Revision OHSAS 18001:2007: Was ist bei der Umstellung zu beachten?

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1 Revision OHSAS 18001:2007: Was ist bei der Umstellung zu beachten? Zusammenfassung Seit ihrem ersten Erscheinen 1999 wird die OHSAS in mehr als 80 Ländern angewendet und wurde bereits in mehr als Unternehmen zertifiziert. Daher war es an der Zeit, die Erfahrungen mit dem System in eine umfassende Revision einfließen zu lassen. Außerdem wurden die Standards ISO 9001 und die ISO innerhalb dieser Zeit ebenfalls revidiert. Für Unternehmen, die bereits ein Arbeitsschutzmanagement nach OHSAS 18001:1999 eingeführt und ggf. zertifiziert haben, bedeutet die Revision keine gravierende Änderung. Ein Teil der weitergehenden Forderungen der neuen OHSAS 18001:2007 wird in Deutschland bereits durch die öffentlich-rechtlichen Forderungen abgedeckt (Beispiel: dokumentierte Gefährdungsbeurteilung). Die Änderungen in den einzelnen Elementen sind eher marginal. Wesentliche Änderungen sind: (1) Die Revision trägt der wachsenden Bedeutung der Gesundheitsförderung Rechnung. (2) Es wurde ein neues Element hinzugefügt, das die "Bewertung der Einhaltung externer Forderungen" (also öffentlich-rechtlicher Verpflichtungen und sonstigen Forderungen, insbesondere von Kunden) fordert. Die Struktur der OHSAS stimmt damit noch mehr mit der ISO 14001:2004 sowie der ISO 9001:2000 überein. 1

2 1 Die Revision OHSAS 18001:2007 Der 1999 von British Standard Institution (BSI) als Herausgeber veröffentlichte AMS-Standard "OHSAS: Occupational Health and Safety Assessment Series" wurde unter der Leitung der BSI von der international besetzten "OHSAS Project Group" einer Revision unterzogen. Herausgeber der im Juli 2007 erschienenen Revision OHSAS 18001:2007 ist nun die "OHSAS Project Group" (OHSAS Project Group Secretariat, c/o British Standards Institution). Die Revision berücksichtigt die Erfahrungen bei der Implementierung eines AMS nach OHSAS 18001:1999, 2

3 neue Entwicklungen bei den Managementsystemen (insbesondere die aktualisierten Standards für das Qualitätsmanagement (ISO 9001:2000) und für das Umweltmanagement ISO 14001:2004)) sowie den AMS-Leitfaden der ILO (International Labour Organization) "ILO Guidelines on occupational safety and health management systems (ILO/OSH 2001)". Für die Umstellung auf die neue OHSAS 18001:2007 wird den Unternehmen eine zweijährige Übergangsfrist eingeräumt. Zur Vorgehensweise siehe den Ablaufplan am Anfang des Beitrags. Die OHSAS 18001:2007 versteht sich auch weiterhin nicht als Norm. Im Gegensatz zur alten OHSAS 18001:1999 bezeichnet sie sich nun aber nicht mehr als Spezifikation, sondern als Standard, d. h., sie kann als Grundlage für nationale oder internationale AMS-Normen verwendet werden (zumindest so lange es keine ISO-Norm für AMS gibt). BSI hat dies bereits realisiert: Zeitgleich zur OHSAS 18001:2007 veröffentlicht BSI diesen Standard als englische Norm BS OHSAS Beide sind bei BSI erhältlich. Eine Übersetzung in deutscher Sprache ist derzeit noch nicht verfügbar. In Deutschland bietet der Beuth Verlag (DIN Deutsches Institut für Normung e.v.) die BS OHSAS an. Für Unternehmen, die den Aufbau eines AMS nach OHSAS 18001:2007 planen, sind die Anforderungen in den einzelnen Elementen klarer definiert. Eine Einbindung in ein bereits bestehendes Managementsystem nach ISO 14001:2004 und/oder nach ISO 9001:2001 fällt nun noch leichter, da durch die angepasste Struktur weitere Synergien entstehen (vgl. Tab. 2). 2 Wesentliche Änderungen der Revision OHSAS 18001:2007 Die neue OHSAS 18001:2007 ist detailliert im Beitrag Der AMS-Standard OHSAS ff. dargestellt. Wesentliche Änderungen der Revision sind (vgl. auch Tab. 1): Die Bedeutung des Gesundheitsschutzes und vor allem der Gesundheitsförderung werden gestärkt. OHSAS bezeichnet sich jetzt selbst als ein Standard. Neue Begriffsdefinitionen und Anpassung bestehender Definitionen im Abschnitt 3. Signifikant höhere Übereinstimmung mit den Standards ISO 9001:2000 und ISO 1400:2004 und damit bessere Kompatibilität mit den wesentlichsten Managementsystemstandards. Die Abschnitte "Ziele" und "Arbeitsschutzprogramme" der alten OHSAS wurden in Anlehnung an die ISO 14001:2004 (vgl. Tab. 2) zusammengefasst zu "Ziele und AMS-Programme". Neue Anforderungen wurden im Abschnitt in Bezug auf die "Hierarchie" von Schutzzielen nach dem TOP-Prinzip (technisch, organisatorisch, persönlich) eingeführt. Das "Änderungsmanagement" wurde stärker in den Abschnitten und verankert. Ein neuer Abschnitt wurde in Anlehnung an die ISO 14001:2004 eingeführt: "Bewertung der Einhaltung externer Forderungen". Neue Anforderungen im Abschnitt hinsichtlich der Einbeziehung der Mitarbeiter. Neue Anforderungen im Abschnitt hinsichtlich der Untersuchung von Vorfällen. Die Anforderungen der neuen OHSAS 18001:2007 entsprechen weitgehend denen des ILO-Leitfadens für AMS (ILO/OSH 2001: Guidelines on occupational safety and health management systems), des Nationalen Leitfadens für AMS (vgl. Tab. 3) sowie des US- Standards für AMS (ANSI/AIHA Z10: Occupational Health and Safety Management Systems). 3

4 OHSAS 18001:1999 OHSAS 18001:2007 Handlungsbedarf 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.1 Allgemeine Anforderungen nein 4.2 Arbeitsschutzpolitik 4.2 Arbeitsschutzpolitik nein 4.3 Planung Planung von Gefährdungsermittlung, Risikobeurteilung und Risikolenkung Rechtliche und sonstige Anforderungen 4.3 Planung Ermittlung, Beurteilung und Beseitigung bzw. Minimierung der Gefährdungen Rechtliche Verpflichtungen und andere Forderungen Falls noch nicht berücksichtigt, müssen in der Gefährdungsbeurteilung die menschlichen Faktoren, wie Verhalten und Fähigkeiten, Betriebsmittel und Arbeitsstoffe bewertet werden. Änderungen in der Organisation sowie rechtlicher Anforderungen, die Einfluss auf die Tätigkeiten haben, müssen identifiziert und bei der Bewertung berücksichtigt werden. Bei der Festlegung der Schutzmaßnahmen muss das TOP-Prinzip angewendet werden. nein Ziele Ziele und AMS- Programme Arbeitsschutzprogramme -- Zusammenführung von Zielen und Aktionen zur Zielerreichung. 4.4 Umsetzung und Durchführung Struktur und Verantwortlichkeiten Schulung, Bewusstsein und Fähigkeiten Beratung und Kommunikation 4.4 Umsetzung und Durchführung Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Beauftragungen Fähigkeiten, Schulung und Bewusstsein Kommunikation, Mitwirkung und Beratung Falls noch nicht im AMS implementiert, ist es hier notwendig, dass die erforderlichen Ressourcen ermittelt und bereitgestellt und dass notwendige Spezialisten bestellt werden. In einem Verfahren muss festgelegt werden, dass die Mitarbeiter in wesentliche Aktivitäten, wie Gefährdungsbeurteilung, Vorfalluntersuchungen und die Entwicklung des AMS eingebunden werden Dokumentation Dokumentation nein 4

5 OHSAS 18001:1999 OHSAS 18001:2007 Handlungsbedarf Dokumenten- und Datenlenkung Lenkung der Dokumente nein Lenkung der betrieblichen Abläufe Notfallvorsorge und - maßnahmen 4.5 Kontroll- und Korrekturmaßnahmen Leistungsmessung und - überwachung Neuer Abschnitt Unfälle, Vorfälle, Nichteinhaltungen sowie korrektive und präventive Maßnahmen Management der schriftlichen Aufzeichnungen Lenkung der betrieblichen Abläufe unter Arbeitsschutzaspekten Notfallvorsorge und - maßnahmen 4.5 Überprüfung Leistungsmessung und - überwachung Bewertung der Einhaltung externer Forderungen Vorfalluntersuchung, Nichteinhaltungen, korrektive und präventive Maßnahmen Lenkung der Aufzeichnungen nein nein nein Das Unternehmen muss ein Verfahren einführen, in dem regelmäßig bewertet wird, ob alle rechtlichen und sonstigen Anforderungen erfüllt werden. Die Aufzeichnungen zu diesen Bewertungen müssen aufbewahrt werden. Es müssen alle Vorfälle (Unfälle, Verletzungen, Beinaheunfälle, unsichere Situationen) erfasst und analysiert werden, damit die Organisation über eine breite Basis zur Prävention verfügt. nein Audit Interne Audits nein 4.6 Managementbewertung 4.6 Managementbewertung nein Tab. 1: Gegenüberstellung "alte" und "neue" OHSAS

6 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2000 Systemelemente/Unterelemente Systemelemente/ Unterelemente Systemelemente/ Unterelemente Allgemeine Anforderungen 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.1 Allgemeine Anforderungen Arbeitsschutzpolitik 4.2 Umweltschutzpolitik 4.2 Qualitätspolitik 5.3 Ständige Verbesserung Planung 4.3 Planung 4.3 Planung 5.4 Ermittlung, Beurteilung und Beseitigung bzw. Minimierung der Gefährdungen Umweltaspekte Kundenorientierung 5.2 Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Infrastruktur 6.3 Arbeitsumgebung 6.4 Rechtliche Verpflichtungen und andere Forderungen Gesetzliche und andere umweltbezogenen Anforderungen Kundenorientierung 5.2 Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Ziele und AMS- Programme Zielsetzungen, Einzelziele und Programme Qualitätsziele Planung des Qualitätsmanagementsystems Ständige Verbesserung Umsetzung und Durchführung 4.4 Verwirklichung und Durchführung 4.4 Produktrealisierung 7 Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Ressourcen, Funktionen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Verpflichtung der Leitung Verantwortung und Befugnisse Beauftragter der obersten Leitung Bereitstellung von Ressourcen 6.1 Infrastruktur 6.3 Fähigkeiten, Schulung und Bewusstsein Kompetenz, Schulung und Bewusstsein Personelle Ressourcen 6.2 Fähigkeiten, Bewusstsein und Schulungen Kommunikation Interne Kommunikation

7 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2000 Kommunikation, Mitwirkung und Beratung Kommunikation Interne Kommunikation Kommunikation mit dem Kunden Dokumentation 4.4. Dokumentation Qualitätsmanagementhandbuch Lenkung der Dokumente Lenkung der Dokumente Lenkung von Dokumenten Lenkung der betrieblichen Abläufe unter Arbeitsschutzaspekten Ablauflenkung Planung der Produktrealisierung Kundenbezogene Prozesse Entwicklung 7.3 Beschaffung 7.4 Produktion und Dienstleistungserbringung 7.5 Notfallvorsorge und - maßnahmen Notfallvorsorge und - maßnahmen Keine Bezug in der ISO 9001 Überprüfung 4.5 Kontroll- und Korrekturmaßnahmen 4.5 Messung, Analyse und Verbesserung 8 Leistungsmessung und -überwachung Überwachung und Messung Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln 7.6 Überwachung und Messung von Prozessen Überwachung und Messung des Produktes Datenanalyse 8.4 Bewertung der Einhaltung externer Forderungen Bewertung der Einhaltung Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Vorfalluntersuchung, Nichteinhaltungen, korrektive und präventive Maßnahmen Fehler, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen Lenkung fehlerhafter Produkte 8.3 Datenanalyse 8.4 Verbesserungen 8.5 Lenkung der Aufzeichnungen Aufzeichnungen Lenkung von Aufzeichnungen Interne Audits Internes Audit Internes Audit Managementbe- 4.6 Bewertung durch die 4.6 Management Review 5.6 7

8 OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2000 wertung oberste Leitung Tab. 2: Gegenüberstellung OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 und ISO 9001:2000 OHSAS 18001:2007 Leitfaden für AMS ILO-Leitlinien:2001 Systemelemente/ Unterelemente Systemelemente/ Unterelemente Systemelemente/ Unterelemente Allgemeine Anforderungen 4.1 Arbeitsschutzpolitik 4.2 Arbeitsschutzpolitik 2.1 Arbeitsschutzpolitik 3.1 Planung 4.3 Planung, Entwicklung und Umsetzung des Systems 3.8 Ermittlung, Beurteilung und Beseitigung bzw. Minimierung der Gefährdungen Ermittlung von Arbeiten, Abläufen und Prozessen (Planung) Beurteilung von Gefährdungen Vorbeugung gegen Gefährdungen Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung von Gefährdungen 2.13 Vorbeugung gegen Gefährdungen Vorbeugende und lenkende Maßnahmen Rechtliche Verpflichtungen und andere Forderungen Ermittlung von Verpflichtungen 2.10 Erstmalige Prüfung 2.9 Erstmalige Prüfung 3.7 Ziele und AMS- Programm(e) Arbeitschutzziele 2.2 Arbeitsschutzziele 3.9 Umsetzung und Durchführung 4.4 Planung, Entwicklung und Umsetzung des Systems 3.8 Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse Bereitstellung von Ressourcen Zuständigkeit und Verantwortung Zuständigkeit und Verantwortung 3.3 Fähigkeiten, Schulung und Bewusstsein Qualifikation und Schulung 2.6 Qualifikation und Schulung 3.4 Arbeitsmedizinische

9 OHSAS 18001:2007 Leitfaden für AMS ILO-Leitlinien:2001 Vorsorge, Gesundheitsförderung Kommunikation, Mitwirkung und Beratung Kommunikation und Zusammenarbeit 2.8 Kommunikation 3.6 Mitwirkung, Rechte und Pflichten der Beschäftigten 2.5 Arbeitnehmerbeteiligung 3.2 Dokumentation Dokumentation 2.7 AMS-Dokumentation 3.5 Lenkung der Dokumente Lenkung der betrieblichen Abläufe unter Arbeitsschutzaspekten Beschaffungswesen Beschaffungswesen Kontraktoren Zusammenarbeit mit Kontraktoren Notfallvorsorge und - maßnahmen Regelungen für Betriebsstörungen und Notfälle Notfallvorbeugung, - vorbereitung und - abwehr Änderungsmanagement 2.14 Änderungsmanagement Überprüfung 4.5 Leistungsmessung und -überwachung Leistungsüberwachung und Messung 2.15 Leistungsüberwachung und -messung 3.11 Untersuchungen 2.16 Bewertung der Einhaltung externer Forderungen Vorfalluntersuchung, Nichteinhaltungen, korrektive und präventive Maßnahmen Lenkung der Aufzeichnungen Untersuchung von arbeitsbedingten Verletzungen, Gesundheitsbeeinträchtigungen, Erkrankungen und Vorfällen/Beinaheunfällen und deren Einwirkung auf die Arbeitsschutzleistung Interne Audits Interne Audits 2.17 Audit 3.13 Managementbewer- 4.6 Bewertung durch die 2.18 Bewertung durch die

10 OHSAS 18001:2007 Leitfaden für AMS ILO-Leitlinien:2001 tung oberste Leitung oberste Managementebene Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen 2.19 Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen 3.15 Kontinuierliche Verbesserung 2.20 Ständige Verbesserung 3.16 Tab. 3: Gegenüberstellung OHSAS 18001:2007, Leitfaden für AMS und ILO-Leitlinien: Handlungsbedarf für die Umstellung eines bestehenden AMS nach OHSAS 18001:1999 auf die OHSAS 18001:2007 Der aus der Revision resultierende Handlungsbedarf ist für Unternehmen in Deutschland relativ gering, wenn das Unternehmen die öffentlich-rechtlichen Forderungen erfüllt. So gehen Sie vor 1. Überprüfen Sie die Arbeitsschutzpolitik Ihres Unternehmens. Beinhaltet sie bereits die Forderungen der OHSAS 18001:2007? Handlungsbedarf dürfte bei der Mehrzahl der Unternehmen vor allem beim Gesundheitsschutz sowie der Gesundheitsförderung bestehen. Erweitern Sie deshalb die Arbeitsschutzpolitik um Aspekte des Gesundheitsschutzes sowie der Gesundheitsförderung. Stellen Sie sicher, dass die oberste Leitung die Arbeitsschutzpolitik autorisiert. 2. Binden Sie Ziele aus dem Gesundheitsschutz sowie der Gesundheitsförderung in die jährlichen Arbeitsschutzziele ein. 3. Überprüfen Sie die Vorgehensweise bei der Gefährdungsbeurteilung in Ihrem Unternehmen. Legen Sie - sofern noch nicht geschehen - die Vorgehensweise in einem dokumentierten Verfahren fest. Berücksichtigen Sie hierbei die Ermittlung und Beurteilung der Gefährdungen aus den Tätigkeiten (inkl. organisatorische Schwachstellen und Handlungsfehlern), den Betriebs-/Arbeitsmitteln (inkl. Anlagen) und den Arbeitsstoffen (Gefahrstoffen) sowie Festlegung geeigneter Schutzmaßnahmen (Schutzziele) und Sicherstellung einer wirksamen Umsetzung. Legen Sie fest, dass bei der Festlegung der Schutzmaßnahmen das TOP-Prinzip (technisch vor organisatorisch vor persönlich) anzuwenden ist. Regeln Sie auch die regelmäßige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen. 4. Überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen allen zutreffenden rechtliche Verpflichtungen sowie andere Forderungen (z. B. Kundenforderungen) den Arbeitsschutz betreffend ermittelt. Stellen Sie dies sicher. 5. Sehen Sie - sofern nicht bereits geschehen - auch AMS-Programme für den Gesundheitsschutz und die Gesundheitsförderung vor. 6. Überprüfen Sie die Festlegungen zur Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, zu den Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen im Arbeitsschutz. 7. Überprüfen Sie die Vorgehensweise der Ermittlung und Festlegung der erforderlichen Kompetenzen der Mitarbeiter, Führungskräfte und Arbeitsschutzexperten und -beauftragten im Arbeitsschutz. Legen Sie die Vorgehensweise schriftlich nieder. Achten Sie darauf, dass verstärkt auch die erforderlichen Verhaltensweisen ermittelt und trainiert werden. 8. Regeln Sie - sofern nicht bereits geschehen - die Kommunikation mit Dritten (Gästen, Lieferanten, Kontraktoren etc.). 9. Stellen Sie die Möglichkeit zur Mitwirkung der Beschäftigten bei allen wesentlichen Aktivitäten, wie Gefährdungsbeurteilung, Vorfalluntersuchungen und Weiterentwicklung des AMS 10

11 sicher und motivieren Sie die Beschäftigten zur Mitwirkung. Legen Sie dies in einem dokumentierten Verfahren fest. 10. Überprüfen Sie die Dokumentation sowie die Regelung der Dokumentation anhand der Forderungen der OHSAS Gegebenenfalls die regelmäßige Aktualisierung regeln. 11. Überprüfen Sie, ob das AMS die systematische Einbindung von Forderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie der Gesundheitsförderung in die Darlegung der wesentlichen betrieblichen Prozesse vorsieht. Nehmen sie bei Bedarf entsprechende Anpassungen vor. 12. Regeln Sie durch ein dokumentiertes Verfahren die Bewertung der Einhaltung externer Forderungen. 13. Beziehen Sie - sofern noch nicht geschehen - bei der Untersuchung von Ereignissen auch Verletzungen, Beinaheunfälle, unsichere Situationen sowie Sachschäden ein. 14. Prüfen Sie, ob die Basis der Managementbewertung Leistungskennzahlen, die Ergebnisse der Audits und der Begehungen etc. sowie Beobachtungen des obersten Managements sind. Nehmen sie bei Bedarf entsprechende Anpassungen vor. Autoren Dipl.-Ing. Volkmar Rändler und Dr. Albert Ritter 11