ONLINEDIENST «BRIEFVERSAND VORANKÜNDIGEN» ANLEITUNG

Transkript

1 ONLINEDIENST «BRIEFVERSAND VORANKÜNDIGEN» ANLEITUNG Ausgabe November Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einführung Zweck des Dokuments Zweck des Onlinedienstes «Briefversand voran kündigen» 3 2 Vorankündigung erstellen Absender Aufgabeverzeichnis Absender Aufgeber Produkt Aufgabedatum Produktauswahl Produktdetails und Aufgabeort Warenkorb Aktionen auswählen 11 2 Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

3 1 Einführung 1.1 Zweck des Dokuments Das vorliegende Dokument dient als Anleitung des Onlinedienstes «Briefversand vorankündigen» ( 1.2 Zweck des Onlinedienstes «Briefversand voran kündigen» Mit diesem Onlinedienst haben Sie die Möglichkeit, online Ihre adressierte Briefpost anzumelden. Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 3

4 2 Vorankündigung erstellen Abbildung 1 Vorankündigung erstellen Um eine Vorankündigung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Vorankündigung erstellen». 4 Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

5 2.1 Absender Abbildung 2 Übersicht Absender Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 5

6 Im Prozessschritt «1. Absender» werden die Absender- und Aufgeberangaben erfasst. Die Angaben werden von der Vorankündigung automatisch für die Erstellung des Aufgabeverzeichnisses übernommen. Der Absender ist der Auftraggeber und Rechnungsempfänger des Aufgabeverzeichnisses. Der Aufgeber führt den Auftrag aus und gibt die Sendungen und das Aufgabeverzeichnis bei einer vorgesehenen Annahmestelle ab. Die Eingabefelder zur «Ansprechperson» sind zwingend auszufüllen Aufgabeverzeichnis Absender Die Rechnungsreferenz- und die Frankierlizenznummern werden aufgrund der Einstellungen im Benutzerkonto automatisch übernommen. Sind bei Ihrem Benutzerkonto mehrere Rechnungs referenzen und Frankierlizenzen hinterlegt, können Sie diese aus den jeweiligen Listenfeldern auswählen. Wollen Sie eine andere Rechnungsreferenz eingeben, selektieren Sie das Optionsfeld «suchen», um gezielt eine Rechnungsreferenznummer zu erfassen, oder das Optionsfeld «aus Kundenliste auswählen», um einen Kunden aus der Kundenliste auszuwählen. Die Absenderangaben werden nach dem Wählen der Rechnungsreferenz automatisch nachgeführt Aufgeber Die Rechnungsreferenznummer wird aufgrund der Einstellungen im Benutzerkonto automatisch übernommen. Sind bei Ihrem Benutzerkonto mehrere Rechnungsreferenzen hinterlegt, können Sie diese aus den jeweiligen Listenfeldern auswählen. Wenn Sie eine andere Rechnungsreferenz eingeben wollen, selektieren Sie das Optionsfeld «suchen», um gezielt danach zu suchen. Das Ausfüllen via Eingabe der AMP-Key ist ebenfalls möglich. Die Absenderangaben werden nach dem Wählen der Rechnungsreferenz oder der AMP-Key automatisch nachgeführt. 2.2 Produkt Im Prozessschritt «Produkt» können Sie Ihre Produkte und Zusatzleistungen erfassen Aufgabedatum Um das Aufgabedatum zu definieren, klicken Sie auf das Kalendersymbol. Das Aufgabedatum darf nicht in der Vergangenheit und höchstens 60 Tage in der Zukunft liegen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit «aktualisieren» Produktauswahl Sie haben drei Möglichkeiten, Produkte auszuwählen: Schnellauswahl Produkt Produkt manuell auswählen Produktassistent 6 Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

7 Schnellauswahl Produkt Abbildung 3 Schnellauswahl Produkt In der Schnellauswahl werden Ihre Favoriten angezeigt. Dies können die von Ihnen am meisten deklarierten Produkte oder die von Ihnen in den Einstellungen vom Onlinedienst «Aufgabe verzeichnis Briefe» hinterlegten Favoriten sein. Mehr zu den Einstellungen erfahren Sie in der Anleitung «Aufgabeverzeichnis Briefe» --> Aufgabeverzeichnis Briefe --> Info --> Anleitungen, Kapitel 4. Produkt manuell auswählen Abbildung 4 Produkt manuell wählen Mit dem Optionsfeld «Inland» oder «Ausland» kann die Destination definiert werden. Wählen Sie eine Gruppe und eine Dienstleistung aus, um das Produkt zu bestimmen. Sobald Sie ein Produkt ausgewählt haben, erscheinen die Produktdetails. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Produktdetails. Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 7

8 Produktassistent Abbildung 5 Produktassistent Mit dem Produktassistenten können Sie nach passenden Produkten suchen. Mit dem Optionsfeld «Inland» oder «Ausland» können Sie die Destination definieren. Geben Sie die Produktdetails an und klicken Sie auf die Schaltfläche «Produkt suchen», um die Suche auszuführen. Unter «Passende Produkte» wird das Suchresultat aufgeführt. Selektieren Sie das gewünschte Produkt. Sobald Sie ein Produkt ausgewählt haben, erscheinen die Produktdetails. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Produktdetails. 8 Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

9 2.2.3 Produktdetails und Aufgabeort Abbildung 6 Produktdetails und Aufgabeort Geben Sie hier die notwendigen Informationen zu Ihrem Produkt ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Preis neu berechnen», um den Gesamtpreis neu zu berechnen. Um weitere Produkte zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche «weitere Produkte erfassen». Der Aufgabeort muss zwingend ausgewählt werden. Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 9

10 2.2.4 Warenkorb Im Warenkorb sind alle erfassten Produkte und Zusatzleistungen aufgeführt. Abbildung 7 Warenkorb Geben Sie die Anzahl bzw. die Gebindeart an, mit denen die Sendungen aufgegeben werden. Die Kundenreferenz, die Sie später auf dem Aufgabeverzeichnis sehen werden, kann bereits hier erfasst werden. Unter «Bemerkungen» können Sie einen freien Text eingeben. Mit Klick auf die Schaltfläche «weiter» gelangen Sie auf die letzte Seite. Wo Sie mit Klick auf die Schaltfläche «Senden» die Vorankündigung an die von Ihnen ausgewählte Annahmestelle schicken. Damit ist die Vorankündigung abgeschlossen und die Vorankündigung wird in der Auftragsübersicht mit dem Status «gesendet» gespeichert. In der Auftragsübersicht können Sie unter Aktionen die Vorankündigung drucken. 10 Onlinedienst «Briefversand vorankündigen»

11 2.3 Aktionen auswählen Aus der Auftragsübersicht können Sie für einen gewünschten Auftrag verschiedene Aktionen auslösen: Aktion Drucken Aktionen AVZ erstellen Drucken Beschreibung Mit «Drucken» kann die Vorankündigung gedruckt werden. Bearbeiten Aktionen Bearbeiten Löschen Ein Auftrag mit Status «pendent» wurde nur gespeichert, aber noch nicht als Vorankündigung gesendet. Die Angaben können vor dem Senden noch verändert werden. Löschen Aktionen Bearbeiten Löschen Der Auftrag wird aus dem System gelöscht. Es erfolgte keine Vorankündigung. AVZ erstellen Aktionen Aktionen AVZ erstellen Nachdem die Vorankündigung gesendet wurde, erhält der Auftrag den Status «gesendet». Unter «Aktionen» können mit «AVZ erstellen» die Daten für die Erstellung des Aufgabeverzeichnisses automatisch übernommen werden. Wenn aus der Vorankündigung ein Aufgabeverzeichnis erstellt wurde, ist dieser Auftrag nicht mehr in der Auftragsübersicht der Vorankündigungen, sondern neu in der Auftragsübersicht der Aufgabeverzeichnisse im Onlinedienst «Aufgabeverzeichnis Briefe» ( gespeichert. Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 11

12 (PM) Post CH AG Kundendienst Nordring Bern Telefon Onlinedienst «Briefversand vorankündigen» 12