Archivieren im heterogenen Umfeld

Transkript

1 Das SER-Archiv als Informationsbasis der täglichen Arbeit Hamburg,

2 Agenda 1 Das Umfeld Otto Group und Archivierung 2 Das perfekte Archiv Anwender, Archivierung, System 3 Ausblick DOXiS4 2

3 International erfolgreich Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit 123 wesentlichen Unternehmen in mehr als 20 Ländern. 3 3

4 Geschäftsfeld Multichannel-Einzelhandel Otto Group weltweit erfolgreich im E-Commerce Nordamerika Deutschland Russland Südamerika Europa Asien Mehrheitsbeteiligungen der Otto Group Minderheitsbeteiligungen der Otto Group 4 4

5 Hohe Dynamik bei Finanzdienstleistungen und Service Umsatz in Mio. Euro 2013/ / ,4% % ,8% Multichannel-Einzelhandel Finanzdienstleistungen Service 5 5

6 Herausforderung IT Transformation 6

7 und das Archiv 17 Scanstati onen DACH NL FR UK 6 Mio Gescannte Seiten 1000 DOXiS Nutzer 2300 SAP Nutzer 5000 ESS Nutzer 8 Terrabyte 150 Eingangs -kanäle 3 Mitarbeiter 7

8 Archiv-Projekte im Transformationsumfeld DOXiS4 Ablösung SER ITA Server Abschaltungen Datenarchivierung von abzuschaltenden Systemen Verrechnung Exakte Abrechnung der Archivdienste 8

9 Das perfekte Archive Anwender Schnelles Ablegen und Finden Zuverlässigkeit Schnittstellen System Aufbewahrung Revisionssichere Ablage 9

10 Systemlandschaft 10

11 Archivierungszweck Ziel aller unser Arbeit ist die revisionssichere Archivierung. Dazu Legen wir eine Verfahrensdokumentation zu jeder Dokumentenklasse an Fragen Archivierungsanforderungen bei jedem Projekt ab Haben wir ein Benutzerantragsverfahren Nutzen eine revisionssichere Ablage (EMC Centera) 11

12 Verfahrensdokumentation Einsatzgebiet Sachlogische Systemlösung Technische Systemlösung Prozesse IT Sicherheit Technischer Betrieb Mitarbeiterqualifikation Test Wartung Die Dokumentation muss ständig auf dem aktuellen Stand gehalten werden. 12

13 Projektvereinbarung 13

14 SER ITA System Überblick über die aktuelle Systemlandschaft: Zweistufige Systemlandschaft Applikationsserver und Datenbank in Cloud Redundante Speicherung der Dokumente in zwei EMC Centera Systemen 14

15 Anwenderkreis Diverse kleine Zusatzfunktionen gewünscht Anbindung an Datenquellen Berechtigungsprüfung Export und Dokumenten / Metadaten Automatisierter Mailversand Dank eigenem Know-How kann abgewogen werden, was zu leisten ist und kann schnell umgesetzt werden. 15

16 Anwenderkreis Historisch bedingt sehr viele Drittsysteme mit mächtigen Funktionen Anwender springen aus diesen Systemen ins Archiv ab für gezielte Suche Anwendungen lagern Dokumente ins Archiv aus Archiv wird als Arbeitsmittel gesehen 16

17 Typische Archivierungen Klassische Dokumentenarchivierung Drucklisten, COLD Anwendungsintegration Manuelle Ablage (wie Unternehmensabschlüsse) SAP Anbindung EDI Keine Akten 17

18 Wie Anwender arbeiten 18

19 Next Steps Abschluss DOXiS4 SAP Indizierung Modernes Benutzermanagement Sharepoint-Integration Mailimporter weiter aufbauen 19

20 Vielen Dank 20 Titel der Präsentation Veranstaltung Ort, TT. Monat JJJJ