1: Access starten und beenden

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1 Schnelleinstieg in Access 1

2 In diesem Kapitel können Sie sich einen ersten Überblick über die Grundfunktionen von Access verschaffen. Sie erstellen eine Access- Datenbank mit einer einfachen Adressverwaltung. Dabei lernen Sie die in Access verwendeten Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte kennen. Ziel dieses Kapitels ist es, eine Telefonliste der in Ihrer Adressverwaltung erfassten Personen mit Vornamen, Nachnamen und Telefonnummer auszudrucken. In den nachfolgenden Kapiteln wird die Adressverwaltung dann zu einer Datenbank für eine Videothek ausgebaut. Damit bekommen Sie im Laufe des Buches eine brauchbare Datenbank, die Sie leicht Ihren Bedürfnissen anpassen können. Was Sie bald können 1: Access starten und beenden 2: Eine neue Datenbank anlegen 3: Tabelle erstellen mit dem Assistenten 4: Daten in die Tabelle eingeben 5: AutoFormular erstellen 6: Formular für die Datenerfassung nutzen 7: Abfrage erstellen mit dem Assistenten 8: AutoBericht erstellen 9: Ein Datenbankobjekt kopieren 10: Ein Datenbankobjekt löschen Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 43

3 1: Access starten und beenden Zum Starten von Access gehen Sie wie folgt vor: 1 2 Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start. Wenn Sie Windows XP verwenden, zeigen Sie im Startmenü auf Alle Programme. Bei den vorherigen Windows-Versionen heißt der Eintrag Programme. Das Startmenü wird angezeigt. 3 Klicken Sie dann auf Microsoft Office Access Access 2003 einfach klipp & klar

4 Damit starten Sie Access und das Programmfenster von Access wird geöffnet. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die mit Erste Schritte bezeichnete Startseite des Aufgabenbereichs. Zum Beenden von Access können Sie das Programmfenster mit einem Klick auf die Schließen-Schaltfläche schließen. Oder Sie nutzen den Menübefehl Datei Beenden. 2: Eine neue Datenbank anlegen Nachdem Sie, wie in Kurs 1 beschrieben, Access gestartet haben, können Sie eine neue leere Datenbank anlegen. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 45

5 1 Klicken Sie im geöffneten Programmfenster auf der rechten Seite im Aufgabenbereich Erste Schritte auf Eine neue Datei erstellen. Hinweis: Aufgabenbereich Neue Datei anzeigen Der Aufgabenbereich Neue Datei wird angezeigt. Sie können den Aufgabenbereich Neue Datei auch direkt aufrufen, indem Sie im Menü Datei auf Neu klicken. Dies ist zum Beispiel dann nützlich, wenn der Aufgabenbereich zuvor ausgeblendet wurde. 2 Klicken Sie auf den Eintrag Leere Datenbank. Damit wird das Dialogfeld Neue Datenbankdatei angezeigt. 46 Access 2003 einfach klipp & klar

6 3 Die unter Dateiname vorgeschlagene Standardbezeichnung können Sie überschreiben. Geben Sie für das folgende Beispiel den Namen ErsterVersuch ein und klicken Sie auf Erstellen. Damit wird die neue Datenbank angelegt und das Datenbankfenster (siehe Hinweis auf Seite 49) wird geöffnet. Hinweis: Angelegte Datenbank schließen und öffnen Wenn Sie Access schließen oder im Datenbankfenster auf die Schließen-Schaltfläche klicken, wird damit die geöffnete Datenbank geschlossen. Der Name der Datenbankdatei ist jetzt auf der Startseite des Aufgabenbereichs eingetragen. Mit Klick auf diesen Eintrag öffnen Sie die Datenbank. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 47

7 Alternativ können Sie auch mit dem Menübefehl Datei Öffnen das Dialogfeld Öffnen anzeigen lassen und dort die Datenbankdatei heraussuchen und öffnen. Gegebenenfalls erscheint beim Öffnen der Datenbank eine Sicherheitswarnung. Bei Ihrer gerade neu angelegten Datenbank können Sie diese mit Ja bestätigen. Übung Erstellen Sie unter dem Namen VideoCity eine leere neue Datenbank. Diese Datenbank wird ab Kapitel 3 weiterverwendet. Schließen Sie die Datenbank wieder und verwenden Sie für die folgenden Kurse die von Ihnen angelegte Datenbank ErsterVersuch. 3: Tabelle erstellen mit dem Assistenten Bei Access werden die Daten, die Sie in die Datenbank eingeben, in Tabellen gespeichert. Nachdem Sie, wie im letzten Kurs beschrieben, eine Datenbank angelegt haben, können Sie nun eine neue Tabelle erstellen. In diesem Kurs soll hierfür der im Datenbankfenster zur Verfügung stehende Assistent genutzt werden. 48 Access 2003 einfach klipp & klar

8 Hinweis: Das Datenbankfenster Nach dem Öffnen oder Erstellen einer Access-Datenbank wird das Datenbankfenster angezeigt. In der Titelleiste des Datenbankfensters ist der für die Datenbank vergebene Name eingetragen in diesem Fall also Erster Versuch (siehe Bild unten). Eine Access-Datenbank kann neben den bereits erwähnten Tabellen noch weitere Objekte enthalten. Die Datenbankobjekte Formulare, Abfragen und Berichte lernen Sie im Laufe des Buches noch kennen. Alle Objekte einer Datenbank werden zusammen in einer Datenbankdatei gespeichert. Möchten Sie ein Objekt erstellen oder verwenden, können Sie im Datenbankfenster links in der Objektleiste unter Objekte per Mausklick die Art des Objekts auswählen. 1 2 Achten Sie darauf, dass auf der Objektleiste im Datenbankfenster der Objekttyp Tabellen aktiviert ist. Doppelklicken Sie dann auf den Eintrag Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 49

9 3 4 Damit wird der Tabellen-Assistent gestartet, bei dem Sie links verschiedene Beispieltabellen finden. Wenn Sie eine der Beispieltabellen auswählen, werden in der mittleren Liste verschiedene zu dieser Tabelle passende Felder angezeigt. Wählen Sie in der linken Liste die Adressenliste als Beispieltabelle. Klicken Sie nun in der mittleren Liste auf das Feld, das Sie in Ihre Tabelle übernehmen wollen, und wählen Sie es aus, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts klicken. Für unser Beispiel übernehmen Sie auf diese Weise nacheinander die Felder AdressenlistenNr, Präfix, Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl, Ort und TelefonPrivat. 5 Soll ein Feld der neuen Tabelle umbenannt werden, markieren Sie es und klicken auf die Schaltfläche Feld umbenennen. 50 Access 2003 einfach klipp & klar

10 6 Im Dialogfeld Feld umbenennen überschreiben Sie den vorgegebenen Namen mit einer eigenen Bezeichnung und bestätigen die Änderung mit OK. Für unser Beispiel ändern Sie Adresse zu Straße, Präfix zu Anrede, Postleitzahl zu PLZ und TelefonPrivat zu Telefon. 7 8 Wenn Sie alle gewünschten Felder ausgewählt und umbenannt haben, klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt des Assistenten können Sie gegebenenfalls die Bezeichnung der Tabelle ändern, indem Sie den vorgeschlagenen Namen überschreiben. Außerdem können Sie den Assistenten einen so genannten Primärschlüssel für die Tabelle festlegen lassen, mit dem die Datensätze eindeutig gekennzeichnet werden. (Näheres zum Thema Primärschlüssel erfahren Sie in Kapitel 2.) Übernehmen Sie für unser Beispiel die Standardoption Assistent soll Primärschlüssel festlegen und klicken Sie auf Weiter. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 51

11 9 Im letzten Schritt des Assistenten lassen Sie die Option Direkt Daten in die Tabelle eingeben aktiviert und klicken Sie auf Fertig stellen. Nach Abschluss des Assistenten wird damit die Tabelle in der so genannten Datenblattansicht angezeigt. Hier können Sie, wie im nächsten Kurs beschrieben, Daten eingeben. Die im Assistenten festgelegten Felder finden Sie in der Tabelle als Spaltenüberschriften. Wie Sie eine Tabelle ohne Assistenten erstellen oder einen bestehenden Tabellenentwurf ändern, erfahren Sie in Kapitel 3 dieses Buches. 52 Access 2003 einfach klipp & klar

12 10 Zum Schließen der Tabelle klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche. Sie finden die neue Tabelle unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Datenbankfenster eingetragen. 4: Daten in die Tabelle eingeben Die Datenblattansicht einer in Access angelegten Tabelle können Sie zur Eingabe neuer Datensätze und zum Ändern bestehender Eintragungen nutzen. (Den Tabellenentwurf selbst bearbeiten Sie in der Entwurfsansicht, die Sie in Kapitel 3 kennen lernen.) 1 Achten Sie darauf, dass auf der Leiste im Datenbankfenster der Objekttyp Tabellen aktiviert ist. Doppelklicken Sie dann auf den gewünschten Tabellennamen. Oder Sie markieren den Namen der Tabelle und klicken dann auf die Schaltfläche Öffnen. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 53

13 Damit wird die ausgewählte Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet. Warnung: Automatischer Eintrag im AutoWert-Feld Im ersten Eingabefeld mit dem Eintrag AutoWert können Sie nichts eintragen. Erst wenn Sie in einem anderen Feld der Zeile eine Eintragung machen, wird von Access die Zahl für das AutoWert-Feld automatisch zugewiesen. Dabei wird ein Wert innerhalb der gesamten Datenbank nur ein einziges Mal vergeben. Auf diese Weise sind die in den einzelnen Zeilen enthaltenen Datensätze durch den jeweils vergebenen AutoWert eindeutig gekennzeichnet. 54 Access 2003 einfach klipp & klar

14 2 Klicken Sie in ein Feld und tragen Sie die entsprechende Angabe ein. Um von Zelle zu Zelle zu wechseln, verwenden Sie die Maus, die (ÿ)-taste, die ( )-Taste oder die Pfeiltasten. Auf diese Weise erfassen Sie nacheinander zeilenweise mehrere Adressen. Hinweis: Datensätze werden automatisch gespeichert In der Tabelle einer Datenbank wird jede Zeile als Datensatz bezeichnet. Die Nummer des gerade ausgewählten Datensatzes wird unten in der Statusleiste angezeigt. Um das Speichern der von Ihnen eingegebenen Datensätze brauchen Sie sich nicht weiter zu kümmern. Sobald Sie eine Zeile verlassen oder die Tabelle schließen, wird der entsprechende Datensatz automatisch von Access gespeichert. 3 Zum Korrigieren eines Eintrags klicken Sie einfach in das entsprechende Feld und nehmen die Änderung vor. Übung Erfassen Sie in Ihrer neu angelegten Tabelle einige Datensätze samt Telefonnummer. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 55

15 5: AutoFormular erstellen In Access können Sie Formulare für die komfortable Eingabe von Datensätzen nutzen. Am einfachsten lassen Sie Access zu einer von Ihnen angelegten Tabelle ein einspaltiges AutoFormular erstellen. 1 2 Klicken Sie im Datenbankfenster in der Leiste Objekte auf Formulare. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 3 Das Dialogfeld Neues Formular wird geöffnet. Hier haben Sie die Auswahl zwischen mehreren Assistenten. Klicken Sie auf AutoFormular: Einspaltig, wählen Sie unten die gewünschte Tabelle aus, für die das Formular erstellt werden soll, und klicken Sie auf OK. 56 Access 2003 einfach klipp & klar

16 Nach einem Klick auf OK startet der Assistent und das Formular wird erstellt und angezeigt. 4 Nun müssen Sie das neue Formular noch speichern. Dazu klicken Sie in der Access-Symbolleiste auf das Speichern-Symbol, vergeben im Dialogfeld Speichern unter den gewünschten Namen und bestätigen mit OK. Damit wird das Formular unter dem angegebenen Namen in der Objektliste des Datenbankfensters eingetragen. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 57

17 5 Sie können das Formular jetzt mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche schließen oder (wie im folgenden Kurs beschrieben) zur Eingabe von Datensätzen nutzen. 6: Formular für die Datenerfassung nutzen Haben Sie in Access ein Formular erstellt, können Sie dieses zur Eingabe von Datensätzen nutzen. 1 Achten Sie darauf, dass auf der Leiste im Datenbankfenster der Objekttyp Formulare aktiviert ist. 2 Doppelklicken Sie dann auf den gewünschten Formularnamen. Oder Sie markieren den Namen des Formulars und klicken dann auf die Schaltfläche Öffnen. Damit wird das ausgewählte Formular in der Formularansicht geöffnet. 58 Access 2003 einfach klipp & klar

18 Hinweis: Navigation im Formular Im Unterschied zu einer in der Datenblattansicht angezeigten Tabelle sehen Sie hier im Formular immer nur einen Datensatz. Mit den Navigationsschaltflächen in der Statusleiste können Sie zu bereits eingegebenen Datensätzen blättern oder an das Ende der Tabelle gehen, um einen neuen Datensatz einzugeben. Navigations-Schaltfläche Funktion springt zum ersten Datensatz blättert rückwärts blättert vorwärts springt zum letzten Datensatz öffnet einen neuen leeren Datensatz zum Dateneingeben Schaltflächen zum Navigieren zwischen Datensätzen 3 Um einen neuen Datensatz zu erfassen, klicken Sie im geöffneten Formular auf die Schaltfläche Neuer Datensatz. Jetzt können Sie einen neuen Datensatz eingeben. Durch das Wechseln zu einem anderen Datensatz oder das Schließen des Formulars wird der gerade erfasste Datensatz gespeichert. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 59

19 Warnung: Automatischer Eintrag im AutoWert-Feld Genau wie bei der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle, können Sie auch im Formular in einem Eingabefeld mit dem Eintrag AutoWert nichts eintragen. Erst wenn Sie in einem anderen Feld des Formulars eine Eintragung machen, wird von Access die Zahl für das AutoWert-Feld automatisch zugewiesen und ein neuer Datensatz wird angelegt. 4 Nachdem Sie die Datenerfassung abgeschlossen haben, schließen Sie das Formular einfach mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche. Übungen Nutzen Sie das Formular zum Erfassen einiger Adressen samt Telefonnummer. Öffnen Sie die zugehörige Tabelle und überprüfen Sie die neu eingetragenen Datensätze. Nehmen Sie in einem Datensatz in der Tabelle Änderungen vor und wechseln Sie in eine andere Zeile. Lassen Sie den geänderten Datensatz im Formular anzeigen. Ändern Sie einen Datensatz im Formular. Schließen Sie das Formular. Überprüfen Sie den geänderten Datensatz in der Tabelle. 60 Access 2003 einfach klipp & klar

20 7: Abfrage erstellen mit dem Assistenten Mit Abfragen können Sie die in einer Datenbank enthaltenen Daten auswerten. Als Beispiel soll eine Abfrage erstellt werden, die aus den in den vorhergehenden Kursen erfassten Adressdaten eine Telefonliste erstellt. 1 2 Klicken Sie im Datenbankfenster in der Leiste Objekte auf Abfragen. Doppelklicken Sie auf den Eintrag Erstellt eine Abfrage unter Verwendung des Assistenten. Damit wird der Auswahlabfrage-Assistent gestartet. 3 4 Wählen Sie unter Tabellen/Abfragen die gewünschte Tabelle. Übernehmen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem nach rechts gerichteten Pfeil die Felder Vorname, Nachname und Telefon. Klicken Sie auf Weiter. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 61

21 5 Überschreiben Sie den vorgeschlagenen Namen für die Abfrage mit Telefonliste. Übernehmen Sie die standardmäßig ausgewählte Option Die Abfrage öffnen und klicken Sie auf Fertig stellen. Die Abfrage wird nun im Datenbankfenster unter dem angegebenen Namen abgelegt und geöffnet. 62 Access 2003 einfach klipp & klar

22 6 7 Sie können die Abfrage jetzt mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche schließen. Zum erneuten Öffnen der Abfrage doppelklicken Sie im Datenbankfenster auf den Eintrag. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 63

23 8: AutoBericht erstellen Für die Ausgabe auf Papier bieten sich in Access Berichte an. Im Folgenden soll als Beispiel die im letzten Kurs erstellte Telefonliste in Papierform ausgegeben werden. 1 2 Klicken Sie im Datenbankfenster in der Leiste Objekte auf Berichte. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 3 Das Dialogfeld Neuer Bericht wird geöffnet. Hier haben Sie die Auswahl zwischen mehreren Assistenten. Klicken Sie auf AutoBericht: Tabellarisch, wählen Sie unten die gewünschte Tabelle aus, für die der Bericht erstellt werden soll (in diesem Fall also die Telefonliste), und klicken Sie auf OK. 64 Access 2003 einfach klipp & klar

24 Nach dem Klick auf OK startet der Assistent und der Bericht wird erstellt und angezeigt. 4 Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Bericht fahren, verwandelt sich dieser in eine Lupe. Wenn Sie einmal klicken, wird die ganze Seite angezeigt. Klicken Sie danach erneut, wird wieder zur vorherigen Anzeigegröße zurückgewechselt. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 65

25 5 6 Zum Ausdrucken klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken. Der neu erstellte Bericht muss noch gespeichert werden. Dazu wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Speichern, vergeben im Dialogfeld Speichern unter den gewünschten Namen und bestätigen mit OK. 7 Damit wird der Bericht unter dem angegebenen Namen in der Objektliste des Datenbankfensters eingetragen. Sie können den Bericht jetzt mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche schließen. 66 Access 2003 einfach klipp & klar

26 8 Zum erneuten Öffnen des Berichts doppelklicken Sie im Datenbankfenster auf den Eintrag. 9: Ein Datenbankobjekt kopieren Haben Sie eine Tabelle, Abfrage, ein Formular oder einen Bericht erstellt, werden diese Datenbankobjekte im Datenbankfenster abgelegt. Je nachdem, wie viel Mühe Sie sich dabei gegeben haben, kann es manchmal nützlich sein, eines dieser Objekte zu kopieren. Dies ist im Datenbankfenster möglich. Wenn Sie beispielsweise ein mühsam erstelltes Formular kopieren, können Sie auf dieser Grundlage eine neue Variante erstellen und müssen dazu nicht noch einmal ganz von vorne anfangen. (Näheres zum Bearbeiten des Formularentwurfs erfahren Sie in Kapitel 6.) 1 Wählen Sie das gewünschte Objekt im Datenbankfenster aus. Als Beispiel soll das in Kurs 5 AutoFormular erstellen angelegte Formular Adressenliste dienen. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 67

27 2 Ziehen Sie das Formular mit gedrückter Maustaste ein Stück zur Seite und drücken Sie die (Strg)-Taste. Jetzt erscheint neben dem Mauszeiger ein kleines Pluszeichen. 3 4 Lassen Sie die Maustaste los. Damit wird automatisch eine Kopie des Formulars im Datenbankfenster gespeichert. Um den automatisch vergebenen Namen zu ändern, klicken Sie den Eintrag einmal an und überschreiben Sie ihn mit der gewünschten Bezeichnung. 68 Access 2003 einfach klipp & klar

28 Tipp: Kopieren über das Menü Alternativ kopieren Sie ein im Datenbankfenster ausgewähltes Objekt auch mit dem Menübefehl Bearbeiten Kopieren. Wenn Sie dann den Menübefehl Bearbeiten Einfügen wählen, müssen Sie im Dialogfeld Einfügen als nur noch den Namen angeben, unter dem die Kopie abgelegt werden soll. 10: Ein Datenbankobjekt löschen Haben Sie eine Tabelle, Abfrage, ein Formular oder einen Bericht erstellt, werden diese Datenbankobjekte im Datenbankfenster abgelegt. Dort können Sie sie auch wieder löschen. 1 Wählen Sie das gewünschte Objekt im Datenbankfenster aus. Als Beispiel soll die im letzten Kurs angelegte Formular-Kopie gelöscht werden. Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 69

29 2 3 Drücken Sie die (Entf)-Taste oder wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten Löschen. Jetzt erscheint eine Meldung, in der Sie angeben müssen, ob wirklich gelöscht werden soll. Zum Löschen bestätigen Sie die Meldung mit Ja. 70 Access 2003 einfach klipp & klar

30 Abfrage erstellen 60 kopieren 67 löschen 69 Objekte umbenennen 68 öffnen 63 Access beenden 45 starten 44 Aufgabenbereich Erste Schritte 45 Neue Datei 46 Auswahlabfrage-Assistent 61 AutoBericht 64 AutoFormular 56 AutoWert 54 im Formular 60 Bericht Anzeigegröße 65 drucken 66 erstellen 63 kopieren 67 löschen 69 Objekte umbenennen 68 öffnen 63, 67 Kapitel 1: Schnelleinstieg in Access 71

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