1.1 So sollten Sie Ihr Excel-Modell aufbauen!

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1 1.1 So sollten Sie Ihr Excel-Modell aufbauen! Die Möglichkeiten von Excel in Bezug auf den Aufbau von Modell für das Controlling / Finanzwesen sind nahezu unbegrenzt. Die Grenzen werden allein von der Leistungsfähigkeit Ihres PC gesetzt. Damit ist gemeint, daß Sie Daten in einer begrenzten Menge berechnen, gestalten und darstellen können. Damit ist auch gemeint, daß Sie in Excel prinzipiell alles tun können, aber auch die Frage nach der Aufwands-/Nutzen-Relation zu stellen ist. Nur je komplexer ein Excel- Modell bereits ist, desto größer ist der zeitliche Aufwand für die notwendigen Veränderungen. Dies hat dazu geführt, dass Excel einerseits das am meisten unterschätzte, weil am meisten falsch eingesetzte IT-Tool ist. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Vorschlag für den Aufbau von Excel- Modellen für den längerfristigen Einsatz vorstellen, der sich in unserer Praxis sehr bewährt hat und die genannten Nachteile vermeidet. Generell verwenden wir ein "hierarchisch" aufgebautes Modell. Dazu gehört u.a.: 1. Trennung von so genannten "Veränderbaren Zellen" (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und "Formelzellen" auf verschiedenen Blättern. 2. Einsatz von Bereichsnamen und Verknüpfungen 3. Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Matrix- Funktionen (SVERWEIS. INDEX.VERGLEICH. BEREICH.VERSCHIEBEN) 4. Datenbank-ähnlicher Aufbau So gibt es generell ein Tabellenblatt, das wir Basisdaten oder general dates nennen. Auf dieses Tabellenblatt werden Daten aus anderen Systemen importiert oder per Hand eingegeben. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die notwendigsten Daten. Auf diesem Tabellenblatt werden die für Ihr Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw.. Basisdaten/general dates Werte/values Auf diesen Blättern erfolgen Ihre Berechnungen, indem Sie Basisdaten und Basisvariablen miteinander per Verknüpfungen berechnen. Natürlich werden Sie nicht mit einem Berechnungsblatt auskommen, daher erzeugen wir Verknüpfungen immer nach dem Prinzip der Einbahnstraße. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück. Berechnungen / calculations Auf diesem Blatt erfolgt die Zusammenstellung der für Sie wichtigsten Zahlen, quasi als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die wiederum Diagramme, eine Pivot-Tabelle, Datenselektion per Schaltflächen enthalten. Benutzeroberfläche Frontend

2 Basisdaten Werte Berechnungen Frontend Frontend Abbildung: Das PRT-Modell Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen ein separates Tabellenblatt einzufügen, auf dem Sie die bereits festgelegten Namen einfügen. Damit haben Sie stets eine aktuelle Übersicht über bereits verwendete Namen. In diesem Zusammenhang sollten Sie die Namensvergabe sorgfältig planen, denn nicht immer ist es vorteilhaft mit Namen zu arbeiten. Am besten eignen sich Namen für Zellen, die auf einem zentralen Blatt Werte bereitstellen, eben dem Werte / value-blatt Namenliste Diese Modellierung hat den Vorteil, dass nachdem Sie die Richtigkeit Ihrer Formeln und Funktionen überprüft haben, diese Zellen/Blätter schützen können. Danach müssen Sie nur noch die Basisdaten und die Basisvariablen pflegen.

3 Wenn Sie mit Szenario-Manager und dem Solver arbeiten wollen, so können Sie dies auf diesen Blättern tun. Veränderungen hier wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus. Die einzelnen Hierarchien lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Sie können zuletzt mit Hilfe von Makros oder Hyperlinks eine Benutzerführung einbauen, die den Anwender gezielt von Zelle zu Zelle führt, von Blatt zu Blatt. Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ausgeblendet. Unsere Erfahrungen zeigen, daß Sie so einen Standard-Modell für Ihr Unternehmen entwickeln können. Jeder Mitarbeiter findet sich sofort darin zurecht, da es einen Standard darstellt. Das Modell kann wachsen und Sie kommen prinzipiell mit zehn Funktionen aus. Letztlich wiederholen Sie permanent ein bestimmtes Schema, daß aber hoch flexibel ist! So importieren Sie flexibel Daten in Ihr Modell! Sie möchten flexibel, schnell und effizient Daten aus Ihrem Haupt-IT-System nach Excel importieren. Dafür lässt sich für alle Systeme ein Grundprinzip einheitlich beschreiben: Sie arbeiten mit einem Softwaresystem für Ihre Rechnungswesen/Controlling (SAP FI/CO, DATEV, NAVISION, BAAN, KKH, etc.). In diesem System gibt es standardisierte Abläufe zur Verdichtung von Daten zu Reports. - Sie können in der Regel aus Ihrem Vorsystem heraus die gewünschten Daten in irgendeinem Datenformat als Datei exportieren und diese Datei in Excel öffnen. Bei diesem Weg bleibt jedoch meist ein erheblicher Aufwand in der Nachbearbeitung der Daten. Diese Nacharbeit wird manuell mit Textfunktionen, dem Text-Asssitenten, per VBA-Programmierung oder mit Zusatz-Tools vollzogen. - Ihr Primärsystem arbeitet mit Daten aus einem Datenbanksystem (Oracle, SQL Server, Sybase, DB2, etc.), verabeitet diese Daten in definierten Prozessen und schreibt die Ergebnisse zurück. Tatsächlich läßt sich mit einfachen Mitteln eine physische Verbindung zwischen serverbasierten Datenbanksystemen und Excel aufbauen, über die dann über verschiedene Konzepte Daten nach Excel zu exportiert werden können. Dazu muß das Datenbanksystem über eine standardisierte Schnittstelle mit dem Namen ODBC verfügen. Bei diesem Weg entfallen die üblichen Nacharbeiten nach einem Dateiimport. Die Schnittstelle ODBC wird über die Sprach SQL gesteuert, wofür Microsoft im Rahmen des Office-Paktes ein Tool MS Query zur Verfügung stellt. Wenn Sie mit Query und Excel arbeiten möchten, sollten Query, das Query- Add-In und die notwendigen ODBC-Treiber installiert sein. Normalerweise wird die Installation automatisch mit vorgenommen bei der Excel-Standard- Installation. Wenn diese Komponenten nicht vorhanden sind, müssen sie nachinstalliert werden.

4 Abbildung: Datenimport-Übersicht

5 So könnte ein Planungsmodell aussehen! Um Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, was Sie diese Techniken im Alltag nutzen können, hier ein kleines Beispiel aus einem unserer Projekte: Bei einem Unternehmen wurden monatlich von 22 Vertriebs-Niederlassungen weltweit jeweils eine Excel-Datei per mail "eingesammelt". Diese Dateien enthalten in einem vorgegeben Formular Planungsdaten zur Einschätzung des Vertriebspotenzials, die in der Unternehmenszentrale durch das Vertriebs- Controlling verdichtet werden. Jede Datei enthält 30 relevante Zahlen für die Potenzialanalyse. Diese Zahlen wurden bisher manuell kopiert und in einer weiteren Datei zusammengefasst, damit für die Vertriebsleitung diverse Auswertungen erstellt werden konnten. Das Unternehmen befindet sich seit ca. 2 Jahren in einem permanenten Umbruch, die Strukturen verändern sich mit. Daher können diese Strukturen auch nicht in SAP - dem Primärsystem - abgebildet werden, da zu aufwendig. Dennoch werden die aktuellen Informationen benötigt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Vertriebsgebiete sich selbst permanent verändern. Manuelles Zusammenfassen der 22*30 Werte zu einer Liste (Copy & Pace), danach manuelle Überarbeitung von 22 Berichten und Überarbeitung der Potenziale. Die Berichte enthalten Tabellen, Kennzahlen und Diagramme. Dauer des Prozesses waren bisher drei Arbeitstage. Aufgrund der Sicherung der Vergangenheitsdaten war die Grenze von Datensätzen in "Sichtweite". Aufgabenstellung Verbesserung des bisherigen Prozesses und Aufbau eines ganz einfachen Modells, da diese wahrscheinlich maximal ein Jahr genutzt werden würde. Im Rahmen eines Vormittages wurden die 22*30 Einzelwerte zu einer Liste (einfache Makroaufzeichnung) zusammengefaßt, in eine Datenbank verknüpft, mit Hilfe der Pivot-Tabelle verdichtet und analysiert, sowie an diverse Berichte und Diagramme übergeben. Im Rahmen des Nachmittages wurden die verschiedenen Berichte "automatisch" gestaltet. Dauer des Prozesses jetzt: 5 M I N U T E N! Dauer der Erstellung: 1 Manntag! Planung und Vorbereitung : 1 Manntag! Beschreibung Problem Zustand vorher Lösung

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