Abbildung der Prozesse in Unternehmen der Schüttgut- und Asphaltindustrie in der Branchensoftware WDV2010 Wissen Daten - Visionen

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1 Abbildung der Prozesse in Unternehmen der Schüttgut- und Asphaltindustrie in der Branchensoftware WDV2010 Wissen Daten - Visionen PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG Lange Straße Pferdingsleben / Erfurt Telefon: Telefax: info@praxis-edv.de Seite 1 von 27

2 1. Einführung Die WDV 2010 ist eine Software-Lösung, die die Prozesse von Schüttgut produzierenden Unternehmen vollständig abbildet und integriert. Im Folgenden werden wesentliche Prozesse und deren Abbildung in der WDV 2010 beschrieben. Diese Ausarbeitung versteht sich jedoch nicht als vollständige Beschreibung des Programms, sondern ist ein Streifzug durch die Funktionalitäten, die spezifisch sind in Unternehmen der Schüttgut-Branche und in ihrer Integrationsdichte in einer Softwarelösung ein Alleinstellungsmerkmal darstellen. 2. Vertrieb 2.1. Ausschreibung Die PRAXIS stellt über eine Internet-Plattform (AUGE) Ausschreibungen und Submissionsergebnisse zur Verfügung. Der Kunde definiert, welche Ausschreibungen (bsp. Verkehrswegebau und Gala-Bau) er sehen möchte und welches Gebiet betrachtet werden soll. Das Gebiet ist frei definierbar. Quelle der bereitgestellten Ausschreibungen ist greenprofi. Die Internet-Plattform bietet umfangreiche Recherche- und Statistik Funktionalitäten. Sie ist in der WDV2010 fest integriert. Der Vorteil der AuGe Zuarbeit gegenüber den regionalen Blättern und Zeitungen liegt darin, dass diese Ausschreibungen bereits organisatorisch aufbereitet und katalogisiert sind z. B. nach Gewerken, Artikel, Submissionsdatum. Ausschreibungen, Mengen können von der Internetplattform in die WDV2010 zur Weiterverarbeitung und Qualifizierung über eine genormte Schnittstelle importiert werden. AuGe - Kartenansicht Seite 2 von 27

3 Die Qualifizierung der Ausschreibungen in der WDV2010 umfasst die Zuordnung zwischen Leistungspositionen und Mengenauszug, die Geocodierung der Ausschreibung sowie die Ermittlung der Entfernungen der Baumaßnahme zu eigenen und Mitbewerberwerken. Die Informationen Submissionsdatum, Zuschlagsfrist, Bauzeitraum sind selbstverständlich erfassbar, Submissionsergebnisse können erfasst oder vom Internet-Portal AuGe nach Bekanntgabe in die WDV2010 importiert werden. Ausschreibungen Ergebnisse Neben den eigenen Werken sind auch Mitbewerberwerke bzw. Mitbewerber als Stammdaten mit umfangreichen Informationen (Bsp: Gesellschafter-Struktur, verwendete Anlagen, Jährliche Produktionsmengen, geographische Lage, und vieles mehr) in der WDV2010 erfassbar. Dies ermöglicht aus der Ausschreibungsmaske heraus die Entfernungen der Baumaßnahme zu eigenen Werken und Werken der Mitbewerber zu ermitteln, um die Konkurrenz-Situation um die Baumaßnahme einer ersten Analyse zu unterziehen. Ausschreibungen Ermittlung der Entfernungen zwischen Baumaßnahme und Werk bzw. Mitbewerberwerken Seite 3 von 27

4 Die Ausschreibung ist Ausgangspunkt der vertrieblichen Aktivitäten für die Baumaßnahme. Wenn der Mengenauszug in der Ausschreibung auf Basis des eigenen Artikelstammes erfasst ist, werden diese Informationen sowie die Informationen zu Lieferwerken und der Baumaßnahme bei Angebotserstellung direkt in das Angebot übernommen. Schon in der Ausschreibungsmaske der WDV2010 können Preise für die Baumaßnahme kalkuliert werden. Dazu steht ein komfortables Kalkulationsschema zur Verfügung. Hier werden die aus der Rezeptur und den Einkaufspreisen der Rohmaterialien errechneten Stoffkosten sowie variable, fixe und Vertriebs- und Verwaltungskosten dem kalkulierten Verkaufspreis gegenüber gestellt. Somit können die Deckungsbeiträge 1, 2 und 3 errechnet werden. Der Anwender kann hier die prozentualen Rezepturbestandteile und die Einkaufspreise der Rohmaterialen kalkulatorisch ändern und somit die Stoffkosten neu errechnen. Dies bietet dem Anwender innerhalb der WDV2010 eine Flexibilität mit gleichzeitigem Zugriff auf Stammdaten, die bisher nur in eingeschränkter Form in Excel realisierbar waren. Ausschreibungen Kalkulationsschema Seite 4 von 27

5 Über die Verknüpfung zwischen Angebot und Ausschreibung kann jederzeit einerseits in der Ausschreibungsmaske und andererseits in Statistiken die Zuordnung zwischen der Ausschreibung und den erstellten Angeboten auf diese Ausschreibung hergestellt werden. Ausschreibung Ansicht der erstellen Angebote in der Ausschreibungsmaske 2.2. Angebot/Auftrag Die Angebotserfassung bietet selbstverständlich Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten des Systems (z.b. Kunden, Baustellen, Artikel, Werken, Lieferarten). Der Anwender wird durch die Möglichkeit aus der Angebotserfassung Preisinformationen abzurufen, in der Kalkulation von Materialpreisen und Frachtsätzen vielfältig unterstützt. Angebot Preisinformation Material Angebot Preisinformation Fracht Die auf der vorangehenden Seite beschriebenen Möglichleiten der Stoffkosten-Kalkulation sind auch in der Angebotserfassung sinngemäß implementiert. Seite 5 von 27

6 Durch die Zugriff auf die Stoffkosten, die sich anhand von hinterlegtem Einkaufpreisen und den Verkaufsartikeln hinterlegten Rezepturen berechnen, wird auch bei der Angebotserfassungen der Deckungsbeitrag 1 ermittelt und angezeigt. Der Deckungsbeitrag wird aus Verkaufsmaterialpreis minus variable Kosten minus Stoffkosten ermittelt. Die Deckbeiträge 2 und 3 berücksichtigen zusätzlich Fix- und Vertriebs- und Verwaltungskosten. Variable Kosten, Fix- und Vertriebs- und Verwaltungskosten können im Artikel- bzw. dem Werksstammdaten hinterlegt werden. Angebot Ermittlung Deckungsbeitrag Die Angebotserfassung bietet die Möglichkeit, durch den Zugriff auf die Rezepturen der Mischgutartikel und die Einkaufspreis der Rohmaterialien, durch Veränderung der Einstandspreise der Rohmaterialien Deckungsbeiträge zu beeinflussen. Diese Veränderungen werden, wie auch die Deckungsbeiträge pro Mengeneinheit mit dem Angebot gespeichert. Damit ist die Transparenz der Kalkulationsbasis des Verkaufspreises sicher gestellt. Schon zum Zeitpunkt der Angebotserfassung sind somit Informationen zum Deckungsbeitrag verfügbar. Analog gilt dies selbstverständlich auch für die Auftragserfassung. Angebot Information zur Rezeptur und den Einkaufspreisen Seite 6 von 27

7 Die Wandlung von Angeboten in Aufträge erfolgt unter Übernahme aller relevanten Daten praktisch auf Knopfdruck. Eine erneute oder Mehrfach-Erfassung von Daten entfällt. Angebote können auf Wiedervorlage gelegt werden, die Workgroup-Ansicht der WDV2010 zeigt einem Anwender bei Starten des Programms auf einem Blick die zur Wiedervorlage anstehenden Angebote. In der Angebotsmaske können - analog zu der in Kaptitel 2.1 Ausschreibung beschriebenen Funktionalität die Entfernungen und Routen zwischen der Angebotsbaustelle und den Werken bzw. Mitbewerberwerken, die sich in der Region befinden berechnet werden. Die Werks- bzw. Mitbewerberwerksstandorte können nach Branche gefiltert werden, der betrachtete Umkreis kann vom Anwender angegeben werden. Grundlage dieser Berechnung ist die präzise Geocodierung der Stammdaten (Baustelle, Werke, Mitbewerberwerke). Der Anwender wird bei der Anlage von gecodierbaren Stammdaten durch den vom Programm vorgegebenen Workflow unterstützt. In der Angebots- und Auftragsbearbeitung haben Anwender weitreichenden Zugriff auf in der WDV2010 bereits erfasste Kundendaten. Aus der Angebots- bzw. Auftragsmaske heraus können Finanzinformationen abgerufen werden, z.b. Kreditlimit Offene Posten (firmenbezogen und firmenübergreifend) Zahlungskonditionen Finanzstatus (Lieferstopp, Barzahler) Seite 7 von 27

8 Bei der Auftragserstellung wird der Anwender explizit gewarnt, wenn die OP s des Kunden das Kreditlimit 1 (Warnlevel) oder Kreditlimit 2 (Sperrlevel) überschreiten. Angebot/Auftrag Überschreitung von Kreditlimt bzw. Abruf von Finanz-Informationen Die Verzweigung in das Menü Kunden-Info des Moduls Vertriebssteuerung bietet dem Anwender Informationen zu Umsatz- und Mengen-Entwicklungen (jahresübergreifend) des Kunden bzw. zum Baustellen-Fortschritt aller im laufenden Jahr belieferten Baustellen des Kunden. Vertriebssteuerung Kunden-Info Die Kundenpflege führt alle vertrieblich relevanten Information in einer Maske zusammen. Hier können Firmendaten wie Kundenkategorie, Kunden-Klassifizierung, Branchen, Vertriebsaktivitäten, Gesellschafter- Struktur, Ansprechpartner, verantwortlicher Mitarbeiter gepflegt werden. Seite 8 von 27

9 Um Vertriebstätigkeit transparent zu machen, können hier alle Vertriebstätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Kunden stehen ( Was wurde getan ), erfasst werden Telefonate, Absprachen, Besuchsberichte, etc. Termine mit dem Kunden, eine verdichtete Umsatz-Schnell-Information, zur Wiedervorlage stehende Angebote, die Finanz-Informationen werden hier ebenfalls angezeigt. Vertriebssteuerung Kunden-Pflege 3. Waage 3.1. Lieferschein-Erfassung Das in der WDV2010 integrierte Waagemodul dient der Erfassung von Lieferscheinen in den Werken. Die Wägemaske ist logisch und übersichtlich aufgebaut. Die Möglichkeit der auftragsbezogenen Lieferscheinerfassung steuert das Wägepersonal in engen Grenzen um Fehler bei der Lieferscheinerfassung weitestgehend zu reduzieren. Nach Eingabe der Auftragsnummer werden die im Auftrag fixierten Artikel bzw. Lieferarten angezeigt. Seite 9 von 27

10 Lieferscheinerfassung Artikel eines Auftrags Schon bei der Lieferscheinerfassung findet eine Limitüberwachung statt. Hier wird das Limit1, welches ein Warnlevel darstellt, bzw. das Limit2 (Sperrlevel) den aktuellen offenen Posten gegenüber gestellt. Der offene Posten eines Kunden umfasst hier nicht nur den klassischen FiBu-OP, sondern auch alle noch nicht fakturierten Lieferungen. Mit jedem erfassten Lieferschein erhöht sich somit der offene Posten des Kunden. Bei Überschreitung des Limit1 erhält der Wäger eine frei definierbare, wahlweise auch kundenspezifische Meldung, die ihn bspw. auffordert sich mit der kaufmännischen Verwaltung oder dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter in Verbindung zu setzen. Eine Lieferscheinerfassung ist noch möglich. Die Überschreitung von Limit 1 ist sozusagen die gelbe Lampe, die signalisiert, dass der Kunde kritisch wird. Bei Überschreitung von Limit2 ist der Kunde gesperrt. Dies wird dem Wäger wird einer Meldung signalisiert, eine Lieferscheinerfassung für den Kunden ist nicht mehr möglich. Die Übertragung der offenen Posten an die Waagestandorte erfolgt, wie auch die Übertragung von allen Stammdaten und Aufträgen, über einen Datenabgleich. Dieser kann sowohl im Verwaltungsstandort als auch auf den Waagen zeitlich gesteuert automatisiert werden kann. Gleiches gilt auch für die Übertragung der Lieferscheine von den Waagestandorten in den Verwaltungsstandort. Im Waagemodul integriert sind umfangreiche Möglichkeiten, abgrenzt nach Tag, Monat über Jahr Lieferungen nach allen denkbaren Parametern statistisch auszuwerten. Das Kassenmodul erfasst alle Barlieferungen sowie alle sonstigen getätigten Bar-Einnahmen und - Ausgaben und bietet die Möglichkeit des Kassenabschlusses. Das Führen eines Kassenbuches in herkömmlicher Form kann somit entfallen. Es erfüllt alle Anforderungen ordnungsgemäßer (Kassen-) Buchführung. Auch hier bieten statistische Auswertungen alle Möglichkeiten der transparenten Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben und dem aktuellen Kassenbestand. Seite 10 von 27

11 3.2. Digitale Unterschrift / Barcode / Archivierung Eine Möglichkeit den Belegfluss der Waage zu effektivieren, bietet die digitale Unterschrift. Vor dem Ausdruck des Lieferscheines unterschreiben Wäger und Fahrer auf einem Unterschriften-Pad. Der Lieferschein wird mit diesen Unterschriften ausgedruckt und mit dem Druck archiviert. Das Modul Archivierung wurde vom TÜV Hessen zertifiziert und ist in der WDV2010 integriert. Waage Lieferschein-Erfassungsmaske mit eingeblendeter digitaler Unterschrift Waage - Unterschriften-Pad Die Lieferscheine werden in digitaler Form revisionssicher abgelegt. Das Archivierungssystem bietet alle Möglichkeiten der Suche nach archivierten Lieferscheinen, ein erneuter Ausdruck mit beiden Unterschriften ist möglich. Auf dem Lieferschein kann zusätzlich ein Barcode angedruckt werden, in welchem die Lieferscheinnummer codiert ist. Dies bietet in folgendem Szenario weitere Vorteile. Ein Lieferschein wird in der oben beschriebenen Art und Weise erstellt, mit den digitalen Unterschriften von Wäger und LKW-Fahrer gedruckt und archiviert. Auf der Baustelle wird der Lieferschein vom Kunden unterschrieben. Dieser Lieferschein mit der dritten Unterschrift wird in der Verwaltung eingescannt, anhand des Barcodes wird das eingescannte Dokument automatisch dem Datensatz des Lieferscheines zugeordnet und archiviert Mannlose Waage In der WDV2010 sind eine Reihe von Möglichkeiten implementiert, um die mannlose Waage zu realisieren. Einige seien hier genannt: Einbindung von Kamerasysteme zur Kfz-Kennzeichen Erkennung bzw. zur Überwachung der Verladung und der Verwiegung Komfortable, konfigurierbare Bedienterminals zur Erfassung Identifizierung über Transponder oder Barcode Ampelsteuerung Integration und Ansteuerung von Verladesteuerungen Seite 11 von 27

12 3.4. Waagenbau / Wägeelektonik Die Praxis AG bietet ihren Kunden den Um- und Neubau von Straßenfahrzeugwaage an. Je nach Anforderung und räumlichen Gegebenheiten können Unterflur- und Überflurwaagen zum Einsatz kommen Waage - Waagenbau Neben dem Waagenbau bietet die Praxis AG ihren Kunden eine moderne Wägeelektronik an die PWW/T. Sie wurde eigens für die Anforderung der Branche entwickelt. Die Wägeelektronik hat eine Zulassung von der Physikalisch-Teschnischen Bundesanstalt. Sie kann über den seriellen Anschluss der Waagerechners betrieben oder über das TCP/IP Protokoll in das Netzwerk eingebunden werden. Letzteres bietet weitreichende Möglichkeit von Wartungs- und Bedienungstätigkeiten über das Firmennetzwerk auch über weite Distanzen. Lieferscheinerfassung und Verwiegung können so beispielsweise räumlich getrennt stattfinden. Die Protokollierung der Verwiegung findet über einen internen eichfähigen Alibi-Speicher statt. Die Praxis AG besitzt die Zulassung zur Hersteller-Ersteichung von Waagen. Waage die Wägeelektonik PWW/T Seite 12 von 27

13 4. Faktura Im Fakturationsmodul der WDV2010 werden die Lieferscheine fakturiert. Es bietet die Möglichkeit sehr effektiv, schnell und zeitnah das gelieferte Material zu fakturieren. Unter der Bedingung, das die Lieferscheine ist hoher Qualität erfasst sind und die mit dem Kunden vereinbarten Preise in Form von Aufträgen oder Preislisten im System hinterlegt sind, ist die Fakturierung ein defakto automatisierter Vorgang. Die debitorische Faktura von auf einer Waage erfassten Lieferscheinen umfasst im Wesentlichen 3 Schritte: die Lieferstapelübernahme den Stapeldruck den Rechnungsausgang. Bei der Lieferstapelübernahme werden die Lieferscheine auf Grundlage der in der WDV 2010 angelegten Preise bepreist, auf Konsistenz überprüft und Belegen zugeordnet. Die zu übernehmenden Lieferscheine können nach Werken, Lieferscheindatum, Kunden und Kundengruppen eingeschränkt werden. Alle Lieferscheine die nicht fakturiert werden können, werden nach der Lieferstapelübernahme in der Maske mit einer definierten Fehlermeldung angezeigt. Dieses Fehlerprotokoll kann ausgedruckt oder am Bildschirm bearbeitet werden. Durch Drücken der rechten Maustaste kann über ein Menü in verschiedenste Menüpunkte weiter verzweigt werden, um den Fehler (fehlender Preis, abgelaufenen Preisliste, Mindermengenzuschlag vergeben, Stammdaten- und Lieferscheinkorrekturen, etc.) zu korrigieren. Belege können im Stapel oder einzeln gedruckt werden. Es besteht die Möglichkeit der Zwischenfakturierung. Hier werden nur die Belege fakturiert, deren Bruttowert einen bestimmten, definierbaren Schwellwert überschreitet. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn nicht täglich, sondern in bestimmten Perioden (wöchentlich, Dekade, etc.) fakturiert wird, betragsseitig große Rechnungen aber zeitnah fakturiert werden sollen. Der Rechnungsausgang stellt der Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung die Rechnungen in Form von Buchungssätzen zur Verfügung. Diese können dann in die Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung eingelesen werden. Ebenfalls integriert ist die Speditionsabrechnung. Hier werden Gutschriften über die Frei-Bau-Lieferungen nach erfolgter debitorischer Fakturierung an Fuhrunternehmer in einem defakto automatisierten Prozess erstellt, im Stapel gedruckt und der Finanzbuchhaltung übergeben. Die den Spediteuren gutzuschreibenden Frachtsätze werden schon in den debitorischen Preislisten bzw. Aufträgen hinterlegt. Unterschiedliche Frachtsätze für verschiedene Spediteure können im Preissystem der WDV 2010 hinterlegt werden. Debitorische Rechnungen und Gutschriften, sowie Speditionsgutschriften können bei Einsatz des Moduls Archivierung komfortabel automatisch archiviert werden sowohl in das, in die WDV2010 implementierte Archivierungssysteme, als auch in Fremdprogramme. Seite 13 von 27

14 5. Auftragsverfolgung In den vorangegangen Abschnitten wurde die Prozess-Kette von der Ausschreibung bis zur Fakturierung beleuchtet. Sie bietet große Möglichkeiten von Auswertungen zur Betrachtung des Marktes, zur Steuerung des Vertriebes, zur Auftragsüberwachung und zur Ermittlung des Auftragsbestandes. Die Verknüpfungen von der Ausschreibung bis hin zum Lieferschein bzw. zur Rechnung ist im Bild unten noch einmal schematisch dargestellt. Ausschreibung Objekt Angeboten ist die Ausschreibung hinterlegt, aus dem es angelegt wurde Angebot Den Angeboten ist der Auftrag hinterlegt, der aus dem Angebot heraus erstellt wurde Baustelle ist die gemeinsame Klammer Auftrag Den Lieferscheinen und Rechnungen ist der Auftrag hinterlegt. Lieferschein/Rechnung Durch diese Verknüpfungen können Ausschreibungen vollständig ausgewertet und nachverfolgt werden. Fragestellungen wie Welche Menge wurden ausgeschrieben, wie viel wurde geliefert? Wie viele Angebote wurden auf das Objekt erstellt? Welche Materialien wurden ausgeschrieben, welche dann beauftragt? Welche Mengen wurden angefragt, welche beauftragt, welche geliefert? können dann beantwortet werden. In Auftragsbestandauswertungen werden Auftragsmengen und tatsächliche Liefermengen gegenüber gestellt. Diese Auswertungen bieten Informationen zum Auftragsbestand und zum Stand der Auftragsabwicklung. Seite 14 von 27

15 6. Materialeinkauf / Rechnungsprüfung Das Modul Zentraleinkauf bündelt die Funktionalitäten der WDV2010, die sich rund um den Rohmaterialeinkauf ranken. Analog den debitorischen Aufträgen, können kreditorische Aufträge erfasst werden. In diesen werden die, mit den Rohmaterial-Lieferanten vereinbarten Preise hinterlegt. Die vor allem im Bitumeneinkauf anzutreffenden Besonderheiten, wie zeitlich fixierte Abnahmeverpflichtungen, zeitlich begrenzt gewährte Staffel-Rabatte, Rahmenverträge, die Hinterlegung der Abhol- bzw. Kontraktnummer des Bitumen- Lieferanten, etc. sind in vollem Umfang berücksichtigt. Im Werk angelieferte Rohmaterialien können unter Angabe aller Informationen des Lieferscheines als Rohmaterialscheine in der WDV2010 erfasst werden. Kontrollverwiegungen beim Materialeingang sind möglich. In der Erfassungsmaske besteht Zugriff auf die kreditorischen Aufträge. Analog der Funktionalität in der Lieferscheinerfassung wird nach Eingabe der Auftragsnummer der Wäger eng gesteuert bei der Erfassung des Scheines. Lieferant und Ladestelle aus dem Auftrag werden vorgetragen, die im Auftrag fixierten Artikel und Liefer-Arten werden vorgeschlagen. Somit werden Fehler bei der Erfassung weitgehend reduziert. Zentral-Einkauf Rohmaterialerfassung Seite 15 von 27

16 In einen Prozess in der WDV 2010 werden die erfassten Rohmaterialschein mit den kreditorischen Aufträgen oder Rohmaterialpreislisten erfassten Preise bepreist. Die nun bepreisten Rohmaterialscheine dienen in der WDV 2010 dem lückenlosen, statistischen Überblick der Rohmateriallieferungen. In geeigneten Statistiken können zeitnah und präzise auf Knopfdruck bspw. die folgenden Informationen bereitgestellt werden: o Überwachung von Bitumenlieferungen bei bestehenden Abnahmeverpflichtungen o o Permanenter Plan/Ist-Vergleich von Rohmateriallieferungen Welche Mengen, zu welchen Preisen sind in welchem Werk, von den Lieferanten bezogen wurden? Die Rohmaterialscheine stehen einem weiteren in der WDV2010 integrierten Prozess zur Verfügung - der Rechnungseingangsprüfung. Die in der Regel sehr aufwändige Prüfung der Rechnungen von Material- Lieferanten und Spediteuren wird durch dieses Modul enorm vereinfacht. Selektierbar nach Rechnungstyp (Material- oder Frachtrechnung), Kreditor und Lieferscheindatum, werden die Rohmaterialscheine angezeigt, können hier im Stapel geprüft und als kreditorische Buchungssätze der Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zentral-Einkauf - Eingangsrechnungsprüfung Rohmaterial-Lieferungen zwischen Firmen eines Firmenverbundes werden ebenfalls hoch effektiv in der WDV2010 behandelt. Die in Lieferwerk erstellten Lieferscheine werden in einem automatisierten Prozess innerhalb der WDV2010 in Rohmaterialschein des Empfängerwerkes gewandelt. Die innerhalb der Firmengruppe gestellten Rechnungen der Firma des Lieferwerkes werden als debitorische Buchungssätze an die Fibu übergeben. Diese Rechnungen stellen für die Firma des Empfängerwerkes Eingangsrechnungen dar, für die in der WDV2010 defakto automatisiert kreditorische Buchungssätze erstellt und der FiBu übergeben werden können. Seite 16 von 27

17 7. Planung In dem in der WDV 2010 implementierten Planungsmodul der WDV 2010 können die Planzahlen von Mengen und Durchschnittspreise pro Artikel bzw. Artikelgruppe, Werk und Zeitraum (Jahr/Monat) erfasst. Hier können für unterschiedliche Planungs-Schemata angelegt werden. (Jahresplanungen, vierteljährliche Hochrechnungen, Bitumen-Jahresplanungen, etc.). Diese Planzahlen bilden dann die Grundlage statistischer Auswertungen aller Art, in der Plan- und Ist gegenüber gestellt werden können. 8. Betriebsdatenerfassung Die Funktionalitäten der WD2007 zur Erfassung von Betriebsdaten sind in Modul AMAS (Arbeitnehmer- Maschinen-Auswertungs-System) gebündelt. Grundlage hierfür sind hierfür umfangreiche Stammdaten. Bespiele sind hierfür Geräte, Gerätegruppen, Mitarbeiter, Werksbereiche, Tätigkeiten, etc. Diese Stammdaten dienen einerseits der Erfassung von Betriebsdaten und andererseits um alle relevanten Daten zentral zu erfassen und zu pflegen. Betriebsdatenerfassung - Gerätestammdaten Seite 17 von 27

18 So können z.b. im Gerätestamm alle zum Gerät verfügbaren Informationen hinterlegt werden. Neben dem im Screenshot zu sehenden Informationen können z.b. erfasst werden o Bezeichnung, Typ, Hersteller, Seriennummer o Werk, Firma o Baujahr, Anschaffungsjahr, Voraussichtliches Investionsjahr, Anschaffungswert o Motorenleistung/Kraftstoffart o Verwendete Reifen Größe/Typ/Hersteller o Wartungsintervalle o Vereinbarte Garantien o Termin für Überprüfungen (TÜV, etc.) o Verträge für dieses Gerät (Kaufvertrag/Versicherungen) Ähnliche weit reichende Möglichkeiten bietet der Mitarbeiterstamm. In flexibel gestalteten Erfassungsmasken können die Betriebdaten der mobilen Geräte des Mischwerkes erfasst werden. o Datum o Werk o Betriebsstunden o Art der Tätigkeit o Mitarbeiter, der das Gerät bedient hat o Verbrauch an Kraftstoff, Motor- und Hydrauliköl, etc. Die Erfassung hat das Ziel von allen mobilen Geräten im Unternehmen technische Kennzahlen zur Bewertung der Effektivität der Geräte bzw. zum Vergleich gleichartiger Geräte zu erhalten. Seite 18 von 27

19 9. Labor Im Jahr 2008 werden die Anforderungen an die Asphaltbranche steigen. Mit den neuen Richtlinien TL Asphalt-StB und ZTV Asphalt-StB sind die Hersteller verpflichtet eine interne Qualitätssicherung durchzuführen. Das Labor-Modul der WDV 2010ist die Antwort auf die neuen Richtlinien. Das Modul für die Schütt- und Massengutindustrie ist vollständig in die WDV 2010 integriert, kann aber auch als eigenständige Lösung genutzt werden. Die Labor-Software richtet sich speziell an die Bedürfnisse der Asphalt- und Gesteinsbranche. In mehr als zweijähriger Arbeit wurde in Zusammenarbeit mit Unternehmen der Branche eine Laborsoftware entwickelt, die es ermöglicht, die verschiedenen Prozesse der Laborarbeit in die Organisation des Asphaltmischwerkes einfließen zu lassen. Die Laborsoftware ist speziell auf die EU-Richtlinien ab 2008 im Bereich Asphalt und die Bestehenden im Bereich Gestein zugeschnitten, und gleicht die Ergebnisse der Laborarbeit mit bestehenden DIN- und EN- Normen ab. Durch die hohe Integration zwischen Labor-Modul und anderen Modulen der WDV2010 (Waage, Faktura, Vertrieb, Zentraleinkauf) können ungeahnte Potentiale gehoben werden. Dazu einige Bespiele: o o o o Es werden in allen Modulen gemeinsame Stammdaten verwendet. Der zentral angelegte Artikel und die entsprechende Rezeptur steht sowohl dem Labor, als auch Zentraleinkauf, Waage, Vertrieb, Faktura, etc. zur Verfügung. Es besteht im Labormodul Zugriff auf die im Modul Zentraleinkauf gepflegten Einkaufspreise von Rohmaterialien. Dies gewährleistet, dass Mischgut Erstprüfungen, nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Vorschrifts Erfüllung, sondern auch unter kaufmännischen Gesichtpunkten optimiert werden können. Schon bei der Angebotserfassung wird der Anwender auf ablaufende Erstprüfungen hingewiesen, wenn er einen entsprechenden Mischgut-Artikel anbietet. Auf der Waage bekommt der Wäger eine Meldung, wenn eine Probeentnahme beim Wareneingang (Bitumen) oder Warenausgang (Mischgut) anhand der Vorschrift bzw. des betrieblichen Erfüllungsniveaus (BEN) erforderlich ist. Die Vorschriften sind wesentliche Stammdaten des Labor-Moduls in der WDV2010. Dies sind gekennzeichnet von hoher Flexibilität, um auch zukünftige Modifikationen von Normen und Vorschriften ohne Programm - Änderungen, sondern durch Anpassung von Stammdaten durch den Anwender abbilden zu können. Alle in Vorschriften hinterlegten Daten (Korngrößen, Korngruppen, Siebe, Sieblinien, Messwerte, etc.) sind Stammdaten, die vom Anwender angelegt und modifiziert werden können. In den Vorschriften werden die bei der Erst- und Folgeprüfungen notwendigen Arbeitsschritte definiert, die den Anwender bei der Erstellung von Erst- und Folgeprüfungen chronologisch durch den Prozess führen. Seite 19 von 27

20 Labor-Modul - Stammdaten Vorschriften Neben den Festlegungen in der DIN zur werkseigenen Produktionskontrolle ist für die Asphaltbranche die technische Lieferbedingung TL Asphalt-StB maßgebend, um richtlinienkonformen Asphalt herzustellen. Elementarer Bestandteil der TL Asphalt-StB ist Häufigkeit der Prüfungen im Rahmen der werkseigenen Produktionsüberwachung (WPK). Davon hängt das betriebliche Erfüllungsniveau (BEN) des jeweiligen Standortes ab. Heute zeigt sich jedoch, dass diese Anforderungen derart umfänglich sind, dass die Arbeiten nicht mehr von Hand oder in einer Excel Liste geführt werden können. Die WDV2010 kann helfen, die Aufgaben, die aus der werkseigenen Produktionskontrolle und den Anforderungen des betrieblichen Erfüllungsniveaus erwachsen, kostengünstig und effizient abzuarbeiten. Eingebunden in das Informationsportal WPK kann mit dem Labormodul der WDV2010 das gesamte Anforderungsprofil aus TL-Asphalt StB und TL-Gestein-StB sowie DIN , abgearbeitet werden. Intelligente statistische Funktionen der Laborsoftware informieren den Laborleiter über das aktuelle betriebliche Erfüllungsniveau und anstehende Prüfungen, um dieses Niveau weiterhin zu gewährleisten. Zusätzlich kann das Programm in ein Unternehmensinformationssystem eingebunden werden, das alle Daten des Unternehmens und der werkseigenen Produktionskontrolle (WPK) in einer Plattform vereint. Verschiedene Unterlagen lassen sich in diesem Bereich einpflegen, sodass vom Arbeitsschutz bis zur Liste der Zertifizierungen alle relevanten Informationen an einem Platz versammelt sind. Jede Information kann einzelnen Nutzergruppen zugeordnet werden, sodass jeder Anwender nur auf die Daten Zugriff hat, die seinem Arbeitsbereich entsprechen. Trotzdem bleiben alle Daten unter einem Dach, lassen sich einfach archivieren und verwalten. Seite 20 von 27

21 10. Logistik Die Logistik ist ein wichtiger Baustein in der Wertschöpfungskette. Bauunternehmen planen ihre Baustellen zunehmend präziser und erwarten von ihren Baumaterial Lieferanten nicht nur Material Qualität, sondern auch die termintreue Anlieferungen. Just-in-Time ist auch in der Baubranche gerade bei der Abwicklung von Groß-Baumaßnahmen kein Fremdwort mehr. Unternehmen mit eigenem Fuhrpark sind bestrebt ihre Fahrzeugflotte optimal auszulasten. Der LKW ist ein Profit-Center, der täglich hinsichtlich Effektivität, Umsatz und Auslastung überwacht werden muss. Disponenten sind mehr denn je gefordert, die LKW des Unternehmens auch unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten zu disponieren. Die WDV2010 bietet mit dem Modul Disposition weitreichende Unterstützung für diese Anforderungen Disposition Grundlage der Disposition von Fahrzeugen sind die in den Modulen Angebot/Auftrag bzw. Rohstoffeinkauf erstellten debitorischen bzw. kreditorischen Aufträge. Bestellt ein Kunde Material, kann der Disponent auf die, im Vertrieb erstellten Aufträge zugreifen. Er wählt über einen komfortablen Assistenten aus dem Auftrag Lieferart und den bestellten Artikel aus und terminiert den Liederabruf. Be- und Entladestelle (in der Regel Werk und Baustelle) sind im Optimalfall bereits vom Vertrieb gecodiert. Die für die Frachtkalkulation zugrunde gelegte Entfernung zwischen Be- und Entladestelle steht als zusätzliche Information zur Verfügung. Eine Routenberechnung zwischen Be- und Entladestelle unterstützt vom GIS-Modul der WDV ist möglich. Die vom Vertrieb kalkulierten Frachtsätze können angezeigt werden. Hat der Kunde sein Kreditlimit überschritten, wird dies dem Disponenten signalisiert. Per Drag & Drop und unterstützt durch einen Assistenten kann der Disponent die erfassten Lieferabrufen auf die ihm zur Verfügung stehenden Fahrzeuge disponieren. Die Anzeige der disponierten Touren erfolgt sowohl in graphisch er als auch in Listen-Form. Dispositionsmodul Dispositionsmaske Seite 21 von 27

22 Der Disponent erkennt schon beim Disponieren auf dem ersten Blick die zeitliche und betriebswirtschaftliche Auslastung jedes Fahrzeuges. Der im Fahrzeugstamm hinterlegte Soll-Tagesumsatz wird dem Umsatz auf Basis der disponierten Touren gegenüber gestellt Telematik-System Fahrzeuge können mit einem Telematiksystem ausgestattet werden und werden damit in den Logistikprozess integriert. Das Telematiksystem ist modular aufgebaut. Es umfasst die Hardware, die notwendig ist für die Ortung, für die Auftragsabwicklung und zur Navigation (Skeyepad oder Navigationssystem) für die Übertragung von Daten des digitalen Tachos bzw. der über die FMS-Schnittstelle des Fahrzeuges bereitgestellten Daten Die vom Disponenten disponierten Fahraufträge werden an das Skeyepad des Fahrzeuges übermittelt und vom Fahrer abgearbeitet. Die Software des Skeyepads bietet dem LKW-Fahrer die Möglichkeit, durch Drücken auf eine Schaltfläche folgende Auftragsstati anzugeben. Auftrag beginnen Ankunft Ladestelle Start Beladung Ende Beladung Abfahrt Ladestelle Ankunft Entladestelle Start Entladung Ende Entladung Abfahrt Entladestelle Abschluss Auftrag Die Abarbeitungsstati und die Position des Fahrzeuges werden in Echtzeit an die Disposition übermittelt. Der Disponent kennt zu jeder Zeit die Position des Fahrzeuges (diese wird ihm auf dem Kartenmaterial in der Dispositionsmaske angezeigt) und den Auftrags-Abarbeitungs-Stand. Ein Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Zeiten von Touren wird in graphischer Form dargestellt. Somit kann der Disponent in Echtzeit das Fahrzeug überwachen und ggf. in den Prozess eingreifen und die Planung neu justieren. Telematik Abarbeitung von Aufträgen auf dem Skeyepad / Navigation Seite 22 von 27

23 Mit dem Telematik-System des Fahrzeuges kann der Fahrer des LKW effektiv gesteuert werden. Er erhält alle für die Abwicklung der Tour notwendigen Informationen. Die vom Disponenten vorab berechnete Route kann mit dem Auftrag in das Telematiksystem übertragen werden. Diese Route wird im integrierten Navigationssystem angezeigt und ist somit Vorgabe für den LKW-Fahrer. Das Telematiksystem kann auch in abgewandelter Form zum Einsatz kommen. Es umfasst dann nur reine Ortung und wahlweise die Navigation mit einem Navigationssystem. Die Position des Kfz wird auch hier kontinuierlich zur zentralen Disposition übergeben und kann dort verfolgt werden Dem Disponenten wird signalisiert, wenn das Kfz an der Ladestelle ankommt bzw. diese verlässt an der Entladestelle ankommt bzw. diese verlässt Realisiert wird diese Funktionalität über das so genannte Geofencing. Ist das Gebiet, welches Lade- bzw. Entladestelle umschließt, geocodiert, wird von der WDV2010 erkannt, wenn das Fahrzeug in das Gebiet eintritt bzw. das Gebiet wieder verlässt Auswertungen Bei Einsatz des Telematik-Systems und des Moduls Disposition kann die Effektivität des Einsatzes von LKW s transparent statistisch ausgewertet werden. Stellvertretend für die umfassenden Möglichkeiten seien hier einige Kennzahlen genannt: Umsätze eines LKW in einem Zeitraum (Tour, Tag, Monat, Jahr) Fahrzeiten / Be- und Entladezeiten / Standzeiten eines LKW in einem Zeitraum (Tour, Tag, Monat, Jahr) Gefahrene Kilometer in einem Zeitraum (Tour, Tag, Monat, Jahr) Durchschnittsgeschwindigkeit in einem Zeitraum (Tour, Tag, Monat, Jahr) Zeitlicher Soll-Ist-Vergleich zwischen Planung (Disposition) und tatsächlich gefahrenen Touren Logistik - Flottenstatistik Seite 23 von 27

24 11. Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung Financial Grundsätzlich ist die WDV2010 mit der jeweiligen, beim Kunden sich im Einsatz befindlichen Finanzbuchhaltung integriert. Die Buchungssätze debitorischer und kreditorischer Rechnungen werden aus der WDV2010 exportiert und können in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Entsprechende Schnittstellen sind für eine Reihe von Finanzbuchhaltungen in der WDV2010 implementiert. Je nach Art der Finanzbuchhaltung und Anforderungen werden Buchungen für die Kostenrechnung von der WDV2010 übergeben. Der Import von offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung in der WDV2010 bietet in der WDV2010 die Möglichkeit der Kreditlimitüberwachung. Vertriebsmitarbeiter haben in der Angebots- und Auftrags- Erfassung Zugriff auf die offenen Posten und die Kreditlimits der Kunden und können diese Infromationen für ihre vertrieblichen Tätigkeiten nutzen. Auf der Waage kann den Kunden, deren offenen Posten das Kreditlimit übersteigt, die Belieferung verwehrt werden. Kreditlimit-Überwachung auf der Waage Mit der Finanzbuchhaltung CWL unseres Partners Mesonic ist die WDV2010 im besonderen Maße integriert. In der WDV2010 angelegte oder geänderte Personenkonten stehen in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit sofort zur Verfügung. Stammdaten wie Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger werden in der CWL angelegt und werden mit den entsprechenden Stammdaten der WDV2010 permanent synchronisiert. Eine Mehrfachanlage von Stammdaten, die in beiden Systemen vorhanden ist, entfällt. Der Zugriff auf die offenen Posten der Finanzbuchhaltung in der WDV2010 erfolgt in Echtzeit. Die Daten des Kore-Journal und des Buchungsjournal, welche Datenbasis der Auswertungen des WDV Moduls StraCon sind, werden auf Datenbank-Ebene von der CWL in die WDV2010 synchronisiert. 12. Strategisches Controlling (StraCon) Auf Basis der Anforderungen der Branche wurde in der WDV2010 das Modul StraCon Strategisches Controlling entwickelt. Das Modul verfolgt das Ziel - neben den gängigen Kennzahlen - der Geschäftsleitung aus den einzelnen Bereichen des Unternehmens verlässliche Daten zur Verfügung zu stellen. Daten aus der Planung, der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung, der Betriebsdatenerfassung und der Warenwirtschaft werden verknüpft. Betriebwirtschaftliche Auswertungen, wie Betriebsabrechnung (BAB), Liquiditätsbetrachtungen, Kostenbetrachtungen produktiver Bereiche können hinsichtlich Layout, Inhalt und Verdichtungsgrad durch den Anwender flexibel konfiguriert werden. Branchenspezifische Kennzahlen aus der Kostenrechnung (z.b. Kosten Bohr- und Sprengbetrieb, Gerätekosten, Kosten Verwiegung / Verladung, Abraumkosten, durchschnittserlös Splitte, etc.) sind jederzeit per Knopfdruck verfügbar. Stracon ist mehr als nur ein Auswertungssystem, es können Planzahlen erfasst werden und KoRe Buchungen vorgenommen werden. Seite 24 von 27

25 Kern des Moduls sind die so genannten Berechnungsvorschriften. Diese dienen der benutzerdefinierten Definition von Auswertungen. Hier können Inhalt, Struktur und Layout der Auswertungen definiert werden. Sachkonten, Kostenstellen und/oder Kostenarten sogenannten Zeilen zugeordnet. Zeilen können beliebig mathematisch verknüpft werden. Datenbasis für der Erstellung der Auswertungen sind das KoRe- bzw. Buchungsjournal der Finanzbuchhaltung und die Daten der Warenwirtschaft (z.b. Liefermengen). Stracon Berechnugsvorschrift Ausgabemedium für die Auswertungen ist Business Objekts eines der mächtigsten Werkszeuge im Bereich Business Intelligence. Business Objects ist in die WDV2010 integriert. Optisch ansprechende Auswertungen in Listenform sind selbstverständlich. Graphische Auswertungen wie Diagramme oder Dashboards können eingebettet werden. Stracon Auswertungen Stracon Dashboard Seite 25 von 27

26 13. Business Intellegence (BI) Um operative und strategische Entscheidungen zu treffen, sind Informationen aus allen Unternehmensbereichen nötig. In der Regel sind diese Informationen auf unterschiedlichen Plattformen verteilt. Beispielhaft seien hier einige Bereiche genannt: Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung Lohn- und Gehaltsabrechnung Betriebsdatenerfassung Warenwirtschaft Vertrieb Die Fülle der Daten ist unüberschaubar. Für permanent verfügbare, aussagefähige Informationen müssen diese Daten zusammengeführt, verdichtet und aufbereitet werden. Das operative Geschäft muss kontinuierlich anhand dieser Informationen überwacht werden, um Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Die Situation des Unternehmens muss unter verschiedenen Blickwinkeln analysiert und bewertet werden. Business Intelligence (BI) ist die Antwort auf diese Anforderung. Die in den verschiedenen Programmen anfallenden Daten, werden in einer separaten Datenbasis (Data-Warehouse) zusammengeführt. Das Data- Warehouse ist Basis der Auswertungen. Diese Auswertungen benutzen ein Universum eine Datenzwischenschicht, welche alle Daten in einer Oberfläche verbindet. Die Datenbanken der einzelnen Applikationen werden im Universum zu einem System verknüpft. Das Universum gruppiert diese Informationen und bereitet alle Daten für zukünftige Abfragen vor. Im Universum greift das System auf alle Echtdaten des Unternehmens zu. Das bedeutet für spätere Abfragen permanente Aktualität der Informationen und Zugriff auf den gesamten Informationspool. Die gesamte Zeitersparnis ist im Vergleich zur bisherigen manuellen Methode enorm. Abfragen, die auf Knopfdruck ausgelöst werden, geben den aktuellen Stand wieder. Auch technisch wenig versierte Nutzer können auf die Informationen zugreifen und über die Werkzeuge WebIntelligence oder Xcelsius Statistiken erzeugen. BI Datenintegration BI Strukur Seite 26 von 27

27 Das in die WDV2010 integrierte Produkt Business Objects ist ein mächtiges Programm für die Datenintegration in einem Data-Warehause das Reporting die graphische Auswertung Business Objects gehört zu den Pionieren im Markt für Business Intelligence. Der weltweit führende Anbieter für Business Intelligence-Software eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten durch intelligenten Umgang mit Informationen. BI betriebswirtschaftliche Auswertung mit XCelsius Seite 27 von 27