Eigentümerstrategie Abraxas Informatik AG. Kanton St.Gallen Kanton Zürich. der. Eigentümerkantone St.Gallen und Zürich.

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1 Kanton St.Gallen Kanton Zürich Eigentümerstrategie 2013 der Eigentümerkantone St.Gallen und Zürich für die Abraxas Informatik AG Verfasser/in Kanton St.Gallen, vertreten durch das Finanzdepartement Kanton Zürich, vertreten durch die Finanzdirektion

2 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 2 / 8 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Bestimmungen 4 2 Ziele der Eigentümer Übergeordnete Zielsetzung Kunden-Lieferantenbeziehung Unternehmerische Ziele Wirtschaftliche Ziele Soziale Ziele Beurteilung von Eigentümerrisiken 6 3 Vorgaben zur Führung Abstimmung zwischen den Eigentümerkantonen und dem Unternehmen Strategische Führung Corporate Governance Zusammensetzung und Wahl des Verwaltungsrats Interessenkonflikte Entschädigung des Verwaltungsrats 7 4 Vorgaben zur Berichterstattung Berichterstattung zuhanden der Eigentümer Ausserordentliche Berichterstattung 7 5 Spezifische Regelungen Produktionsstandorte für den IT-Betrieb (Rechenzentrum, Serverbetrieb, Datenhaltung) Umgang mit sensitiven Kundendaten in der Softwareentwicklung Datensicherheit und Datenschutz 8 6 Lösungsfindung in Konfliktsituationen 8

3 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 3 / 8 Abkürzungen und Begriffe Abkürzung Abraxas DIP FD GL GS KITT OR VR Beschreibung Abraxas Informatik AG Dienst für Informatikplanung des Kantons St.Gallen Finanzdepartement bzw. Finanzdirektion Geschäftsleitung Generalsekretariat Kantonales IT-Team des Kantons Zürich Obligationenrecht Verwaltungsrat

4 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 4 / 8 1 Allgemeine Bestimmungen Mit der vorliegenden Eigentümerstrategie definieren die beiden Eigentümerkantone St.Gallen und Zürich ihre Zielsetzungen und Erwartungen im Zusammenhang mit der Abraxas Informatik AG. Die Eigentümerstrategie legt die wesentlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben für das Unternehmen Abraxas fest. Die Ausgestaltung und Umsetzung dieser Vorgaben obliegen dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung. Die Eigentümerstrategie wird durch separate Regierungsratsbeschlüsse in den beiden Kantonen verabschiedet. Die unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats nach OR 716a bleiben vorbehalten. Die Eigentümer werden repräsentiert durch die Vorsteher des Finanzdepartements des Kantons St.Gallen und der Finanzdirektion des Kantons Zürich. Die Eigentümer überprüfen die Eigentümerstrategie regelmässig. Änderungen und Ergänzungen an der vorliegenden Eigentümerstrategie erfolgen im gegenseitigen Einvernehmen der beiden Eigentümerkantone. 2 Ziele der Eigentümer 2.1 Übergeordnete Zielsetzung Abraxas wird als selbstständiges, innovatives, gewinn- und kundenorientiertes Unternehmen geführt. Abraxas erbringt Informatik- und damit zusammenhängende Beratungsdienstleistungen hauptsächlich für öffentliche Gemeinwesen und Organisationen mit öffentlicher Zweckbestimmung. Die Zielsetzungen der Eigentümer und damit Grundlage für ihre Beteiligung an dem Unternehmen sind: Synergienutzung (Effizienz, tiefe Kosten, Innovation) Stabilität (Vertrautheit, Verlässlichkeit, Effektivität) Sicherheit (Verfügbarkeit, Integrität, Datenschutz) Das Unternehmen hat gemäss diesen Zielsetzungen zu handeln. 2.2 Kunden-Lieferantenbeziehung Die Eigentümer räumen dem Unternehmen keine bevorzugte Lieferantenposition ein. Entscheidend ist die Kunden-Lieferantenbeziehung mit marktgerechten Leistungen und einem hohen Kundennutzen. Die Eigentümerkantone halten ihre Ämter und Dienststellen an, Abraxas bei freihändigen Vergaben und Einladungsverfahren zur Offertstellung einzuladen, sofern Abraxas die gesuchte Dienstleistung anbietet.

5 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 5 / Unternehmerische Ziele Abraxas fokussiert sich auf die Entwicklung und den Betrieb von Informatiklösungen und ICT-Infrastrukturen sowie damit zusammenhängender Beratungsdienstleistungen. Abraxas ist angehalten, ihre Leistungen ausserhalb der Eigentümerkantone weiteren Kunden im öffentlichen (prioritär) wie auch im privatwirtschaftlichen Umfeld (sekundär) anzubieten, um so Synergien zu nutzen und Skaleneffekte zu realisieren. Abraxas steht es frei, Allianzen und Partnerschaften mit Unternehmen einzugehen. Über geplante Allianzen, Partnerschaften und Übernahmen von strategischer Bedeutung ist die Eigentümerschaft frühzeitig zu informieren und mit ihr das Vorgehen abzusprechen. 2.4 Wirtschaftliche Ziele Abraxas hat eine stabile Entwicklung des Unternehmens zu gewährleisten und betreibt eine angemessene Risikopolitik. Die Zielsetzungen werden an folgenden Kennzahlen gemessen: Die Liquidität ist jederzeit sicherzustellen (Liquiditätsgrad II [quick ratio], Liquiditätsgrad III [current ratio]) Die Rentabilität soll eine nachhaltige Unternehmensentwicklung und eine angemessene Gewinnausschüttung an die Eigentümer ermöglichen (Eigenkapitalrendite [ROE]; Gesamtkapitalrentabilität [ROA], Return on invested Capital [ROIC]). Abraxas soll jederzeit kreditfähig sein (Eigenfinanzierungsgrad, Anlagedeckungsgrad I, Anlagedeckungsgrad II). Im Rahmen der finanziellen Berichterstattung nimmt Abraxas auf diese Kenngrössen explizit Bezug. Die Eigentümer erwarten eine verlässliche und stetige Ausschüttungspolitik. Eine kurzfristige Ausschüttungsmaximierung, die zu hohen Schwankungen der Ausschüttung führt, ist nicht erwünscht. 2.5 Soziale Ziele Abraxas ist sich als Unternehmen in öffentlichem Besitz seiner besonderen Verantwortung als Arbeitgeber bewusst. Das Unternehmen fördert Leistung und Kompetenz der Mitarbeiter und des Kaders und sorgt für Stabilität des Personalkörpers. Es betreibt gezielte Nachwuchsförderung sowie eine engagierte und zeitgemässe Lehrlingsausbildung. Die Salärpolitik wird nach marktüblichen Grundsätzen gestaltet, Lohnexzesse sind zu vermeiden. Die Entschädigungen der Unternehmensleitung (Verwaltungsrat und Geschäftsleitung) sind gegenüber den Eigentümern transparent zu halten.

6 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 6 / Beurteilung von Eigentümerrisiken Das Unternehmen entwickelt und betreibt Informatiklösungen und verarbeitet dabei u.a. vertrauliche oder geschäftskritische Datenmengen. Für die Eigentümer bestehen dabei latente Risiken, beispielsweise finanzielle Risiken abhängig vom wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens Reputationsrisiken wegen Fehlern beim Umgang mit Daten. Solchen Eigentümerrisiken wird durch die Vorgaben der vorliegenden Eigentümerstrategie, die vorgesehenen regelmässige Berichterstattung und die Mitwirkung im Verwaltungsrat sowie durch geeignete Absicherungen auf vertraglicher Ebene beim Leistungsbezug begegnet. 3 Vorgaben zur Führung 3.1 Abstimmung zwischen den Eigentümerkantonen und dem Unternehmen Auf strategischer Ebene besteht ein Koordinationsgremium, um den gemeinsamen Austausch in Bezug auf strategische Steuerung und Abgleich der Vorgaben zu fördern. Das Koordinationsgremium setzt sich zusammen aus Vertretern der Eigentümerkantone und der Kunden aus den Eigentümerkantonen sowie aus Vertretern des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung von Abraxas. Es tagt in der Regel halbjährlich. Auf taktischer Ebene sind die kantonalen Informatik-Steuerungsorgane der Eigentümerkantone angehalten, zusammen mit Abraxas einen regelmässigen Austausch zu organisieren, um Synergiepotenziale auszuloten. Ziel ist die Koordination und der Abgleich von IT-Vorhaben im Kanton sowie zwischen den beiden Kantonen. Auf operativer Ebene liegt ein Austausch zwischen Abraxas und einzelnen Leistungsbezügern in der Verantwortung von Abraxas bzw. der einzelnen Leistungsbezüger. 3.2 Strategische Führung Corporate Governance Die Auflagen der Eigentümerkantone hinsichtlich Corporate Governance sind von Abraxas einzuhalten. Die Eigentümerkantone legen Wert auf ethisch einwandfreies Verhalten Zusammensetzung und Wahl des Verwaltungsrats Der Verwaltungsrat umfasst fünf bis neun Personen. Die Mitglieder des Verwaltungsrates und der Verwaltungsratspräsident werden von der Generalversammlung gewählt. Die Amtsdauer beträgt ein Jahr. Die beiden Eigentümerkantone stellen mindestens je einen Vertreter im Verwaltungsrat. Dem Verwaltungsrat gehören darüber hinaus mindestens drei weitere unabhängige Mitglieder an. Bei der Zusammensetzung des Verwaltungsrates ist darauf zu achten, dass im Gremium insbesondere Kenntnis der Verwaltung, Erfahrung in Un-

7 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 7 / 8 ternehmensführung sowie Markt- und Branchenkenntnisse angemessen vorhanden sind. Mitglieder der Geschäftsleitung können dem Verwaltungsrat nicht angehören Interessenkonflikte Interessenkonflikte sind gegenüber dem Verwaltungsrat transparent zu machen und werden fallweise beurteilt. Wer in einem dauernden Interessenkonflikt steht, kann dem Verwaltungsrat nicht angehören Entschädigung des Verwaltungsrats Die Entschädigung des Verwaltungsrats wird durch die Generalversammlung festgelegt. 4 Vorgaben zur Berichterstattung 4.1 Berichterstattung zuhanden der Eigentümer Bei der Berichterstattung an die Eigentümer nimmt Abraxas Bezug auf die Aktivitäten und die erreichten Ziele hinsichtlich der Eigentümerstrategie und den Interessen der Eigentümer. 4.2 Ausserordentliche Berichterstattung Die Eigentümer haben je einzeln das Recht, vom Unternehmen jederzeit eine ausserordentliche Berichterstattung zu für sie relevanten Themen zu verlangen. 5 Spezifische Regelungen 5.1 Produktionsstandorte für den IT-Betrieb (Rechenzentrum, Serverbetrieb, Datenhaltung) Die Beibehaltung des Produktionsstandortes in der Schweiz ist unabdingbar. Verschiedene IT-Leistungen der Abraxas betreffen sensitive Bereiche (z.b. Kantonspolizei, Steueramt). Eine Verarbeitung sensitiver Daten im Ausland ist deshalb nicht zulässig. Die Beibehaltung der Produktionsstandorte für den IT-Betrieb (Rechenzentrum, Serverbetrieb, Datenhaltung) in den Kantonen St.Gallen und Zürich ist erwünscht, aber nicht zwingend. Es soll Abraxas möglich sein, Synergien und Kosteneinsparungen in der Leistungserstellung zu realisieren. Die vor Ort-Betreuung von IT-Kunden (inkl. Zugriff auf Schlüsselpersonen) ist in solchen Fällen vertraglich bzw. mittels Leistungsvereinbarungen zu regeln.

8 Eigentümerstrategie 2013 Abraxas Seite 8 / Umgang mit sensitiven Kundendaten in der Softwareentwicklung Abraxas legt die organisatorischen Verfahren (z.b. Anonymisierung) und technischen Mittel zum Schutz der von Kunden überlassenen sensitiven Informationen fest. Sie schliesst mit den betroffenen Kunden projektspezifische Vereinbarungen ab. 5.3 Datensicherheit und Datenschutz Datensicherheit und Datenschutz (inkl. Geheimhaltung) sind sicherzustellen. Verschiedene IT-Leistungen der Abraxas betreffen sensitive Bereiche (z.b. Kantonspolizei, Steueramt) und unterliegen besonderen Anforderungen bezüglich Datensicherheit und Datenschutz (inkl. Geheimhaltung). 6 Lösungsfindung in Konfliktsituationen Die Eigentümer sind sich der besonderen Situation der paritätischen Beteiligung am Unternehmen bewusst. Sie bekräftigen den Willen, in allfälligen Konfliktsituationen eine einvernehmliche und partnerschaftliche Lösung zu suchen und ihren Beitrag hierfür zu leisten. Um dies zu gewährleisten, sind sie gehalten, mit dem andern Eigentümer im Fall sich abzeichnender, möglicher Interessenkonflikte oder Meinungsverschiedenheiten frühzeitig das Gespräch zu suchen.