Bedienungsanleitung für SIP basierende virtuelle Telefonanlage VTS LIGHT VTS Version 1.5.7

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1 Bedienungsanleitung für SIP basierende virtuelle Telefonanlage VTS LIGHT VTS Version Danke dass Sie sich für unser hochwertiges Produkt entschieden haben um Ihnen den Alltag so leicht wie möglich zu machen haben wir für Sie die wichtigsten Funktionen zusammengefasst. Falls Sie Fragen, Anregungen oder Fehler finden informieren Sie uns. Unsere Hotline: Allgemeines: Bestimmte Abläufe wie Rufverteilung aller eingehenden Anrufe lassen sich vordefinieren. Dabei können Sie zwischen statischer und dynamischer Rufverteilung wählen. Vom VTS Administrator wird definiert was mit eingehenden Anrufen im Normalzustand (Tag Schaltung) passiert. Tag/Nacht Schaltung: Sie können manuell mittels * Codes zwischen Tag und Nachtbetrieb umschalten. Bei aktivierter Nachtschaltung hört der Anrufer einen gewählten Text (Offtext 1,2,3) und kann anschließenden (sofern definiert) eine Nachricht auf den Anrufbeantworter (VoiceBox) aufsprechen. Die Nachricht wird per , sofern definiert an eine hinterlegte adresse übermittelt. Rufumleitung auf eine interne oder externe Zielnummer Sie können die gsamte Anlage oder auch nur eine bestimme Nebenstelle mittels * Codes auf ein beliebige Rufnummer (z.b. Mobilnummer) oder andere Nebenstelle oder Gruppe umleiten. Die * Codes werde von Ihrem SIP Telefon oder SIP Software an die Telefonanlage übermittelt. Komfortable Bedienung 1. Sämtliche *Codes können, wenn sie öfters benötigt werden, auf einer Kurzwahltaste Ihres SIP Telefonapparates ( sofern frei programmierbare Tasten vorhanden sind) hinterlegt werden. 2. Auf Snom SIP Telefone können auf einer Kurzwahltaste folgende Befehle hinterlegt werden: Amtsleitung Umleiten nach (Zielnummer intern/extern) Nebenstelle (direkt anwählen) Direktwahl (interne/externe Rufnummer oder * Befehle wie unten beschrieben) Aktions URL (z.b. Update holen). Wenden Sie sich hierzu an Ihren Telefonanlagen-Administrator. Seite 1 von 7

2 Erste Schritte - telefonieren von Ihrer Telefonanlage Einen Ruf von Ihrer Nebenstelle absetzen: Ohne Wahlvorbereitung: Hörer abheben 0 für Amt + Rufnummer wählen Mit Wahlvorbereitung: 0 für Amt + Rufnummer eingeben - Mit freisprechen: bestätigen - Ohne freisprechen: Hörer abheben An Faxnebenstellen die Rufnummer immer mit 0 für Amtsholung eingeben Für andere Befehle wie < Ruf heranholen, Vermitteln, Rufumleitung, Nachtschaltung > lesen Sie bitte nachfolgen unter Bedienung mittels Stern Befehle. Sie können einfach und komfortabel Ihre CondorNet VTS virtuelle Telefonanlage mittels * Codes von Ihrem Telefonapparat aus steuern. sämtliche *Codes können, wenn sie öfters benötigt werden, auf einer Kurzwahltaste Ihres SIP Telefonapparates hinterlegt werden. Auf Snom SIP Telefonaparate können auf einer Kurzwahltaste alle folgende Befehle hinterlegt werden: Amtsleitung Umleiten nach (Zielnummer intern/extern) Nebenstelle (direkt anwählen) Direktwahl (interne/externe Rufnummer oder * Befehle wie unten beschrieben) Umleitung nach Aktions URL (z.b. Update holen) Wenden Sie sich hierzu an Ihren Telefonanlagen-Administrator. Bedienung mittels Stern Befehle: Stern-Code Beschreibung Ruf heranholen *0 Pickup (Anruf heranholen) eines gerade eingehenden Anrufes auf einer beliebigen Nebenstelle *0 + [Nebenstelle] Pickup einer bestimmten Durchwahl (DDI) - welche gerade läutet (z.b. Nebenstelle 10) *31*+[Zielnummer] Unterdrückung der eigenen Rufnummer (CLIR) Einmalig, nur für diesen Anruf *8 (+[Nebenstell]) Durchsage an alle Nebenstellen (nur gewählte Nebenstelle) Seite 2 von 7

3 Gespräche vermitteln Intern vermitteln Nebenstelle anrufen - auflegen Nebenstelle anrufen Rücksprache halten - auflegen Intern vermitteln OHNE Rücksprache Intern vermitteln MIT Rücksprache Extern vermitteln Anruf entgegennehmen - [Hold] Taste drücken - Externe Rufnummer eingeben - ggf. Rücksprache halten - [ ] (OK ) drücken Anruf auf externe Rufnummer weitervermitteln Rufumleitung Gesamte VTS Anlage *21*0* + [Ziel-Rufnummer extern] (im nationalen oder internationalen Format ohne Amts-Null) Alle eingehende Rufe werden auf die definierte Zielnummer umgeleitet Aktivierung / Unbedingte (sofortige) Rufumleitung (z.b. zu *21*0* / *21*0* ) #21#0 Deaktivierung / Unbedingte (sofortige) Rufumleitung Rufumleitung einer Nebenstelle (Nur die gewünschte Nebenstelle) *21*+[Nbst]* + [Ziel-Rufnummer intern/extern] am eigenen Telefon (Nebenstelle) (interne Nebenstelle oder extern im nationalen oder internationalen Format ohne Amts-Null) #21# [+ Nebenstelle die umgeleitet ist wenn von anderem Telefon aufgerufen wird] Alle eingehende Rufe an die Nebenstellt werden auf die definierte Zielnummer umgeleitet Aktivierung / Unbedingte (sofortige) Rufumleitung Beispiel: *21*10* oder *21*10* Deaktivierung / Unbedingte (sofortige) Rufumleitung der Nebenstelle Z.B. #21# [#21#10] Abrufen neuer Nachrichten (Voicebox) Seite 3 von 7

4 *25* [+ Nebenstelle] [wenn von einem anderem Telefon aufgerufen wird] Aufrufen des VoiceBox-Systems Ihre Nebenstelle z.b. *25* oder [*25*10] oder Taste [Retrieve] Snom Telefon: LED [Message] blinkt/leuchtet OFFTEXT - Ansagetexte für Anrufer Tag/ Nacht Schaltung Ansagetext für Anrufer außerhalb der Geschäftszeit (Nachtschaltung) Offtext 1,2 od. 3 aktiviern Aufnahme einer Nachricht auf eine Sprachbox sofern eine definierten Nebenstelle eingerichtet wurde. *50*1 Offtext (Tag/Nacht) wie definiert schalten ACHTUNG! Es werden keine Gespräche zu den Apparaten durchgestellt Offtext = Ansage für Nachtschaltung *50*5 Offtext und VoiceBox nach dem Ablauf wie definiert schalten Hinweis: Offtext kann derzeit mit *Code nicht geändert werden Offtext 1, 2, 3 auswählen Ansage 1, 2 oder 3 für Nachtschaltung definieren Achtung! Derzeit sind aktivierte Offtexte vor Neuaktivierung anderer Offtexte zu DEAKTIVIEREN! Beispiel: Offtex 1 aktiv (LED leuchtet) deaktivieren LED leuchtet nicht mehr - Danach Offtext 2 oder 3 aktivieren *51* *51* Offtext 1 Hinweis: Unbedingt deaktivieren bevor Offtext 2 oder 3 aktiviert wird *61* Aufnahme von Offtext 1 *71* Anhören von Offtext 1 *52* *52* Offtext 2 Hinweis: Unbedingt deaktivieren bevor Offtext 1 oder 3 aktiviert wird *62* Aufnahme von Offtext 2 *72* Anhören von Offtext 2 *53* *53* Offtext 3 Hinweis: Unbedingt deaktivieren bevor Offtext 1 oder 2 aktiviert wird Seite 4 von 7

5 *63* Aufnahme von Offtext 3 *73* Anhören von Offtext 3 Zeitschaltung Zeitschaltung mit oder ohne Anrufbeantworter (VoiceBox) *50*3 Zeitschaltung (generell) z. B. Nachtschaltung muss nach Deaktivierung manuell aktiviert/deaktiviert werden. *50*5 Offtext (1-3) und Mailbox nach Ablauf wie definiert (z.b, 5 x läuten danach auf Offtext x und danach auf Mailbox) *50*6 Offtext (1-3) nach Zeitschaltung wie definiert (z.b, nach 17 Uhr, Anrufer kömmt auf Offtext x und danach auf Mailbox) *50*7 Mailbox nach Ablauf wie definiert (z.b, 5 x läuten danach auf Offtext x und danach auf Mailbox oder nur Ansage) Globales Telefonbuch Anlage/Import Manuell anlegen von Kontakte Import von Kontakte Selbstadministration nicht möglich bitte angeforderte csv Vorlageliste an übermitteln wir spielen diese für Sie ein! - Nach unserer Rückmeldung - Telefon neu starten (reboot) Die Stern-Codes für die Bedienung können an jedem beliebigen Apparat eingegeben oder auf einer Funktionstaste eines SIP Telefones hinterlegt werden. Die Ansagen für die Nachtschaltung können nur innerhalb der von Ihnen bei der VTS- Konfiguration festgelegten Öffnungszeiten manuell eingeschaltet werden. Außerhalb der Geschäftszeiten wird automatisch die Standardansage (Offtext 0,1,2 oder 3,) je nach dem welche Offtext Ansage gewählt wurde, aktiviert. Gilt nur sofern die Automatische Zeitschaltfunktion aktiviert ist (Nur bei VTS Plus)! Ansagetexte für die Nachtschaltung (Offtext 0-3) können auch vorgefertigt als MP3 File vom Administrator eingespielt werden. Seite 5 von 7

6 VTS individuelle VoiceBox Anrufbeantworter (an eigener Nebenstelle) Es steht für jede Nebenstelle (außer Fax) eine individuelle VoiceBox (Anrufbeantworter) zur Verfügung. Neue Nachrichten werden per als Anhang im mp3 Format zugesendet, sofern vom Administrator eine adresse zur Nebenstelle hinterlegt wurde. - > Sollten Sie Neue Nachrichten nicht als erhalten wenden Sie sich an Ihren Telefonanlagen Administrator damit eine adresse eingetragen werden kann. Die Stern-Codes zur Bedienung können an jedem beliebigen Apparat eingegeben oder auf einer Funktionstaste hinterlegt werden. Jede VoiceBox kann für Aufnahmen von Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten (zu Offtext 1,2,3) verwendet werden Einrichtung durch den VTS Administrator Aufrufen Ihrer individuellen VoiceBox Wählen Sie *25* an Ihrer Nebenstelle um das VoiceBox-Menu der jeweiligen Nebenstelle aufzurufen. Das Standard-Passwort für die Voicebox ist 1234 (von der eigenen Nbst. aus ohne PW) Erreichbar von einem beliebigen Apparat innerhalb des VTS Telefonanlagensystems möglich (z.b. *25*10 für VoiceBox der Nbst. 10, Standard-Passwort 1234) Berücksichtigen Sie bitte beim Aufnehmen der Individualansage, dass der Anrufer, wenn die Voice-Box Ihrer Nebenstelle aktiviert ist, ebenfalls (wie auch bei der Standardansage) nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen kann und vorab Ihre Ansage hört. Bedienung Ihrer individuellen VoiceBox Stern-Code *25*[+Nbst für Aufruf] Beschreibung Aufrufen des VoiceBox-Menüs (Abspielen von Nachrichten, aufnehmen von Ansagen ) z.b.: *25*10 SNOM Telefon: Taste Retrieve drücken Seite 6 von 7

7 Menüstruktur VoiceBox-System *25*[+ Nebenstelle wenn von anderer Nebenstelle aufgerufen wird] - zum Menü individueller VoiceBox einer Nebenstelle 1 Neue Nachrichten abhören 1 Antworten 2 Weitere Informationen zur Nachricht. 2 Gespeicherte Nachrichten abhören 1 5 Erweiterte Optionen 1 Neue Begrüßung aufnehmen 2 Auswählen einer Ansage 3 Namen aufnehmen 6 Mailpasswort ändern 0 Zurück Hauptmenü # verlassen der VoiceBox Sonderfunktionen für SNOM SIP Telefone Taste Retrieve (Message LED) Funktion Aufruf Voice Box Ihrer Nebenstelle Zeigt an ob eine neue Nachricht auf Ihrer individuellen Mailbox eingelangt ist. Neue Nachrichten werden abgespielt Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zu Verfügung! Hotline 06582/ support: Mo- Do 8-17 Uhr, Fr 8-16 Uhr CondorNet Telekom Seite 7 von 7

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