Kaufmännisches Wissen kompakt

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1 Kaufmännisches Wissen kompakt Erfolg braucht Know-how Bedienbuch für WISO Mein Büro 2007 und Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion 2. Auflage Herausgeber: Autoren: Günter D. Alt Günter D. Alt; Horst-Dieter Radke 1

2 Kaufmännisches Wissen kompakt Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben ein Produkt erworben, das aus unserer Sicht höchsten Ansprüchen an Qualität und Güte genügt. Dennoch sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernommen werden kann. Auch wenn die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere für Druck- und Übertragungsfehler keine Gewähr leisten. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Weiterhin ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten. Lizenz durch ZDF Enterprises Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH 2

3 Inhalt Inhalt Bedienbuch für WISO Mein Büro 2007 Warum Sie das Bedienerhandbuch lesen sollten...9 Hinweis zur vorliegenden Version von Mein Büro...9 Wie Sie WISO Mein Büro 2007 installieren...10 Hilfe und Support...11 Was ist der Premium-Service?...12 Fernwartung für Premium-Kunden: Probleme lösen mit Netviewer Allgemeines zur Programmbedienung...15 Die Oberfläche von WISO Mein Büro...16 Die Demodatenbank...17 Tabellen...18 Spaltenüberschriften...19 Dialogfenster...20 Kontextmenüs...20 Filtern...21 Die Menüleiste...23 Mein Büro...23 Ansicht...23 Stammdaten, Office, Finanzen und Statistik...23 Extras...23 Hilfe...24 Funktionsübersicht WISO Mein Büro Office...25 Heute...25 Kalender...25 Briefe, Angebote, Rechnungen, Bestellungen...29 Rechnungen...38 Bestellungen...39 Stammdaten...40 Kunden, Artikel und Lieferanten

4 Kaufmännisches Wissen kompakt Meine Firma...42 Weitere Stammdaten...43 Finanzen...44 Auswertungen...46 Erfolg braucht Know-how Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn Kalkulieren, aber wie?...55 Preise nennen, aber richtig...58 Reden Sie drüber! Einführung in das Marketing...61 CD, CI, C... was ist das?...63 Organisation ist alles Das Ganze ist zu abstrakt?...68 Computer! Wie einführen? Was man auf jeden Fall benötigt:...71 Was heißt eigentlich Buchhaltung? Wer hat die Buchhaltung erfunden?...74 Alles, was Recht ist...75 Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 77 Welche Buchhaltungssysteme gibt es?...79 Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen...80 Die Bücher der Buchhaltung...82 Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto...84 Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur...85 Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars

5 Inhalt Bilanz die Waagschale des Unternehmens...92 Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden?...97 Was ist ein Beleg?...99 Keine Buchung ohne Beleg...99 Vom Beleg zur Buchung EDV und Buchhaltung Der Buchungssatz Grundlage jeder Buchung Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer Gar nicht diebisch: Elster Welche Vorteile hat die elektronische Steuer-erklärung? Was passiert mit den Daten beim Finanzamt? Wie sicher ist die Übertragung? Daten weg und danach Fehler entdeckt? Was passiert, wenn mein Finanzamt die komprimierte Steuererklärung ablehnt? Was bietet die kostenlose CD vom Finanzamt? Anmeldesteuern Wie sicher ist das Verfahren? Im Kommen: Die elektronische Signatur Die drei Möglichkeiten der digitalen Signatur Die Zukunft: Ein Portal mit durchschlagender Wirkung Dem Steuersünder auf der Spur Wie die Umsatzsteuer gebucht wird Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern

6 Kaufmännisches Wissen kompakt Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben- Rechnung Vereinfachte Buchführung für wen? Unterschiede zur doppelten Buchführung Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinn-ermittlungsart Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung Die hohe Kante: Rückstellungen Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik Kontenrahmen Die amtlichen Abschreibungstabellen AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter

7 Bedienbuch Bedienbuch für WISO Mein Büro 2007 Erstellt von: Moritz Dahlmann im Auftrag der Buhl Data Service GmbH 7

8 8 Kaufmännisches Wissen kompakt

9 Bedienbuch Warum Sie das Bedienerhandbuch lesen sollten Gute Anwendersoftware ist intuitiv und einfach zu bedienen, ohne dass Sie als Nutzer Handbücher wälzen müssen. Keine Sorge: WISO Mein Büro 2007 erfüllt die Ansprüche an komfortable und leicht zu bedienende Software. Dieses kleine Bedienerhandbuch will Ihnen nicht Tabelle für Tabelle, Dialog für Dialog, die einzelnen Eingabe- und Ausgabefelder erklären, sondern die grundlegenden Arbeitstechniken anhand von Beispielen vermitteln. Wenn Sie die wichtigsten Geschäftsvorfälle wie Angebote und Rechnungen erst einmal ausprobiert und eingeübt haben, werden Sie nach und nach alle weiteren Möglichkeiten des Programms verstehen und beherrschen. Wir werden das Arbeiten mit dem Programm sehr eng anhand einer Musterfirma (Demodaten) beschreiben. Hilfen zur Programmbedienung finden Sie hier im Handbuch. auf der Internetseite von WISO Mein Büro unter über die Sie das FAQ-Verzeichnis und das Büro-Software-Forum erreichen. Hinweis zur vorliegenden Version von Mein Büro Die vollständige und endgültige Version von WISO Mein Büro 2007 wird im vierten Quartal 2006 verfügbar sein. Die Preview-Version, die in diesem Handbuch beschrieben wird, eignet sich in allen wichtigen Belangen für eine vollständige Bearbeitung des laufenden Geschäftsjahrs Die Preview-Version unterstützt Sie noch nicht mit all dem Komfort und der Vollständigkeit der zum Jahresende erscheinenden Version. In das Formular für die Einnahme-Überschuss-Rechnung müssen Sie zum Beispiel bestimmte Daten etwa im Bereich der AfA noch manuell eingeben oder extern berechnen. In der vollständigen Version wird das Anlagen- und Inventarverzeichnis automatisch geführt, Online-Überweisungen und die Gewerbesteuererklärung werden aus dem Programm heraus unterstützt und die Möglichkeiten zur Gestaltung Ihrer Geschäftspapiere werden erheblich erweitert sein. 9

10 Kaufmännisches Wissen kompakt Wie Sie WISO Mein Büro 2007 installieren Wenn Sie die Installations-CD in das Laufwerk legen, begrüßt Sie ein Startfenster. Wählen Sie hier Jetzt installieren, damit startet der Installationsassistent. Klicken Sie dann auf Weiter und lesen Sie den Lizenzvertrag aufmerksam durch. Bestätigen Sie bitte, dass Sie mit dem Inhalt des Vertrages einverstanden sind, und klicken Sie danach auf Weiter. Wählen Sie zunächst das Laufwerk, auf das WISO Mein Büro 2007 installiert werden soll. Der Installationsassistent prüft, ob genug Speicherplatz auf dem Ziellaufwerk vorhanden ist. Als Zielordner ist Programme/Buhl/Mein Büro 2007 voreingestellt. Sie können einen anderen Ordner erstellen oder auswählen, indem Sie entweder einen anderen Pfad eintippen oder auf Durchsuchen klicken und einen anderen Ordner auf Ihrem System auswählen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Sie können jetzt den Ordner im Startmenü auswählen, unter dem WISO Mein Büro 2007 installiert werden soll. Sie können den Zielordner verändern, indem Sie einen anderen Pfad eintippen oder auf Durchsuchen klicken und einen anderen Ordner auswählen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 10

11 Bedienbuch Wählen Sie im folgenden Dialog aus, ob das Installationsprogramm Verknüpfungen zu WISO Mein Büro auf dem Desktop oder der Schnellstartleiste anlegen soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Vor dem ersten Programmstart haben Sie Gelegenheit, das Produkt registrieren zu lassen. Nach der Registrierung haben Sie vollen Zugriff auf Programmaktualisierungen über das Internet. Das Programm prüft am Ende der Installation, ob Updates verfügbar sind, und lädt diese bei Bedarf herunter. WISO Mein Büro bietet Ihnen nun die Möglichkeit, sich anhand einer Musterfirma mit dem Programm vertraut zu machen. Zur Musterfirma gehören unter anderem Stammdaten, Lieferanten, Angebote, Rechnungen, Termine usw. Wir empfehlen Ihnen, diese Option fürs Erste zu wählen. Hilfe und Support Wir empfehlen regelmäßige Programmaktualisierungen, sogenannte Updates. Wenn Sie unter Hilfe auf Online-Update klicken, stellt WISO Mein Büro 2007 eine Internetverbindung her und lädt Daten vom Buhl Data Server. Voraussetzung dafür: Sie haben Ihre Version von Mein Büro registrieren lassen. Holen Sie die Produktregistrierung bitte gegebenenfalls nach. Wenn eine Ihrer Fragen nicht durch das Handbuch oder die im Programm integrierte Hilfe beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten gerne alle Anfragen, möchten Sie aber bitten, zuvor auf zwei andere Quellen zurückzugreifen: Sollte Ihre Frage bereits von anderen Kunden gestellt worden sein, wird sie in den Online-FAQ beantwortet. Sie finden die FAQ unter Hilfe > Online-Hilfe oder im Internet unter Auf finden Sie zudem ein Forum, in dem Sie Ihre Fragen, Kritik oder Anregungen zum Programm mit anderen Benutzern diskutieren können. Manche Fragen erübrigen sich durch ein Update. Aktualisieren Sie Ihr Programm also regelmäßig über das Menü Hilfe > Online-Update. So arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version von WISO Mein Büro Anfragen per Fax bitte an: Anfragen per Briefpost bitte an: / Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen Noch mehr Hilfe erhalten Kunden, die den Premium-Service abonniert haben. 11

12 Kaufmännisches Wissen kompakt Was ist der Premium-Service? Der Premium-Service ist ein exklusives Vorteilspaket für Premium-Kunden. Wenn Sie Premium-Kunde sind, können Sie den telefonischen Hotline-Support nutzen und mit Unterstützung eines Support-Mitarbeiters eine Fernwartung von WISO Mein Büro durchführen lassen, falls wirklich einmal ein Störungsfall vorliegen sollte. Bitte beachten Sie: Diese Preview-Version ist auf das Geschäftsjahr 2006 beschränkt und läuft spätestens zum 31. März 2007 ab. Reservieren Sie sich schon jetzt die Nachfolge-Version für das Geschäftsjahr 2007 zum Vorzugspreis, indem Sie sich kostenlos für den Premium-Service registrieren. So profitieren Sie automatisch von neuen Funktionen wie zum Beispiel Online-Überweisung, Anlagen- und Inventarverzeichnis, Gewerbesteuererklärung oder der verbesserten Formulargestaltung. Der Premium-Service ist unverbindlich: Sie können diesen Service jederzeit schriftlich oder telefonisch bei der Support-Hotline fristlos kündigen. Telefon: 0180/ (0,14 EUR / Min) Geschäftszeit: Montag bis Freitag von 9 bis 21 Uhr, Samstag von 9 bis 13 Uhr. Fernwartung für Premium-Kunden: Probleme lösen mit Netviewer Wer Premium-Kunde ist und Probleme mit dem Programm hat, kann die Fernwartungsfunktionen von netviewer one2one 3.2 nutzen. Sie kontaktieren dazu per Telefon einen Berater des Support Centers: 0180/ Die Telefonnummer für den Support finden Sie auch auf der Rückseite des Handbuchs. Der Berater startet nun das Beraterprogramm und fordert Sie auf, das Teilnehmerprogramm zu starten. Das Netviewer-Teilnehmerprogramm ist ein externes Programm, das Sie in WISO Mein Büro im Programmmenü Hilfe > Fernsteuerung aktivieren. Sollte nach Starten des Netviewers eine auf Ihrem PC installierte Firewall-Software Sie nach dem Zulassen oder Verweigern einer Internetverbindung fragen, wählen Sie bitte zulassen. Der Berater teilt Ihnen am Telefon eine mehrstellige Beratungsnummer mit, die Sie in den Dialog Teilnehmer Login eintragen. 12

13 Bedienbuch Zwischen Ihrem PC und dem des Beraters besteht nun eine gesicherte, verschlüsselte Internetverbindung. In einem roten Fensterrahmen sehen Sie den Bildschirm des Beraters, in der Titelleiste des Fensters wird der Firmenname des Beraters angezeigt. Sie sollten dem Berater im Bedarfsfall entsprechende Fernsteuerungsrechte einräumen. Er kann dann Ihren PC fernbedienen oder Daten übertragen. Die Bedienung des Netviewer-Programms unterscheidet zwischen watch und show. Anfangs befinden Sie sich im Watch-Modus, das heißt, Sie sehen innerhalb des roten Fensterrahmens, was Ihr Berater tut, also welche Arbeitsschritte er gerade 13

14 Kaufmännisches Wissen kompakt ausführt. Show zeigt den eigenen Bildschirm. Im Show-Modus können Sie über den Button Fernstg. die Fernsteuerungsfunktion ein- und ausschalten. Stimmen Sie sich bitte mit dem Berater am Telefon ab, ob Fernsteuerungsrechte erforderlich sind. Sie können diese Rechte durch Drücken der Funktionstaste <F12> jederzeit wieder entziehen. 14

15 Bedienbuch Allgemeines zur Programmbedienung Ein paar begriffliche Festlegungen vorab: Da es leider keinen einheitlichen deutschen Sprachgebrauch für die Bezeichnungen von Programmelementen gibt, stellen wir Ihnen gleich die Oberfläche von WISO Mein Büro vor und legen dabei für unsere Zwecke fest, was wir künftig wie nennen wollen. Sollten Sie also später im Handbuch einmal auf ein Wort stoßen, von dem Sie nicht genau wissen, was wir damit meinen, sollten Sie noch einmal in diesem Abschnitt nachlesen. Tastatur Fangen wir mit der Tastatur an. Unter MS Windows werden Sie die Tastatur wahrscheinlich nur für das Tippen von Briefen oder das Eingeben von Zahlen nutzen und ab und an die <Return>-(auch <Enter>-)Taste drücken denn für die Bedienung von Programmelementen gibt s ja schließlich die Maus. Oft aber geht die Bedienung zum Beispiel das Speichern, Übernehmen oder Drucken viel leichter von der Hand, wenn man dies per Tastatur gleich nach dem Eingeben von Daten schnell miterledigt. Wenn in diesem Handbuch die Rede vom Drücken auf <F1>, <F2>, <F3> usw. ist, dann sind die Funktionstasten oben auf der Tastatur gemeint. Diese Tasten erleichtern Ihnen das Arbeiten mit WISO Mein Büro, da sie einen schnellen Zugriff auf verschiedene Funktionen ermöglichen. Tipp: Immer dort, wo Sie in Mein Büro Texte eintippen, können Sie mit den aus Office-Programmen bekannten Tastenkombinationen <Strg-C>, <Strg-V> oder <Strg-X> Texte kopieren, einfügen oder ausschneiden. Beispiel: Sie markieren einen Textabschnitt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm mit der Maus und drücken <Strg-C>, also die <Strg>-Taste (bitte gedrückt halten) und darauf dann kurz die Taste <C>. Wechseln Sie nun zu Mein Büro, etwa zur Rubrik Office > Briefe. Sie können den Text dort nun in einen vorhandenen oder noch leeren neuen Brief einfügen: mit Hilfe der Tastenkombination <Strg-V>. Schaltflächen In fast allen Windows-Programmen begegnen Ihnen Schaltflächen, auch Buttons genannt. Solche Buttons liegen zumeist im unteren Bereich von Dialogfenstern. Beispiel: OK oder Abbrechen. Wenn wir uns auf solche Buttons beziehen, werden wir deren Namen stets in Anführungszeichen setzen. Beispiel: Sie wählen das Angebot aus und drücken die Taste <F11> oder klicken auf Bearbeiten. 15

16 Kaufmännisches Wissen kompakt Bearbeiten bezeichnet also den Button mit der Aufschrift Bearbeiten. Die Oberfläche von WISO Mein Büro Ganz oben in WISO Mein Büro befindet sich die Menüleiste, über die Sie Zugriff auf alle Bereiche von WISO Mein Büro haben. Auf der linken Seite (über nahezu die gesamte Höhe des Bildschirms bzw. Programmfensters) befindet sich der Navigationsbereich, von dem aus Sie, gegliedert nach Funktionsgruppen, einzelne Geschäftsvorfälle oder Teile der Stammdaten bearbeiten können. Der Navigationsbereich besteht aus drei Teilen: eine Überschrift (z. B. Office oder Stammdaten ) zu Ihrer Information Symbole (z. B. Kalender oder Steuervordrucke ), über die Sie das Erfassen oder Bearbeiten von Daten steuern vier Auswahlfelder im unteren Bereich Beachten Sie bitte zuerst einmal diese unteren Auswahlfelder. Zur Verfügung stehen dort Office, Stammdaten, Finanzen und Auswertungen. Diese Auswahlfelder stellen in Kurzform die wichtigsten Handlungsfelder eines kleinen Unternehmens dar: Kunden, Lieferanten und Artikel gehören zu den Stammdaten. Termine, Angebote, Briefe oder Rechnungen werden im Office erledigt. Überweisungen, Umsatzsteuervoranmeldung oder Kassenbuch sind Themen aus dem Bereich Finanzen. Umsätze nach Artikeln oder die allgemeine Geschäftsentwicklung sind Fragen, auf die es Antworten im Bereich Auswertungen gibt. 16

17 Bedienbuch Klicken Sie zum Beispiel einmal auf Office und dann auf das Symbol Angebote, um sich die Liste aller erstellten Angebote anzeigen zu lassen. Die Bedienung folgt stets demselben Muster: Sie wählen einen der vier Bereiche und anschließend eines der Objekte aus, mit denen Sie arbeiten oder das Sie neu erstellen möchten, beispielsweise einen Brief, eine Rechnung oder eine Mahnung. Fazit: Sie wählen zunächst das Handlungsfeld, dann das Ziel oder Objekt und erfassen die Daten anschließend im Arbeitsbereich rechts neben der Navigationsleiste. Die Demodatenbank In der Demodatenbank, auf die wir uns in diesem Handbuch beziehen, können Sie ohne Gefahren alle Funktionen von WISO Mein Büro ausprobieren. Um Ihre eigene Firma in WISO Mein Büro anzulegen, klicken Sie einfach in der Menüleiste auf Mein Büro und dann auf Meine Firma. Jetzt begrüßt Sie der Einrichtungsassistent: Klicken Sie auf Weiter, um mit der Erfassung der wichtigsten Daten Ihrer Firma zu beginnen. Halten Sie dazu bitte Ihre Steuernummer bereit. Klicken Sie auf Weiter um die Eingabe Ihrer Firmendaten abzuschließen. 17

18 Kaufmännisches Wissen kompakt Im folgenden Fenster können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Kontoverbindungen eingeben möchten, damit WISO Mein Büro Ihre Kontobewegungen erfassen kann. Wenn Sie Ihr Konto mit WISO Mein Büro verwalten, haben Sie alles Notwendige für die Ermittlung Ihrer Steuerdaten in einem Programm. Die Verwaltung ist im Online- und Offline-Betrieb möglich, im Online-Betrieb können Sie mit nur einem Mausklick Ihre Kontoumsätze von Ihrer Bank abholen. Wenn Sie Ihre Kontoverbindungen eingeben möchten, klicken Sie auf Eigenes Bankkonto einrichten Wenn Sie ohne Eingabe Ihrer Kontoverbindungen direkt mit WISO Mein Büro arbeiten möchten, klicken Sie auf Fertigstellen. Sie können die Kontodaten auch zu einem späteren Zeitpunkt unter Stammdaten einrichten. Hinweis: In der Folgeversion werden neben Saldoabfragen auch Online-Überweisungen unterstützt. Sie können zu jedem Zeitpunkt wieder in die Demodatenbank wechseln, um zum Beispiel eine Funktion erstmals auszuprobieren. Tabellen Die meisten Informationen in WISO Mein Büro werden in Tabellenform dargestellt. Alle Tabellen ganz gleich, was sie inhaltlich darstellen haben ähnliche Bedienfunktionen. Sie lassen sich zum Beispiel auf die gleiche Art und Weise sortieren. Aus diesem Grund werden wir hier die wichtigsten Funktionen des Arbeitens mit Tabellen in WISO Mein Büro erklären. 18

19 Bedienbuch Spaltenüberschriften Sie können jede Tabelle nach jeder Spalte sortierenlassen zum Beispiel in der Tabelle Angebote nach der Spalte Nachname/Firma, um nach einem bestimmten Kunden zu suchen, der ein Angebot bekommen hat. Klicken Sie dazu einfach auf die Spaltenüberschrift, nach der sortiert werden soll. Mit dem ersten Klick wird die Tabelle von A nach Z (bzw. von 0 nach 9) sortiert, ein weiterer Klick kehrt die Sortierung um. Die Spaltenüberschriften lassen sich mit gedrückter linker Maustaste verschieben: Sie ziehen eine Überschrift dabei über andere Spalten hinweg nach links oder rechts und lassen sie dort los, wo Sie es wünschen. Das Programm signalisiert Stellen, an denen Sie loslassen können, durch grüne Pfeile. Je nach Tabelle können Sie zusätzliche Spalten anzeigen lassen oder Spalten, die angezeigt werden, ausblenden. Wählen Sie dazu nach einem Rechtsklick in die Tabelle, in der Sie die Spalten ändern wollen, im Kontextmenü (siehe unten) Aktuelle Tabellenansicht... den Punkt Spalten definieren aus. Alternative dazu: Sie wählen in der Menüleiste Ansicht > Spalten definieren An den drei Punkten hinter dem Namen dieser Funktion können Sie bereits erkennen, dass mit einem Mausklick ein neues Fenster geöffnet wird. In diesem Fenster finden Sie eine Liste mit Spaltennamen. Um der Tabelle eine dieser Spalten hinzuzufügen, ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste aus dem kleinen Fenster heraus zwischen die Spaltenüberschriften der großen Tabelle und zwar genau an die Stelle, an der die neue Spalte eingefügt werden soll. Lassen Sie die Maustaste einfach an der gewünschten Stelle los auch hier signalisieren wieder zwei grüne Pfeile die möglichen Stellen. 19

20 Kaufmännisches Wissen kompakt Dialogfenster Wenn Sie mit WISO Mein Büro arbeiten, werden Sie feststellen, das viele Arbeitsschritte in Fenstern, die vor oder über dem Programmfenster liegen, erledigt werden. In diesem Handbuch werden solche Fenster als Dialogfenster oder Dialoge bezeichnet. Jedes dieser Fenster trägt in der Titelleiste einen Namen, zum Beispiel Anpassen oder Angebote erfassen / bearbeiten. Kontextmenüs Tabellen haben eigene Menüs. Ein solches Menü erscheint, wenn Sie einen Klick mit der rechten Maustaste in die Tabelle ausführen. In einem solchen Kontextmenü arbeiten Sie nun aber bitte wieder mit der linken Maustaste weiter! Mitunter enthält ein Kontextmenü weitere Untermenüs Beispiel: Aktuelle Tabellenansicht... Dass ein Untermenü vorhanden ist, erkennen Sie an einem schwarzen, nach rechts weisenden Pfeil im Kontextmenü. Auch hier bitte die gewünschte Funktion mit der linken Maustaste auswählen. Beispiel: Sie wollen die aktuell sichtbare Tabelle ausdrucken. Im Kontextmenü wählen Sie Aktuelle Tabellenansicht und im Untermenü Ansicht drucken. Mit 20

21 Bedienbuch einem Klick auf Tabelle in MS-Excel bearbeiten können Sie im selben Untermenü die Tabelle zum Beispiel mit Microsoft Excel bearbeiten (sofern das Programm auf Ihrem PC installiert ist). Filtern Wenn Sie ebenfalls unter Aktuelle Tabellenansicht die Funktion Datenfilter anzeigen aktivieren, wird neben jeder Spaltenbeschriftung der Tabelle ein Dropdownmenü eingeblendet. Dieses Menü zeigt alle in der Spalte verwendeten Namen, Bezeichnungen oder Werte an. Wenn Sie nun auf einen Eintrag in diesem Dropdownmenü klicken, werden alle Zeilen ausgeblendet, die diesem Eintrag nicht entsprechen. Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Sie wollen in der Tabelle Artikel (Navigationsbereich Stammdaten ) alle Artikel einer Artikelgruppe anzeigen lassen, um sich eine Übersicht zu verschaffen. Dann aktivieren Sie zuerst Datenfilter anzeigen, wie oben beschrieben. Klicken Sie nun in der Spalte rechts neben der Bezeichnung Artikelkategorie auf das Dropdownmenü. Es erscheint eine Liste mit den einzelnen Kategorien. 21

22 Kaufmännisches Wissen kompakt Wählen Sie die nun die Artikelgruppe aus, die Sie anzeigen lassen möchten. Jetzt werden nur noch die Artikel angezeigt, die zur ausgewählten Kategorie gehören. Ist ein Filter aktiv, so erscheint am unteren Ende der Tabelle ein dunkelgrauer Balken, in dem der Filter nochmals beschrieben ist. Wenn Sie in diesem Balken auf Anpassen... klicken, haben Sie die Möglichkeit, den Filter zu verändern oder zu verfeinern und auch einzelne Filter zu speichern und wieder zu laden. Um wieder alle Artikel aller Gruppen anzeigen zu lassen, wählen Sie im Dropdownmenü (Alle) aus oder klicken Sie auf das x im grauen Balken am unteren Ende der Tabelle. 22

23 Bedienbuch Die Menüleiste Über die Menüleiste haben Sie Zugriff auf alle Bereiche von WISO Mein Büro. Im Folgenden werden die einzelnen Punkte in der Menüleiste erläutert. Dabei wird nicht näher auf den zweiten Menüpunkt eingegangen. Dieser ist in Bezug auf seine Benennung und Funktionen davon abhängig, mit welchen Objekten (Beispiel: Briefe, Rechnungen oder Bestellungen) Sie zurzeit arbeiten. Mein Büro Unter Mein Büro können Sie zwischen der Demodatenbank und der Datenbank Ihrer Firma wechseln, indem Sie auf den Namen der Datenbank klicken, mit der Sie arbeiten möchten. Unter Benutzer wechseln können Sie zwischen den angelegten Benutzern der aktiven Datenbank umschalten. (Wie Sie einen neuen Benutzer anlegen, erklären wir Ihnen später unter Stammdaten -> Weitere Stammdaten.) Ein Klick auf Beenden beendet WISO Mein Büro ohne weitere Rückfrage. Keine Angst: Etwaige Änderungen an Ihren Daten werden stets gespeichert. Bevor Sie Ihren PC ausschalten, sollten Sie WISO Mein Büro immer auf diese Art beenden. Ansicht Unter diesem Menüpunkt haben Sie Zugriff auf die Ansichts- und Filterfunktionen für Tabellen. Erläuterungen dazu finden Sie weiter vorne im Abschnitt Tabellen. Sollte im Arbeitsbereich keine Tabelle angezeigt sein, sind die Funktionen des Menüpunktes Ansicht nicht verfügbar. Stammdaten, Office, Finanzen und Statistik In den Menüpunkten Stammdaten, Office, Finanzen und Statistik haben Sie Zugriff auf die Handlungsfelder von WISO Mein Büro. Die einzelnen Bereiche sind deckungsgleich mit den Auswahlmöglichkeiten im Navigationsbereich. Unter dem Menüpunkt Stammdaten finden Sie allerdings zusätzliche Funktionen. Diese Funktionen werden im Abschnitt Stammdaten -> Weitere Stammdaten erläutert. Extras Unter Extras stehen Ihnen Funktionen zur Datensicherung, Datenwiederherstellung, zur Briefpapiergestaltung und zum ELSTER-Versand zur Verfügung. 23

24 Kaufmännisches Wissen kompakt Hilfe Unter Hilfe haben Sie direkten Zugriff auf die Online-Hilfe, Programminformationen und das Online-Update. Sie können hier auch das Produkt online registrieren. 24

25 Bedienbuch Funktionsübersicht WISO Mein Büro 2007 Office Im Büro geht es wie nicht anders zu erwarten um Texte und Termine, also um geschäftliche Korrespondenz (Briefe, Angebote, Rechnungen, Bestellungen) und um Zeit (Was ist heute zu tun? Was morgen?). Heute Welche Termine stehen heute an? Gibt es offene Angebote, noch nicht gedruckte Rechnungen oder fällige Mahnungen? Unter Heute sehen Sie auf einen Blick, was zu erledigen ist und wie es um Ihre Umsätze und Finanzen steht. Mit einem Klick auf eine der anzeigten Informationen landen Sie direkt im dazugehörigen Arbeitsbereich. So müssen Sie sich nicht durch alle Bereiche klicken, um zu sehen, welche Rechnung noch nicht ausgedruckt ist oder ob es offene Bestellungen gibt. Kalender Einen neuen Termin anlegen oder einen bestehenden bearbeiten Wenn Sie im Kalender von WISO Mein Büro einen neuen Termin eintragen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste zunächst auf den Tag, an dem ein neuer Termin erstellt werden soll (nur bei Monats-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht) und dann auf Neu 25

26 Kaufmännisches Wissen kompakt In der Tagesansicht wird automatisch ein neuer Termin für den angezeigten Tag erstellt. Tipp: Drücken Sie die Taste <F10>, um einen Termin zu erstellen. Es erscheint das Dialogfenster Termin, in dem Sie die einzelnen Einstellungen für den neuen Termin vornehmen oder einen vorhandenen Termin bearbeiten können. Um einen vorhandenen Termin zu bearbeiten, wählen Sie den Termin aus. Drücken Sie dann <F11> oder klicken Sie auf Bearbeiten. Mit <F12> oder einem Klick auf die Taste Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen, die Änderungen werden nicht gespeichert. Mit <F11> oder einem Klick auf OK werden die Eingaben gespeichert, ein neuer Termin ist dann angelegt. Ein sich wiederholender Termin (z. B. Vorsteuerzahlungen) lässt sich als Serientyp (<F9>) einrichten. Im Dialogfenster Terminserie können Sie genau einstellen, nach welchen Vorgaben sich der Termin wiederholen soll. Wenn Sie beispielsweise immer am ersten Donnerstag im Monat ein Treffen mit einem Außendienstmitarbeiter eines Lieferanten haben, ist der Serientyp sehr hilfreich. Sie brauchen den Termin nur einmal anzulegen und dann als Serientyp monatlich am ersten Donnerstag auszuwählen. Dieser Termin steht ab jetzt jeden ersten Donnerstag eines Monats in Ihrem Kalender. Mit <F12> oder einem Klick auf die Taste Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen, die Änderungen werden nicht gespeichert. Mit <F11> oder einem Klick auf OK werden die Eingaben gespeichert. Durch <F3> oder einen Klick auf Serie entfernen werden alle Wiederholungen des Termins gelöscht und das Dialogfenster schließt sich. Über die Felder Lieferant zuordnen und Kunden zuordnen können Verweise auf Lieferanten und Kunden aus Ihrer Datenbank geschaffen werden. So haben Sie direkten Zugriff auf alle Informationen wie Kontaktdaten oder auch Rechnungen, Angebote oder Mahnungen, die mit diesem Termin in Verbindung stehen. In beiden Dialogfenstern stehen die Tastaturkürzel <F2> zum Anlegen eines neuen Kunden/Lieferanten, <F11> zum Übernehmen eines Kunden/Lieferanten in den Termin und <F12> zum Abbrechen des Vorgangs zur Verfügung. 26

27 Bedienbuch Termine löschen Um einen Termin zu löschen, müssen Sie den Termin im Kalender auswählen und dann die Taste <F12> drücken oder auf Löschen klicken. Im Dialogfenster Termin kann ein gerade angezeigter Termin über die Taste <F10> oder durch Klicken auf Löschen entfernt werden. Anzeigen von Vorgängen im Kalender Im Kalender von WISO Mein Büro können Vorgänge wie Briefe, Angebote, Rechnungen und Bestellungen angezeigt werden. Die anzuzeigenden Vorgänge wählen Sie links neben dem Kalender in der Auswahl Vorgänge aus. Mit einem zweiten Klick lassen sich die Vorgänge wieder ausblenden. Jedem einzelnen Vorgang (z. B. einer bestimmten Rechnung oder einem bestimmten Angebot) können Sie eine Notiz hinzufügen. Und das geht so: Sie wählen das Angebot aus und drücken die Taste <F11> oder klicken auf Bearbeiten. Im angezeigten Dialogfenster kann dann eine Notiz hinterlassen werden oder auch das dazugehörige Dokument über <F4> geöffnet werden. So besteht 27

28 Kaufmännisches Wissen kompakt die Möglichkeit, aus dem Kalender heraus auf verschiedene Vorgänge (z. B. die Druckvorlage eines Angebotes) zuzugreifen. Dies kann sinnvoll sein, wenn sich ein Kunde beispielsweise nur noch an das Datum eines Angebotes, das Sie gemacht haben, erinnern kann. 28

29 Bedienbuch Briefe, Angebote, Rechnungen, Bestellungen Die Bedienung der Bereiche Briefe, Angebote, Rechnungen und Bestellungen ist fast gleich. Wir gehen im Folgenden nur auf den Bereich Angebote ein. Die wenigen Besonderheiten der anderen Bereiche werden am Ende des Kapitels aufgeführt. Klicken Sie bitte in der Navigationsleiste auf Office und wählen Sie dort Angebote. Ohne weitere Filter zu setzen, erscheinen nun im Arbeitsbereich alle Angebote, die in der Demodatenbank abgelegt sind bzw. die Sie erstellt haben. Jede Zeile stellt ein Angebot dar. Vor jeder Zeile finden Sie ein farbiges Symbol nach dem bekannten Ampelschema, das den Stand des jeweiligen Angebotes signalisiert. Die Bedeutung der Farbwerte wird Ihnen unterhalb der Tabelle erläutert. Wenn Sie auf Details klicken, wird die Tabelle in zwei Hälften zerlegt: In der oberen Hälfte bleiben die Angebote, in der unteren aber finden Sie zahlreiche weitere Informationen zum jeweiligen Angebot. Ein weiterer Klick auf Details lässt den unteren Bereich wieder verschwinden. 29

30 Kaufmännisches Wissen kompakt Klicken Sie nun bitte einmal mit der rechten Maustaste auf ein Angebot in der Liste. Aus einem Kontextmenü heraus können Sie das angeklickte Angebot direkt ausdrucken, seinen Status ändern oder einen Brief an den Kunden verfassen. Wer nicht gerne mit einem solchen Kontextmenü arbeitet, sollte die Taste <F2> drücken oder auf den Button Weitere Funktionen unterhalb der Liste klicken. Das Angebot, das gerade oben in der Liste ausgewählt ist (an der farbigen Hervorhebung leicht zu erkennen), können Sie nun nacharbeiten, drucken oder sehr komfortabel in eine Rechnung umwandeln. Suchen Suchen Sie nach einem bestimmten Auftrag, so können Sie die Suchfunktion von WISO Mein Büro benutzen. Klicken Sie dazu auf die Lupe oben rechts von der Tabelle. Es erscheint eine neue Zeile mit zwei Feldern oberhalb der Tabelle. Wählen Sie im zweiten Feld die Spalte aus, in der gesucht werden soll. Tippen Sie dann Ihren Suchbegriff in das erste Feld ein. Drücken Sie zum Starten der Suche die <Enter>-Taste. In der Tabelle werden anschließend nur noch die Angebote angezeigt, die Ihrer Suchanfrage entsprechen. Wollen Sie wieder alle Einträge angezeigt bekommen, klicken Sie oben rechts neben der Suchen-Lupe auf den Schalter Alle anzeigen. 30

31 Bedienbuch Ein neues Angebot erstellen oder ein bestehendes bearbeiten Um ein neues Angebot mit WISO Mein Büro zu erstellen, drücken Sie die Taste <F10>. Es erscheint das Dialogfenster Angebote erfassen / bearbeiten. Um ein vorhandenes Angebot zu bearbeiten, wählen Sie es in der Tabelle aus, drücken dann <F11> oder klicken auf Bearbeiten. Der Dialog Angebote erfassen / bearbeiten umfasst drei Karteikarten. Karteikarten In WISO Mein Büro werden an verschiedenen Stellen Kartei- oder Registerkarten eingesetzt, um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen. Per Klick auf den Namen (den Reiter) einer Karteikarte wird die Karte in den Vordergrund geholt und kann ausgefüllt werden. Durch einen Klick auf einen anderen Reiter gehen die Eingaben oder Änderungen nicht verloren. Druckansicht und Vorlagen Auf der Karteikarte Druckansicht wird das Angebot so angezeigt, wie es später ausgedruckt aussehen wird. Oberhalb der Voransicht können Sie verschiedene Vorlagen für das Angebot auswählen, entscheiden, ob es mit oder ohne Briefpapier ausgedruckt werden soll oder ob Sie das Briefpapier vor dem Druck noch umgestalten möchten. 31

32 Kaufmännisches Wissen kompakt In dieser Druckansicht sind alle Daten des Angebotes, die geändert werden können, in blauer Schrift dargestellt. Um Daten (Adressen, Positionen, Lieferkonditionen etc.) zu ändern, klicken Sie einfach nur auf einen der blau ausgewiesenen Texte und passen die gewünschten Daten an. Um eine genauere Vorstellung vom Aussehen des ausgedruckten Angebots zu bekommen, können Sie über die Schaltfläche veränderbare Daten einfärben die blaue Markierung zurücknehmen. Das Angebot wird jetzt so dargestellt, wie es ausgedruckt wird. Zum Bearbeiten der Inhalte des Angebotes können Sie auch oben im Dialog auf die Karteikarte Eingabemaske klicken (dazu gleich mehr). Mit <F12> oder einem Klick auf die Taste Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen, Änderungen werden nicht gespeichert. Mit <F11> oder einem Klick auf OK werden die Eingaben gespeichert, ein neues Angebot ist dann erstellt. Adresse eintragen oder ändern Um in der Druckansicht das Angebot mit einer Adresse zu versehen, klicken Sie auf den blau markierten Text Hier klicken, um Kunden einzugeben. Wenn Sie eine Adresse ändern wollen, klicken Sie einfach auf die angezeigte Adresse. Es erscheint das Dialogfenster Adresse ändern, in dem Sie die Kontaktdaten des Kunden eingeben können. Ist der Adressat des Angebots bereits in Ihren Stammdaten als Kunde erfasst, können Sie mit einem Klick auf aus den Stammdaten wählen das Dialogfenster Kunde suchen aufrufen und dort den Kunden finden. Die Kontaktdaten des Kunden werden mit <F11> oder einem Klick auf Übernehmen in das Dialogfenster Adresse ändern übernommen. Der Auswahldialog kann mit <F12> abgebrochen werden, die Kundendaten werden dann nicht übernommen. 32

33 Bedienbuch In diesem Dialog können Sie natürlich auch einen neuen Kunden anlegen. Drücken Sie <F2> oder klicken Sie auf Neuen Kunden anlegen Mit der Funktion Felder leeren kann man den Inhalt aller Adressfelder im Dialogfenster Adresse ändern löschen. Haben Sie dort eine neue Adresse eingetragen, die noch nicht in Ihrer Kundendatenbank hinterlegt ist, können Sie die neuen Daten als Eintrag in Ihre Stammdaten übernehmen, wenn Sie den Haken bei Kunden in Stammdaten speichern setzen und damit diese Option aktivieren. Mit <F11> können Sie die Eingabe beenden, die Kundendaten werden in das Angebot übernommen. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. Einleitungstext ändern Um den Einleitungstext zu ändern, klicken Sie auf den Text in der Voransicht. Es erscheint das Dialogfenster Einleitungstext. Hier können Sie im Freitextfeld den angezeigten Text bearbeiten. Sie können ihn direkt ändern und/oder aus dem Menü Variable einfügen... einen Textbaustein wie zum Beispiel das aktuelle Datum einsetzen. Die Textbausteine sind Variablen, sie werden in spitzen Klammern (< >) dargestellt und erst beim Ausdrucken des Angebots selbst zu Text. Wenn Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, löschen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern wie normalen Text mit der <Rückschritt>-Taste. Sie haben in diesem Dialogfenster auch Zugriff auf andere vorgefertigte Textbausteine. Klicken Sie dazu auf Einen anderen Textbaustein verwenden.... Im Dialog Textbausteine für Angebote können Sie einen anderen Textbaustein aus einer Liste auswählen. Mit <F11> beenden Sie die Eingabe, der ausgewählte Textbaustein wird in das Dialogfenster Einleitungstext übernommen. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. 33

34 Kaufmännisches Wissen kompakt Sie können das Dialogfenster Einleitungstext mit <F11> schließen, der Text mitsamt den Änderungen wird in das Angebot übernommen. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. Schlusszeile ändern Um die Schlusszeile eines Angebots ( Wir hoffen, dass unser Angebot Ihnen zusagt und verbleiben ) zu ändern, klicken Sie bitte auf genau diese Zeile. Im Dialogfenster Schlusstext können Sie im Freitextfeld den angezeigten Text bearbeiten. Aus dem Menü Variable einfügen... können Sie einen Textbaustein wie etwa das aktuelle Datum einfügen. Die Textbausteine sind Variablen, sie werden in spitzen Klammern (< >) dargestellt und erst im Angebot selbst in Text umgesetzt. Wenn Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, löschen Sie den Text inklusive der spitzen Klammern wie normalen Text mit der <Rückschritt>-Taste. Die Bedienung und weitere Funktionen entsprechen denen, die wir für den Einleitungstext erläutert haben. Artikel eingeben Alle Artikel, die Sie im Bereich Stammdaten angelegt haben, stehen Ihnen für Ihre Angebote zur Verfügung. Um einen Artikel einzugeben, klicken Sie in der Voransicht des Dokuments auf den Text Hier klicken, um Artikel einzugeben. Wenn Sie einen Artikel ändern wollen, klicken Sie ihn einfach in der Liste an. Es erscheint das Dialogfenster Positionen bearbeiten..., in dem Sie die Positionen des Angebotes eingeben und bearbeiten können. Über das Dropdownmenü Position bearbeiten... können Sie die Reihenfolge der Positionen ändern, einzelne Positionen löschen und leere Positionen einfügen. Um einen Artikel aus dem Artikelstamm in das Angebot zu übernehmen, klicken Sie auf Stapel aus Artikelstamm holen..., es erscheint das Dialogfenster Artikelauswahl. Hier werden alle Artikel angezeigt, die im Artikelstamm vorhanden sind. Um einen oder mehrere Artikel in das Angebot zu übernehmen, müssen Sie diese/n am Anfang der Zeile markieren. Die Anzahl der einzelnen Artikel pro Position kann später geändert werden. Um Artikel leichter finden zu können, kann man die Spalten des Dialogfensters Artikelauswahl sortieren. Dazu klicken Sie einfach auf die Spaltenbezeichnung. Die Tabelle wird alphabetisch nach der von Ihnen ausgewählten Spalte sortiert. Wenn Sie ein zweites Mal auf die Spaltenbezeichnung klicken, wird von Z nach A sortiert. 34

35 Bedienbuch Über das Dropdownmenü neben jeder Spaltenbezeichnung können Filter gesetzt werden. Diese Filter erlauben es zum Beispiel, nur die Artikel einer bestimmten Kategorie anzuzeigen. Dazu klicken Sie auf das Dropdownmenü neben der Spaltenbezeichnung Artikelkategorie und wählen dann die Kategorie aus, die Sie anzeigen lassen möchten. Sie können beispielsweise eine Artikelkategorie Arbeit anzeigen lassen (sofern sie eingerichtet ist), in der verschiedene Leistungen wie etwa Montage oder Anfahrt aufgeführt sind. Alle Produkte, die nicht zu dieser Kategorie gehören, werden ausgeblendet. Sollen wieder alle Produkte angezeigt werden, wählen Sie als Kategorie (Alle) aus. In dem Dialogfenster Artikelauswahl können Sie auch neue Artikel anlegen. Dazu drücken Sie <F2> oder klicken Sie auf Neuen Artikel anlegen.... Näheres zum Dialogfenster unter Artikel eingeben. Alle Felder im Dialogfenster Positionen bearbeiten... lassen sich bearbeiten. So können zum Beispiel Mengen oder auch Preise angepasst werden. Ändern Sie die Menge eines Artikels oder den Grundpreis, aktualisiert WISO Mein Büro die Summe und den Gesamtpreis automatisch. 35

36 Kaufmännisches Wissen kompakt Mit der Funktion Spalten definieren... können Sie der Übersicht weitere Spalten hinzufügen. Ziehen Sie dazu einfach die Spaltenbezeichnungen aus dem Dialogfenster Anpassung in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese einfach aus dem Hauptfenster hinaus. Wenn Sie die Spalten nach Ihren Vorstellungen eingerichtet haben, schließen Sie das Dialogfenster Anpassung mit einem Klick auf das rote x. Das Dialogfenster Positionen bearbeiten... lässt sich mit einem Klick auf Schließen oder mit <F12> schließen. Die Änderungen werden in das Angebot übernommen. Weitere Daten bearbeiten Um die Daten wie die Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, das Datum, die Angebotsnummer oder den Sachbearbeiter zu ändern, klicken Sie im Dialogfenster Angebote erfassen / bearbeiten auf die jeweiligen Felder in der Druckansicht oder auf weitere Daten... in der Optionsleiste oben. Es öffnet sich das Dialogfenster Weitere Daten... Im Dialogfenster Weitere Daten... können Sie über die Schaltfläche Weitere Funktionen oder <F2> auch den Einleitungstext und den Schlusstext des Angebotes bearbeiten. Den Dialog schließen Sie mit <F11>, Änderungen werden in das Angebot übernommen. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. Das Angebot versenden, drucken, exportieren Drucken Sie Ihr Angebot, indem Sie <F8> drücken oder auf Drucken... in der rechten Spalte des Angebotsfensters klicken. Sie können das Angebot auch aus 36

37 Bedienbuch dem Programm heraus faxen, wenn Sie über ein an den Computer angeschlossenes Faxmodem verfügen. Wenn Sie das Angebot als verschicken möchten, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche eine generieren, vorausgesetzt, Sie haben Microsoft Outlook oder Microsoft Outlook Express auf Ihrem PC eingerichtet. Mit dem PDF-Export können Sie eine PDF-Datei aus dem Angebot erstellen, um es beispielsweise als -Anhang zu versenden. Arbeiten in der Eingabemaske Neben der Karteikarte Druckansicht steht Ihnen die Karteikarte Eingabemaske zur Verfügung. Hier haben Sie ebenfalls direkten Zugriff auf die einzelnen Bereiche Ihres Angebotes. Anders als auf der Karteikarte Druckansicht werden Ihnen hier alle bearbeitbaren Felder auf einmal angezeigt. Sie müssen nicht für jeden einzelnen Bereich ein eigenes Dialogfenster öffnen. Die Bedienung der einzelnen Felder in diesem Bereich ist aber wieder deckungsgleich mit der Bedienung der Dialogfenster. Im oberen linken Bereich der Eingabemaske können Sie die Kundendaten, wie unter Adresse eintragen oder ändern beschrieben, bearbeiten. Der obere rechte Bereich der Eingabemaske gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere Angebotsdaten wie etwa die Zahlungsbedingungen zu bearbeiten. Die einzelnen Posten des Angebotes lassen sich im unteren Bereich der Eingabemaske einstellen. Das Verhalten der Postenliste ist unter Artikel eingeben in diesem Handbuch beschrieben. Sie können die Änderungen im Angebot mit <F11> speichern. Das Angebot wird dann geschlossen. Um die Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie <F12> oder klicken Sie auf Abbrechen. Die Karteikarte Erweitert Auf der Karteikarte Erweitert haben Sie die Möglichkeit, die Individualfelder des Angebotes zu beschriften, die Einleitungs- und Schlusstexte zu verändern (dazu bitte zuerst auf die Doppelpfeilspitzen am rechten Rand klicken) und zwei weitere Felder zu bearbeiten, in denen Sie sich Notizen zum Angebot machen können. 37

38 Kaufmännisches Wissen kompakt Rechnungen Ist aus einem Angebot ein Auftrag geworden, kann WISO Mein Büro Ihnen daraus eine Rechnung generieren. So sparen Sie Zeit beim Erstellen der Rechnung und können sich sicher sein, dass dem Angebot entsprechende Artikelnummern, Konditionen etc. übernommen werden. Um eine Rechnung aus einem Angebot zu erstellen, wählen Sie das Angebot in der Übersicht aus und drücken Sie <F4> (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Angebot und wählen Sie im Menü den Punkt Rechnung erstellen ). Die Rechnung wird erstellt und Ihnen zur Prüfung der Daten noch einmal angezeigt. Die einzelnen Felder lassen sich noch bearbeiten, um beispielsweise einen Posten hinzuzufügen, der noch nicht im Angebot aufgeführt war. Wechseln Sie bitte im Bereich Office zu den Rechnungen. Die Tabelle listet alle Rechnungen des laufenden Geschäftsjahres auf. Genau wie bei den Angeboten können Sie diese Tabelle splitten : Im unteren Bereich erhalten Sie dann Detailinformationen zur jeweils oben ausgewählten Rechnung. Die Details umfassen hier zwei Karteikarten: Neben der Karteikarte Rechnungspositionen finden Sie auf der Karteikarte Geleistete Zahlungen die eingegangenen Zahlungen zur Rechnung. 38

39 Bedienbuch Von der Rechnung zum Lieferschein Sie können aus einer Rechnung einen Lieferschein erstellen. Dazu wählen Sie die Rechnung aus und drücken dann <F3> (oder klicken auf Weitere Funktionen ). Im Menü können Sie dann über die Funktion Lieferschein drucken einen entsprechenden Lieferschein ausdrucken. Weitere Daten bearbeiten Unter weitere Daten können Sie bei Rechnungen den Status und die Mahnstufe festlegen: So verlieren Sie nie die Übersicht darüber, welche Rechnungen noch nicht bezahlt worden sind. Bestellungen Bestellungen erfassen oder bearbeiten Im Dialogfenster Bestellungen erfassen / bearbeiten können Sie neben dem Erfassen einer Bestellung auch den Lieferstatus bestimmen. Mit <F9> oder einem Klick auf Komplettlieferung markieren Sie die Bestellung als komplett geliefert. Um eine Teillieferung in WISO Mein Büro einzutragen, drücken Sie <F10> oder klicken Sie auf Teillieferung Es erscheint das Dialogfenster Lagerbewegungen In diesem Fenster können Sie in der ersten Spalte die gelieferten Posten markieren. Wenn ein Posten nicht vollständig geliefert wurde (Beispiel: nur 10 anstelle von 20 bestellten Kugelschreibern sind angekommen), markieren Sie im ersten Schritt den Posten und klicken dann in der Spalte Eingegangen auf die angezeigte Zahl. Tragen Sie die gelieferte Menge ein und bestätigen Sie die Eingabe durch Drücken der <Enter>-Taste. In der Tabelle der Bestellungen können Sie den Lieferstatus ändern, indem Sie die Bestellung mit der rechten Maustaste anklicken und dann Teillieferung oder Komplettlieferung auswählen. Wenn Sie eine Bestellung markiert haben, können Sie auch einfach zur Markierung als Komplettlieferung <F5> oder zur Markierung als Teillieferung <F6> drücken. 39

40 Kaufmännisches Wissen kompakt Stammdaten Im Bereich Stammdaten verwalten Sie Ihre Kunden, Artikel und Lieferanten und haben Zugriff auf die Grundeinstellungen von WISO Mein Büro. Die Daten von Kunden, Artikeln und Lieferanten werden in verschieden Tabellen angezeigt. Kunden, Artikel und Lieferanten Das Erfassen und Bearbeiten von Kunden, Artikeln und Lieferanten funktioniert im Grunde nach demselben Schema. Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf den Bereich Kunden. Die wenigen Besonderheiten der anderen Bereiche werden am Ende dieses Kapitels separat behandelt. Übersicht Oberhalb der Kundentabelle finden Sie neben der Suchfunktion (Lupensymbol ganz rechts) einen alphabetischen Filter. Ein Klick auf einen Buchstaben listet alle Kunden, die mit diesem Buchstaben beginnen. Wollen Sie wieder alle Kunden angezeigt bekommen, klicken Sie auf Alle. <F2> oder ein Klick auf Details liefert Ihnen zahlreiche Zusatzinformationen zum jeweils ausgewählten Kunden. Ein erneuter Klick auf Details schließt die Detailansicht. Sie haben über die Detailansicht Zugriff auf alle Daten wie Rechnungen, Angebote, Briefe und Dokumente der Dokumentenverwaltung, die in Verbindung mit dem Kunden stehen. Die angezeigten Rechnungen, Angebote und Briefe können in dieser Ansicht ganz normal bearbeitet werden. 40

41 Bedienbuch Tipp: Wenn Sie alle Angebote und Rechnungen an einen bestimmten Kunden sehen wollen, klicken Sie auf die Karteikarte Historie in der Detailansicht. Hier können Sie in der Box Vorgänge die gewünschten Vorgänge auswählen (Briefe, Angebote und Rechnungen) und erhalten dann eine Übersicht und Zugriff (per Doppelklick) auf jeden der ausgewählten Vorgänge pro Kunde. Einen neuen Kunden anlegen oder einen bestehenden Kunden bearbeiten Um einen neuen Kunden anzulegen, drücken Sie einfach bei geöffnetem Arbeitsbereich Kunden die Taste <F10> oder klicken auf Neu unterhalb der Tabelle. Alternative: In der Menüleiste Kunden > Neu wählen. Einen bestehenden Kundensatz können Sie mit einem Doppelklick öffnen oder Sie wählen den zu bearbeitenden Kunden aus und drücken <F11>. Im Dialogfenster Kunden können Sie nun alle relevanten Informationen wie Adresse und Telefonnummer neu eintragen oder bearbeiten. Sie arbeiten auch in diesem Dialog wieder mit Karteikarten. Einzelnen Kunden können Sie übrigens auch Dokumente (Texte oder Bilddateien) etwa Verträge zuordnen. Mit <F3> oder einem Klick auf Weitere Funktionen verfassen Sie direkt eine oder einen Brief an Ihren Kunden. Mit <F12> oder einem Klick auf die Taste Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen, die Änderungen werden nicht gespeichert. Mit <F11> oder einem Klick auf OK werden die Eingaben gespeichert, ein neuer Kunde ist dann angelegt. Um einen Kunden zu löschen, müssen Sie diesen im Arbeitsbereich auswählen und dann die Taste <F12> drücken oder auf Löschen klicken. Tipp: Sie können Kunden kategorisieren (z. B. in A-B-C-Kunden), indem Sie auf der Karteikarte Statistik zunächst eine neue Kategorie erstellen und sie dann zuordnen. Klicken Sie zunächst auf Neue Kategorie, klicken Sie im Dialog auf Neu (bzw. <F2>) und tragen Sie den Namen der Kategorie ein (hier also ein A ). Wiederholen Sie dies, bis Sie die drei Kategorien A, B und C im Dialog Kundenkategorien erstellt haben. Nun können Sie jedem Kunden eine der drei Kategorien zuordnen und zwar stets auf der Karteikarte Statistik. Nach demselben Schema können Sie auch Artikelkategorien erstellen und zuordnen. 41