Planung, Durchführung und Evaluation von Benchmarks in der öffentlichen Verwaltung

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1 Planung, Durchführung und Evaluation von Benchmarks in der öffentlichen Verwaltung Veranstaltungsnummer: 2016 Q 166 BS Termin: Zielgruppe: Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen aus öffentlichen Verwaltungen, für die dieses Thema von Interesse ist Ort: Marriott Hotel Köln Johannisstr Köln Tel Cologne.marriott@marriotthotels.com Dozent/in: Dipl. Kff. Christiane Wurm Stand: Ersteller: MR

2 LERNZIELE Benchmark-Prozesse sind mehr als der reine Vergleich harter Fakten in Form von Kennzahlen. Es nimmt einen immer wichtigeren Platz unter den Managementtechniken ein und beinhaltet den klassischen Vergleich von Organisationen innerhalb eines Ressorts durch das systematische Suchen nach rationellen Vorgehensweisen und besseren Lösungen. Benchmarking stellt den Austausch zwischen vergleichbaren Organisationen dar mit dem Ziel, von den besten Ergebnissen zu lernen. Das Instrument beantwortet die Frage, ob eine Organisation besser ist als eine andere Organisation und untersucht vor allem die Frage des Warum? Benchmarking ist ein Instrument zum gezielten Aufzeigen von Verbesserungs- und Optimierungspotenzialen bis hin zur Entscheidungsunterstützung mit Fragen der strategischen Ausrichtung. Ziele im Einzelnen sind die Benchmark-Methode strukturiert kennen zu lernen; Handlungsempfehlungen und Checklisten zur Planung, Vorbereitung und Umsetzung eines Benchmark-Projekts zu erhalten; Praxisbeispiele kennen zu lernen; Probleme und Stolpersteine zu vermeiden; Benchmark als Ergänzung zu anderen Management-Instrumenten zu verstehen (z.b. dem EFQM-Modell, dem Ishikawa-Fischgrät-Modell; ein Benchmark-Projekt nach dem 5-Phasen-Modell zu planen und durchzuführen; die richtigen Benchmark-Partner für einen Vergleichsring zu identifizieren, auszuwählen und anzusprechen; die Ergebnisse aus dem Benchmark mit Hilfe von belastbaren Kennzahlen zu evaluieren und die Ergebnisse aus dem Benchmarking in strategieorientierte Maßnahmen zu überführen, zu priorisieren und konsequent und praxisorientiert umzusetzen Q166 BS Benchmarks in der öff Verwaltung 2T Berlin Rev. Stand 1 Seite 2 von 6

3 PROGRAMMABLAUF (Änderungen vorbehalten) 1. TAG Uhr Begrüßung Vorstellung Erwartungen Ablauf Uhr Grundlagen von Benchmarkprozessen Begriff "Benchmarking" Abgrenzungen zu den NSI im Public Sector Ziele des Benchmarkings im Public Sector Voraussetzungen für ein wirkungsvolles Vergleichen von Organisationen Bedeutung des Produktkatalogs bestehend aus externen und internen Produkten Bedeutung der Geschäftsprozesse und Supportprozesse Bedeutung des Messsystems bestehend aus Kennzahlen und Indikatoren Leistungsunterschiede als Anlass für Vergleiche Bedingungen und Erfolgsfaktoren Risiken und Hindernisse 2016 Q166 BS Benchmarks in der öff Verwaltung 2T Berlin Rev. Stand 1 Seite 3 von 6

4 Uhr Formen eines nachhaltigen Benchmarkings Externes Benchmarking als horizontales, vertikales und intersektorales Benchmarking Internes Benchmarking Vor- und Nachteile verschiedener Formen des Benchmarkings Uhr Benchmarking - Objekte ---- was lohnt sich zu vergleichen? Produkte oder Produktgruppen --- wie sichern wir einen "relativ" einheitlichen und vergleichbaren Produktkatalog? ("Geschäfts-")-Prozesse, die zu externen Ergebnissen mit externem Kundenbezug führen Supportprozesse, um auch Servicebereiche zu vergleichen --- insbesondere Prozesse der Personalsteuerung (Personalkosten, mittlere Prozesszeiten (produktive Bearbeitungszeiten, Durchlaufzeiten), Arbeitsmengen) Führungsprozesse Portfoliotechnik und ABC-Analysen, um die richtigen, für einen Benchmark aussagekräftigsten Prozesse zu finden und auszuwählen Benchmark aus der Sicht einer externen Finanzsteuerung Methode: Unterrichtsdiskussion und Gruppenübungen 2016 Q166 BS Benchmarks in der öff Verwaltung 2T Berlin Rev. Stand 1 Seite 4 von 6

5 2. TAG Uhr Rückblende erster Seminartag Warm up Uhr Benchmark - Ansätze zur Beurteilung und Messung von Leistungen einer Organisation eindimensional fokussierte Sichtweisen vs. mehrperspektivischer Ansätze Konzept der Balanced Scorecard Mehrwert des BSC-Ansatzes --- der BSC-Ansatz in seiner Entwicklung bis zur Gegenwart Konzept des IKO-Netzes der KGSt / der Bertelsmann-Stiftung Konzept des EFQM Excellence-Modells Schaffung einheitlicher Benchmark - Kriterien --- Schlüssel- / Leistungsergebnisse, Wirtschaftlichkeit und Aufgabenerfüllung Abgrenzung zum ökonomischen Prinzip (Maximum-, Minimumund Optimumprinzip) Aufgabenerfüllung und Rechtmäßigkeit Mitarbeiterzufriedenheit (mitarbeiterbezogene Ergebnisse) Kundenzufriedenheit (kundenbezogene Ergebnisse) Wirtschaftlichkeit Image (gesellschaftsbezogene Ergebnisse) Zukunftsfähigkeit 2016 Q166 BS Benchmarks in der öff Verwaltung 2T Berlin Rev. Stand 1 Seite 5 von 6

6 Uhr Vorgehensweise bei der Implementierung eines Benchmark-Vorhabens Tagesgeschäft oder Projekt? Projektansatz ---- Notwendigkeit eines Projektauftrags 4 Phasen eines Leistungsvergleichs ganzheitliches Vorgehensmodell zum Benchmarking (ARIS-Phasenmodell Uhr Identifizierung von Behördenbereichen für ein nachhaltiges Benchmark --- insbesondere zur Personalsteuerung Was heißt Personalsteuerung? Ziele der Personalsteuerung Identifizierungskriterien für Behördenbereiche, die sich unter dem Gesichtspunkt der Personalsteuerung besonders für einen Benchmark eignen zu erwartende Nutzeffekte von Benchmarks im Bereich einer prozessorientierten Personalsteuerung als analytischer und argumentativer Aufhänger für ohnehin notwendiger Strukturüberprüfungen Schaffung eines Problembewusstseins für Machbarkeiten Schaffung eines höheren Kostenbewusstsein auf allen Ebenen Uhr Abschlussbesprechung Auswertung des Seminars Verabschiedung 2016 Q166 BS Benchmarks in der öff Verwaltung 2T Berlin Rev. Stand 1 Seite 6 von 6