Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept

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1 Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept für SER DOMEA der SER egovernment Deutschland GmbH 14. November 2002

2 Inhalt 1 Zusammenfassung Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformationen über das Unternehmen Kerninformationen über die evaluierte Lösung Gesamteindruck Hauptgruppe 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur AG 4: Objekte und Objekthierarchien AG 5 : Elektronischer Aktenplan AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer AG 7: Adressverwaltung AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen AG 10 Verschlagwortung, Verweise AG 11: Barcode Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Ag 12: Elektronischer Aktenbestand AG 13: Scannen und Viewen AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge AG 18: Zeichnungsverfahren AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen AG 20: Medien- und Systembruch AG 21: Versionsverwaltung AG 22: Web-Client Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche AG 23:Elektronischer Schreibtisch AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches AG 25: Recherche AG 26: Informations- und Wissensmanagement Seite 2

3 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung AG 27: Aufbewahrungsfristen AG 28: Weglegesachen AG 29: Aussonderung Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe AG 31. Handbuch und Schulung Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation AG 34: Vertreterregelung AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 38: Aktenplan AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen Hauptgruppe AG 40: Plattformen und Integrationstiefe AG 41: Integration von Fachverfahren AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten AG 44: Skalierbarkeit AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit AG 46: Speicherung und Datensicherung Seite 3

4 1 Zusammenfassung 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung SER DOMEA 3.1 der Firma SER egovernment Deutschland GmbH zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA -Anforderungskatalogs Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalogs wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 System- und Unternehmensdarstellung wird nicht bewertet. Seite 4

5 Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand typischer behördlicher Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA -konzeptkonform zertifiziert Kerninformationen über das Unternehmen Die SER Systems AG hat am die Eröffnung des Insolvenzverfahrens für die SER Systems AG und die SER SoftTech GmbH (bisher firmierend unter SER Technology Deutschland GmbH) beim Amtsgericht Neuwied beantragt. Am wurden zwischen dem Insolvenzverwalter der SER Systems AG und dem Management der deutschsprachigen SER Gesellschaften die Verträge über den Management Buy Out (MBO) rechtswirksam unterzeichnet. Mit der notariellen Beurkundung der Verträge wurde so die vollständige Loslösung aus dem Konzern rechtswirksam vollzogen. In Vorbereitung dieser Umstrukturierung und zur noch besseren Branchen-Fokussierung wurde bereits im Juli 2002 die SER egovernment Deutschland GmbH (SGD) mit Sitz in Berlin als Tochterunternehmen der SER Solutions Deutschland GmbH (SDE) mit Sitz in Neustadt / Wied gegründet. Unverändert seit 1997 werden die zentralen DOMEA Bereiche Softwareentwicklung (R&D) und Produkt-Support (Logistik, QA, 3 rd line Support) von der SER Solutions Software GmbH (ehemals CSE Solutions) mit Sitz in Salzburg verantwortet. Seite 5

6 Die SER egovernment Deutschland GmbH hält die weltweit exklusiven Produkt- und Markenrechte an dem wissensbasierten Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystem DOMEA. Zusätzlich sind über langfristige Kooperationsverträge die exklusiven Vertriebsrechte an den SER Produkten aus den Bereichen Wissensmanagement und Archivierung für das Marktsegment Öffentliche Verwaltung vereinbart. Die SER Solutions Deutschland GmbH beschäftigt zur Zeit 270 Mitarbeiter an 11 Standorten in Deutschland und Österreich. Davon sind ca. 60 Mitarbeiter in der SER egovernment Deutschland GmbH speziell für Produkte im Bereich der öffentlichen Verwaltung verantwortlich Kerninformationen über die evaluierte Lösung Die von der SER angebotene Lösung SER DOMEA ist ein speziell für die öffentliche Verwaltung entwickeltes Produkt auf Basis von SERware. Das System besteht aus einer Vielzahl verschiedener Clients für spezifische Arbeitsplatzanforderungen (SER DOMEA Windesk, SER DOMEA Webdesk, SER DOMEA Scanclient, SER DOMEA Registratur, SER DOMEA Archiv etc.) und verschiedenen Serverkomponenten aus den Bereichen Dokumentenmanagement (SERdocware), Prozessmanagement (SERprocess) und Wissensmanagement (SERkmware). Die integrative Nutzung der verschiedenen Komponenten ist dabei in beliebiger Kombination möglich, so dass auch der stufenweise Aufbau von der elektronischen Registratur über die Anlage digitaler Akten bis hin zur elektronischen Vorgangsbearbeitung möglich ist. Das Produkt bietet weiterhin Integrationsmöglichkeiten zu anderen Produkten der SER Produktpalette. An dieser Stelle sei insbesondere SERbrainware für die Recherche ähnlicher Dokumente mit Mustererkennungsverfahren und SERdestiller für die intelligente Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten zu nennen. Auf beide Komponenten wird in den en der Anforderungen zum Informations- und Wissensmanagement noch gesondert eingegangen Gesamteindruck Die zur Zertifizierung vorliegende neue Version 3.1 präsentiert sich mit einer vollständig überarbeiteten Benutzeroberfläche. Die verschiedenen spezialisierten Clients dürften im Betrieb zu einer hohen Benutzerfreundlichkeit beitragen, da sie den Anforderungen der unterschiedlichen Arbeitsplätze mit umfangreichen verwaltungsspezi- Seite 6

7 fisch umgesetzten Funktionalitäten gerecht werden, ohne die Benutzer durch eine Vielzahl für den Arbeitsplatz nicht relevanter Optionen zu überfordern. Das System orientiert sich an modernen Technologien und Industriestandards für die Anbindung an andere Anwendungen. Es existieren Schnittstellen für den XML konformen Datenexport und import, Java- und COM-Schnittstellen für den Zugriff auf die verschiedenen Serverdienste, Schnittstellen zu X.500 Verzeichnisdiensten etc. Wie während der Präsentation demonstriert, lassen sich weite Teile des Systems mit wenig Aufwand über XML-konforme Konfigurationsdateien anpassen, so dass kleinere Abweichungen vom zu konfigurierenden Präsentationsszenario sehr zeitnah angepasst werden konnten. Der Aufbau und die Wartung des elektronischen Aktenbestandes wird von SER DO- MEA durch umfassende Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Dokumente und einem mächtiges Berechtigungskonzept unterstützt. Auch die Funktionalitäten der elektronischen Vorgangsbearbeitung sind umfangreich. Die Archivierung und Aussonderung von elektronischem Schriftgut wird von SER DOMEA unterstützt. Das Aussonderungskonzept ist allerdings im Hinblick auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten noch verbesserungswürdig. Sehr gute Ausbaumöglichkeiten bietet das System im Rahmen des Informations- und Wissensmanagements (IWM). Sowohl Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten als auch zur intelligenten Suche im Aktenbestand und auch über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus können in SER DO- MEA integriert werden. Seite 7

8 Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen 1 HG 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur : HG 3 Aufbau des elektronischen Aktenbestands : HG 4 Vorgangsbearbeitung : HG 5 El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche : HG 6 Archivierung und Aussonderung : HG 7 Hilfe, Handbuch, Schulung : HG 8 Administration und Parametrisierung : HG 9 Systemtechnische Anforderungen : in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang befriedigend 1 Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden : im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend. Seite 8

9 1.5. Hauptgruppe 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. Die Anforderungen an die Definition der Objekte und Objekthierarchien werden weitestgehend erfüllt. Dokumente werden durch ihre Metadaten beschrieben. Die geforderten Metadatensätze zu den verschiedenen Objekten sind vollständig abbildbar. Die geforderten Hierarchiestufen Akten, Vorgänge und Dokumente werden unterstützt, prinzipiell sind weitere Hierarchiestufen umsetzbar. Metadaten aus übergeordneten Objekten können in untergeordnete Objekte unveränderbar oder als editierbare Vorbelegung übernommen werden (z.b. Übernahme des Aktenbetreffs der Metadaten der Akte in das Feld Aktenbetreff der Vorgangsmetadatenmaske). Eine Parametrisierbarkeit der Übernahme der Metadaten ist gegeben. Vorgänge mit besonderer Priorität können als solche ausgezeichnet werden. Der Bearbeiter wird auf diese besonders hingewiesen, eine bevorzugte Bearbeitung ist möglich. Eilige Vorgänge können über spezielle Attribute gekennzeichnet, sortiert und hervorgehoben werden. Zwischen der Registratur und der Poststelle kann eine arbeitsteilige Metadatenerfassung erfolgen. Dokumente können den Akten, Vorgängen etc. über Drag & Drop leicht zugeordnet werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, die eine Zuordnung über eine Erfassung des Seite 9

10 Geschäftszeichens des Vorgangs/ der Akte in der Metadatenmaske des Dokuments vorzunehmen. Auch aus einem Container-Objekt kann ein Dokument direkt angelegt werden. Ein Prüfmechanismus, der die Einhaltung des Geschäftszeichens bei der Zusammenfassung von Akten prüft, ist noch nicht implementiert. Dies kann aber nach Aussage von SER im Rahmen eines Systemcustomizings innerhalb von 2 Personentagen umgesetzt werden. Abbildung 1: Vorgang mit Metadaten und zugehörigen Objekten AG 5 : Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Die Anforderungen an einen Elektronischen Aktenplan sind überzeugend in SER DOMEA umgesetzt. Der Aktenplan kann elektronisch hinterlegt werden und ist für den Benutzer verfügbar. Einträge des Aktenplans (Aktenplaneinheiten) werden durch das Aktenplankennzeichen und eine textliche Beschreibung (Bezeichnung der Aktenplaneinheit bzw. Betreffseinheit) abgebildet. Die Hierarchie des Aktenplans kann abgebildet werden. Die parallele Verwendung von Teilaktenplänen wird unterstützt. Seite 10

11 Im Aktenplan ist eine Suche nach Aktenplaneinträgen und nach der textuellen Beschreibung übergreifend in allen Hierachieebenen möglich. Abbildung 2: Aktenplanverwaltung AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Die Anforderungen an die Vergabe von Geschäfts-, Vorgangszeichen und Dokumentnummern werden vollständig erfüllt. Die Aktenzeichen werden entsprechend dem vorgegebenen Aufbau (Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, feste und freie Ableitungen, laufende Nummer der Sachakte und Sondersachaktenzeichen) dargestellt. Eine eindeutige Identifizierung ist gegeben. Das Vorgangszeichen setzt sich zusammen aus dem Geschäftszeichen und der laufenden Nummer des Vorgangs (innerhalb der Akte). Somit erfolgt eine eindeutige Kennzeichnung der Vorgänge. Jedes Dokument ist eindeutig mit einer Dokumentnummer, bestehend aus einer laufenden Nummer und einer Zeitkomponente (Jahr oder Tagesdatum), zu identifizieren. Seite 11

12 Die Vergabe der Dokumentnummer erfolgt wahlweise automatisch oder manuell. Die Art der Vergabe (automatisch oder manuell) kann parametrisiert werden. Auch alle anderen Objekte (Mappe, Band, Teilakte, Vorgangshefte) können eindeutig über ein unifizierendes Kennzeichen identifiziert werden AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. Das Adressverzeichnis kann aus der Metadatenmaske eines Eingangsdokumentes aufgerufen werden, die entsprechende Adresse kann gesucht und übernommen werden. Für Adressen stehen standardmäßig 20 Attribute zur Verfügung. Bei Bedarf kann die Anzahl der verfügbaren Attribute projektspezifisch erweitert werden. Adressen können Verteilern zugeordnet werden. Für die Einbindung der Adressverteiler ist das SER DOMEA -System auf extern angebundene Verzeichnisdienste auf X.500 Basis angewiesen. Die Einrichtung und Pflege von Verteilern in SER DOMEA ohne die Einbindung externer Adressverteiler ist nicht möglich. Das SER DOMEA System unterstützt die Erstellung von persönlichen und öffentlichen Adressverzeichnissen AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft. In SER DOMEA sind die Anforderungen zum Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestandes und Umschreiben erfüllt. Seite 12

13 Private, d.h. noch nicht öffentliche (weitergeleitete) Objekte können vom Ersteller ohne Einschränkung gelöscht werden. Die Löschung von öffentlichen Objekten (Dokumente, Vorgänge und anderer Container-Objekte, die bereits vom Ersteller weitergeleitet wurden) kann nur mit entsprechender Löschberechtigung erfolgen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen. Die zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind nicht mehr durch andere Benutzer recherchierbar. Gruppen von Container-Objekten (vgl. AG4) können durch einen besonders berechtigten Benutzer (ggf. Administrator) global umgeschrieben werden (z.b. bei der Abgabe/Verlagerung von Akten ganzer Bereiche aufgrund einer Aufgabenverlagerung, Änderung des Aktenplans). Die kontrollierte Löschung sowie die Abgabe und die Übertragung der Federführung mit automatischer Anpassung der Zugriffsrechte ist möglich. Die globalen Umschreibungen werden mit Batchprogrammen umgesetzt. In SER DOMEA ist die Umschreibung von Akten möglich, es erfolgt aber standardmäßig keine Historisierung der vorgenommenen Umschreibung AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. Der Verbleib kann für alle Objekte mit den geforderten Attributen nachgewiesen werden. Dabei kann die Eingabe des Verbleibs manuell (als Freitext) und systemgestützt (Hinterlegung der Aufbauorganisation mit Organisationseinheiten und Mitarbeitern) erfolgen. Verbleibsnachweise werden historisiert. Wiedervorlagen können für Dokumente und Objekte (z. B. Akten, Aktenbände) gesetzt werden. Bei der Definition von Wiedervorlagen können Wiedervorlagetermine als Datum oder als Frist hinterlegt werden. Allerdings besteht keine Möglichkeit sich wiederholende Wiedervorlagetage oder Wiedervorlagefristen einzugeben. Feiertage sind im System nicht hinterlegt. Seite 13

14 Abbildung 3: Definition von Wiedervorlagen AG 10 Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. Um die Recherche nach Akten, Vorgänge und Dokumente (ggf. auch andere Objekte - vgl. AG4) zu erleichtern, können die Objekte nach inhaltlichen Kriterien verschlagwortet werden. In SER DOMEA ist eine Verschlagwortung mit einem zentralen, hierarchisch gliederbaren Schlagwortkatalog möglich. Erweiterungen des Schlagwortkataloges durch die Benutzer werden unterstützt. Allerdings existiert keine terminologische Kontrolle für den Schlagwortkatalog. Das Anlegen der geforderten Verweisarten ist möglich AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Seite 14

15 SER DOMEA verfügt über die Funktion Barcode-Druck, die es ermöglicht, definierte Geschäftszeichen, Vorgangskennungen oder Dokumentennummern mit einem entsprechenden Barcode-Drucker als Barcode und einer Klartextbezeichnung auf einem Etikett auszudrucken. Die Barcode-Etikette können zur Identifizierung der Dokumente, Vorgänge oder Akten beim Scannen genutzt werden. Der Barcode kann auch auf Endlosetiketten mit fortlaufender Nummer ausgedruckt werden, die dann auf den Papiereingängen aufgebracht und zum Indizieren der Dokumente beim Stapelscannen eingesetzt werden können. Optional besteht die Möglichkeit, über den Barcode den manuellen Verbleibsnachweis automatisch im System zu setzen. Durch Metadaten nachgewiesene Papierdokumente, auf denen ein Barcode (vgl. AG11) aufgebracht ist, können nachgescannt werden (Einzel- und Stapelscannen). Dabei werden Metadaten und Primärinformationen automatisch einander zugeordnet. Falls der Barcode aus Platzgründen nicht auf dem Dokument angebracht werden kann, besteht die Möglichkeit, diesen auf einer zusätzlichen Leerseite oder der Rückseite des Dokuments anzubringen. Die Zuordnung des Dokuments muss dann über ein separates Barcodeblatt erfolgen. Im wesentlichen werden alle Barcode-Drucker, deren Treiber-Software auf dem Arbeitsplatzrechner lauffähig ist und die als Übergabeparameter die Objektnummer und ein Klartext-Feld verarbeiten können, unterstützt. Die Anbindung von Barcodelesegeräten erfolgt grundsätzlich projektspezifisch. Seite 15

16 1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt Ag 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/check in und Replikation zur Verfügung zu stellen. Elektronische Dokumente beliebiger Formate können durch den Benutzer in das Vorgangsbearbeitungssystem als Dokumenttyp eingepflegt werden. Dokumente des elektronisches Aktenbestandes können aus- und wieder eingecheckt werden (Check-Out und Check-In). Auf ein ausgechecktes Dokument kann bis zum erfolgten Check-In nur lesend zugegriffen werden. Das System berücksichtigt im Check-Out Modus Zugriffsrechte, Versionierung und Schreibschutz. Ausgecheckte Dokumente können standardmäßig nur vom auslösenden Bearbeiter und seinen Stellvertretern freigeschaltet werden. Beim Check-In wird für jedes Dokument eine neue Version erstellt. Einschränkungen gibt es bei der Übernahme von elektronischer Post, die nur im Originalformat inklusive eventueller Anhänge erfolgen kann. Eine differenzierte Auswahl der Ablageart ist nicht wie gefordert möglich. Der Versand von Dokumenten aus dem VBS kann nur bei Verwendung Mailsystemen mit MAPI Unterstützung erfolgen. Für die mobile Vorgangsbearbeitung steht ein SER DOMEA Offline-Client zur Verfügung. Der Bearbeiter kann ausgewählte Vorgänge auf seinen Laptop übernehmen, sie dort bearbeiten und nach der Bearbeitung können die Dokumente wieder in das DOMEA -System übernommen werden. Dokumente und Containerobjekte können für die mobile Vorgangsbearbeitung und die Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten repliziert werden. Die Replikation Seite 16

17 erfordert die Verwendung einer Oracle Datenbank, da auf die entsprechenden Oracle Replizierungsmechanismen zurückgegriffen wird AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. Das System bietet separate Arbeitsplätze zum Scannen und zum Indizieren. Sowohl das "Massengeschäft" bei der Posteingangserfassung mit separaten Scan- und Indizierungsarbeitsplätzen als auch das Erfassen und Scannen einzelner Dokumente an einem Arbeitsplatz wird unterstützt. Gescannte Dokumente können in TIFF 6 Gruppe 4 Format, JPEG sowie Multi-Page TIFF gespeichert werden. Die Ansicht der gescannten Dokumente erfolgt mit einer SER-eigenen Viewer Komponente, die alle Standardfunktionen zum Anzeigen (z. B. Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen) und zum Bearbeiten (z. B: Textmarker, Unterstreichen, Stempel, Anmerkungen, Notizzettel) unterstützt. Annotationen werden getrennt vom Image gespeichert und in Layern verwaltet. Sie können wahlweise ausgeblendet werden. Die Anzahl der Layer ist nicht begrenzt. Fehlende Seiten oder Seiten unzureichender Qualität können erneut gescannt werden. Die entsprechende Seite wird in das gescannte Dokument eingefügt und ersetzt die ursprüngliche Seite. Ein erneutes Scannen des gesamten Dokuments ist nicht erforderlich. Das SER DOMEA -System unterstützt die Massenerfassung von Papiereingängen. Eine variable Skalierung der Stapelerfassung sowie der Vor- und Nachindexierung ist möglich. Zur besseren Erfassung der Dokumente können Trennblätter eingesetzt werden. Darüber hinaus kann ein Barcode auf der ersten Seite eines Scanstapels angebracht werden, über den eine Zuordnung des Dokumentes möglich ist. Alternativ ist eine Vordefinition der Seitenzahlen möglich. Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image mittels Barcode den bereits im System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden Das Seite 17

18 manuelle Nachscannen und Zuordnen konnte in der Präsentation nicht gezeigt werden. Abbildung 4: Registraturclient AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. Beim Erstellen eines Dokuments (Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Präsentationsgrafik-, Notiz-Dokumente) können Benutzerdaten (Name des Erstellers etc.) automatisch eingefügt werden. Darüber hinaus können zu dem Dokument und zu übergeordneten Objekten (Akte, Vorgang etc.) erfassten Metadaten selektiv automatisch in das Dokument eingemischt werden. Der Bearbeiter kann zwischen einmaliger, nicht-dynamischer Übername oder regelmäßigem Abgleich der Metadaten wählen. Der dynamische Abgleich der Metadaten Seite 18

19 beim längeren Bearbeiten von Dokumenten ist möglich. Ein wechselseitiger Abgleich der Metadaten kann aber nicht erfolgen. Dokumente können nach erfolgter Datenübernahme geschützt werden, nach zda- Verfügung sind automatisch keine Änderungen mehr möglich. Bestehende Dokumentenvorlagen werden in SER DOMEA integriert. Alle Dokumentvorlagen werden zentral verwaltet und können beliebige Formate haben. Das System kann in die verschiedenen Dokumentvorlagen erfassten Metadaten selektiv einfügen. Allerdings kann der Barcode nur in bestimmte Dokumentgruppen (z. B. Microsoft Word) automatisch eingefügt werden. Serienbriefe können als Vorlagen im System hinterlegt werden. In die Serienbriefe können beliebige Datenquellen eingemischt werden. Bestehende Serienbriefvorlagen einer Behörde können nach Anpassung der Serienbrief-Felder in SER DOMEA importiert und genutzt werden AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. Dokumente können als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument gespeichert werden. CI Dokumente können manuell, automatisiert, als Einzeldokument und als Dokumentengruppe in NCI gewandelt werden. NCI Dokumente können standardmäßig OCR-gewandelt werden. Die OCR-Bearbeitung kann manuell erfolgen. Auch die Wandlung von Teilbereichen ist möglich. Das System unterstützt auch die automatische Übernahme bestimmter Bereiche als Index- oder Metadaten. Seite 19

20 1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt. Abbildung 5: Verfügungsmaske zur Laufwegsdefinition Die Anordnung von jeglichen Bearbeitungsschritten und/oder stationen für Dokumente kann in einem Laufweg erfolgen. Das System unterstützt sowohl die parallele als auch die sequenzielle Bearbeitung von Dokumenten. Die Versionierung bzw. Historisierung ermöglicht einen eindeutigen Nachweis bei paralleler Bearbeitung und Seite 20

21 Veränderungen durch mehrere Bearbeiter. Auch Mischformen, in denen das Dokument sowohl parallel als auch sequentiell bearbeitet wird, werden unterstützt. Die Laufwegsdefinition kann vom Bearbeiter systemweit oder auch benutzerbezogen gespeichert werden (z.b. als vorgegebener, häufig wiederkehrender Laufweg). Der Bearbeiter kann beliebig viele Laufwege speichern. Die Änderung einer Verfügung (z.b. Änderung der Bearbeitungsschritte, Löschen von Bearbeitungsstationen) ist nur durch den Ersteller möglich. Beteiligte können ergänzende Verfügungen wie Untermitzeichnung initiieren. Zusätzlich zu den im Laufweg ausgewiesenen zukünftigen Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen können vom aktuellen Bearbeiter Notizen/Hinweise angelegt werden. Notizen/Hinweise besitzen informellen Charakter und können gelöscht werden. Das System unterscheidet zwischen zu speichernden, ergänzenden Informationen und löschbaren Notizen (Post-it-Funktion). Zu den Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen können Termine und Fristen gesetzt werden. Objekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. Die Navigation über die gespeicherten Laufwege erfolgt über einen Organisationsbrowser. Die Laufwegsdefinitionen können einem anderen Vorgang (Akte etc.) zugeordnet und, falls erforderlich, modifiziert werden. Einschränkungen bestehen bei der Definition von Verfügungen, da nicht alle geforderten Varianten im System umgesetzt sind. Dies kann aber projektspezifisch erfolgen AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. Seite 21

22 Für strukturierte Vorgänge können im System Prozessmodelle hinterlegt werden. Die Definition der Prozessmodelle erfolgt mit einem grafischen Editor. Änderungen am Prozessmodell werden protokolliert. Sowohl Client- als auch Server-Programme können automatisiert im Prozessverlauf aufgerufen werden. Die Bedienoberfläche zum Bearbeiten strukturierter Vorgänge und die Darstellung der Protokoll- und Bearbeitungsinformationen sind identisch mit der von unstrukturierten Vorgängen. Abbildung 6: Grafischer Editor für die Definition von Prozessmodellen Einschränkungen bestehen lediglich bei der Integration externer grafischer Modellierungswerkzeuge. Hier existieren zur Zeit keine Anbindungen AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Seite 22

23 Das System unterstützt die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen sowie von einzelnen Dokumenten. Die Zeichnung kann einzeldokumentbezogen erfolgen. Die Anforderungen an die Reaktionsmöglichkeiten von Mit- und Schlusszeichnenden werden in vollem Umfang erfüllt. Der Abbruch des Zeichnungsverfahrens durch den Initiator wird nicht unterstützt. Das Versenden einer Aufforderung an die Beteiligten den Vorgang zurückzuweisen, ist in diesem Fall nur manuell möglich. Mitzeichnung und Schlusszeichnung sind auch mit erneuter Login/Passwort Eingabe möglich. Ein separates Zeichnungs-Passwort ist in der Standardversion aber nicht vorhanden. Abbildung 7: Zeichnungen zu einem Dokument AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Die Protokollierung erfolgt den Anforderungen entsprechend ohne Einschränkung. Alle geforderten Angaben sind ersichtlich. Der bisherige Laufweg, Ort des Verbleibs und Bearbeitungsschritt sowie zukünftiger Laufweg sind einsehbar. Die Protokollierung erfolgt manipulationssicher und die Darstellung der Protokollinformation ist über- Seite 23

24 sichtlich. Die Auswertung wird durch Optionen wie das Ausblenden nicht benötigter Protokollinformation erleichtert. Abbildung 8: Detailierte Historie zu einem Laufweg AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Alle Dokumente einer Akte oder eines Vorgangs können einschließlich der Metainformation ausgedruckt werden. Dabei ist eine Selektion einzelner Dokumente nicht erforderlich. Dokumente verschiedener Vorgänge können zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang zusammengefasst werden. Eine Weiterleitung per oder Fax wird ebenfalls unterstützt. Die Art der Weiterleitung kann ausgewählt werden und die entsprechende Aktion (Ausdruck oder -weiterleitung) wird automatisch angestoßen. Die Auswahl der entsprechenden Weiterleitung muss aber manuell erfolgen, dass System kann bei einer Weiterleitung papiergebunden arbeitende Mitarbeiter nicht wie gefordert automatisch erkennen. Der elektronische Vorgang steht für die Dauer der konventionellen Bearbeitung nur für den lesenden Zugriff bereit. Die Entsperrung erfolgt nach Rückübernahme ins System. Der für die Dauer des Medienbruchs "gesperrte" Medienbruchvorgang kann aber mit besonderer Berechtigung durch den Medienbruchinitiator oder den Stellvertreter bereits vor der Rückübernahme zur Bearbeitung freigegeben werden. Seite 24

25 In der Vorgangshistorie können auch Laufwege, die außerhalb des Systems abgearbeitet wurden, nachgewiesen werden AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. Die Versionierung erfolgt automatisch beim Check-In und bei allen Änderungen an einem Dokument nach dem Wechsel des Bearbeiters. Außerdem kann die Versionierung manuell durch einen Bearbeiter ausgelöst werden. Die Veränderung alter Versionen ist nicht möglich. Ein automatischer Vergleich verschiedener Versionen kann durchgeführt werden. Mangelhaft ist die fehlende Unterstützung für die Metadatenversionierung. Das System unterstützt nur die Versionierung von Primärinformation. Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines Dokuments können nicht versioniert werden. Die Versionierung von bestimmten Metadaten kann projektspezifisch implementiert werden. Versionen des Dokumentes Abbildung 9: Dokumentversionen Seite 25

26 1.7.7 AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Abbildung 10: Vorgangsbearbeitung mit SER DOMEA WebDesk Es existieren 3 web-basierte Clients unter Verwendung von Java-Applets für verschiedene Nutzergruppen. SER DOMEA WebSearch erlaubt die Recherche über den elektronischen Aktenbestand, SER DOMEA Internet Gateway ermöglicht das Anlegen von Dokumenten und das Starten von Vorgängen ausgehend von webbasierten Formularen und SER DOMEA WebDesk erlaubt die aktive Bearbeitung von Objekten. Insgesamt unterstützen die WebClients die Basisfunktionalitäten der DO- MEA -Stufe 2. Aussonderung, Verfügungen, Monitoring, Auswertungen, Blättern und Multi-Format Viewer sind im WebClient nicht möglich. Das Login erfolgt mit Passwort und Benutzerkennung. Das Vorgangsbearbeitungssystem stellt keine eigene Funktionalität zur Informationsbereitstellung zur Verfügung. Schnittstellen zu Publikationssystemen (CMS-Systemen) existieren nicht. Die Digitale Signatur ist nicht standardmäßig im Web-Client integriert sondern muss projektbezogen eingebunden werden. Seite 26

27 1.8. Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept soll vom Antragsteller dargestellt werden. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 23:Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Die Anforderungen an den elektronischen Schreibtische werden in vollem Umfang erfüllt. Die Arbeitsplätze der verschiedenen Clients sind übersichtlich, Listendarstellungen sind voll konfigurierbar und benutzerspezifische Einstellungen werden arbeitsplatzunabhängig gespeichert. Die Navigation in der Objekthierarchie (Akte -> Vorgang -> Dokument) ist benutzerfreundlich umgesetzt. Es ist für den Benutzer jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich befindet. Seite 27

28 Abbildung 11: Vorgangsbearbeitung mit SER DOMEA WinDesk Das Hauptdokument eines Vorgangs kann besonders gekennzeichnet werden. Zugehörige Unterdokumente werden in der untergeordneten Register-Ablage als solche deutlich gemacht. Auf neu eingegangene Objekte wird der Benutzer besonders hingewiesen. A b b i l d u n g A A Abbildung 12: Vorgangsbearbeitung mit dem SER DOMEA Outlook Client Seite 28

29 1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. Die Anforderungen an die Ablagestruktur werden hervorragend umgesetzt. Hierarchische Ablagestrukturen können beliebig aufgebaut und prinzipiell unbegrenzt tief gegliedert werden. Das System unterstützt individuelle Ablagen und Gruppenablagen. Die parallele Einsicht und Bearbeitung der Gruppenablagen ist möglich. Objekte können im System als Original, Kopie und Referenz (Verweis) abgelegt werden. Abbildung 13: DMS-Ablage AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen / Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. Seite 29

30 Die Volltextsuche über Dokumentprimärinformation war in der Präsentation noch nicht einsatzreif, was zur Abwertung führte. Die Metadatensuche ist wie gefordert über alle Metadaten der registrierten Objekte möglich. Die Trefferlisten können weitestgehend konfiguriert und sortiert werden und die gefundenen Objekte lassen sich direkt aus der Trefferliste öffnen. Suchergebnisse können zur späteren Verwendung sowohl statisch als Trefferlisten als auch dynamisch in Form von gespeicherten Suchkriterien hinterlegt werden. Trefferlisten können in Microsoft Excel exportiert werden. Teilsuche, logische Verknüpfungen verschiedener Suchkriterien und die Angabe eines Zeitraums bei Datumsfeldern ist möglich. Die phonetische Suche wird nicht unterstützt. Die erneute Suche über Trefferlisten, auch als sequentielle Suche, ist nicht möglich. Die Zugriffsrechte gelten für alle Suchwerkzeuge. Die Suchergebnisse unterliegen den Zugriffsrechten, d. h. ein Objekt kann nur über eine Suchanfrage gefunden werden, wenn das Leserecht für das Objekt besteht. Die geforderten Standardauswertungen (Aktenbestandsverzeichnis, Posteingangsbuch, Verzeichnisse der Aussonderung) sind vordefiniert. Weitere Standardauswertungen können durch den Benutzer definiert und gestaltet werden. Der Suchbereich kann den Anforderungen entsprechend eingeschränkt werden. Im Falle eines integrierten Archivs, werden die Ergebnisse unabhängig vom Speicherort angezeigt. Seite 30

31 Abbildung 14: Dokumentensuche im DMS AG 26: Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten sowie zur intelligenten Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft. Mit der Integration von SERbrainware und SERdestiller bietet SER zwei Komponenten, welche die Vorgangsbearbeitung um Funktionalitäten aus dem Informations- und Wissensmanagement bereichern. Beide Module wurden bereits mit SER DOMEA in Projekten implementiert und konnten im Rahmen des Präsentationsszenarios überzeugend vorgeführt werden. SERbrainware bietet assoziativen Zugriff (z.b. Ähnlichkeitssuche, Mustererkennung, fehlertolerante Suche) auf den elektronischen Aktenbestand und über externe Quellen. SERdestiller ist ein lernendes System für die automatische Klassifikation von großen Eingangsmengen. Die automatisierte Übernahme und Weiterleitung sowie Einbindung in das Vorgangsbearbeitungssystem wurden dargestellt. Das System ermöglicht weiterhin den personifizierten Zugriff auf den Daten- bzw. Dokumentenbestand. Individuelle Interessengebiete werden klassifiziert durch das System gelernt und entsprechend dargestellt. Seite 31

32 Übernehmen Automatische Klassifizierung mit SERdistiller Klasse: IT-Angelegenheiten Klassifikation / Extraktion Klasse: Organisation Vorgang mit Dokument anlegen Klasse: Veranstaltungen Vorgang mit Dokument anlegen Vorgang IT-Angel. Vorgang Organ. Vorgang Organ. Vorgang mit Dokument anlegen RL 1.3 Schneider RL 1.1 Schmidt A1 König Abbildung 15: Automatische Posterfassung mit SERdestiller Seite 32

33 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung Das DOMEA -Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung des lebenden Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA -zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 27: Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Die Anforderungen zur Definition von Aufbewahrungsfristen wurden vollständig erfüllt. Die Aufbewahrungsfrist kann als Metainformation zur Akte gespeichert werden und gilt auch für die zur Akte zugeordneten Dokumente und Vorgänge. Aufbewahrungsfristen werden im Aktenplan vordefiniert und beim Anlegen der Akte in die Metainformationen editierbar übertragen. Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann zu jedem der im Anforderungskatalog definierten Zeitpunkte (Anlage der Akte, mit der Z.d.A.-Verfügung zum Vorgang bzw. zu Dokumenten, in periodischen Kontrolläufen, in Kontrolläufen bei Bedarf oder dem Zurücklegen in die Altregistratur) erfolgen AG 28: Weglegesachen Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft. Auch die Anforderungen an die Definition sogenannter Weglegesachen werden vollständig erfüllt. Weglegesachen können als solche gekennzeichnet bzw. in bestimmten Ablagen abgelegt werden. Eine Übernahme in die elektronische Altregistratur ist Seite 33

34 dann nicht mehr möglich, sondern es erfolgt die Vernichtung nach einer administrierbaren Frist AG 29: Aussonderung Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt. Die Aussonderung nach dem vierstufigen Aussonderungsprozess des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten ist nicht vollständig möglich. Zur Zeit wird die Erstellung eines Anbieteverzeichnisses unterstützt, dessen Generierung allerdings manuell angestoßen werden muss. Auszusondernde Vorgänge und Dokumente werden mit sämtlichen Meta- und Kontextinformationen im XML Format ausgesondert. Die Übernahme des sverzeichnisses von der Archivbehörde kann projektspezifisch realisiert werden. Die automatische Vernichtung von nicht anzubietendem Schriftgut wird nicht unterstützt. Das Aussonderungsdatum ergibt sich aus dem Datum der letzten Z.d.A.-Verfügung zuzüglich der festgelegten Aufbewahrungsdauer der Akte. Nach der Aussonderung kann eine Reorganisation der Speichermedien nur dann erfolgen, falls das SER DOMEA Archiv verwendet wird. Hierbei werden zyklisch die Datenbestände der einzelnen WORMs umkopiert, um die aktuellen Bestände von logisch gelöschten Objekten zu trennen. Danach können die WORM-Platten mit den nicht mehr benötigten und bereits logisch im System gelöschten Objekten endgültig vernichtet werden. Seite 34

35 1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung Die Nutzung des System soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den Antragsteller. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf Anforderung praktische Hilfestellung zu geben. Das System verfügt über verschiedene Hilfesysteme für die verschiedenen Arbeitsplatztypen. Die Bedienung der verschiedenen Systeme ist einheitlich und das Verständnis wird durch eine verwaltungsspezifische Terminologie erleichtert. Innerhalb der Online-Hilfe kann der Benutzer sowohl über Stichworte als auch über Hyperlinks navigieren. Für die Schaltflächen werden Tooltips angezeigt. Die Hilfetexte liegen in komprimierten HTML-Dateien (CHM Format) vor. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit kundenspezifische Texte in Microsoft Word zu erstellen und in HTML zu konvertieren AG 31. Handbuch und Schulung Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs(Computer Based Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen. Das umfassende Benutzerhandbuch ist nur funktionsorientiert in Administration, Anwendung und Entwicklung und nicht wie gefordert nutzergruppenspezifisch unterteilt. Seite 35

36 Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen sind vorhanden. Die Schulungen selbst werden durch SER oder durch autorisierte Partner durchgeführt. Je nach Benutzergruppe bewegt sich der Schulungsaufwand zwischen 2 und 7 Tagen. Computer Based Trainings werden allerdings nur in entsprechend großen Projekten angeboten. Seite 36

37 1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung Ein Vorgangsbearbeitungssystem muss als ein behördenweit nutzbares System über ein durchdachtes Konzept zur Administration und Parametrisierung verfügen, das der Behörde die Pflege des Systems und die tägliche Aktualisierung von Nutzern, Organisationseinheiten, Zugriffsrechten etc. flexibel und einfach ermöglicht. Entsprechende Funktionalitäten werden in dieser Hauptgruppe geprüft. Ziel ist es dabei, eine Behörde möglichst unabhängig vom Lösungsanbieter hinsichtlich des laufenden Betriebs sowie der Anpassung des Systems an sich ändernde Bedürfnisse der Behörde zu machen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand Die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems soll für die Behörde von einer zentralen Stelle aus möglich sein. Die Anforderungsgruppe prüft Funktionalitäten, die auf die Integrationstiefe der Administration und den Administrationsaufwand abzielen. Im System werden Benutzer, Zugriffsrechte und Zugriffsprofile an einer Stelle einheitlich für alle Teilsysteme und Komponenten verwaltet. Es existieren Upgrade Routinen um spezifische Einstellungen wie z. B. Konfiguration, Masken, Listen, Zugriffsberechtigungen, Daten u. ä. in neue Versionen zu übernehmen. Alle wesentlichen Administrations- und Konfigurationsfunktionen mit Ausnahme von Umstellungen am Datenmodell oder Datensicherung bei der Verwendung von BLOBs können unabhängig vom Tagesbetrieb durchgeführt werden. Der Administrationsaufwand wird von SER bei typischen Installationen mit 3 Administratoren auf 200 Benutzer geschätzt. Seite 37

38 Abbildung 16: Zentrale Administration des Systems AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation ist grafisch zu hinterlegen. Hierbei soll eine Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten, eine Zuweisung von Merkmalen zu Mitarbeitern und Organisationseinheiten gewährleistet sein. Weiterhin sind administrative Funktionalitäten wie Änderung der Aufbauorganisation, Deaktivierung von Mitarbeitern, Einrichtung von Projektgruppen und die Übernahme von Merkmalen aus Verzeichnisdiensten darzustellen. Die Abbildung der Aufbauorganisation kann im Standard mit den meisten, aber nicht mit allen der geforderten Attribute geschehen. Die fehlenden Attribute (Faxnumme, Nutzerfaxnummer) können projektspezifisch umgesetzt werden. Die vier geforderten Szenarien zur Administration typischer Organisationsänderungen sind alle ergonomisch umgesetzt. Es ist ein schlüssiges Konzept zum Deaktivieren bzw. Löschen nicht mehr aktiver Benutzer vorhanden. Deaktivierte Benutzer werden im Benutzerbrowser nicht mehr angezeigt und können auch nicht mehr adressiert werden. Dabei hat die Deaktivierung keinen Einfluss auf die Meta- bzw. Protokoll- und Bearbeitungsinformationen abgeschlossener Vorgänge. Seite 38