Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer einfachen Datenbank

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1 Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer einfachen Datenbank 1. Tabellen Öffnen Sie das Programm MS-ACCESS durch Doppelklick auf das Symbol oder durch Auswahl des Programms in der Taskleiste Start Programme Microsoft ACCESS. Microsoft Access.lnk Erstellen Sie eine neue, leere Access Datenbank durch die entsprechende Auswahl und die Bestätigung der Schaltfläche OK Bevor die neue Datenbank bearbeitet werden kann, muss Sie in einem geeigneten Ordner mit einem beliebigen Namen und dem Dateityp.mdb gespeichert werden. Die Tabelle mit den später noch einzugebenden Datensätzen kann nun in der Entwurfsansicht erstellt werden, d. h. die einzelnen Datenfelder mit den jeweiligen Datentypen werden hier festgelegt. Doppelklick Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 1 von16

2 Vergeben Sie hier die nebenstehenden Feldnamen für die einzelnen Datenfelder (Objekte) und die zugehörigen Felddatentypen. (Attribute) Die Felddatentypen lassen sich durch den Pfeil nach unten aus der gegebenen Liste einfach auswählen! Eine Beschreibung der einzelnen Felder kann gegebenenfalls, vor allem später, sehr nützlich sein, ist aber nicht zwingend notwendig. Nach der Eingabe der Datenfelder und typen schließt man die Entwurfsansicht in der rechten, oberen Ecke Es erscheint das Fenster zum Speichern der erzeugten Tabelle. Nach Betätigen der Schaltfläche Ja muss man einen Namen für die Tabelle vergeben. Hier bietet sich ein sinngemäßer Name wie z. B. tblschüler an. Das vorangestellte Kürzel tbl ist nicht unbedingt nötig, hilft aber bei der Differenzierung der verschiedenen Objekte (tbl für Tabelle, ber für Berichte, qry für Abfragen) Nach der Frage über den Tabellennamen erscheint ein weiteres Fenster Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 2 von16

3 Die Frage nach der Erstellung eines Primärschlüssels sollte mit Ja bestätigt werden. Jedem Datensatz der Tabelle wird automatisch eine fortlaufende Nummer (ein AutoWert) zugeteilt und somit jeder Datensatz eindeutig genau gekennzeichnet! Die Tabelle tblschüler kann jetzt in der Datenblattansicht geöffnet... Doppelklick und ein paar Datensätze können eingegeben werden. Die eingegebenen Datensätze werden automatisch beim Schließen der Tabelle ohne Nachfrage gespeichert. Schließen Sie die Tabelle. Für einige Datenfelder kann es vorteilhaft sein, wenn man die Belegung durch eine Auswahl eingrenzen kann, wie z. B. die Datenfelder Anrede und Lehrer. Öffnen Sie die Tabelle tblschüler in der Entwurfsansicht. Mausklick Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 3 von16

4 Öffnen Sie im Datenfeld Klasse die Liste der Datentypen und wählen Sie den Nachschlage-Assistenten aus Im Fenster Nachschlage-Assistent wählen Sie und betätigen die Schaltfläche Als Spaltenanzahl ist die 1 anzugeben und in Sp1 die in Frage kommenden Klassen. Als Beschriftung für das Nachschlagefeld kann man wieder den Feldnamen (Klasse) verwenden. Betätigen Sie nun die und schließen Sie die Schaltfläche Entwurfsansicht der Tabelle. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 4 von16

5 Dass die vorgenommenen Änderungen gespeichert werden sollen, wird natürlich mit Ja bestätigt. Öffnen Sie nun die Tabelle tblschüler in der Datenblattansicht durch Doppelklick auf tblschüler und geben Sie weitere Datensätze ein. Der Vorteil eines Nachschlagefeldes wird sofort ersichtlich. Trotzdem kann die Dateneingabe in der Datenblattansicht mit Schwierigkeiten behaftet sein. Einfacher und unkomplizierter ist die Eingabe mit Hilfe von Formularen. Auch fehlerhafte Eingaben können so leicht vermieden werden. 2. Formulare 2. Doppelklick 1. Wählen sie das Objekt Formulare Im Fenster des Formular-Assistenten werden alle Felder aus der Tabelle tblschüler ausgewählt, indem Sie durch die Schaltfläche nach rechts verschoben werden. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 5 von16

6 Das Feld ID wird nicht ausgewählt, da es sich hier um einen Auto-Wert handelt, der von Access vergeben wird. In den folgenden Fenstern kann nun das Layout des Formulars bestimmt werden. Die folgenden Einstellungen sind in diesem Fall günstig, aber nicht zwingend. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 6 von16

7 Beendet wird die Erstellung des Formulars durch die Vergabe des Titels frmschüler und die Schaltfläche Das Formular öffnet sich automatisch und die Eingabe der Datensätze kann begonnen werden. Über die Schaltfläche kann jeweils ein neuer Datensatz eingegeben werden. Die Speicherung der Datensätze erfolgt automatisch beim Schließen des Formulars. Eine individuelle Gestaltung des Formulars ist jederzeit auch später möglich, indem man das Formular in der Entwurfsansicht öffnet. Mausklick Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 7 von16

8 3. Filter a) Formularbasierte Filter Mit Hilfe eines Filters können Datensätze ermittelt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. In unseren Beispiel sollen alle Schüler mit dem Vornamen Manuel gesucht werden. Öffnen Sie das Formular frmschüler 2. Doppelklick 1. Wählen sie das Objekt Formulare und klicken Sie auf die Schaltfläche Eine neue Symbolleiste wird eingeblendet. Bevor nun ein neuer Filter erstellt wird, sollten alle alten Filterdefinitionen gelöscht werden, indem man die Schaltfläche (Alles löschen) betätigt. Das Filterkriterium kann nun in das entsprechende Feld (hier: Vorname) eingegeben werden. Der Eintrag wird automatisch in Anführungszeichen gesetzt. Weiter Kriterien können ebenso eingegeben werden. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 8 von16

9 Die Aktivierung des Filters erfolgt über die Schaltfläche (Filter anwenden). Die gefilterten Datensätze werden sofort angezeigt. Die Anzahl der gefilterten Datensätze wird neben den Navigationsschaltflächen eingeblendet. Hier befindet sich auch der Hinweis, dass es sich um gefilterte Datensätze handelt. In der Statusleiste erscheint Ausschalten lässt sich der Filter durch erneutes Klicken auf das Symbol Alle Datensätze sind wieder verfügbar und der erste Datensatz wird angezeigt. Formularbasierte Filter können, solange sie aktiv sind, als Abfrage über das Symbol gespeichert werden. Hierzu ist nur noch ein passender Name einzugeben. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 9 von16

10 a) Auswahlbasierte Filter Eine einfache und schnelle Methode, Datensätze zu filtern, ist die Verwendung von auswahlbasierten Filtern. Hier kann jedoch lediglich jeweils nur ein Datenfeld berücksichtigt werden! Öffnen Sie das Formular frmschüler wie vorne bereits beschrieben und wählen Sie durch Anklicken das Feld mit dem zu suchenden Wert aus. Durch die Schaltfläche wird der Filter automatisch erstellt und sofort angewendet. Der Filter kann durch das Symbol wieder entfernt werden. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 10 von16

11 4. Abfragen Ermitteln und Auswerten von Daten funktioniert auf einfache Art und Weise mit Hilfe von Abfragen. Abfragen können alle oder nur ausgewählte Datenfelder aus einer oder mehreren Tabellen enthalten. Durch die Sicherung der erstellten Abfragen stehen jederzeit aktuelle Auswertungen von Datensätzen zur Verfügung. Erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht (Objekte Abfragen!). 1. Klick 2. Doppelklick Die benötigten Daten werden aus der Tabelle tblschüler entnommen. Man lässt sie sich über die Schaltfläche anzeigen und schließt das Fenster Tabelle anzeigen. Die benötigten Felder werden aus der Feldliste ausgewählt (unten) oder per Drag And Drop aus dem obigen Fenster nach unten verschoben. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 11 von16

12 Eine Abfrage in der festgestellt werden soll, welche Schüler das Animationsprogramm GMAX auf ihrem PC installiert haben, müsste folgendes Aussehen haben, vorausgesetzt, es soll lediglich der Name und der Vorname in der Liste erscheinen. Beim Schließen der Auswahlabfrage wird gefragt, ob die Abfrage gespeichert werden soll. Hier wird natürlich mit der Schaltfläche Ja geantwortet. Ein möglicher Name wäre z. B. qrygmax (engl. query = (Ab-)Frage) Die erstellte Abfrage lässt sich sofort durch Doppelklick auf qrygmax ausführen und anzeigen. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 12 von16

13 Eine weitere Abfrage, in der alle Schüler alphabetisch nach Familiennamen und Vornamen aufgezählt werden, die ihren Wohnort in Deggendorf haben, müsste folgendermaßen aussehen : Natürlich lassen sich auch mehrere Suchkriterien miteinander Verknüpfen. Zum Beispiel können alle Schülerinnen aus Plattling alphabetisch sortiert angezeigt werden, welche die Office Produkte WORD und EXCEL auf ihrem PC installiert haben: Auch Übersichtsinformationen lassen sich einfach und schnell erstellen. Sollen die Programme der Schüler dargestellt werden, könnte die Entwurfsansicht dieser Abfrage so aussehen : Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 13 von16

14 5. Berichte Tabellen und Abfragen lassen sich in Form von Berichten grafisch darstellen bzw. ausdrucken. Am Beispiel der letzten Abfrage würde man beim erstellen des zugehörigen Berichts so vorgehen: 1. Klick 2. Doppelklick Aus der Liste der existierenden Tabellen und Abfragen wählt man die benötigte Abfage aus. In unserem Fall z. B. die Abfrage qrysoftware. Man erhält eine Auflistung aller verfügbaren Felder, die mit Hilfe der Taste nach Bedarf ausgewählt werden. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 14 von16

15 Im folgenden Fenster wird man nach gewollten Gruppierungsebenen gefragt. Dies verändert lediglich das Erscheinungsbild des Berichts. Die Auswahl wird nach Belieben getroffen oder einfach mit der Schaltfläche bestätigt, sofern man keine Gruppierung haben möchte. Auch die Sortierung der Datensätze ist beliebig zu wählen. In unserem Fall würde sich eine alphabetische Reihenfolge der Felder Namen und anschließend der Felder Vornamen auszuwählen. Das Layout des Berichts wäre in den meisten Fällen tabellarisch am sinnvollsten oder auch in Blöcken. Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 15 von16

16 Das zu wählende Format des Berichts richtet sich nach den eigenen Bedürfnissen und Geschmack. Die Auswahl kann man jeweils in der Vorschau betrachten. Bei der Vergabe eines Titels für den Bericht wählt man einen geeigneten Namen mit dem vorangesetzten ber zur Kennzeichnung, dass es sich um einen Bericht handelt, z. B. Nach Betätigen der Schaltfläche öffnet sich automatisch der erstellte Bericht. Das Layout kann jetzt immer noch in jeder beliebigen Art und Weise verändert werden, in dem man den Bericht in der Entwurfsansicht öffnet und die persönlichen Veränderungen vornimmt. 1. mit Klick markieren 2. Doppelklick Stefan Wiedemann IT 8 - Datenbanken Seite 16 von16