Integration und Zusammenspiel mit Microsoft Office

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1 Integration und Zusammenspiel mit Microsoft Office Autor: Dietmar Gieringer

2 Inhaltsverzeichnis 1 Der PDF-Maker Vorteile des PDF-Makers PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln Klick-Verfahren Verknüpfungen und Lesezeichen Sicherheitseinstellungen Sonderformate PDF/A und PDF/X Word-Dokument als PDF-Anhang mailen Serienbrieferstellung Überprüfen und kommentieren Excel-Berechnungen weitergeben Auswahl der Druckdaten Original-Datei als Anhang integrieren Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben Präsentationen professionell verteilen Vermeidung von Darstellungsfehlern Zusätzliche Informationen anzeigen s archivieren und weitergeben Der PDF-Maker in Outlook Einzelne s oder komplette Ordner konvertieren Automatisch -Archive erstellen Sicherheitseinstellungen PDF-Inhalte dem eigenen Bedarf anpassen Inhalte aus PDF-Dateien exportieren Inhalte nach Word exportieren Tabellen nach Excel übertragen PDF-Dateien in PowerPoint-Folien umwandeln Bilder aus PDF-Dateien exportieren... 10

3 4 Mehrere Dateien in einer PDF-Datei kombinieren Office-Dokumente komfortabel zusammenstellen Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt darstellen PDF-Formulare Integrierter Formularassistent Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader Formularverteilung und -auswertung Formulare mit Adobe FormsCentral PDF-Dateien mit MS SharePoint und Office Vorteile von Acrobat XI PDF-Dateien auf einen Cloud-Server hochladen PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern Dokumenteigenschaften bearbeiten Hilfreiche Neuerungen Prozessoptimierung durch Aktionen Eigene Aktionen definieren Aktionen abrufen Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen Schnellwerkzeuge und Werkzeuggruppen definieren... 18

4 1 Der PDF-Maker Adobe Acrobat XI und Microsoft Office Microsoft Office ist weltweit der Standard für Büro-Anwendungen. Word, Excel, PowerPoint und das für die täglichen s unerlässliche Outlook sind kaum mehr aus unserer Arbeitswelt wegzudenken. Adobe PDF hat sich als Standard für die Veröffentlichung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten etabliert. Adobe Acrobat XI vereinfacht die tägliche Arbeit mit Dokumenten und ist die ideale Ergänzung zu MS Office. Adobe Acrobat XI ermöglicht das Bearbeiten von PDF-Dokumenten schützt Dokumente bei Bedarf vor dem Drucken, Verändern oder Kopieren von Inhalt kombiniert Dokumente unterschiedlichster Anwendungen in einer PDF-Datei ermöglicht Benutzern von Adobe Reader das Betrachten und Kommentieren von Dokumenten erlaubt die Erstellung ausfüllbarer und speicherbarer Formulare vereinfacht den Versand, die Erfassung und die Auswertung von Formularrückläufern entfernt zuverlässig und sicher sensible Inhalte und Metadaten konvertiert komplette -Ordner in durchsuchbare und überall lesbare PDF-Dateien erstellt PDF/X-, PDF/A- oder PDF/E-Dateien nach dem neuesten Standard fasst mehrstufige Aufgaben in einer einzigen anklickbaren (und verteilbaren) Aktion zusammen konvertiert PDF-Dateien in Word-, Excel- und jetzt auch PowerPoint-Dateien 1 Der PDF-Maker Adobe Acrobat XI integriert sich mit dem überarbeiteten PDF-Maker nahtlos in die Oberfläche des Office Menübands und stellt alle relevanten Funktionen für das jeweilige Programm in der Registerkarte Acrobat bzw. in Outlook in der Registerkarte Adobe PDF dar. Abb. 1: Acrobat-Registerkarte Der PDF-Maker ist ein Makro, welches die Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente vereinfacht und den Erstellungsaufwand oft auf einen einzigen Klick reduziert. Dabei können programmbezogen die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehören z.b. auch sicherheitsrelevante Einstellungen, die das Öffnen und Bearbeiten der zu erstellenden PDF-Datei beeinflussen, Angaben zur Einbettung von Schriftarten, Anweisungen zur Komprimierung von Bilddaten oder auch die Einbettung der zugrundeliegenden Office-Datei in das spätere PDF-Dokument. Der Aufruf des PDF-Makers kann in Office auch über den Backstage Bereich des jeweiligen Office- Programms erfolgen (Registerkarte Datei Als Adobe PDF speichern). Abb. 2: Backstage-Ansicht mit Acrobat-Eintrag in Word, Excel, PowerPoint und Outlook 1

5 1 Der PDF-Maker 1.1 Vorteile des PDF-Makers Das Erstellen von PDF-Dateien über den Datei-Drucken -Dialog führt zu PDF-Dateien ohne jegliche Intelligenz. Dabei werden die zugrunde liegenden Office-Dateien in druckidentische PDF-Dateien umgewandelt. Bei der Erstellung von PDF-Dateien über den PDF-Maker werden jedoch auch Office-spezifische Besonderheiten mit in die PDF-Datei übertragen. So werden z.b. Inhaltsverzeichnisse aus Word- Dokumenten automatisch zu verlinkten Lesezeichen umgewandelt oder auch das Inhaltsverzeichnis selbst in der PDF-Datei mit Hyperlinks versehen. Abb. 3: Lesezeichen und Hyperlinks 1.2 PDF-Dateien mit dem PDF-Maker erstellen Die Vorgehensweise zur Umwandlung von Office-Dateien in PDF-Dokumente ist in den Office- Programmen nahezu identisch. Nachdem im PDF-Maker die gewünschten Grundeinstellungen vorgenommen wurden, reicht ein Klick auf den Button PDF erstellen, um den Umwandlungsprozess zu aktivieren. 1.3 Word-Dokumente in PDF-Dateien umwandeln Geschäftliche Unterlagen wie Gesellschafts- oder Mietverträge, Produktexposés oder Personalbögen werden meist mit Microsoft Word erstellt. Bei der Weitergabe dieser Dokumente an Geschäftspartner, Kunden oder auch Mitarbeiter können jedoch diverse Probleme auftreten: unterschiedliche Dateiformate (*.doc, *.docx) können u.u. nicht geöffnet werden abweichende Darstellung des Dokuments aufgrund anderer Druckertreiber Offenlegung vorangegangener Änderungen ungewollte Übermittlung von Metadaten wie Erstellungs- und Änderungsdatum verfälschte Darstellung, da auf dem Zielrechner nicht alle verwendeten Schriften installiert sind Die Weitergabe einer PDF-Datei kann diese Probleme beheben Klick-Verfahren Dabei ist die Erstellung durch das integrierte 1-Klick-Verfahren des PDF-Makers denkbar einfach. Nachdem der Befehl PDF erstellen ausgewählt wurde, sind nur noch Dateiname und -speicherort anzugeben. Schnell, einfach, perfekt! Dass dabei auch Sicherheitseinstellungen gesetzt, Multimediainhalte eingebunden oder auch Hyperlinks aktiv eingerichtet werden können, versteht sich von selbst. 2

6 1 Der PDF-Maker Verknüpfungen und Lesezeichen Verknüpfungen in Inhaltsverzeichnissen werden dabei ebenso in die PDF-Datei integriert wie die automatische Erstellung von Lesezeichen auf Basis von Überschriften oder anderen Formatvorlagen (in Adobe Acrobat XI als Stile bezeichnet). Abb. 4: PDF-Maker-Einstellungen in Word Sicherheitseinstellungen Auf Wunsch können bereits in den Grundeinstellungen des PDF-Makers weitreichende Sicherheitseinstellungen vorgenommen werden. Neben einem möglichen Kennwort zum Öffnen der Datei kann explizit auch festgelegt werden, welche Aktionen mit der PDF-Datei noch zulässig sind: So lässt sich das unerlaubte Kopieren von Text genauso unterbinden wie der hochauflösende Druck noch nicht freigegebener Bilder oder das Entnehmen ganzer Seiten. Ein wichtiger Schritt zum Schutz geistigen Eigentums. Neu hinzugekommen ist in Acrobat XI die Möglichkeit, beim Erstellen einer PDF-Datei im Speichern-Dialog auf PDF schützen zu klicken. Dadurch können auch noch während des Speichervorgangs wichtige Sicherheitseinstellungen quasi on the fly vorgenommen werden Sonderformate PDF/A und PDF/X Die Grundeinstellungen des PDF-Makers in Word lassen aber auch die Erstellung besonderer PDF- Formate, wie z.b. PDF/A zur ISO-konformen Erstellung von Archivdateien (PDF/A 1, 2, 3) oder PDF/X zum Austausch von Druckdaten zu. Dabei überprüft Adobe Acrobat XI, ob das zu erstellende Dokument den ISO-Richtlinien entspricht. Nicht erlaubte Inhalte wie z.b. Verlinkungen auf externe Inhalte oder integrierte Ton- oder Videoproduktionen werden automatisch entfernt. Zwingend vorgeschriebene Inhalte werden hinzugefügt. (Die ISO-Richtlinie verlangt z.b. die zwingende Einbettung aller verwendeten Schriftarten in die PDF-Datei.) Abb. 5: Auswahl der Konvertierungseinstellungen 3

7 1 Der PDF-Maker Word-Dokument als PDF-Anhang mailen Besonders einfach ist der Versand eines Word-Dokuments als PDF-Datei per . Es reicht ein Klick auf die Schaltfläche Erstellen und an anhängen um ausgehend von den hinterlegten Grundeinstellungen 1. eine PDF-Datei zu erzeugen (Speicherort und -name sind anzugeben) 2. eine neue zu öffnen und 3. die erzeugte PDF-Datei als Attachement der hinzuzufügen Nach Eingabe von Empfänger, Betreffzeile und -Text kann die inklusive PDF-Datei verschickt werden. Voraussetzung hierfür ist nur die Installation eines -Clients (Microsoft Outlook oder Lotus Notes) Serienbrieferstellung Schnell und einfach funktioniert auch die vollautomatische Serienbrieffunktion in Adobe Acrobat XI. Serienbriefe können direkt aus Word heraus in PDF-Dateien umgewandelt und an die zur jeweiligen Person gehörende -Adresse verschickt werden. Benötigt werden lediglich das Serienbriefdokument in Word und die zugehörige Datenquelle mit einem separaten und für alle Adressen gefüllten -Feld. Abb. 6: Serienbrieferstellung Überprüfen und kommentieren Die Abstimmung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten wird durch die Integration der leistungsfähigen Kommentierungswerkzeuge in Adobe Acrobat XI erleichtert. Word-Dokumente können in PDF-Dateien umgewandelt und über einen internen Server oder den kostenlosen Onlinedienst Acrobat.com an alle Beteiligten verteilt werden. Diese können Kommentare, auch mit dem Adobe Reader, direkt in die PDF-Datei eintragen und anschließend auf die zugrunde liegende Plattform (interner Server oder Acrobat.com) zurückübertragen. Übrigens: Sobald ein Einzelner seine Kommentare an Acrobat.com übertragen hat, können alle Beteiligten die Kommentare sehen und ihrerseits sofort wieder darauf Bezug nehmen. Abstimmungsprozesse werden dadurch erheblich schlanker und vielfache Abstimmungsrunden unter den einzelnen Beteiligten vermieden. 4

8 1 Der PDF-Maker 1.4 Excel-Berechnungen weitergeben Zur Weitergabe von vertraulichen Kalkulationsdaten eignet sich das PDF-Format schon alleine deshalb, weil Formeln nicht mehr verändert werden können. Zudem lassen sich Zugriffsrechte über die Sicherheitseinstellungen definieren und den individuellen Bedürfnissen anpassen Auswahl der Druckdaten Bei der Weitergabe einzelner Tabellenblätter stellt Adobe Acrobat XI mit dem PDF-Maker einen Dialog zur Verfügung, der die Auswahl einzelner Tabellenblätter oder aber auch der ganzen Arbeitsmappe ermöglicht. Gewünschtes Tabellenblatt auswählen Hinzufügen Fertig! Eine Veränderung der Druckreihenfolge ist ebenfalls möglich (Schaltflächen Nach oben und Nach unten ). Dieser Dialog kann über die Grundeinstellungen aktiviert werden. Abb. 7: Auswahl der Arbeitsblätter in Excel Original-Datei als Anhang integrieren Die Grundeinstellungen des PDF-Makers bieten beispielsweise in Excel u.a. die Möglichkeit, die ursprüngliche Excel-Datei in die PDF-Datei als Datei-Anhang zu integrieren (Option: Quelldatei anhängen). Hierbei ist zu beachten, dass ein möglicher Datei-Anhang immer die komplette Excel-Datei umfasst und nicht nur die ausgewählten Arbeitsblätter. Abb. 8: PDF-Maker-Einstellungen in Excel Zellkommentare in die PDF-Datei schreiben Auch die Übernahme von Zellkommentaren in die zu erzeugende PDF-Datei funktioniert spielend einfach. (Option: Kommentare konvertieren). Innerhalb der PDF-Datei können die Zellkommentare sichtbar gemacht werden, indem mit dem Mauszeiger über sie gefahren oder auf sie geklickt wird. Die Weitergabe dieser in der PDF-Datei sichtbaren Kommentare erleichtert dem Empfänger die Interpretation evtl. erklärungsbedürftiger Zellen und gewährleistet für den Ersteller, dass alle relevanten Informationen beim Empfänger ankommen. 5

9 1 Der PDF-Maker Abb. 9: Excel-Zellkommentare in einer PDF-Datei 1.5 Präsentationen professionell verteilen Eine PDF-Datei bietet sich auch zur Verteilung einer PowerPoint-Präsentation an, weil sie dem Empfänger ermöglicht, die Präsentation inklusive der darin enthaltenen Folienübergänge anzuzeigen. Eine eigene PowerPoint-Lizenz wird vom Empfänger nicht benötigt, der kostenlose Adobe Reader genügt Vermeidung von Darstellungsfehlern Durch die mögliche Integration von Schriften wird die korrekte Darstellung der Präsentationsinhalte gewährleistet. Bei Bedarf kann die PDF-Datei so eingestellt werden, dass sie automatisch im Vollbildmodus (bildschirmfüllend) angezeigt wird. Somit eignet sich eine PDF-Datei auch als Präsentationsmedium Zusätzliche Informationen anzeigen Erfahrene PowerPoint-Anwender arbeiten mit Sprechernotizen. Diese stehen dem geübten Redner während des Vortrags in der Präsentationsansicht zur Verfügung, während die Teilnehmer nur den Folieninhalt sehen. (Weniger geübte Redner drucken sich die Foliennotizen aus.) Die Sprechernotizen können auf einer eigenen Ebene in die PDF-Datei integriert und bei Bedarf einoder ausgeblendet werden. Das geht übrigens auch mit dem Folienhintergrund, der im jeweiligen PowerPoint-Folienmaster definiert wurde. Dadurch lässt sich u.u. erheblich Toner oder Tinte sparen. Abb. 10: PowerPoint-Folie als PDF mit Sprechernotizen und als PDF ohne Hintergrund 6

10 1 Der PDF-Maker 1.6 s archivieren und weitergeben Postfächer in Outlook werden durch die Flut täglicher s immer schneller gefüllt. Unbegrenzter Speicherplatz steht innerhalb eines Outlook-Postfachs jedoch nicht zur Verfügung. Die Auslagerung von s und Speicherung der darin enthaltenen Dateien (Anlagen, Attachements) ist deshalb zwingend notwendig. Ein weiterer Aspekt ist die Weitergabe bereits gelaufener -Kommunikation. Dies kann z.b. bei der Projektübergabe an einen Kollegen sinnvoll sein. Aber auch die Zusammenfassung der gesamten -Korrespondenz an einen Kunden ist nach einer Projektfertigstellung mittels Adobe Acrobat XI problemlos möglich, unabhängig davon, welches -System der Kunde nutzt. Die Vorteile der Umwandlung von s in PDF-Dateien im Überblick: 1. Entlastung des Outlook-Postfachs und Reduzierung der Outlook-Datendatei-Größe 2. problemlose Weitergabe an Dritte 3. langfristiger Zugriff auf s unabhängig von der Client-Software Der PDF-Maker in Outlook In den Einstellungen des PDF-Makers kann festgelegt werden, ob -Anlagen mit in die PDF-Datei integriert werden. Dadurch bleibt die komplette Korrespondenz inklusive aller verschickten und erhaltenen Dateien nachvollziehbar. Werden die umgewandelten s gleich in ein Adobe PDF-Portfolio ausgegeben, kann später sehr komfortabel durch die einzelnen PDF-Dateien navigiert werden. Auch die Erstellung und Einbettung eines Index ist in den Einstellungen aktivierbar, was die spätere Suche nach Begriffen extrem beschleunigt Einzelne s oder komplette Ordner konvertieren Neben der Möglichkeit einzelne s in PDF-Dateien umzuwandeln, können aus Outlook heraus ganze Ordner mit den darin enthaltenen s konvertiert werden. Auch Unterordner können im Umwandlungsprozess berücksichtigt werden. Selbst das nachträgliche Hinzufügen von s und -Ordnern zu einer bereits erstellen -Archiv-PDF-Datei stellt kein Problem dar. Abb. 11: Dialog: Ordner in PDF konvertieren Besonders hilfreich ist die Integration der Ordnerstruktur, so dass auch in der PDF-Datei genau nachvollzogen werden kann, in welchem Postfach-Ordner welche abgelegt wurde Automatisch -Archive erstellen Bei der automatischen Archivierung von s werden komplette -Ordner in festlegbaren zeitlichen Abständen in PDF-Dateien konvertiert. Ein Index zur schnelleren Suche kann auf Wunsch genauso wie sämtliche Dateianhänge mit eingebettet werden. s, die bereits archiviert, aber in Outlook noch nicht gelöscht wurden, werden bei einem erneuten Archivierungsdurchgang nicht erneut übertragen. Einfach clever. 7

11 2 PDF-Inhalte dem eigenen Bedarf anpassen 1.7 Sicherheitseinstellungen Office-Dateien können mit einem Kennwort vor dem Öffnen und/oder Ändern geschützt werden. Der Änderungsschutz bewahrt die Datei jedoch nicht vor Manipulation: die veränderte Office-Datei lässt sich lediglich nicht mehr unter dem gleichen Namen abspeichern. Eine geschützte PDF-Datei hingegen lässt nur die Änderungen zu, die der Ersteller freigegeben hat unabhängig davon, ob die PDF-Datei unter dem ursprünglichen oder einem anderen Namen abgespeichert wird. In den Sicherheitseinstellungen des PDF-Makers werden die Berechtigungen einer PDF-Datei festgelegt. So kann bereits zum Öffnen der späteren PDF-Datei ein Kennwort erforderlich sein oder auch die Qualität des Ausdrucks eingeschränkt werden. Genauso lässt sich u.a. definieren, dass in Formularen außer dem Ausfüllen von Formularfeldern und dem digitalen Unterschreiben keine weiteren Änderungen mehr möglich sind. PDF-Dateien können dadurch den individuellen Sicherheitsbedürfnissen angepasst und entsprechend geschützt werden. Abb. 12: Auszug aus den Sicherheitseinstellungen im PDF-Maker für Word 2 PDF-Inhalte dem eigenen Bedarf anpassen Adobe Acrobat XI bietet umfangreiche Werkzeuge, mit denen PDF-Dateien einfach und intuitiv bearbeitet werden können. Das Editieren von Text ist meist problemlos möglich. Schriftart und Schriftgröße sind genauso änderbar wie Zeilenabstände oder die Absatzausrichtung. Grafiken und Bilder lassen sich austauschen, spiegeln, drehen oder an einem anderen Platz innerhalb der PDF-Datei positionieren. Die neuen Führungslinien helfen dabei ganz besonders. So einfach war die PDF-Bearbeitung noch nie. Abb. 13: Inhalte direkt in einer PDF-Datei bearbeiten 8

12 3 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren 3 Inhalte aus PDF-Dateien exportieren Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten innerhalb einer PDF-Datei einmal nicht ausreichen, hält Adobe Acrobat XI einfach zu bedienende Werkzeuge zur Datenübernahme in Word-, Excel- und sogar Power- Point-Dateien bereit. Selbst HTML-Webseiten können mit wenigen Mausklicks aus PDF-Dateien heraus erzeugt werden. Die Exportqualität wurde in Adobe Acrobat XI gegenüber den Vorgängerversionen nochmals deutlich gesteigert und der Exportumfang erweitert. Tabellenformatierungen können direkt nach Excel übertragen werden und auch die Übernahme von Inhalten nach PowerPoint ist möglich. Das Abtippen von Inhalten oder Einscannen von Dokumenten entfällt, wertvolle Zeit wird eingespart. 3.1 Inhalte nach Word exportieren Der Export nach Word gestaltet sich mit Adobe Acrobat XI sehr einfach. Über den Speichern unter - Dialog lässt sich auswählen, ob eine Word-Datei im alten *.doc-format oder im *.docx-format erzeugt werden soll. Dabei werden neben dem reinen Text auch Tabellenstrukturen erkannt und korrekt exportiert. Selbst Grafiken stellen kein Problem dar. Beim Export in das *.docx-format wird aus Kompatibilitätsgründen das Datei-Format von Word 2007 verwendet. Exportierte *.docx-dokumente werden deshalb in neueren Word-Versionen im Kompatibilitätsmodus angezeigt, können dort aber über Datei - Konvertieren problemlos in das jeweils aktuelle *.docx-format konvertiert werden. Abb. 14: Export nach Word 3.2 Tabellen nach Excel übertragen Tabellenstrukturen können direkt in der PDF markiert und mit einem Rechtsklick in das Excel-Format übertragen werden. Dabei werden sowohl Werte als auch Formatierungen übernommen. Wenn notwendig, reichen in der Regel wenige Formatierungsnacharbeiten aus, um in Excel die gewünschte Tabellendarstellung zu erhalten und direkt damit weiterarbeiten zu können. Abb. 15: Export nach Excel 9

13 4 Mehrere Dateien in einer PDF-Datei kombinieren 3.3 PDF-Dateien in PowerPoint-Folien umwandeln Acrobat XI wandelt PDF-Dateien in bearbeitbare PowerPoint-Dateien um. Grafiken werden dabei automatisch positioniert und auf der richtigen Ebene angeordnet. Ist die benötigte Schriftart auf dem PC installiert, werden Texte korrekt angezeigt. Wurde die umzuwandelnde PDF-Datei ursprünglich aus PowerPoint heraus über den PDF-Maker erstellt, werden sogar Folienlayouts (soweit möglich) korrekt zugeordnet. Einem schnellen Weiterarbeiten in PowerPoint steht damit nichts mehr im Wege. Abb. 16: Export nach PowerPoint 3.4 Bilder aus PDF-Dateien exportieren Wer Bilder aus PDF-Dateien exportieren möchte, findet dazu im Werkzeug-Bereich Dokumentverarbeitung das Werkzeug Alle Bilder exportieren. Nach Auswahl des Befehls sind nur noch das gewünschte Grafikformat (z.b. jpg, png oder tif) und der Zielordner anzugeben, um alle Bilder aus der PDF-Datei zu entnehmen. Abb. 17: Bilder exportieren 4 Mehrere Dateien in einer PDF-Datei kombinieren Soll bei der Weitergabe mehrerer Dokumente sichergestellt werden, dass alle Dokumente zusammenbleiben, bietet Acrobat XI zwei sinnvolle Möglichkeiten: PDF-Sammlungen und Portfolios. Dabei werden die einzelnen Dokumente entweder alle in PDF-Dateien umgewandelt und in einer PDF-Datei zusammengefasst, oder im Originalformat zu einem Portfolio gebündelt. 4.1 Office-Dokumente komfortabel zusammenstellen Acrobat XI stellt für das Zusammenführen von Dokumenten ein komfortables Dialogfeld zur Verfügung, das über Erstellen Dateien in einem einzigen Dokument zusammenführen abrufbar ist. Innerhalb des Dialogfeldes kann die Reihenfolge der unterschiedlichen Dateien einfach per Drag & Drop neu zusammengestellt werden. Selbst die Anordnung einzelner Seiten innerhalb eines Dokuments kann auf diese Art und Weise verändert werden. 10

14 4 Mehrere Dateien in einer PDF-Datei kombinieren Dies gilt nicht nur für PDF-, sondern auch für alle Office-Dokumente. Das mühsame und langwierige Anpassen der einzelnen Dokumente vor der PDF-Erstellung entfällt damit komplett. Über Optionen kann zudem festgelegt werden, ob aus den aufgeführten Dateien eine PDF-Sammelmappe inklusive Lesezeichen oder ein Portfolio entstehen soll. Abb. 18: Dateien zusammenführen und per Drag & Drop organisieren 4.2 Mit PDF-Portfolios Dateien perfekt darstellen Mit PDF-Portfolios gehören s mit mehreren Anhängen und Zip-Dateien, die der Empfänger nicht öffnen kann, der Vergangenheit an. PDF-Portfolios vereinen mehrere Dateien in einer einzigen PDF- Datei. Dabei ist es unerheblich, welches Format eine Datei hat. So können z.b. auch Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien direkt in ein PDF-Portfolio eingefügt werden ohne sie vorher in PDF-Dateien umzuwandeln. Das Ergebnis sind professionell aussehende Dokumentzusammenstellungen, durch die sich der Empfänger mithilfe des kostenlosen Adobe Reader XI bewegen kann. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Empfänger alle Dateien erhält und auch bei einem Weiterversand keine Unterlagen verloren gehen. So bleiben Angebote mit Anschreiben, Produktbeschreibung, Produktvideo und Preisliste oder auch Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen komplett. Abb. 19: PDF-Portfolios statt Dateiansammlungen Die Erstellung der seit Adobe Acrobat 9 verfügbaren PDF-Portfolios wurde in Adobe Acrobat XI erneut vereinfacht und verbessert. Nach Auswahl des Befehls Erstellen PDF-Portfolio und der Entscheidung für ein Layout müssen nur noch die gewünschten Dateien dem Portfolio hinzugefügt werden fertig! 11

15 5 PDF-Formulare 5 PDF-Formulare Elektronische Formulare haben im Vergleich zu ihren Verwandten aus Papier viele Vorteile. Einfache Verteilung via , komfortables Ausfüllen am Bildschirm und Auswertung von Formularrückläufern ohne Medienbrüche sind mit elektronischen Formularen problemlos zu realisieren. 5.1 Integrierter Formularassistent Adobe Acrobat XI stellt leistungsstarke Werkzeuge zur Erstellung elektronischer Formulare zur Verfügung. Die Umwandlung von vorhanden Microsoft Word-Dokumenten in PDF-Formulare wird durch den integrierten Formularassistenten erleichtert und ermöglicht es nahezu jedem Adobe Acrobat XI- Benutzer, voll funktionsfähige PDF-Formulare selbst zu erstellen. Auch gescannte Papierformulare stellen für den Formularassistenten kein Problem dar. Der Formularassistent erkennt im zugrundeliegenden Dokument typische Formularmuster wie z.b. Text mit angrenzenden Linien, rechteckige Eingabebereiche oder auch Kontrollkästchen und wandelt diese in PDF-Formularfelder um. Textfelder werden dabei automatisch richtig benannt, das umständliche Erstellen der einzelnen Felder entfällt. Selbst mehrseitige Formulare können auf diese Art und Weise innerhalb kürzester Zeit erstellt werden. Abb. 20: Formularfelder umwandeln 5.2 Formularfreischaltung für Benutzer des Adobe Reader Nach dem Erstellen eines PDF-Formulars kann dieses mit Adobe Acrobat XI als PDF mit erweiterten Reader-Funktionen gespeichert werden. Benutzer des Adobe Reader können dadurch das Formular nach der Dateneingabe speichern und bei Bedarf zur Weiterbearbeitung erneut öffnen. Ein auf diese Art und Weise freigeschaltetes PDF-Formular lässt sich im Adobe Reader sogar digital signieren. PDF- Formulare, die mit dem Adobe Reader zwar ausgefüllt, aber nicht gespeichert werden können, muss es somit nicht mehr geben. Ein Zusatznutzen, der kundenfreundlich ist und in jedem guten PDF-Formular integriert sein sollte. Somit lässt sich ad hoc die Bereitstellung von Formularen und die anschließende Datenerfassung durch bis zu 500 Anwender realisieren. 5.3 Formularverteilung und -auswertung Adobe Acrobat XI unterstützt den Anwender auch bei der Formularverteilung und stellt einen assistentengestützten Ablauf zur Verfügung. PDF-Formulare werden automatisch für Adobe Reader Benutzer aufbereitet und je nach Bedarf über Acrobat.com oder die eigene -Adresse versandt. Formularrückläufer werden automatisch in einem PDF-Portfolio zusammengefasst und können dort angeschaut, gefiltert oder auch als CSV-Datei zur weiteren Verarbeitung direkt nach Excel exportiert werden. Manuelle Eingaben entfallen komplett. Bei Bedarf kann über den integrierten Tracker nachverfolgt werden, welche Formularempfänger noch nicht geantwortet haben. Ein einziger Mausklick genügt, um diese Nachzügler erneut anzuschreiben. 12

16 5 PDF-Formulare Abb. 21: Der Tracker in Adobe Acrobat XI 5.4 Formulare mit Adobe FormsCentral Mit dem in Acrobat XI integrierten Adobe FormsCentral Desktop wird das Erstellen professioneller Formulare noch einfacher. Umfangreiche Vorlagen verhelfen zu einem schnellen Einstieg und lassen sich leicht den eigenen Bedürfnissen anpassen. Die so erzeugten Formulare können sowohl als PDF- Formular gespeichert oder auch als HTML-Formular beispielsweise in eine Firmen-Homepage integrieren. Zum Ausfüllen des Formulars benötigt der Empfänger dann nur noch einen Webbrowser und einen Internetzugang. (HTML-Formulare können nur mit dem optional erhältlichen kostenpflichtigen Service Adobe FormsCentral erstellt werden.) Zur Auswertung der eingegangenen Antworten reicht in Adobe FormsCentral Desktop ein einziger Mausklick und aussagekräftige Diagramme liefern einen schnellen Überblick. So schnell und einfach konnten Formulare noch nie erstellt und ausgewertet werden. Abb. 22: Formulare mit Adobe FormsCentral erstellen und auswerten 13

17 6 PDF-Dateien mit MS SharePoint und Office PDF-Dateien mit MS SharePoint und Office 365 Die Zusammenarbeit internationaler Teams in unterschiedlichen Zeitzonen und Ländern erfordert neue Techniken in der Bearbeitung gemeinsamer Dokumente. Als schnelles Transportmedium für Dateien aller Art hat sich etabliert. Da über verteilte Dateien jedoch von den unterschiedlichen Empfängern gleichzeitig geöffnet und geändert werden können, ist die nachträgliche Zusammenführung aller Änderungen unumgänglich. Durch die Bereitstellung von Dateien auf einem Cloud-Server können diese zeit- und kostenaufwändigen Vorgänge reduziert werden. Dateien unterschiedlichster Art werden zentral zur Verfügung gestellt und signalisieren durch ihren Check-In-/Check-Out-Status, ob jemand Änderungen vornimmt. 6.1 Vorteile von Acrobat XI Mit Adobe Acrobat XI können SharePoint- und Office 365-Benutzer einfach und schnell PDF- Dokumente öffnen und speichern. Mit einem Klick werden PDF-Dokumente sowohl ein- als auch ausgecheckt und in Adobe Acrobat XI oder Adobe Reader XI bearbeitbar. Dateiduplikate bei unterschiedlichen Benutzern werden dadurch genauso vermieden wie unnötig verbrauchter Speicherplatz auf unterschiedlichen Rechnern. Um andere Benutzer über Veränderungen zu informieren, können Versionskommentare und weitere Metadaten beim automatisierten Check-In-Vorgang eingegeben werden. Die Integrität der PDF-Dokumente wird gewährleistet, da Veränderungen zuverlässig unterbunden werden, solange die PDF-Dokumente von einem Benutzer vom SharePoint-Server ausgecheckt sind. 6.2 PDF-Dateien auf einen Cloud-Server hochladen Mit Adobe Acrobat XI kann direkt auf einen SharePoint-/Office 365-Server zugegriffen werden. Der Speichern unter -Dialog ermöglicht dabei den Aufruf des Onlinekontos. Zugangsdaten eingeben: fertig. Adobe Acrobat XI checkt das Dokument direkt als neues Dokument mit der Versionsnummer 1 ein und kennzeichnet es mit dem entsprechenden Symbol. Aufwändiges Ansteuern des SharePoint-Servers im Webbrowser, Auswählen und anschließendes Einchecken der Datei werden dadurch auf einen einzigen Vorgang in einem Dialogfeld reduziert. Einmal angelegte Konten können als Favoriten abgespeichert werden. Langwieriges Durchklicken durch komplexe Ordnerstrukturen ist nicht mehr notwendig Abb. 23: Individuell beschriftete Favoritenordner erleichtern den Zugang 6.3 PDF-Dateien von einem SharePoint-Server öffnen Auch das Öffnen einer PDF-Datei von einem SharePoint-Server wird durch Adobe Acrobat XI stark vereinfacht. Adobe Acrobat XI frägt automatisch nach, ob das Dokument ausgecheckt und geöffnet oder nur geöffnet werden soll. Dabei ist es unerheblich, ob die Datei über den Befehl Datei-Öffnen ausgewählt oder im Webbrowser auf der Server-Oberfläche direkt auf die PDF-Datei geklickt wird. Eine ausgecheckte PDF-Datei wird auf dem SharePoint-Server mit dem Check-Out-Symbol gekennzeichnet. 14

18 6 PDF-Dateien mit MS SharePoint und Office 365 Abb. 24: PDF-Datei auf einem SharePoint-Server mit Check-Out-Kennzeichnung 6.4 Geänderte PDF-Datei auf einem SharePoint-Server speichern Adobe Acrobat XI denkt sogar daran, dass Änderungen an einer PDF-Datei nach dem Speichern auf einem SharePoint-Server anderen Benutzern nur dann zugänglich sind, wenn die Datei wieder eingecheckt wird. Die Eingabe eines Versionskommentars wird direkt im Anschluss an den Check-In ermöglicht. Alle Vorgänge laufen innerhalb von Adobe Acrobat XI ab und sind sehr leicht nachvollziehbar. Abb. 25: Check-In-Abfrage und Versionskommentar-Dialog während des Speichervorgangs 6.5 Dokumenteigenschaften bearbeiten Das nachträgliche Bearbeiten der Dokumenteigenschaften ist in Adobe Acrobat XI ebenso möglich wie das komfortable Einchecken bereits ausgecheckter Dateien. Hierfür werden im Menü Datei die benötigten Befehle zur Verfügung gestellt. Die Auswahl von Befehlen auf der SharePoint-Oberfläche ist damit meist nicht mehr notwendig. Abb. 26: Bearbeitung von Dokument-Eigenschaften in Adobe Acrobat XI 15

19 7 Hilfreiche Neuerungen 7 Hilfreiche Neuerungen 7.1 Prozessoptimierung durch Aktionen Der in Adobe Acrobat XI integrierte Aktionsassistent fasst mehrere Acrobat-Aufgaben zu einer 1-Klick- Aktion zusammen. Dabei können bewusst Aktionsunterbrechungen für Benutzerinformationen und weitere Anweisungen eingebaut werden. Somit laufen mehrstufige Prozesse als geführte Aktion ab. Schnell, sicher, genau. So können unterschiedlichste Aufgaben wie z.b. das Erstellen einer PDF-Datei aus einem Word-Dokument das anschließende Schwärzen vertraulicher Inhalte die Löschung evtl. vorhandener Metadaten und das Hinzufügen einer Wassermarke in einer Aktion zusammengefasst werden, bevor Dokumente verteilt werden. Originaldokument Konvertiert in PDF Vertrauliches geschwärzt Metadaten entfernt Wasserzeichen hinzugefügt Abb. 27: Aktionsabfolge Aktionen erlauben Teams, Abteilungen oder auch ganzen Unternehmen, Prozesse zu standardisieren und diese an viele Acrobat-Benutzer zu verteilen. Eine spürbar gesteigerte Produktivität und Sicherheit bei der Erfüllung von Prozessvorgaben sind die Folge Eigene Aktionen definieren Zu den 6 bereits integrierten Aktionen können beliebige Aktionen selbst angelegt werden. Die zur Verfügung stehenden Werkzeuge sind komfortabel auswählbar und in der anwendbaren Reihenfolge frei konfigurierbar. Auf Wunsch kann der spätere Anwender einer Aktion zur Festlegung von Optionen aufgefordert werden, falls diese nicht fest vorgegeben sind, was z.b. bei der Angabe eines Verschlüsselungskennworts sinnvoll ist. Abb. 28: Dialog: Neue Aktion erstellen 16

20 7 Hilfreiche Neuerungen Aktionen abrufen Aktionen zeigen dem Benutzer direkt nach ihrem Aufruf die einzelnen Schritte, die im Verlaufe der Aktion ausgeführt werden. Während der Durchführung werden Informationen zu den einzelnen Prozessschritten angezeigt, sodass eine permanente Benutzerführung gewährleistet ist. Bei Bedarf können einzelne Schritte übersprungen oder auch direkt angesteuert und ausgeführt werden. Abb. 29: Aktionen abrufen, durchführen und das Ergebnis kontrollieren Aktionen innerhalb des eigenen Unternehmens verteilen Einmal definierte Aktionen sind über ein einfach zu bedienendes Dialogfeld exportierbar. Die exportierte Datei kann anschließend via an Kollegen oder ganze Abteilungen versandt und per einfachem Doppelklick in die jeweilige Acrobat-Umgebung integriert werden. Somit sind vorgeschriebene Dokumentprozesse nur einmal zu erstellen, aber vielfach abruf- und einsetzbar. Abb. 30: Eigene Aktionen bearbeiten und importieren 17