Workshop Dokumentenmanagementsysteme im Unternehmen rechtssicher?!

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1 Workshop Dokumentenmanagementsysteme im Unternehmen rechtssicher?! Referent: Wolfram Schlüter Unternehmen: SystemHaus Schlüter, Chemnitz URL: Vertrieb und Betreuung von ERP und DMS-Systemen

2 Rechtskonformität des DMS Unternehmenspflicht, Dokumente aufzubewahren. Geschäftsführung haftet bei Verstößen Betriebliches Eigeninteresse, Geschäftsdokumente+Unternehmenswissen organisiert abzulegen Kontrollierter Umgang mit Unternehmensinformationen in 4 Phasen der Bearbeitung: - Collaboration-Phase - Dokumentenmanagement-Phase - Records Management-Phase - Archiv-Phase Nicht mehr notwendige Dokumente können kontrolliert vernichtet werden. DMS für Handelsbriefe und für technische Dokumentation von Produkten. z.b mit Informationen zur Klärung von Haftungsfragen in einem Schadenfall Verbesserte Wiederauffindbarkeit von Belegen/Beleg-Info führt zur erhöhten Wiederverwendung von qualitätsgesicherten Dokumenten und Textpassagen. Fehlerreduktion und Ratioeffekte bei der Herstellung der Dokumentation.

3 Schwerpunkte 1. Ansätze für DMS im Unternehmen 2. Der Rechnungsworkflow als Papier oder Datei 3. Aufbewahrungsfristen Neben der Aufbewahrung von Handelsbriefen 4. Digitale Aktenbildung Ein Beleg in diversen Akten 5. Orte für DokumentenManagementSysteme

4 1. DMS Prinzip zentralisieren und verteilen Zentraler Dokumentenpool Steuert die Belegverwaltung (Papier, Datei, ) Schnelles Finden unterschiedlicher Dokumentarten zu einem Vorgang Beinhaltet Vorgangsinformationen Prüfung, Quittierung und Weitergabe werden dokumentiert De facto - zentrale Unternehmenssteuerung Kontrolle des Belegflusses und des Prozessmanagements Rechtskonformität (GOB, GDPdU, usw.) durch Unterstützung des DMS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

5 Was gehört in ein DMS? Lösungsbereiche Kommunikation Vorgang / Beleg DW Client /WEB FiBu Anbindung Posteingang / Papier / Fax Archiv Druckdaten (ERP) Dokumentplattform Dateien

6 2. Der Rechnungsworkflow als Papier oder Datei Finanzansicht Skontoverlust, Verzugszinsen, Liquiditätsplanung, Controlling erechnung Poststelle Erfassen (Manuell) Optional: SW-basiert Prüfen + Buchen Freigeben+Zahlen PAPIER Post Öffnen, Indexieren, Scannen Daten- Erkennen, Abgleichen, Manuelle Korrektur Übergabe zum Bearbeiten im ERP- System ohne Bestellbezug mit Bestellbezug (Abgleich mit ERP-Einkauf) Data-Capture Prüfung, Zuordnung KST/KTR, Kontierung, Buchen, Sperren Sperrgründe Aufheben Zahlungs- Freigabe, Zahlung TopFact-Ansicht projektbezogener, abteilungsübergreifender Dokumenten-Zugriff

7 erechnung Elektronische Rechnung tägliche Praxis im Unternehmen mit pdf-anhang wird versandt. mit pdf-anhang wird erhalten. Weiterverarbeitung? Archivierung? EDI-Datenaustausch wird praktiziert. Weiterverarbeitung? Archivierung?

8 erechnung Elektronische Rechnung Vorgaben des Gesetzgebers Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung Rechnung enthält alle Pflichtangaben Gewährleistung der Echtheit der Herkunft (Authentizität) Gewährleistung der Unversehrtheit des Inhaltes (Integrität) Innerbetrieblicher Prüfprozess / Sicherstellung der Prozesssicherheit statt der Dokumentensicherheit / Nachweis + Dokumentation des Prüfprozesses Anforderungen an die Aufbewahrung Kann ich nachweisen, dass es tatsächlich dieserechnung von diesem Lieferanten mit diesem Inhalt ist? Folgerichtig DMS

9 3. Aufbewahrungsfristen neben Handelsbriefen Sechs Jahre empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung. Alles, was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre aufbewahrt. Zehn Jahre Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken. Alles, was gebucht wird, wird zehn Jahre aufbewahrt. Dauerwert Gerichtsurteile und Baupläne. Vorgaben für Krankenhäuser Patientenakten sollten aus versicherungstechnischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden. In einzelnen Bereichen gilt eine längere gesetzliche Aufbewahrungsfrist, Strahlenschutz- und Röntgenverordnung sowie Belege zum Transfusionsgesetz mit einer Frist von bis zu 30 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres. Quelle: Wikipedia

10 Eingangs-Post Kaufm. Belege Extern Intern Informationen Von/An Lieferanten Seminare Von/An Kunden Angebote Von/An Banken Anfragen Von/An Behörden Bestellungen Von/An Buchhaltung Eingangsrechnung Reklamationen Vertriebsinfo Protokolle/Skizzen 4. Digitale Aktenbildung zentraler Produktions-/Liefer- Dokumentenpool Belege Dokumentationen Skizzen/Zeichnungen Stücklisten Herstellungsvorgaben QM-Dokumentationen Kalkulationsunterlagen Gesprächsprotokolle PPS-/Liefer-Belege Muster/Bilder/Foto Laborergebnisse s Eingangs- s Ausgangs- s mit Anhängen im Original-Format Eingangs-Faxe Office-Dokumente Verträge Kundenverträge Kontrakte Vertragsmuster Arbeitsverträge Kreditverträge Partner-Verträge Mietverträge Leasing-Verträge Provisionsverträge Bauverträge Digit.Personalakte Bewerbungen Lebenslauf Zeugnis Arbeitsvertrag Vertragsänderungen BAD-Untersuchung Lohnsscheine Monats-Stundenzettel Urlaubsscheine Anträge (Urlaub, usw.) Wissens-Daten Technologien Veröffentlichungen eigene/fremde Vorab-Muster Zeitschriften/Artikel Neue Methoden Produkt-Unterlagen Lösungen/Ansätze Vorträge Patente Speicherung von Belegen im Original-Format: Anfrage: Zeige alle Belege mit Proj-Nr einfache Beleg mit/ohne Unterschrift Belege mit Digitaler Unterschrift Belege mit Zertifikat Handschriften / Zeichnungen Dateien s + Faxe

11 4. Digitale Aktenbildung - Ein Beleg in diversen Akten Anfrage: Alle Belege mit Proj-Nr (nach Belegart sortiert) Reklamation AZ-/SchlussRechnung Lieferscheine Prod-Auftrag/ME-Schein L-LS / L-RN L-Bestellung KÜ/Angebote/Auftrag Lieferantenanfrage Gesprächsprotokolle Projetanfrage Anfrage: Alle Debitoren-Rechnungen des Jahres 2012 (nach Datum sortiert)... Einzelfakturen / GU / AnzahlungsRN / TeilRN / SchlussRN = Kundenregistratur für das Jahr 2012

12 5. Orte für DMS Zentraler Server mit / ohne ERP-System Zentraler Server / Terminalserver Satelliten-DMS zum Serversystem (Offline-Betrieb mit Synchronisation) Zentraler Server mit Web-Clients über VPN (Online-Betrieb) Cloud Server als PaaS für betriebliche DMS-Lösung Bei allen IT-Systemen: Datensicherheit durch regelmäßige Datensicherung (auch eine Verordnung: ISO 27000)

13 Unternehmenseffekte Verbesserte Zusammenarbeit Streuung Wissen, Abbau Risiken Kostenreduzierung Langfristige Archivierung Ablaufkosten, Raum-, Material-, Kopie-, und Transportkosten Belege, Personalkosten Unterschiedlicher Belegtypen Integration von Systemen und Prozessen Rechtskonformität (GOB, GDPdU,...) Verknüpfung technischer Systeme mit operativen Leistungen Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch das DMS- Programm selbst

14 Nutzen eines DMS Ein Dokumentenpool für alle Vorgänge Qualitätsmanagement, Vorgangskontrolle, Gesamtübersicht Langfristige Archivierung verschiedener technischer Belegarten ( , Papier, Datei) Gewährleistungsfristen, Aufbewahrungspflichten

15 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! Dipl.-Ing. Wolfram Schlüter SystemHaus Schlüter, Chemnitz

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