PC-Kaufmann. Anlagenbuchhaltung. Impressum. Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main

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1 PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 1 von 21

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Vorbereitende Arbeiten Vorbereitung zum Erfassen von Anlagegütern AfA-Tabellen Gebäude-AfA Sonder-AfA-Tabellen Anlagen erfassen Neu erworbenes Wirtschaftsgut erfassen Erfassen eines bereits bestehenden Wirtschaftsgutes Abschreibungen buchen Fertig! 21 PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 2 von 21

3 1.0 Einführung In diesem Dokument werden Ihnen die notwendigen Schritte zur Erfassung von Anlagegütern innerhalb Ihrer PC-Kaufmann Software beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Fibu PRO ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket PRO ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 3 von 21

4 2.0 Vorbereitende Arbeiten 2.1 Vorbereitung zum Erfassen von Anlagegütern Damit eine automatische Buchung beim Erfassen der Anlage erfolgen kann, sind Anlagegruppen erforderlich, in denen die Anlagekonten und die AfA-Konten (AfA = Absetzung für Abnutzungen (handelsrechtliche Abschreibungen) zugewiesen sind. Durch die Anlagegruppen haben Sie die Möglichkeit, Bereiche des Firmenvermögens auf verschiedene Konten aufzuteilen. Zum Beispiel können Sie Ihre Firmenfahrzeuge in der Anlagegruppe PKW oder LKW erfassen, sodass eine Buchung auf die entsprechenden Sachkonten PKW oder LKW erfolgt. Dies hilft Ihnen, Transparenz innerhalb Ihres Anlagevermögens zu schaffen. Die für die Erfassung der Anlagen notwendigen Anlagegruppen finden Sie in der FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > STAMMDATEN > Anlagen > Anlagegruppen. Das nachfolgende Fenster wird angezeigt: Wählen Sie zuerst eine Anlagengruppe Klicken Sie danach auf die Schaltfläche < Bearbeiten >. Bitte teilen Sie den Anlagegruppen das Anlage-Konto und das AfAKonto zu. Falls Sie weitere Unterteilungen Ihres Anlagevermögens benötigen, können Sie eigene Anlagegruppen über die Schaltfläche < Neu > anlegen. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 4 von 21

5 2.2 AfA-Tabellen Der PC-Kaufmann liefert Ihnen die gängigsten, vom Finanzamt vorgegebenen, Abschreibungstabellen standardmäßig mit. Die zu erfassenden Anlagegüter unterscheiden sich durch die Anlageart (zum Beispiel Einrichtungen an Grundstücken, Betriebsanlagen allgemeiner Art, Betriebs- und Geschäftsausstattung usw.) und die dafür gesetzlich vorgeschriebene Dauer der Abschreibung. Im Modul FINANZBUCHHALTUNG > STAMMDATEN > Anlagen > AfA-Tabellen finden Sie die hinterlegten AfA-Tabellen. In den AfA-Tabellen ist die Bezeichnung der Tabelle, die Dauer der Abschreibung, sowie die für die Anlage- und Abschreibungskonten notwendige Anlagegruppe hinterlegt. Hinweis: Die mitgelieferten AfA-Tabellen können nicht abgeändert werden. Benötigen Sie in Absprache mit Ihrem Steuerberater eigene AfA-Tabellen, können Sie diese unter Eigene Tabellen anlegen. Um eine eigene AfA-Tabelle anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Eigene Tabelle und öffnen diese zum Bearbeiten. Sie können nun eine eigene AfA-Tabelle mit einer eventuell abweichenden Abschreibungsdauer und Anlagegruppe hinterlegen. Diese eigenen AfA-Tabellen können Sie bei Anlage eines Wirtschaftsgutes auswählen. 2.3 Gebäude-AfA Zusätzlich zu den normalen AfA-Tabellen gibt es die Gebäude-AfA-Tabellen. Diese werden benötigt, wenn Sie Gebäude als Anlagegut erfassen. In der FINANZBUCHHALTUNG > STAMMDATEN > Anlagen > Gebäude-AfA- Tabellen finden Sie die hinterlegten Gebäude-AfA-Tabellen. Die gängigsten Gebäude-AfA-Tabellen liefern wir als Standard aus. In den Gebäude-AfA-Tabellen wird die Bezeichnung, der Begünstigungszeitraum sowie die Anlagegruppe hinterlegt. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 5 von 21

6 2.4 Sonder-AfA-Tabellen Unter bestimmten Umständen dürfen Sie für Anlagegüter, zusätzlich zur normalen Abschreibung, Sonderabschreibungen tätigen. Ob dies für Sie zutrifft, klären Sie bitte im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater. Für Sonderabschreibungen ist es vorab notwendig Sonder-AfA-Tabellen anzulegen. Diese Sonder-AfA-Tabellen finden Sie unter FINANZBUCHHALTUNG > STAMMDATEN > ANLAGEN > Sonder-AfA-Tabellen. Über die Schaltfläche < Neu > können Sie eigene Sonder- AfA-Tabellen anlegen. Hier vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung der Tabelle. Im nächsten Schritt wird der Gültigkeitszeitraum festgelegt, in dem die Sonder-AfA- Tabelle verwendet werden kann. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 6 von 21

7 Im Beispiel haben wir eine Tabelle angelegt, die eine Gültigkeit von 2015 bis 2017 hat. Erfassen Sie den maximalen Prozentsatz für die Sonderabschreibung. Über den angegebenen Begünstigungszeitraum wird dieser Prozentsatz dann abgeschrieben. Im unteren Bereich erfolgt die Aufteilung des maximalen Prozentsatzes über die im Begünstigungszeitraum festgelegten Abschreibungsjahre. Erfolgt die Anschaffung des Anlagegutes z. B. im Jahr 2015, um beim unteren Beispiel zu bleiben, wird bei Zuordnung dieser Sonder-AfA-Tabelle im Anschaffungsjahr 2015 eine zusätzliche Abschreibung von 10 % und im Jahr 2016 von 10 % getätigt. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 7 von 21

8 3.0 Anlagen erfassen Die Anlagenbuchhaltung ist direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpft. Sie sorgt für eine lückenlose Erfassung des Anlagevermögens und liefert steuerrechtlich vorgeschriebene Dokumente wie beispielsweise den Anlagenspiegel. Als Komfortfunktionen finden Sie die integrierten Abschreibungstabellen. Mit dem Anlageerfassungsassistent werden die Anlagegüter erfasst. Wichtig ist die Unterscheidung, ob es sich um ein neu erworbenes Wirtschaftsgut oder um ein bereits bestehendes Wirtschaftsgut handelt. Der Anlageerfassungsassistent befindet sich in der FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > STAMMDATEN > ANLAGEN > Anlagestamm. Über die Schaltfläche < Neu > im Anlagebrowser legen Sie ein Anlagegut an. 3.1 Neu erworbenes Wirtschaftsgut erfassen Klicken Sie auf die Schaltfläche < Weiter > und erfassen Sie im Fenster Allgemeine Angaben die Bezeichnung und den Standort. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 8 von 21

9 Wichtig ist zudem die Möglichkeit, auf Wunsch durch Angabe eines Gegenkontos automatisch eine Buchung zum Anlagenzugang erzeugen zu lassen. Je nachdem, welches Gegenkonto Sie wählen, wird dann ein Offener Posten gegenüber dem Lieferanten der Anlage oder bei einem Bareinkauf eine Buchung auf dem entsprechenden Sachkonto erzeugt. Klicken Sie auf < Weiter > und geben Sie jetzt die Art des Wirtschaftsgutes an: PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 9 von 21

10 Auf der nächsten Seite des Anlagenerfassungs-Assistenten wird festgelegt, ob bei dem zu erfassenden Wirtschaftsgut die Halbjahresregel angewendet werden soll und ob Altanlagen in den Anlagelisten erst ab dem Übernahmedatum ausgewiesen werden sollen. Wählen Sie aus den hinterlegten Afa-Tabellen die zutreffende Abschreibungsart aus: Wählen Sie aus den hinterlegten AfA-Tabellen die zutreffende Tabelle aus und gehen dann < Weiter >. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 10 von 21

11 Geben Sie das Datum an, wann die Anschaffung erfolgt ist und wie hoch die (Netto)- Anschaffungskosten waren. Anhand der Anlagegruppe wird ein Vorschlag für die Nutzungsdauer in Jahren getätigt. Diese Nutzungsdauer können Sie in Absprache mit Ihrem Steuerberater ändern. Anhand der Anlagegruppe erfolgt im Hintergrund die Verknüpfung zum Anlage- und AfA-Konto. Gehen Sie bitte im Anlageassistent auf < Weiter > bis zum Fenster Auflösung des Investitionsabzugsbetrag. Erfassen Sie ein neues bewegliches Wirtschaftsgut, kann im Dialog Auflösung des Investitionsabzugsbetrags des Anlagenerfassungs-Assistenten ein ggf. hierfür (in einem Vorjahr) angelegter Investitionsabzugsbetrag aufgelöst werden. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 11 von 21

12 Im nächsten Fenster des Anlagenerfassungs-Assistenten sehen Sie eine Übersicht über den voraussichtlichen Abschreibungsverlauf mit den von Ihnen gewählten Daten. Prüfen Sie diesen Abschreibungsverlauf sorgfältig, ob er Ihren Vorstellungen entspricht. Wenn ja, klicken Sie auf Ausführen damit wird der Zugang der Anlage gebucht und auch ein eventueller Offener Posten in Ihrer Finanzbuchhaltung angelegt. Mit der Schaltfläche < Ausführen > wird Ihr neu eingegebenes Wirtschaftsgut gespeichert. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 12 von 21

13 3.2 Erfassen eines bereits bestehenden Wirtschaftsgutes Da bei bereits bestehenden Wirtschaftsgütern keine Buchung auf das Anlagekonto erfolgt, beachten Sie bitte, dass Sie im Vorfeld den Restwert des Anlagegutes (Restwert zum Zeitpunkt der Anlage Ihres Mandanten) auf das Anlagekonto als Saldovortrag erfassen. Bei neu angelegten und bei bestehenden Mandanten erfassen Sie den Saldovortrag im ersten Jahr über den Saldovortragsassistenten in der FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > EXTRAS > Saldovorträge erfassen. Hinweis: Bereits bestehende Anlagegüter müssen buchhalterisch korrekt im ersten Mandantenbuchungsjahr erfasst werden. Die Option bereits bestehende Wirtschaftsgüter übernehmen ist zwar immer aktiv und der PC Kaufmann lässt es auch in Folgejahren zu, dass bereits bestehende Anlagegüter erfasst werden, aber die Berechnung der Abschreibung erfolgt nicht korrekt. Sollten Sie bereits Ihr erstes Mandantenbuchungsjahr abgeschlossen haben, ist es erforderlich, dass dieses zurückgesetzt und die bereits bestehenden Anlagegüter dort erfasst werden. Sie können die Jahresabschlüsse über die MENÜLEISTE > EXTRAS > ABSCHLUSSARBEITEN > Benutzerdefiniert > Abschlüsse/Ausdrucke zurücksetzen rückgängig machen. Wechseln Sie wieder in den Anlageerfassungsassistent unter dem Menüpunkt FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > STAMMDATEN > ANLAGEN > Anlagestamm. Legen Sie über den Button Neu im Anlagebrowser ein Anlagegut an. Wählen Sie nun bereits bestehendes Wirtschaftsgut übernehmen und legen die Grunddaten der Anlage mit dem Anlagenassistenten an. Nach der Auswahl der AfA Tabelle kommen Sie zur Eingabe des Restwertes Ihrer Anlage. In diesem Fenster des Anlagenerfassungs-Assistenten legen Sie die Daten fest, die für die steuerliche Behandlung der Anlage entscheidend sind. Das Anschaffungsdatum ist PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 13 von 21

14 zugleich der Beginn der steuerlichen Abschreibung der Anlage. Haben Sie auf der ersten Seite des Anlagenerfassungs-Assistenten ein Gegenkonto angegeben, um einen Offenen Posten erzeugen zu lassen, werden die Anschaffungskosten nicht nur der Abschreibung, sondern auch als Rechnungsbetrag für den Offenen Posten verwendet. Die beiden weiteren Felder verzeichnen bereits Vorschlagswerte, wie Sie sie aus der AfA- Tabelle auf der vorherigen Seite übernommen haben. Als Nutzungsdauer sollten Sie darauf achten, einen Wert einzusetzen, der von der Finanzverwaltung auch anerkannt wird. Mit der Anlagengruppe weisen Sie dieser Anlage ein Sammel- und ein Abschreibungskonto zu. Wollen Sie auf andere Konten buchen, müssen Sie eine andere Anlagengruppe wählen oder eine neue Gruppe anlegen. Nachdem Sie die Daten erfasst haben, gehen Sie bitte < Weiter > bis zum Fenster Erfassung von Altdaten. Im diesen Bildschirm können Sie manuell die Historie des Wirtschaftsgutes dokumentieren, indem Sie entsprechende Zeilen, zum Beispiel für Sonderabschreibungen, einfügen. Gehen Sie auf < Weiter >. Verteilen nun die Differenz zwischen den Anschaffungskosten und dem Restzeitwert der Anlage als bisher getätigte Abschreibungen. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 14 von 21

15 Im Fenster kontrollieren Sie bitte das vom System ermittelte Abschreibungsergebnis. Klicken Sie nach der Kontrolle auf die Schaltfläche < Weiter >. Kontrollieren Sie noch einmal die ermittelten Ergebnisse. Bestätigen Sie diese Ergebnisse mit < Ausführen > um das bestehende Wirtschaftsgut in Ihrem Anlagestamm zu erfassen. Wichtig: Es wird keine Buchung generiert. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 15 von 21

16 4.0 Abschreibungen buchen Die Abschreibungen für in der Anlagebuchhaltung hinterlegte Anlagegüter können nur automatisch über den Abschlussassistenten gebucht werden. Eine manuelle Änderung der Abschreibungsbeträge ist nicht möglich. Sie können zwar manuell über die Finanzbuchhaltung AfA-Beträge einbuchen, dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Anlagestammdatenliste oder den Anlagespiegel, sondern lediglich auf das Kontenblatt und die Bilanz. Manuell sollte also nur gebucht werden, wenn das Anlagegut NICHT in der Anlagebuchhaltung erfasst wurde. Sollte es zu Differenzen zwischen dem AfA-Betrag des PC-Kaufmanns und der Abschreibung Ihres Steuerberaters kommen, so überprüfen Sie bitte die Grunddaten zur Erfassung des Anlagegutes. Stimmen das Anschaffungsjahr und die Übernahmesumme mit der des Steuerberaters überein? Ist das Anschaffungsjahr bei bereits bestehenden Anlagegütern tatsächlich Ihr erstes Mandantenjahr? Wurde die Vereinfachungsregel aktiviert oder wurde das vergessen? Über wie viele Jahre wird abgeschrieben? Bitte beachten Sie außerdem, dass die Nachkommastellen im PC-Kaufmann grundsätzlich im ersten Abschreibungsjahr mit berechnet werden. Abschreibungen aus dem PC-Kaufmann können auf zwei Arten gebucht werden: Die kalkulatorische Abschreibungsbuchung (AfA-Abgrenzungsbuchung). Diese dient lediglich zur Vorabübersicht über die Abschlussauswertungen wie Bilanz, Anlagevermögen etc. Die endgültige Jahresabschreibungsbuchung (Jahres-AfA). Hinweis: Die kalkulatorische AfA-Buchung wird beim endgültigen Abschluss durch die eigentliche AfA-Buchung ersetzt. Um eine kalkulatorische Abschreibungsbuchung zu generieren, begeben Sie sich in den Abschlussassistenten. (FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > EXTRAS > Abschlussarbeiten ) Die Perioden müssen nicht erst abgeschlossen werden, um eine kalkulatorische Abschreibung buchen zu lassen. Möchten Sie die Perioden nicht abschließen, wählen Sie die Option Abschreibung buchen. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 16 von 21

17 Wählen Sie die Schaltfläche < Weiter >. Sie bekommen nun das Buchungsjahr, für das die kalkulatorische AfA gebucht wird, angezeigt. Da die Perioden noch nicht abgeschlossen wurden, wird Ihnen in diesem Bildschirm der Hinweis gebracht, dass die Jahres-AfA erst gebucht werden kann, wenn die Perioden 1-12 abgeschlossen wurden. Wählen Sie < Weiter > und bestätigen Sie das Fenster mit den Schalter < Ausführen > um die Afa-Abgrenzungsbuchung zu buchen. Die AfA-Abgrenzungsbuchung wurde durchgeführt, und Sie können entscheiden, ob Sie weitere Abschlussarbeiten durchführen möchten. In der FINANZBUCHHALTUNG > MENÜLEISTE > BEARBEITEN > Buchungen bearbeiten wurde eine AfA-Abgrenzungsbuchung generiert. Hierbei wird auf der Kontoseite das Konto Kalkulatorische Abschreibungen und im Gegenkonto die jeweiligen Anlagekonten angesprochen. Es werden noch keine tatsächlichen Abschreibungskonten der Anlagegruppen gebucht. Haben Sie die Perioden bereits abgeschlossen, wird Ihnen in den Abschlussarbeiten als nächste Option Abschreibung buchen angezeigt. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 17 von 21

18 Klicken Sie auf die Schaltfläche < Weiter >. Klicken Sie sich erneut über die Schaltfläche < Weiter > um die Abschreibungsbuchung auszuführen. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 18 von 21

19 Im darauffolgenden Bildschirm wird Ihnen die Zusammenfassung der ausgewählten Aktionen angezeigt. Betätigen Sie die Schaltfläche < Ausführen >. Ihnen wird nun die Abschreibungsauflistung für das gewählte Buchungsjahr aufgezeigt. Sind die Beträge so korrekt, bestätigen Sie die Abschreibungsbuchung mit < Buchen >. Im nächsten Bildschirm bekommen Sie die Bestätigung, dass die Abschreibungsbuchungen erfolgreich durchgeführt wurden. Sie können entscheiden, ob Sie weitere Abschlussarbeiten durchführen möchten. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 19 von 21

20 Zur Prüfung des Anlagespiegels gehen Sie bitte über Modul FINANZBUCHHALTUNG > REPORT > Abschlussauswertungen. Wählen Sie die gewünschten Optionen. Abschließend klicken Sie auf < Druck >. PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 20 von 21

21 5.0 Fertig! Sie können jetzt Anlagen mit dem PC-Kaufmann über den Anlageassistenten erfassen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste! die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: PC-Kaufmann Anlagenbuchhaltung Seite 21 von 21