Imperia Schulungsunterlagen

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1 Imperia Schulungsunterlagen Redakteure 1 / 16

2 1. Einloggen Rufen Sie die Imperia Log-In Seite in Ihrem Browser auf. Hier können Sie sich mit ihrem Benutzernamen und Passwort einloggen. 2. Redaktionelles Arbeiten Unter einem Workflow versteht man in Imperia eine Serie von Bearbeitungsschritten, die ein Dokument durchlaufen muss, bevor es das Entwicklungssystem verlässt und auf ein Zielsystem übertragen werden kann. Der Standardworkflow für Benutzer in Imperia 7 setzt sich aus folgenden Schritten zusammen: - Rubrik auswählen - Metainformationen eingeben - Inhalte in ein Template eingegeben - Workflow beenden - Dokument freischalten Die Schritte im Einzelnen: 2.1 Rubrik auswählen 2 / 16

3 Um eine Rubrik auszuwählen, unter der die neue Seite erscheinen soll, klicken Sie von der Imperia Startseite auf den Menüpunkt Neues Dokument erzeugen". Wichtiges zu "Neues Dokument erzeugen" / Freigeschaltete Dokumente bearbeiten Wählen Sie "Neues Dokument erzeugen", nur wenn Sie eine ganz neue Seite im Internet erstellen möchten. Beim Aufrufen dieses Menüpunktes geht das System davon aus, dass ein Redakteur etwas Neues erstellen möchte. Es erfolgt keine Nachfrage, ob eine Seite überschrieben werden soll oder nicht. Wenn die Bearbeitung einer bestehenden Seite erwünscht ist, muss der Menüpunkt "Freigeschaltete Dokumente bearbeiten" ausgewählt werden. 3 / 16

4 In der Rubrikauswahl können Sie ein Thema auswählen, unter dem Sie ein neues Dokument erzeugen können. Der Rubrikenbaum spiegelt ungefähr die Struktur der Seite wieder, allerdings sehen Sie nur die Rubriken, auf die Sie Zugriff haben. Ein Klick auf das Pluszeichen zeigt Unterrubriken an, ein Klick auf das Minuszeichen schließt sie wieder. Die Beschriftung der Rubriken gibt Aufschluss darüber, ob Sie eine Datei mit festem oder fortlaufendem Dateinamen erstellen. Ein Klick auf eine Rubrik mit der Bezeichnung "Unterseite" erstellt eine Seite mit einer fortlaufenden Zahl (z.b php, php) usw. Rubriken mit einer festen Bezeichnung "z.b. Hochschulstatistik" erzeugen immer die gleiche Seite, die in der Regel "index.php" heisst. 2.2 Metainformationen eingeben Nach der Rubrikauswahl fragt das "Metafile" Zusatzinformationen zu einem Dokument ab (Metainformationen). 4 / 16

5 Beispiel: Hier können Sie verschiedenes zur Erscheinungsweise der Seite auswählen. Im obigen Beispiel, wird als Standardeinstellung die Seite von der Service-Vorschaltseite und der A Z Serviceübersicht aus verlinkt. Eine Verknüfung im Bereich Broschüren und Leitfäden soll nicht erfolgen. Die Seite soll im öffentlichen Bereich und ohne rechte Spalte erscheinen. Wichtiges zu internen Seiten Der Webserver ist so konfiguriert, dass Dateien, die sich innerhalb eines Ordners namens intern befinden, automatisch vom Zugriff von außen geschützt sind. Über das Pulldownfeld Soll diese Datei nur intern lesbar sein? haben Sie die Möglichkeit, den Verzeichnispfad mit dem Zusatz intern zu versehen. Die Seite ist somit geschützt. Es gibt Meta-Variablen, die später nicht über ein Template editiert werden können. Hierzu gehört zum Beispiel der Pfad, unter dem das fertige Dokument auf dem Zielsystem gespeichert werden soll, und somit auch das Hinzufügen des Pfadbestandteils "intern". Bitte überlegen Sie daher zuerst, ob eine Seite zu einem geschützten Bereich gehören soll, bevor Sie eine komplexe, aufwändige Seite im Template bauen! 5 / 16

6 2.3 Inhalte in einem Template eingeben Im Template haben Sie mit verschiedenen Templatefunktionen die Möglichkeit, ihren Content einzugeben. Templatefunktionen in Imperia sind u.a.: - Inputfelder (Einzeilige Texteingabe) - Textareas (Mehrzeilige Texteingabe) - Mediendatenbank - Metatool - Flexmodule und Imperiablocks - Checkboxe (Häkchen), Select-Felder (Dropdown / Pulldown) Wenn die grau hinterlegten Hilfetexte in ihrer Darstellung nicht ausreichen, gehen Sie einfach mit der Maus über das rote Fragezeichen. Hier wird Ihnen eine detaillierte Erklärung zum Eingabefeld angeboten. 6 / 16

7 Wenn Sie auf den Link "MedienDB" klicken, können Sie Bilder und Dokumente aus der Medien Datenbank mit Ihrer Seite verknüpfen. Über den Link "Grafiker" kann ein Bild direkt auf den Server und mit dem Template verknüpft werden, ohne dass es in der Mediendatenbankstruktur abgelegt werden muss. Wenn Sie ein eingefügtes Bild oder Dokument löschen wollen, rufen Sie einfach die Medien DB auf, ziehen Sie bei Bedarf das Browserfenster unten rechts etwas größer und klicken Sie auf das kleine "x". Das bisherige Bild wird wieder durch das Dummybild ersetzt und sie können die MD schließen. Beim Hochladen von Dokumenten in der Mediendatenbank, können Sie die Objekte benennen. Versuchen Sie dabei einen möglichst aussagekräftigen Namen zu verwenden, da dieser beim Einbau der Datei im Template wiederverwendet werden kann (beispielsweise als Linkname) und erspart somit doppelte Tipparbeit. Flexmodule 7 / 16

8 Das Flexmodul ist ein kleiner Template-Editor, mit dem Sie die Möglichkeit haben, ihr Template mit verschiedenen Elementen zu erweitern. Dazu stehen Ihnen über einen Flexmodulaufruf verschiedene Module zur Verfügung, die Sie unterhalb des Aufrufs in die Seite einfügen können. Flexmodule sind verschiedenste HTML-Bausteine. Sie können z.b. über das Modul "Überschrift mit Textfeld und Link" weitere Absätze in die Seite einfügen. Einige Flexmodulfunktionen: Verschieben Mit den Pfeilschaltflächen lassen sich beispielsweise die Reihenfolge der Flexmodule nachträglich ändern. Löschen Mit der "x" Schaltfläche lässt sich das Flexmodul entfernen. Klonen Über die "+" Schaltfläche lässt sich ein Flexmodul mit allen Inhalten duplizieren. 8 / 16

9 Imperiablocks Mit den Imperiablocks haben Sie die Möglichkeit, Bestandteile Ihres Templates beliebig zu duplizieren. Um z.b. mehrere Listenelemente in die Seite einzubinden, klicken Sie einfach auf das "+" Zeichen. 9 / 16

10 Das Metatool Dieses Tool ermöglicht es, bereits freigeschaltete Seiten im Template zu verlinken. Als Standard werden nur die bereits freigeschalteten Seiten im gleichen Verzeichnis angezeigt. Wenn Sie die Liste der angezeigten Seiten erweitern möchten, löschen Sie den automatisch hinzugefügten Verzeichnishinweis im Feld directory, oder fügen Sie ein ganz anderes Verzeichnis hinzu, und klicken Sie auf Suchen. 10 / 16

11 2.3 Der Schreibtisch Sind alle Inhalte eingegeben, können Sie sich über den Vorschau Button eine WYSIWYG-Ansicht des Dokuments ausgeben lassen. Sind Sie mit Ihren Eingaben zufrieden, speichern Sie das Dokument ab es befindet sich nun in Ihrer Schreibtischansicht: 11 / 16

12 Über die Schreibtischansicht "Classic" bekommen Sie eine umfassende Übersicht über die Dokumente, die Sie noch bearbeiten müssen. Folgende Stati/Informationen zu einem Dokument können angezeigt werden: Löschen die Möglichkeit, das Dokument zu löschen, Kopie bleibt im Archiv, bereits freigeschaltete Dateien sind nicht betroffen Link Checker hiermit können interne Links überprüft werden, externe Links können mit einem kostenpflichtigen Zusatzmodul überprüft werden. Geändert das letzte Änderungsdatum Erzeugt das Erstellungsdatum Titel Titel der Seite Meta Viewer hiermit können die Metawerte des Templates gesammelt eingesehen werden. URL URL der Seite 12 / 16

13 Rubrik Rubrik der Seiten in der Rubrikenverwaltung Bearbeiten der aktuelle Workflowschritt, der hier noch einmal ausgeführt werden kann (Edit oder Meta Edit) History die Historydaten zu einem Dokument - einige Aktionen in Imperia verlangen vor Ausführung einen History-Eintrag (z.b. Löschen ). Workflow die Übersicht über die bisherigen Workflowschritte, von hieraus auch noch einmal ausführbar Nächster Schritt der nächste ausführbare Workflowschritt. Von diesem Link aus kann das Dokument in das Freischaltmenü gelegt werden (Beendet), oder einem anderen Redakteur zur Einsicht vorgelegt werden (Approve). Sperren der Status eines Dokuments. Sobald ein Dokument im Bearbeitungszustand ist, wird es mit einem Lock versehen, welcher hier angezeigt wird. Ein anderer User, der das gleiche Dokument bearbeiten will, bekommt eine Warnmeldung. Der Lock-Status kann über diese Schreibtischfunktion geändert werden. Jeder User kann seine Schreibtischansicht individuell konfigurieren und sich auch verschiedene Ansichten generieren lassen (welche Spalten werden angezeigt, welche Spalten werden zusammengeführt, wie werden die Informationen sortiert, welche Informationen werden gefiltert). Es wird empfohlen, die Spalte "Letzter Editor" zu aktivieren, hiermit können Sie Ihre eigenen Dokumente leichter erkennen. 2.4 Freischalten Hat ein Dokument den Workflow durchlaufen, so wird es als statische Seite abgespeichert. Es erscheint jetzt in der Liste "Hauptmenü Dokumente freischalten Hier wird der letzte Workflowschritt durchgeführt, in dem das Dokument durch entsprechendes Markieren freigeschaltet wird. 13 / 16

14 Klicken Sie auf die "Alle auswählen" Checkbox, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu markieren oder um sie zu löschen. 3. Das Archiv Über das Archiv ( Hauptmenü Archiv ) können alle Versionen eines Dokuments rekonstruiert werden. Ebenso hat man hier die Möglichkeit, Dokumente zu löschen oder wieder in den Workflow zu importieren. Sie sehen nur die Dokumente auf denen Sie Zugriff haben. WICHTIG: Löschen Sie niemals die aktuellste Version eines Dokuments im Archiv. Diese ist identisch mit der Seite die auf dem Entwicklungs- und Liveserver zu sehen ist. Ein Löschen dieser Version verhindert, dass Sie die Seite auf dem Liveserver weiter bearbeiten können. Wenn Sie eine Seite komplett entfernen möchten, sowohl im Archiv als auch auf dem Liveserver, löschen Sie zuerst die Seite über den Menüpunkt "Freigeschaltete Dokumente bearbeiten" und dann erst im Archiv. 4. Freigeschaltete Dokumente bearbeiten Sie möchten eine bereits freigeschaltete Datei wieder editieren oder löschen? Klicken Sie dazu auf "Freigeschaltete Dokumente bearbeiten" im Hauptmenü. Sie sehen nur die Dokumente, auf die Sie Zugriff haben. 14 / 16

15 Wenn Sie eine Datei löschen möchten, wählen Sie "Dateien auf Ziel- und Entwicklungssystem löschen" im unteren PullDown, markieren Sie die Dateien, die Sie löschen wollen, und klicken Sie auf "OK". Wenn Sie eine Datei editieren möchten, müssen Sie diese zuerst in den Workflow importieren. Dazu können Sie auf "Import" klicken, oder über die Checkboxe mehrere Dateien auswählen und dann auf "OK" klicken. Die Dateien finden Sie im Schreibtisch wieder. Wenn die Datei die Sie bearbeiten möchten, nicht in der Liste auftaucht, können Sie entweder auf "Weiter" klicken, oder Sie können danach suchen. Im oberen Eingabefeld haben Sie die Möglichkeit, einen Teil der URL einzugeben (z.b. organisation), die Liste wird danach nach Dateien eingeschränkt die organisation als Teil ihres Pfades haben. Über den Link "Über die Rubriken-Auswahl dargestellte Liste einschränken" können Sie auch nach Rubrik die Liste einschränken. Zusätzlich können Sie über das Pulldown alle Dokumente / nur meine Dokumente die Liste auf die selbst erstellten Seiten beschränken. Sollte einmal eine Seite nicht zu finden sein, prüfen Sie als erstes, ob eine der obigen Einschränkungen noch gilt. Die Beschränkungen werden per Cookie gespeichert und sind beim nächsten Aufruf von Freigeschaltete Dateien bearbeiten immer noch aktiv. WICHTIG: Wenn Sie eine bereits freigeschaltete Datei editieren möchten, gehen Sie immer diesen Weg! Wenn Sie auf "Neues Dokument erstellen" klicken, geht Imperia 7 immer davon aus, dass Sie auch wirklich etwas Neues erstellen möchten, bestehende Dateien werden überschrieben, es erscheint keine Warnmeldung dass eine Datei überschrieben wird. 5. Änderungsverfolgung 15 / 16

16 Imperia bietet Ihnen die Möglichkeit, zwei beliebig verschiedene Versionen eines Dokuments zu vergleichen. Neu hinzugefügte, geänderte oder gelöschte Texte oder Bilder werden farbig gekennzeichnet. Die Änderungen an einem Dokument können aus dem Archiv eingesehen werden. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche "Änderungen darstellen". 6. OneClickEdit Beim Surfen auf den Webseiten können Sie mit OneClickEdit die dazugehörigen Imperia-Dokumente über den Browser bearbeiten, löschen oder erneut veröffentlichen. Zur Nutzung von OneClickEdit mzss lediglich eine Browser-Erweiterung installiert werden. 16 / 16

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