Arbeitsplatz organisieren. Büroalltag erfolgreich gestalten. Elke Schumacher 1. Ausgabe, März 2010 BP-APO

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1 Arbeitsplatz organisieren Elke Schumacher 1. Ausgabe, März 2010 Büroalltag erfolgreich gestalten BP-APO

2 Impressum Impressum Redaktionelle Bearbeitung: Dr. Susanne Weber Fachliche Beratung: Harald Otto, Fachbereichsleiter Beruf und Qualifizierung an der VHS Bonn Lektorat: Karin Wedde HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. 2 HERDT-Verlag

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4 Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Vorwort Einrichtung des Büros 1.1 Die passenden Möbel... 6 Der Bürostuhl... 6 Schreibtisch... 7 Arbeitsplatzleuchte... 8 Sideboard oder Regal... 8 Schränke... 8 Bücherregal... 9 Garderobe Ordnung im Büro Was gehört auf den Schreibtisch? Was muss nicht auf dem Schreibtisch stehen? Wo stehen Drucker, Kopierer/Scanner etc.? Feng-Shui und Farbgestaltung im Büro Der richtige Platz für den Schreibtisch Beleuchtung Pflanzen Farben Wie soll Ihr Büro auf Besucher wirken? Das haben Sie gelernt Übung Arbeitsroutine 2.1 Postbearbeitung Briefpost und Faxe s Arten der Wiedervorlage Tipps für die Wiedervorlage Kundendatenbank und Kontaktordner Kontaktordner Kundendatenbank Termine Tagesplanung Reiseplanung Bahnreisen Hotel Flugreisen Das haben Sie gelernt Übung Schreib- und Gestaltungsregeln 3.1 Geschäftsbriefe Der korrekte Aufbau Richtlinien für die geschäftliche Korrespondenz Vordrucke bzw. Vorlagen verwenden Faxe Angebote Rechnungen s Mails als Geschäftspost Schnelle Hilfe bei Mailing-Pannen Antworten auf eine Mail Das haben Sie gelernt Übung Ablagearten 4.1 Allgemeine Ablageplanung Ablagearten Sortierkriterien Gründe der Archivierung Aufbewahrungsfristen Ablageordnung Das haben Sie gelernt Übung Das papierlose Büro 5.1 Aufbau einer Ablage im PC Dokumente einscannen Das haben Sie gelernt Übung Aufbau eines Bürohandbuchs und eines Firmenwikis 6.1 Bürohandbuch Nutzen Aufbau des Handbuchs Arbeitsabläufe festlegen Firmenwiki Das haben Sie gelernt Übung Lernerfolgskontrolle Lösungen und Musterantworten Über die Autorin Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag

5 4 Ablagearten In diesem Kapitel lernen Sie die verschiedenen Ablagesortierungen kennen und welche Fristen zur Aufbewahrung von Schriftstücken zu beachten sind. HERDT-Verlag

6 4.1 Ablagearten 4.1 Allgemeine Ablageplanung In diesem Abschnitt erfahren Sie... wo Sie Ihre Dokumente ablegen können; nach welchen Kriterien Sie Akten sortieren können. Ablagearten Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Ablage innerhalb eines Betriebes abzuwickeln. Ablage am Arbeitsplatz Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, und Informationen, die Sie häufig benötigen oder die nur für Sie selbst interessant sind, bewahren Sie in Ihrem Büro auf. Dazu können Sie z. B. eine Hängeregistratur verwenden, wo Sie Dokumente ganz einfach in die Mappen einlegen oder einheften und genauso schnell wieder herausnehmen können. Ebenfalls sollten Ordner des laufenden Jahres und evtl. des Vorjahres z. B. Buchhaltung, Rechnungen etc. im eigenen Büro stehen. Abteilungsablagen Dazu zählen Unterlagen, die von mehreren Mitarbeitern einer Abteilung gleichzeitig verwaltet werden, z. B. aktuelle Personalakten. Zentralregistraturen Vorgänge und Akten, die von verschiedenen Abteilungen benötigt werden und/oder auf die nur selten zugegriffen werden muss, werden in der Zentralregistratur aufbewahrt. Dafür benötigen Sie einen großen Raum und evtl. eine Fahrschrankanlage. Dies können z. B. erledigte Personalakten, Krankenakten, abgeschlossene Bauvorhaben etc. sein. Wichtig ist nur, dass ein Mitarbeiter die Überprüfung der Entnahme und die Rückgabe-Kontrolle überwacht. Mit einem stapelbaren Sammelbehälter können Sie Ihre Unterlagen im Archiv staubfrei aufbewahren. Altablagen Schriftgut, das nur noch aus dokumentarischen oder gesetzlichen Gründen aufbewahrt wird, wird in Altablagen gesammelt. 46 HERDT-Verlag

7 Ablagearten 4.1 Sortierkriterien Wenn Sie die Ablageorte festgelegt haben, sollten Sie eine einheitliche Ablageart bestimmen. Es hilft Ihnen nicht, wenn nur derjenige die Unterlagen wiederfindet, der die Ablage aufgebaut hat. Entscheidend für die Wahl der Ordnungsweise ist die Art der zu ordnenden Informationen. Man unterscheidet dabei zwischen personen- oder firmenbezogenen Unterlagen (Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenz etc.) und innerbetrieblichen, sachbezogenen Vorgängen (Kalkulationen, Verkaufsstatistiken etc.). Sie haben folgende Möglichkeiten: Alphabetisch ordnen Ein Rückgriff auf Schriftstücke ist leicht möglich, ohne dass das Dokument vorher mit einer besonderen Kennzeichnung versehen werden muss. Beachten Sie bei der Regalaufteilung, dass manche Buchstaben häufiger vorkommen und deshalb mehr Raum brauchen. Numerisch ordnen Die numerische Ablage empfiehlt sich z. B. für Rechnungskopien. Ordnung nach Endziffern Die Registratur wird dabei in hundert gleich große Bereiche unterteilt. Erstes Ordnungsmerkmal sind jetzt die zwei oder drei letzten Ziffern der Ordnungsnummer. In den Bereich 21 gehören also alle Akten, die mit den Ziffern 21 enden (1021, 1121, 1721 etc.). So erreicht man eine gleichmäßige Raumausnutzung. Personenbezogene Unterlagen kann man auch nach Geburts - daten oder Personen- Nummern ordnen. Ordnen nach Stichwörtern Sachbezogene Informationen werden meist nach Stichwörtern geordnet. Da die Auswahl eines Stichwortes subjektiv ist, gibt es bei mehreren Benutzern allerdings oft Zuordnungsprobleme. Geografische Ordnung Manchmal ist es sinnvoll, nach Verkaufsgebieten, verschiedenen Bundesländern oder Städten zu unterteilen. HERDT-Verlag 47

8 4.1 Ablagearten Wertigkeit von Dokumenten Damit Sie nur die wichtigen Dokumente in Papierform ablegen, sollten Sie Ihre Unterlagen aus dem Ablagekorb bzw. -ordner auf ihre jeweilige Wertigkeit prüfen. Tageswert: einmalige Informationen ohne bleibenden Wert (Prospekte, Zeitungen, Werbung) Ablage- bzw. Speicherort: Papierkorb bzw. virtueller Papierkorb Prüfwert: Vorgänge in der Wiedervorlage (z. B. Angebote, Projekte, Mahnungen, Statistiken, Kataloge, Preislisten) Ablage- bzw. Speicherort: Wiedervorlagemappe, Diskette, CD-ROM, Festplatte Gesetzeswert: Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist Ablage- bzw. Speicherort: Archiv bzw. digitales Archiv Dauerwert: Unterlagen von langfristiger Bedeutung (z. B. Daten zur Firmengeschichte, Fotos, Umsätze, Verträge, Patente, Muster) Ablage- bzw. Speicherort: Archiv, digitale Form Gründe der Archivierung Nicht nur der Stand der Informationen, sondern auch der Grund der Archivierung kann die Art der Aufbewahrung beeinflussen. Im Wesentlichen gibt es hier zwei Kategorien: 1. Betriebliche Notwendigkeiten - Informationsquelle - Sicherung von Ansprüchen - Abwehr unberechtigter Ansprüche - Dokumentation 2. Gesetzliche Vorschriften Für Behörden gelten eine Reihe anderer Vorschriften mit meist noch längeren Fristen. Gewichten Sie Ihre Informationen also nach ihrem Inhalt und dem Aufbewahrungsgrund, am besten durch eine Einteilung in Wertigkeitsstufen. 48 HERDT-Verlag

9 Ablagearten Aufbewahrungsfristen In diesem Abschnitt erfahren Sie wann Sie alte Akten entsorgen können. Die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB 238, 257, 261) und in der Abgabenordnung ( Steuergrundgesetz, AO 140, 147 ff.) geregelt. Zudem ist gesetzlich vorgeschrieben, ob das Original aufbewahrt werden muss oder ob es eine Kopie sein kann: Aufbewahrung als Original Eröffnungsbilanz Jahresabschlüsse Konzernabschlüsse Aufbewahrung als Wiedergabe dem Original entsprechend (Zweitschriften) empfangene Handelsbriefe Buchungsbelege Aufbewahrung als Wiedergabe dem Original inhaltlich entsprechend (Kopie) abgesandte Handelsbriefe, wie z. B. Korrespondenz, Angebote, Auftragsbestätigungen Auf der nächsten Seite finden Sie eine Auflistung, die Sie nutzen können. Haben Sie Ihre Ordner im Archiv nach Jahrgängen abgelegt, haben Sie es leicht, neuen Platz zu schaffen, da Sie nach Ablauf der Frist einfach den entsprechenden Jahrgangsordner vernichten können. HERDT-Verlag 49

10 4.2 Ablagearten Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Unterlagen Frist Jahr Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Auftragsbestätigungen Außendienstabrechnungen Bankauszüge Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Bestellungen Bewirtungsbelege Buchungsbelege und Daueraufträge Belege der Offene-Posten-Buchhaltung Eröffnungsbilanzen Eingangsrechnungen Fahrtkostenbelege Gehaltskonten und -listen Geschäftsbriefe Geschäftsberichte Gewinn-und-Verlust-Rechnung Grundbücher Grundstücks- und Gebäudeverzeichnis Gutschriften Handelsbilanz Inventarlisten Inventurunterlagen Jahresabschlüsse Kassenzettel Kassenbücher Kreditunterlagen Kontoauszüge Mahnungen Materialentnahmescheine Nachweise zu Investitionszulagen Provisionsabrechnungen Programmbeschreibung für das Buchhaltungsprogramm Quittungen Rechnungen Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Reisekostenabrechnungen Schriftwechsel Sparprämienunterlagen Steuererklärungen Umsatzsteuervoranmeldungen Verträge Wechsel Wareneingangs- und Ausgangsbücher Werbegeschenknachweise Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen Quelle: KFW Frankfurt/Main 50 HERDT-Verlag

11 Ablagearten 4.2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument unterzeichnet wurde. Bei Verträgen beginnt die Frist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endete. Gleiches gilt bei Willenserklärungen. Es kann durchaus sein, dass die Aufbewahrungsfristen für Dokumente bereits abgelaufen sind, aber solange ein steuerrechtliches oder bußgeldrechtliches Verfahren nicht endgültig abgeschlossen ist, sollten Sie die Unterlagen dazu auf jeden Fall verwahren. Mitunter kann der Verlust von wichtigen Beweisen teuer werden. Beispiel: Die Festsetzungsfrist eines Steuerbescheides beträgt für gewöhnlich vier Jahre und beginnt am 1. Januar des Folgejahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Steuererklärung 2008 eingereicht vorläufiger Steuerbescheid erhalten Steuerbescheid wurde erst mit Ablauf 2014 endgültig Bis zum endgültigen Steuerbescheid: Aufbewahren von Unterlagen von 2008, also bis Ende 2014 Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt. So wird ein vorläufiger Steuererklärungsbescheid aus dem Jahr 2010 erst mit Ablauf des Jahres 2020 endgültig. Haben Sie nun die dazugehörigen Unterlagen fristgerecht zum 1. Januar 2015 vernichtet, fehlen Ihnen Beweise, falls das Finanzamt später noch etwas ändert. HERDT-Verlag 51

12 4.2 Ablagearten Welche Unterlagen Sie länger aufbewahren sollten: Steuerunterlagen, wenn eine Außenprüfung begonnen hat Bescheide über eine vorläufige Steuerfestsetzung ( 165 AO) Unterlagen für laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen Dokumente für ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren Dokumente zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt Bei Ihren privaten Unterlagen sollten Sie Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen (mindestens die Lohnabrechnung vom Dezember des Jahres mit den Gesamtsummensalden) so lange aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Oft kommt es vor Renteneintritt oder vor Scheidungen zur Rentenkontenklärung und Ihr jetziger sowie die früheren Arbeitgeber werden angeschrieben, um Rentenauskünfte zu geben. Geht es dabei um Zeiten, die mehr als zurückliegen, kann es sein, dass beim Arbeitgeber nicht mehr alle Unterlagen archiviert sind und dass Ihnen somit wichtige Anerkennungszeiten fehlen werden. Welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen: Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören) Halbjahresbilanzen sowie interne Kontroll- und Verrechnungsbelege Finanzpläne, Vorschauen, rein statistische Berichte Kalkulationen (soweit nicht steuerlich wichtig) Kassenkontrollstreifen (soweit nicht steuerlich wichtig) Preislisten (wenn nicht zu den Buchungsunterlagen gehörend) 52 HERDT-Verlag

13 Ablagearten Ablageordnung In diesem Abschnitt erfahren Sie wie ein Aktenplan aussieht. Ein Aktenplan ist ein einheitlicher Rahmen für die systematische und logische Ordnung des gesamten sachbezogenen Schriftguts. Am besten ist es, wenn der Aktenplan sowohl elektronisch als Datei auf dem PC bzw. in den Ordnern vorhanden ist als auch in Papierform. Pro Hauptgruppe gibt es einen eigenen Ordner. Beginnen sollten Sie mit der Unterteilung in die Hauptgruppen. In einer Hochschulverwaltung wären das z. B: 0 Organisation 1 Haushalt 2 Personal 3 Infrastruktur 4 Forschung 5 Lehre 6 Literatur 7 serielles Schriftgut Danach unterteilt man jeden Ordner in maximal 10 Register. Grundsätzlich verwendet man das erst Register mit der Ziffer 0 für Allgemeines und das letzte Register mit der Ziffer 9 für Sonstiges. Außerdem erhält jeder Ordner ein Inhaltsverzeichnis. Beispiel: Aktenplan einer Firma Nummer Raum/Schrank Vernichtung 1 Fuhrpark 1.1 Lkw 1.2 Pkw 1.3 Pkw-Anhänger 2 Personal- und Sozialwesen 2.1 Gehälter 2.2 Arbeitsrecht, Tarife 2.3 Reiserichtlinien 2.4 Urlaub 3 Fertigung 3.1 Planung 3.2 Materialdisposition 3.3 Fertigungssteuerung 4 Umweltschutz 4.1 Entsorgung 4.2 Luftverschmutzung 4.3 Abwasser 4.4 Energie Ausgliederung von Themen Wenn ein Ordner zu voll wird, kann man (anstatt einen neuen Band anzulegen) ein Register innerhalb des Ordners ausgliedern und daraus eine neue Akte machen. Beispiel: Im Aktenplan AZ 12-3 Bestellvorgänge/interne Rechnungen soll das Register "Telefonrechnungen" ausgegliedert werden AZ 12-3 wird umbenannt in 12-3a und die neue Akte wird umbenannt in AZ 12-3b. HERDT-Verlag 53

14 4.4 Ablagearten 4.4 Das haben Sie gelernt Sie kennen nun die unterschiedlichen Ablagen am Arbeitsplatz, in der Abteilung, in der Zentralregistratur und die Archivablagen. Eine Ablage kann alphabetisch oder numerisch sortiert werden. Firmenspezifisch können andere Sortierkriterien besser geeignet sein: nach Stichwörtern, geografischer Ordnung oder nach Endziffern. Wichtige Dokumente prüfen Sie auf ihre Wertigkeit (Tageswert, Prüfwert, Gesetzeswert, Dauerwert). Es gibt zwei Gründe für die Archivierung: betriebliche Gründe und gesetzliche Vorschriften. Grundsätzlich sind per Gesetz Aufbewahrungsfristen von 6 oder n festgelegt worden. Dokumente wie z. B. Steuerunterlagen sollten im eigenen Interesse länger aufbewahrt werden. 4.5 Übung 1. Was ist der Tageswert eines Dokuments? 2. Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? a) 2 Jahre b) c) d) 1 Jahr 3. Erstellen Sie einen Ablageplan a) für eine Personalabteilung. Wie müsste der Plan aussehen, damit die Personalakten schnell wieder auffindbar sind? b) für ein Unternehmen mit Kunden in ganz Deutschland und Europa. 54 HERDT-Verlag

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