendeten Server. Das bedeutet, dass die Clud- Infrastruktur keine unbekannten Serversysteme benutzt werden, bei denen nicht sicher ist, w diese stehen und wer ggf. darauf nch zugreifen könnte. fficeg kann stets auch auf kmplett kundeneigenen Servern der sgar im Intranet betrieben werden. 2.2 Die Plattfrmen Ein fficeg Archiv lässt sich immer auf drei verschiedene Arten aufrufen: Lcal Client Der Lcal Client wird auf einem Windws-Rechner installiert und greift vn drt aus auf den Cludserver zu. Eine Besnderheit des Lcal Clients ist, dass er kmplett ffline arbeitet und sich nur zum Datenabgleich mit dem Server verbindet. Dies srgt für eine hhe Arbeitsgeschwindigkeit und ermöglicht das prblemlse Weiterarbeiten, wenn keine Internetverbindung besteht (z. B. unterwegs in der Bahn der in empfangsschwachen Gebieten). Der Lcal Client verfügt als installiertes Windws-Prgramm über den größten Leistungsumfang der drei Plattfrmen. Der Lcal Client arbeitet hauptsächlich im Offline-Mdus und benötigt keine permanente Verbindung zum Cludserver. HTML-Client Der HTML-Client ist eine reine Webanwendung, die in jedem HTML5-fähigen Webbrwser lauffähig ist. Damit ist fficeg auf jeder Plattfrm, vn Windws über Apple bis Linux, prblemls einsetztbar. Der HMTL-Client besitzt ca. 95 % vm Funktinsumfang des Lcal Clients. Es gibt teilweise Einschränkungen aus technik- der sicherheitsbedingten Gründen. Der HTML-Client benötigt als Webanwendung eine permanente Verbindung zum Cludserver. 13

14 Grundlagen Mbile-Client Der Mbile-Client stellt eine für den mbilen Einsatz auf Tablets ptimierte Versin zur Verfügung. Die Anwendung ist als HTML5-Hybrid-App auf jedem mbilen Betriebssystem einsetzbar (ios, Andrid, Windws Mbile). Der Mbile Client besitzt den kleinsten Funktinsumfang. Er ist ptimiert auf das Abrufen der wichtigsten Funktinen vn unterwegs. Der Mbile Client benötigt eine permanente Verbindung zum Cludserver. Abbildung 10: fficeg steht auf allen Plattfrmen zur Verfügung 14

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