SORTIEREN DER VERSICHERTENRECHNUNGEN

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1 1. Prozesseinheit SORTIEREN DER VERSICHERTENRECHNUNGEN Vana Soeur 1. Lehrjahr Wincare Versicherungen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Flussdiagramm Bericht Einführung Prozessbeschreibung Schlusswort Musterdokumente Ambulante Rechnung (RA1) Stationäre Rechnung (RA5) Glossar Interne Software AS Heureka Vorgehensplan Auswertungsbogen Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 1 von 11

3 1. Flussdiagramm Start Briefumschläge nach Format sortieren und öffnen Persönlich adressierte Briefumschläge dem zuständigen Empfänger verteilen Ist die Rechnung vollständig? Ja Welche Rechnungsart weist die Rechnung auf? RA5 Die RA5 Rechnung wird zum passenden Format gelegt Nein RA1 Die Rechnung referenzieren Die RA1 Rechnung wird zum passenden Format gelegt Die Rechnungen werden nach Format und Rechnungsart barcodiert Die Rechnung mit dem Eingangsstempel versehen Je 30 Rechnungen zusammenbündeln, getrennt nach den Rechnungsarten Die referenzierte Rechnung dem zuständigen Sachbearbeiter zuteilen Ende Die barcodierten Rechnungen werden in Kisten nach Winterthur an den Hauptsitz gesendet Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 2 von 11

4 2. Bericht 2.1 Einführung Die Wincare Versicherungen in Aarau hat eine eigene Abteilung für das Postwesen. Der Name dieser Abteilung ist AVOR. Alle eingegangenen Rechnungen müssen ausgepackt und sortiert werden. Die Rechnungen werden anschliessend am Hauptsitz der Wincare eingescannt und sind dann im internen Programm "Heureka" ersichtlich. Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und eine Erleichterung für die Sachbearbeiter. Die Abteilung AVOR übernimmt die Verantwortung, die eingegangenen Rechnungen zu sortieren und die Post dem richtigen Sachbearbeiter zuzustellen. 2.2 Prozessbeschreibung Um 7.00 Uhr morgens nehmen wir die Kurierkisten entgegen. Zuerst stellen wir die interne Post, welches für die Agentur an der Bleichemattstrasse 2 in Aarau vorgesehen ist, bereit. Die Angestellten der Post nehmen diese dann entgegen. Täglich erhalten wir etwa 2-3 Postkisten. Die Couverts werden nach Format sortiert. Persönlich adressierte Briefumschläge werden nicht geöffnet und auf einen separaten Stapel gelegt. Diese teilen wir dann anschliessend dem zuständigen Sachbearbeiter zu. Die nach Format sortierten Briefumschläge werden dann von einem automatischen Brieföffner geöffnet. Sobald die Briefumschläge geöffnet sind, werden die Inhalte ausgepackt. Hauptsächlich sind Rechnungen und Kostengutsprachen verpackt. Die Rechnung kann mehrere Seiten enthalten und muss auf die Vollständigkeit überprüft werden. Angaben wie zum Beispiel Personalien des Versicherten oder die Policennummer sind unverzichtbar. Ebenfalls ist es sehr wichtig darauf zu achten, welcher Rechnungsart wir den Beleg zuordnen. Wir unterscheiden zwei Rechnungsarten: RA 1 Diese Rechnungen sind ambulante Behandlungen. Das sind zum Beispiel: Arztrechnungen Brillenrechnungen Zahnärzte Spitexrechnungen Physiotherapie Fitness ambulante Spitalbehandlungen etc. Die Patienten lassen sich behandeln und werden am gleichen Tag entlassen. RA 5 Diese Rechnungen sind stationäre Behandlungen. Das sind zum Beispiel: Spitalaufenthalte Kuraufenthalte Rehabilitation Psychiatrie Kliniken Alters- und Pflegeheime etc. Die Patienten bleiben mehrere Tage zur Behandlung wie zum Beispiel für eine Operation. Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 3 von 11

5 Beim Auspacken wird auch auf das Format der Rechnung geachtet. Eine vollständige Rechnung enthält die Personalien des Versicherten. Sind diese Angaben jedoch unvollständig, wird die Policennummer ermittelt anhand des internen Programms AS 400. Die Policenummer wird auf die Rechnung notiert. Bei Rechnungen welche schlecht leserlich sind, wird das gleiche Vorgehen angewendet. Es kommt auch vor, dass wir einfache Quittungen erhalten. Der Scanner kann diese dünnen Belege nicht lesen. Deshalb kopieren wir diese Quittungen und können diese dann zum Scannen geben. Eine andere Variante wäre, diese Belege zu referenzieren und dem zuständigen Sachbearbeiter zuzuteilen für eine manuelle Abrechnung. Beim Referenzieren wird ausser die Policennummer noch zusätzlich die Geschäftsstelle notiert. Die Geschäftsstelle und die Rechnungsart geben uns Informationen, welchem Sachbearbeiter wir diese zustellen müssen. Es sind hier verschiedene Kistchen vorhanden und sind diese mit dem Namen des Teamleiters angeschrieben. Kostengutsprachen sind ebenfalls häufig in den Briefumschlägen verpackt. Diese haben eine äusserst hohe Priorität und müssen ebenfalls referenziert werden. Diese Kostengutsprachen sind Anfragen von Leistungserbringern wie zum Beispiel von Spitälern für eine Operation oder eine Physiotherapie. Die Leistungserbringer erkundigen sich, ob wir die Kosten für die Behandlung übernehmen. Wenn wir innerhalb von einer Woche keine Rückmeldung geben, werden die Kosten automatisch übernommen. Sobald alle Briefumschläge ausgepackt sind, werden alle sortierten Rechnungen barcodiert. Der Kleber enthält einen Strichcode mit Nummern. Diese Barcodes werden jeweils auf die Rückseite der ersten Rechnungsseite aufgeklebt. Der Barcodierer zeigt an, wie viele Rechnungen schon mit einem Barcode versehen sind. Nach 30 Rechnungen bündeln wir diese zusammen. Beim ersten Bündel muss ein Deckblatt angeschrieben werden. Der erste Barcode wird notiert und die Rechnungsart sowie das Datum der Verarbeitung. Nachdem alle Rechnungen barcodiert sind, werden diese in die Postkiste gelegt für den Versand nach Winterthur an den Hauptsitz. Die stationären Rechnungen werden jedoch zusätzlich in einem separaten Mäppchen dazugelegt. Nun ist der gesamte Ablauf beendet. Nun müssen noch die Kistchen der Teamleiter verteilt werden. 2.3 Schlusswort Im Postwesen erhält man einen Überblick in alle Abteilungen. Diese Abteilung erleichtert den Einstieg in die Lehre und das Team ist sehr offen und freundlich. Das Team AVOR übernimmt eine wichtige Arbeit und erleichtert den Alltag der Sachbearbeiter. Die Abteilung führt Archive und nimmt Fax entgegen. Ohne das Postwesen hätten die Mitarbeiter keine Arbeit. Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 4 von 11

6 3. Musterdokumente 3.1 Ambulante Rechnung (RA1) Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 5 von 11

7 3.2 Stationäre Rechnung (RA5) Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 6 von 11

8 4. Glossar Police Barcodieren Geschäftsstelle Kostengutsprachen Referenzieren Die Versicherungspolice ist ein Schriftstück, das den Vertrag zwischen einer Versicherungsgesellschaft und einem Versicherungsnehmer verkörpert. In der Police sind die Leistungen und die Versicherungsprämie ersichtlich. Die Policennummer ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Kundendatenbank. In der Abteilung AVOR hat jedes Teammitglied einen Barcodierer. Auf jedem Etikett ist ein Barcode und eine Nummer gedruckt. Diese Etiketten werden auf die Rückseite der ersten Seite einer Rechnung geklebt. Zuerst werden die kleinen Formate barcodiert und anschliessend dann die im A4 Format. Beim barcodieren bündeln wir je 30 Rechnungen zusammen. Die zwei verschiedenen Rechnungsarten RA1 und RA5 müssen getrennt sein. Die Rechnung kann dank dem Barcode schnell im System Heureka aufgerufen werden. Anders ausgedrückt ist eine Geschäftsstelle eine Agentur. Jeder Mitarbeiter betreut mehrere Agenturen. Kostengutsprachen sind schriftliche Anfragen von Leistungserbringern wie zum Beispiel von Spitälern oder Physiotherapeuten. Sie erkundigen sich, ob die Krankenkasse die Kosten übernimmt. Innerhalb einer Woche müssen die Sachbearbeiter diese Anfragen bearbeitet haben, ansonsten werden die Kosten automatisch übernommen sobald die Leistungserbringer keine Rückmeldung erhalten. Die Rechnung oder die Korrespondenz wird mit einer Policennummer und eine Geschäftsstelle angeschrieben. Diese Informationen finden wir mithilfe des AS400 heraus. Die Geschäftsstellennummer gibt uns Auskunft, welcher Sachbearbeiter zuständig ist. Hier muss beachtet werden, zu welcher Rechnungsart der Beleg gehört. Anschliessend legen wir es in das richtige Kistchen anhand der Zuteilungsliste. Die Postkistchen werden am Abend den Teamleitern verteilt. Dieses Vorgehen wird angewendet: Bei Auslandrechnungen Unvollständigen Rechungen Ungenügenden Angaben Bei dünnen Belegen, welche wir nicht scannen können Kostengutsprachen Persönliche Korrespondenz Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 7 von 11

9 5. Interne Software 5.1 AS400 Das AS400 ist ein wichtiges Programm der Wincare Versicherungen. Hier sind alle wichtigen Daten enthalten. Um einen Versicherten ausfindig zu machen hat man folgende Suchkriterien: Name Vorname Policenummer Agentur Geburtsdatum Strasse Postleitzahl Ort Der einfachste Weg um einen Versicherten zu suchen, ist mit der Policennummer. Ist diese nicht vorhanden, müssen wir mit anderen Angaben suchen. Das System listet die Ergebnisse nach dem Alphabet auf. Im AS400 sind alle Daten enthalten wie zum Beispiel der Kundenstamm, Leistungen und der Zahlungsverkehr. Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 8 von 11

10 5.2 Heureka Im Heureka erscheinen alle eingescannten Rechnungen. Das Programm wird vor allem zum Abrechnen gebraucht. Rechnungen mit ungenügenden Angaben landen im so genannten Ausscheidungstopf. Für diese Aufgabe brauchen wir das Heureka. Bei diesen Rechnungen konnten die Sachbearbeiter keine Mitgliedschaft feststellen. Dies geschieht häufig durch ungenügende Angaben. Nun übernimmt die Abteilung AVOR die Aufgabe, diese Rechnungen noch einmal zu überprüfen mithilfe des AS400. Sobald man den Versicherten erfolgreich ermitteln konnte, geben wir die Policennummer elektronisch in die Notizen ein und scannen diese neu. Es kann vorkommen, dass trotz grosser Bemühungen keine Mitgliedschaft gefunden werden kann. Der angegebene Wohnort auf der Rechnung gibt uns Hinweis, welcher Sachbearbeiter zuständig ist. Nachdem leiten wir die Rechnung dem Sachbearbeiter zu und geben eine interne Notiz ein, dass keine Mitgliedschaft gefunden wurde. Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 9 von 11

11 6. Vorgehensplan 18. Januar 2006 Information Besprechung mit Frau Bea Weiss Auftrag durchlesen Informationen einholen Allfällige Fragen abklären 20. Januar 2006 Planung Ablauf der Prozesseinheit planen und Prioritäten setzen Gedanken machen über die Gestaltung des Layouts Flussdiagramm skizzieren Arbeitsstunden einteilen Checkliste erstellen 9. Februar 2006 Entscheidung Layout auswählen 14. Februar 2006 Realisation Flussdiagramm erstellen Bericht erfassen Lernjournal nach wichtigen Schritten führen Seiteneinteilung festlegen Ganze Dokumentation präzisieren Musterdokumente auswählen 14. März 2006 Kontrolle Dokument überprüfen (Darstellung, Rechtschreibefehler usw.) Ist alles vorhanden? Letzte Änderungen vornehmen Dokument endgültig ausdrucken Auswertungsbogen der Lernjournale ausfüllen 22. März 2006 Auswertung Was war gut? Was kann ich verbessern? Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 10 von 11

12 7. Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Weil... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Weil... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Weil... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Weil... Vana Soeur 1. Prozesseinheit Seite 11 von 11

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