GI FG-Treffen RE, Essen Anforderungsmanagement und Mitarbeitermotivation

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1 GI FG-Treffen RE, Essen Anforderungsmanagement und Mitarbeitermotivation 1

2 Übersicht Thematik Handlung, Leistung und Ziel Warum sind Ziele motivationsfördernd? Merkmale motivierender Ziele Anforderungen als Mitarbeiterziel Schwierigkeiten bei der Umsetzung (MbO) Fazit: Ergebnisse und Empfehlungen 2

3 Themenstellung Anforderungen sind Ziele Ziele können Mitarbeiter führen anforderungsgetriebene Projekte Wie paßt das Setzen von Mitarbeiterzielen mit dem Anforderungsmanagement zusammen? 3

4 Handlung, Leistung und Ziel Leistungsmotivation: Auseinandersetzung mit einem Gütemaßstab Zielsetzungstheorien Mitarbeiterziele und Projektziele Projektanforderungen sind Projektziele Mitarbeiterziele ungleich Projektanforderungen Die Umsetzung von Anforderungen ist eine Handlung mit Leistungscharakter: Es wird ein objektiv bewertbares, selbst geschaffenes Ergebnis angestrebt. 4

5 Warum sind Ziele motivationsfördernd? Motivationsförderung a) Ziele lenken die Aufmerksamkeit. b) Ziele führen zum Verfolgen der Aufgaben. c) Ziele führen zur Vereinfachung von Strategien. Handlungserleichterung Orientierung des Mitarbeiters Rückmeldungen an den Mitarbeiter Veränderungsmöglichkeit der Tätigkeit Erleichterung der kognitiven Kontrolle Erhöhung der Ausführungseffizienz Optimierung der mentalen Beanspruchung Berücksichtigung individueller Unterschiede 5

6 Merkmale motivierender Ziele Goal-Setting-Ansatz der Leistungsmotivation a) Ziele sollten klar und spezifisch sein. b) Ziele sollten schwierig sein. c) Ziele müssen akzeptiert werden d) Es sollten Rückmeldungen erfolgen. e) Ziele sollten rechtzeitig festgelegt werden. Schwierigkeitsgesetz der Motivation Anstrengungskalkulationsprinzip partizipative Führung 6

7 Formulierung von Anforderungen / Zielen Regeln zur prägnanten und verständlichen Formulierung von Zielen / Anforderungen (Klaus Pohl) 1) Formulieren Sie Ziele kurz und prägnant 2) Verwenden Sie Aktivformulierungen 3) Formulieren Sie wenn möglich überprüfbare Ziele 4) Verfeinern Sie nicht überprüfbare Ziele 5) Formulieren Sie den Mehrwert eines Ziels 6) Geben Sie eine Begründung für das Ziel an 7) Vermeiden Sie Lösungsansätze 7

8 Anforderungen als Mitarbeiterziele Aktive, kurze und prägnante Formulierung entspricht Klarheit und Spezifizität Mehrwert und Begründung führen zur Akzeptanz. Überprüfbarkeit erlaubt Rückmeldungen über die Zielerfüllung und den Zielerreichungsgrad. Rechtzeitigkeit und objektive Schwierigkeit der Ziele Verspätet formulierte Anforderungen hohe Risiken Einfach umzusetzende Anforderungen keine Herausforderung: bloße Routine und Langeweile Unterspezifikation und Überspezifikation 8

9 Management by Objectives (MbO) Management by Objectives (MbO) a) Genaue Beschreibung des Ziels b) Partizipative Entscheidungsfindung c) Explizit festgelegter Zeitabschnitt d) Feedback über die erbrachte Leistung Gemeinsames Setzen von Zielen Abwärtsfließen von Unternehmenszielen in der Hierarchie 9

10 Schwierigkeiten bei der Umsetzung (MbO) MbO wird längst als wirksam akzeptiert. Bei falscher Anwendung gibt es jedoch häufig Probleme: Die Ziele veralten. Die Ziele sind zu komplex. Die Ziele sind zu langfristig. Die Akzeptanz der Ziele ist gering. Die Ziele der Gruppenmitglieder einer Arbeitsgruppe können deren Leistung senken (Vorwurf MbO ist ein Teamkiller ). Zielkonflikte und Initiierungsfehler bei parallelen Zielen Deaktivierungsfehler bei Zielwechsel Rückmelden: Feedbacks führen in 38% der Fälle zu schlechteren Leistungen! 10

11 Fazit: Ergebnisse und Empfehlungen I Mitarbeiterziele können sich auf Projektanforderungen beziehen und deren Umsetzung beinhalten. Sie dürfen wie Anforderungen weder zu einfach noch zu komplex sein. Zielkonflikte sind wie Anforderungskonflikte gänzlich zu vermeiden. Alle Ziele sind bei Bedarf (und oft schnellstmöglich) zu überarbeiten. 11

12 Fazit: Ergebnisse und Empfehlungen II Es reicht jedoch nicht, die Qualitätskriterien für Projektanforderungen zu erfüllen, um Mitarbeitermotivation und Handlungserleichterung zu erzielen. Vielmehr stellen Mitarbeiterziele eine eigene Kategorie von Anforderungen dar. An der Definition der Anforderungen sollten die sie umsetzenden Mitarbeiter nach Möglichkeit partizipieren. Mitarbeiterziele müssen vom Mitarbeiter selbst akzeptiert werden und eine Herausforderung darstellen. Sie dürfen ihn weder über- noch unterfordern. Es handelt sich stets um individuelle Ziele. 12

13 Fazit: Ergebnisse und Empfehlungen III Die Projektanforderungen müssen durch zusätzliche Orientierung ergänzt werden, sowie um ein persönliches Feedback, das primär Information, nicht aber Leistungsbeurteilung enthält. Es empfiehlt sich, die Gruppe miteinzubeziehen. Eine hohe Gruppenleistung sollte Teil der Zielsetzung jedes einzelnen Mitglieds sein. Im Falle großer Anforderungsvolatilität entsteht eine Blindleistung, deren Aufwand sich nicht in Nutzen abbildet. Die Mitarbeiterziele sollten dies explizit berücksichtigen. 13

14 Diskussion Thematik Handlung, Leistung und Ziel Warum sind Ziele motivationsfördernd? Merkmale motivierender Ziele Anforderungen als Mitarbeiterziel Schwierigkeiten bei der Umsetzung (MbO) Fazit: Ergebnisse und Empfehlungen 14

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