Muster-Prüfvermerk für Verwendungsnachweisprüfungen

Transkript

1 Muster-Prüfvermerk für Verwendungsnachweisprüfungen Handbuch Ziffer II-3.8 Stand: zur ordnungsgemäßen Durchführung des Operationellen Programms EFRE Saarland Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung Allgemeine Angaben zur Bewilligung 1.1 FMI-Projektnummer: 1.2 Projektbezeichnung: 1.4 Begünstigter: 1.5 Adresse des Begünstigten: 1.8 Ansprechpartner beim Begünstigten: 1.9 Antragstellung Datum: 1.10 Antragseingang Datum: 1.11 Zuwendungsbescheid Datum: 1.12 Änderungsbescheid/e Datum: 1.13 Zustimmung zum vorzeitigen Vorhabensbeginn Datum: 1.14 Anfang/Ende Bewilligungszeitraum: Ggf. Anfang/Ende sonstiger im Zuwendungsb e- scheid festgelegter Zeiträume 1 : Ggf. Verlängerung der im Zuwendungsbescheid festgelegten Zeiträume: Frist zur Vorlage des Verwendungsnachweises (VN) 2. Höhe der Ausgaben 2.1 Gesamtausgaben (einschl. nicht zuschussfähiger Ausgaben): 2.2 Zuschussfähige Gesamtausgaben: 3. Finanzierung der Ausgaben 3.1 Mittel des EFRE: 3.2 Landesanteil: 3.3 Sonstiger nationaler öffentlicher Anteil Bundesmittel: Kommunaler Anteil: Sonst. nat. Anteil der Kofinanzierung: Projekteinnahmen: Sonst. nat. Anteil außerhalb der Kofinanzierung: 3.4 Privater Anteil Sonstige Beiträge privater Dritter: Eigenmittel Antragsteller soweit privat: Projekteinnahmen: Privater Anteil außerhalb der Kofinanzierung: Datum: Zuwendungsbescheid/Änderungsbescheid Nach Prüfung Verwendungsnachweis 1 z.b. Durchführungszeitraum, Investitionszeitraum, Vorhabenslaufzeit etc.

2 2 4. Mittelabruf- und sonstige Prüfungen/Kontrollen 4.1 Insgesamt seit Vorhabensbeginn ausgezahlter Zuwendungsbetrag: 4.2 Insgesamt seit Vorhabensbeginn als zuschussfähig anerkannte Ausgaben: 4.3 Es wurden/werden Vor-Ort-Kontrollen durchgeführt. 4.4 Falls : Begründung 4.5 Es gab bereits Beanstandungen bei Mittelabrufprüfungen und/oder sonstigen Prüfungen. 4.6 Falls : Ergriffene Abhilfemaßnahmen waren erfolgreich. 4.7 Eine Unregelmäßigkeitsmeldung wurde vorgenommen. 4.8 Die Mittelabrufe wurden baufachlich geprüft. 4.9 Das Besserstellungsverbot gem. 44 Absatz 4 LHO 2 wurde beachtet. 5. Prüfungsunterlagen 5.1 Verwendungsnachweis Datum: 5.2 Eingang des Verwendungsnachweises Datum: 5.3 Es wurden Unterlagen nachgefordert: 5.4 Eingang nachgeforderter Unterlagen Datum: 5.5 Gesamtausgaben laut Verwendungsnachweis: 5.6 Der Verwendungsnachweis wurde fristgerecht vorgelegt. 5.7 Falls : Überschreitung der Frist um: 5.8 Der Verwendungsnachweis ist vollständig: 1. Formblatt Verwendungsnachweis 2. Sachbericht 3. Zahlenmäßiger Nachweis 4. Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) 5. Erklärung, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und dass die Angaben mit den Büchern und den Belegen übereinstimmen 6. Sonstige Unterlagen: 5.9 Der Verwendungsnachweis ist mit Datum und Unterschrift der berechtigten Person versehen. 6. Verwendungsnachweisprüfung allgemein 6.1 Es handelt sich um eine Stichprobe bei der Belegauswahl. 6.2 Eine Dokumentation der Stichprobenmethode liegt vor (im Anhang) Eine Aufstellung der ausgewählten und geprüften Belege liegt vor (im Anhang). Mit Abschluss der VN-Prüfung wurden Belege in dem der Prüfquote für den jeweiligen Maßnahmenbereich entsprechenden Umfang geprüft (Prüfquoten siehe Handbuch Ziffer II_3.15.3). Name, Rechtsform, Anschrift des Begünstigten stimmen mit den A n- gaben im Zuwendungsbescheid überein. 2 In Bezug genommene Rechtsvorschriften gelten in der jew eils geltenden Fassung.

3 7. Prüfung des Sachberichts 7.1 Im Sachbericht sind die Verwendung der Zuwendung sowie die erzielten Ergebnisse dargestellt. 7.2 Das Vorhaben wurde ohne wesentliche inhaltliche Änderungen durchgeführt. 7.3 Die Änderungen wurden vor Umsetzung der zwischengeschalteten Stelle gemeldet und von ihr genehmigt. 8. Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises Der zahlenmäßige Nachweis enthält alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben und Einnahmen in zeitlicher Reihenfolge. Der zahlenmäßige Nachweis enthält die erforderlichen Angaben (ggf. Kostenart, Rechnungsdatum, Rechnungsgegenstand, Zahlungsempfänger, Tag der tatsächlichen Zahlung, Zahlungsbetrag). 8.3 Der Begünstigte ist für die Maßnahme vorsteuerabzugsberechtigt Falls : Die Abrechnung der Rechnungsbeträge erfolgte auf Nettobasis. Der Abzug von Skonti, Rabatten, Boni und sonstigen Nachlässen wurde berücksichtigt. Die geltend gemachten Ausgaben wurden innerhalb des dafür im Zuwendungsbescheid festgelegten Zeitraums getätigt. Die geltend gemachten Ausgaben wurden innerhalb der Programmlaufzeit getätigt. Mit dem Vorhaben wurde nach Erteilung der Zustimmung zum vorzeitigen Vorhabensbeginn bzw. des Zuwendungsbescheides begonnen. 8.9 Einnahmen Bei Projekten, die unter Artikel 55 der VO (EG) Nr. 1083/2006 fallen: Im Rahmen der VN-Prüfung wurde sichergestellt, dass alle durch das Vorhaben geschaffenen Nettoeinnahmen gemäß Artikel 55 berücksichtigt wurden. Bei Projekten im Sinne des Artikel 55 Absatz 3, bei denen eine objektive Schätzung der zu erwartenden Einnahmen nicht möglich war: Es ist sichergestellt, dass die binnen fünf Jahren nach Abschluss des Vorhabens erzielten Nettoeinnahmen jährlich (zu dem im Zuwendungsbescheid angegebenen Datum), längstens bis 31. Dezember 2016 vom Begünstigten erhoben und der EFRE- Verwaltungsbehörde mitgeteilt werden. Es ist sichergestellt, dass Nettoeinnahmen, die bis zum Abschluss des Operationellen Programms (31. März 2017) durch das Vorhaben geschaffen werden und die bisher nicht gemäß Artikel 55 berücksichtigt wurden, der EFRE-Verwaltungsbehörde unverzüglich mitgeteilt werden. Aufgrund von Korrekturen oder Kostensteigerungen während der Durchführung des Vorhabens haben sich die Gesamtkosten des Vorhabens auf einen Betrag von über 1 Million EUR erhöht (Artikel 55 Absatz 5). Falls : Es handelt sich um ein Einnahmen schaffendes Projekt im Sinne des Artikel 55. Artikel 55 wurde angewendet. Sonstige projektrelevante Einnahmen wurden entsprechend nationalem Haushaltsrecht berücksichtigt Prüfung der Rechnungs- und Zahlungsbelege 9.1 Alle Rechnungen liegen im Original vor. 9.2 Die Rechnungen weisen die erforderlichen Angaben auf (Betrag, Datum, Empfänger, erbrachte Leistung etc.). 9.3 Der Rechnungsadressat stimmt mit dem Begünstigten überein. 9.4 Das Datum der Leistungserbringung, das auf den Rechnungen angegeben ist, liegt innerhalb des dafür im Zuwendungsbescheid festgelegten Zeitraums. 3

4 9.5 Alle Zahlungsnachweise liegen im Original vor Die Zahlungsbelege weisen die erforderlichen Angaben auf (Betrag, Datum, Empfänger, Kontonummer etc.). Die Auszahlungsbeträge stimmen mit den Rechnungsbeträgen überein. Die auf den Rechnungen angegebenen Kontonummern stimmen mit den Konten, auf die überwiesen wurde, überein. Alle geltend gemachten Ausgaben können durch Rechnungen und Zahlungsbelege nachgewiesen werden. Die geprüften Originalbelege wurden mit dem Prüfstempel der EFRE-Verwaltungsbehörde versehen. Die nachgewiesenen Ausgaben entsprechen dem genehmigten Kostenplan und dem Zuwendungszweck Eventuelle Abweichungen bewegen sich im zulässigen Rahmen Die geltend gemachten Ausgaben sind rechnerisch richtig Es liegt keine unzulässige Doppelerfassung von Belegen vor Es liegt keine unzulässige Doppelförderung vor (Überprüfung z.b. anhand der buchhalterischen Erfassung von Fördermitteleingängen). Die Belege/Unterlagen sind eindeutig dem mit EFRE-Mitteln kofinanzierten Vorhaben zuordenbar. Die materielle und finanzielle Abgrenzung der Fördermittel nach Zuwendungsbescheiden und Förderperioden ist sichergestellt. Die Belege enthalten ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum zahlenmäßigen Nachweis. Der Gegenstand der Rechnungen ist förderfähig nach Maßgabe des Merkblatts zur Zuschussfähigkeit von Ausgaben im Rahmen des Operationellen Programms EFRE-Saarland Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung Die in dem zahlenmäßigen Nachweis festgesetzten Ausgaben sind zuschussfähig nach der zu Grunde liegenden Förderrichtlinie/Leitlinie. Die geltend gemachten Ausgaben fallen unter den Katalog der nicht zuschussfähigen Ausgaben gem. Artikel 7 Absatz 1 der VO (EG) Nr. 1080/2006. Bei Geltendmachung von pauschal abzurechnenden Kosten: Die Vorgaben nach Artikel 7 Absatz 4 der VO (EG) Nr. 1080/2006 wurden beachtet. Bei Geltendmachung von Sachleistungen, Abschreibungskosten und Gemeinkosten (Gemeinkosten nach dem Grundsatz der tatsächlich getätigten Ausgaben): Die Vorgaben nach Artikel 56 Absatz 2 der VO (EG) Nr. 1083/2006 wurden beachtet. Bei Abrechnung der Gemeinkosten nach dem Grundsatz der tatsächlich getätigten Ausgaben: Die festgelegte Methode zur Zuordnung und Abrechnung der Gemeinkosten wurde korrekt zur Anwendung gebracht. Die für die Abrechnung von Personalausgaben erforderlichen Nachweise liegen vor. Die im Verwendungsnachweis und in den Mittelabrufen angegebenen Ausgaben stimmen überein. Aufbewahrungsort für die Rechnungs- u. Zahlungsbelege bzw. sonstige relevante Unterlagen laut Angaben des Begünstigten: Falls im Rahmen der VN-Prüfung eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt wird: Bitte die Punkte 10.1 bis 10.8 zusätzlich ausfüllen. Bei der Vor-Ort-Kontrolle handelt es sich um eine Stichprobenprüfung. Eine Dokumentation der Stichprobenmethode bezüglich der Projektauswahl liegt vor (im Anhang) Im Rahmen der Vor-Ort-Kontrolle überprüfte Ausgaben:

5 Das Vorhaben ist eindeutig als mit EFRE-Mitteln kofinanziertes Vorhaben identifizierbar. Die Belege/Unterlagen des mit EFRE-Mitteln kofinanzierten Vorhabens sind bei der Vor-Ort-Kontrolle separat prüfbar. Alle geförderten Gegenstände sind vorhanden/zu erbringende Lieferungen und Leistungen sind tatsächlich erbracht worden. Ort und Datum der Prüfung: 5 Folgende Personen vonseiten des Begünstigten haben an der Vor-Ort-Kontrolle teilgenommen: 11. Einhaltung der EU-spezifischen Nebenbestimmungen Aufgrund der Art bzw. der Höhe der Zuwendung waren/sind EU- Vorschriften zur Publizität einzuhalten. Falls, wie ist dies erfolgt? 11.3 Geeignete Nachweise liegen vor Die Umweltvorschriften wurden eingehalten Folgende Aspekte wurden berücksichtigt: Chancengleichheit Nichtdiskriminierung Nachhaltigkeit Wirtschaftlich Sozial Umwelt Die Einhaltung der Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge wurde geprüft. Prüfvermerk/e vom: Die Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge wurden eingehalten Die Vorschriften des Beihilferechts wurden eingehalten Die Dauerhaftigkeit des Vorhabens i. S. v. Artikel 57 der VO (EG) Nr. 1083/2006 ist bis dato gewährleistet. Die im Zuwendungsbescheid festgelegten Indikatoren wurden erhoben Der Begünstigte hat die sonstigen Berichtspflichten erfüllt Der Begünstigte ist dem Fördergebiet Saarland zuzuordnen bzw. das Vorhaben wurde im Saarland realisiert. 12. Ergebnisse der Prüfung 12.1 Die bewilligten Mittel wurden zweckentsprechend verwendet Die Mittel wurden wirtschaftlich und sparsam verwendet Der Zuwendungszweck wurde mit den bewilligten Mitteln erreicht Die Bestimmungen und Auflagen des Zuwendungsbescheides wurden eingehalten bzw. umgesetzt Die Prüfung des VN hat zu Beanstandungen geführt Falls : Nach Prüfung des VN wurden folgende Ausgaben als nicht zuschussfähig beurteilt : Be- leg- Nr. Rechnungsgegenstand Angegebener Betrag Nicht zuschussfähiger Betrag Begründung

6 12.7 Sonstige Abweichungen/Beanstandungen: Eingeleitete Abhilfe-/Folgemaßnahmen: 12.9 Den Beanstandungen/Abweichungen Nr.... liegt eine Unregelmäßigkeit zugrunde Eine Unregelmäßigkeitsmeldung ist erfolgt Nach Prüfung des VN ist folgender Betrag zurückzufordern: Es werden Zinsen erhoben in Höhe von: Sonstige Feststellungen: Nach Prüfung des VN ergeben sich zuschussfähige Ausgaben in Höhe von: Nach Prüfung des VN auszuzahlender Betrag: 13. Angaben zur Prüfung 13.1 Die Unterzeichnerin/der Unterzeichner bestätigt, dass die vorgenannten Prüfungen des VN bzw. der Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt wurden Die Unterzeichnerin/der Unterzeichner bestätigt, dass sie/er ausweislich der Übersichtdarstellung über die wahrgenommenen Rollen für die VN-Prüfung bzw. die Vor-Ort-Kontrolle zuständig war Die Unterzeichnerin/der Unterzeichner bestätigt, dass sie/er nicht an der Bewilligung bzw. der Antragsprüfung mitgewirkt hat und die Funktionstrennung eingehalten wurde Die Unterzeichnerin/der Unterzeichner bestätigt, dass die Daten/Dokumente des Verwendungsnachweises bzw. der Vor-Ort-Kontrolle im FMI eingegeben/hinterlegt wurden. /weitere Angaben zu Ziff.: 13.5 Vor-Ort-Kontrolle Name, Vorname Dienststelle Telefon Datum Unterschrift 13.6 Verwendungsnachweis Name, Vorname Dienststelle Telefon Datum Unterschrift