Fortgeschrittene Tabellenkalkulation

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1 Fortgeschrittene Tabellenkalkulation ECDL Advanced-Modul mit Excel 2016

2 Fortgeschrittene Tabellenkalkulation Leseprobe ECDL Advanced-Modul mit Excel 2016 Andrea Staffelbach Esther Wyss Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2.0 / 2017 A Autorinnen: Andrea Staffelbach, Esther Wyss Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt 2 2 Generelles Menüband anpassen Mit Vorlagen arbeiten Eine Vorlage anwenden Neue Vorlage erstellen Bestehende Vorlage ändern Speicherort für Vorlagen ändern Zeilen und Spalten aus- oder einblenden Arbeitsmappen Register Zwischenablage Inhalte einfügen Transponieren Addieren Daten in Fremdprogramme übertragen Links einfügen 19 3 Bezüge Bezüge Gemischte Bezüge Externe Bezüge Bezug innerhalb einer Arbeitsmappe Bezug mit unterschiedlichen Arbeitsmappen D-Tabellen 26 Übung 3.3 A Berechnungen mit 3D-Formeln Namen verwenden Namen in Formeln als Sprungadressen und Konstante Namen festlegen Namen übernehmen Sprungadressen und schnelle Markierungen 33 4 Formatierungen Benutzerdefinierte Zahlenformate Formatvorlagen Formatvorlagen planen Formatvorlagen zusammenführen Formatvorlagen in Mustervorlagen 42 Übung 4.4 A Formatvorlagen erstellen, anpassen und anwenden Bedingte Formatierung 44 Copyright Wings Lernmedien

5 5 Pivot-Tabellen Pivot-Tabelle erstellen und ändern Inhalte gruppieren Inhalt sortieren und filtern 55 Übung 5.4 A PivotTable Versicherungen 58 Übung 5.4 B PivotTable Verkauf 59 Übung 5.4 C Umsatzvergleich Verkäufer 59 Übung 5.4 D Umsatzliste 60 Übung 5.4 E Umsatzvergleich Verkäufer 62 6 Diagramme Gute und schlechte Diagramme Diagrammelemente Fehlerindikatoren Trendlinie Diagrammentwurf Diagramm formatieren Datenpunkte/Datenreihen formatieren 79 Übung 6.6 A Flächendiagramm Verbunddiagramme 83 Übung 6.8 A Verbunddiagramm 84 7 Seitenlayout Mit Designs arbeiten Tabellenblattoptionen Anordnen 87 Übung 7.4 A Objekte erstellen und andordnen 88 8 Formeln und Funktionen Funktionen einfügen Mathematische Funktion: RUNDEN 90 Übung 8.3 A Ergebnisse runden 92 Übung 8.3 B Lohnabrechnungen für eine Raumpflegerin Logische Funktionen WENN Verschachtelte WENN-Funktion UND ODER 99 Übung 8.5 A WENN verschachtelt Informationsfunktion ISTFEHLER Verweisfunktionen SVERWEIS WVERWEIS 105 Übung 8.8 A SVERWEIS 106 Übung 8.8 B Berechnung der Einkommenssteuer Textfunktionen Zelleninhalte trennen oder verketten 107 Copyright Wings Lernmedien

6 8.9.2 Zelleninhalte verändern GROSS, GROSS2, KLEIN Häufig verwendete Funktionen Arbeiten mit Datenbankfunktionen 119 Übung 8.12 A Datenbankfunktionen anwenden Formeln überprüfen Spur zum Nachfolger und Spur zum Vorgänger Zellen mit Formeln aufspüren, die Fehler verursachen Formeln in einem Tabellenblatt sichtbar machen Daten Import und Export Importfilter Import von Daten Exportieren Externe Daten abrufen Text in Spalten Duplikate entfernen 135 Übung 9.2 A Datenbestände importieren und exportieren 136 Übung 9.2 B Datenbestände von Fremdsystemen einbinden Verwenden von externen Datenbanken Daten aus Microsoft Query verwenden SQL-Fähigkeiten von MS-Query Szenario-Manager Sortieren AutoFilter 153 Übung 9.6 A Sortieren und Filtern Spezialfilter 156 Übung 9.8 A Datenbestände nach beliebigen Kriterien filtern Konsolidieren Was-wäre-wenn-Analyse Zielwertsuche Berechnen von mehreren Ergebnissen mittels Datentabelle Solver 166 Übung 9.11 A Wichtige Daten 170 Übung 9.11 B Auswertung des BMI 171 Übung 9.11 C Szenarien mit dem Solver erstellen und abrufen Gültigkeitsregeln (Datenüberprüfung) 173 Übung 9.13 A Bestellliste Teilergebnisse der Datenbank 176 Übung 9.15 A Teilergebnisse Zusammenarbeit und Sicherheit Kommentare Schützen von Tabellen Arbeitsmappen schützen Gemeinsamen Dateizugriff bestimmen Schutzfunktion wieder aufheben Nachverfolgung Arbeitsmappen zusammenführen 190 Copyright Wings Lernmedien

7 11 Ansicht Fenster teilen Fenster fixieren Fenster aus- und einblenden Tabellen nebeneinander anzeigen 197 Übung 11.5 A Fenster teilen und fixieren Entwicklertools Arbeitsvorgänge aufzeichnen Speicherort des VBA-Codes Einer Schaltfläche in der Schnellstartleiste ein Makro zuweisen 203 Übung 12.3 A Makros aufzeichnen, anwenden und anpassen Add-Ins Änderungen am Menüband Add-Ins installieren und verwalten Repetitionsaufgaben Umsatzvergleich Verkäufer Adressstamm Verkäufer Zahlenformate bestimmen Säulendiagramm Trendlinie Lieferantenstamm 215 Index 217 Copyright Wings Lernmedien

8 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Nach der anschaulichen Behandlung der Lernziele finden Sie Übungen. So können Sie Ihre theoretisch erworbenen Kenntnisse praktisch umsetzen. Diese Übungen haben verschiedene Schwierigkeitsgrade und sind mit der Dauer bezeichnet, die dafür vorgesehen ist. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch, damit Sie das erworbene Wissen auf neue Situationen übertragen können. Am Ende des Buches finden Sie zudem Repetitionsaufgaben. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Erläuterungen zum Inhalt 2 Copyright Wings Lernmedien 1

9 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe etc. Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehle, Kontextmenü-Befehle Start, Schriftart, Schriftgrad Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Übungsdateien Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. 1 Gehen Sie auf folgende Website: 2 Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 1.2 Erläuterungen zum Inhalt ECDL ein Standard Ursprünglich eine europäische Initiative mit dem Ziel, einen einheitlichen Standard für die Informatik-Anwendung in Europa zu schaffen, hat sich der ECDL weit über die Grenzen Europas hinaus verbreitet und erfreut sich mittlerweile weltweit hoher Anerkennung. 2 Copyright Wings Lernmedien

10 Übersicht ECDL Advanced Der ECDL Advanced umfasst vier Module und baut auf den gleichnamigen Core-Modulen auf. Für jedes Modul kann ein eigenes Zertifikat oder für alle ein einziges Advanced-Zertifikat erworben werden. Mit dem gesamten Umfang von ECDL Advanced belegen Sie: Ihre Fertigkeiten am PC auf fortgeschrittenem Niveau Ihre professionelle Kompetenz für die gebräuchlichsten Office-Softwarepakete Modul AM 4 «Tabellenkalkulation für Fortgeschrittene» Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul AM4 von ECDL Advanced abgestimmt und basiert auf dem Syllabus Version 2.0. Es dient zur Erarbeitung der Modulziele und des dazu nötigen Fachwissens. Die Lernziele sind in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt. Die Anforderungen für das Modul AM4 (Advanced Modul 4) gehen weit über die Fertigkeiten und Kenntnisse hinaus, die für das ECDL Core Modul 4 Tabellenkalkulation gefordert sind. Die Fertigkeiten und Kenntnisse, die in den Prüfungsinhalten des Syllabus-Core für das Modul 4 festgehalten sind, werden auf dem fortgeschrittenen Niveau von Modul AM4 vorausgesetzt. Ziele des Moduls Tabellenkalkulation Advanced steht für fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich Tabellenkalkulation. Das Zertifikat bestätigt die Kompetenz, das Tabellenkalkulationsprogramm professionell anzuwenden und optimale Ergebnisse zu erzielen. Folgende Fähigkeiten werden von den Kandidatinnen und Kandidaten erwartet: Fortgeschrittene Techniken zur Bearbeitung von Tabellenblättern und zur Formatierung anwenden, z. B. bedingte Formatierung, benutzerdefinierte Zahlenformate Funktionen aus verschiedenen Kategorien (z. B. Logik, Statistik, Finanzmathematik, Mathematik usw.) anwenden Diagramme erstellen und mit fortgeschrittenen Techniken gestalten Tabellen und Listen analysieren, filtern und sortieren; Szenarien erstellen und nutzen Gültigkeitsregeln für Daten in einem Tabellenblatt festlegen und Formeln überprüfen Die Produktivität durch Arbeiten mit Bereichsnamen, Makros und Vorlagen steigern Daten verknüpfen, einbetten und importieren Arbeitsmappen zusammenführen und vergleichen; Massnahmen zum Schutz von Tabellenkalkulationen anwenden Copyright Wings Lernmedien 3

11 Für die effiziente und professionelle Arbeitsweise benötigen Sie die Registerkarte «Entwicklertools» und Kenntnisse über den Umgang mit Dateivorlagen. Lernziele: Sie sind fähig, das Menüband anzupassen und können kompetent mit Vorlagen umgehen. 2 Generelles 2.1 Menüband anpassen Mit Vorlagen arbeiten Eine Vorlage anwenden Neue Vorlage erstellen Bestehende Vorlage ändern Speicherort für Vorlagen ändern Zeilen und Spalten aus- oder einblenden Arbeitsmappen Register Zwischenablage Inhalte einfügen Transponieren Addieren Daten in Fremdprogramme übertragen Links einfügen 19 Copyright Wings Lernmedien 5

12 2.1 Menüband anpassen Excel stellt in der Grundinstallation nicht sämtliche Möglichkeiten des Menübandes zur Verfügung. Falls Sie sich mit Formularfeldern oder VBA-Codes beschäftigen möchten, erweitern Sie das Menüband um den Registereintrag Entwicklertools, damit die benötigten Funktionen zur Verfügung stehen. Register Entwicklertools einblenden 1 Klicken Sie auf Datei, Optionen. 2 Klicken Sie auf Menüband anpassen. 3 Es erscheinen zwei Auswahllisten. Aktivieren Sie auf der rechten Seite das Kontrollkästchen Entwicklertools. 4 Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Klick auf die Schaltfläche OK. 5 Im Menüband wird die Registerkarte Entwicklertools eingeblendet. 2.2 Mit Vorlagen arbeiten Eventuell ist Ihnen der Umgang mit Word-Dokumentvorlagen bereits vertraut. Die gleiche Funktionalität finden Sie in Excel unter dem Begriff Vorlage. Wie in Word, unterscheidet Excel zwischen Vorlagen mit und ohne Makro-Code. 6 Copyright Wings Lernmedien

13 Bei der Speicherung von Excel-Arbeitsmappen werden die folgenden Erweiterungen verwendet: Erweiterung *.xlsx *.xlsm *.xltx *.xltm Dateiart Excel Arbeitsmappe Excel Arbeitsmappe mit Makro-Funktionalität Excel-Vorlage Excel-Vorlage mit Makro-Funktionalität Eine Vorlage anwenden Der Vorteil der Anwendung von Vorlagen ist, dass eine bestehende Vorlage nicht ohne Weiteres überschrieben werden kann. Vorlage anwenden 1 Klicken Sie im Register Datei auf Neu. 2 Geben Sie einen Suchbegriff ein und starten Sie die Suche mit <Enter> oder klicken Sie auf die gewünschte Vorlagenkategorie. Als Ergebnis erscheint eine passende Auswahl von Vorlagen. 3 Durch Klick auf die gewünschte Vorlage und anschliessendes Betätigen über die Schaltfläche Erstellen wird eine neue Arbeitsmappe nach Vorlage erstellt Neue Vorlage erstellen Eigene Vorlage erstellen 1 Gestalten Sie die Excel-Arbeitsmappe nach Ihren Wünschen. 2 Zum Speichern wählen Sie Datei, Speichern unter, Durchsuchen. Copyright Wings Lernmedien 7

14 6.7 Verbunddiagramme Verbunddiagramme sind Diagramme, die zwei verschiedene Layouts haben. Sie sind nur mit 2D-Diagrammen möglich. Falls Sie ein 3D-Diagramm kombinieren möchten, erscheint ein Hinweis. Hier ist es besonders sinnvoll die Sekundärachse einzublenden. Beispiel für die Umrechnung der Windstärke von Knoten in Beaufort: Verbunddiagramm einfügen 1 Markieren Sie die Tabelle mit den Daten. 2 Wählen Sie Einfügen, Diagramme, alle Diagramme, Verbund. 3 Aktivieren Sie die Sekundärachse bei grossen Differenzen der Werte. Copyright Wings Lernmedien 83

15 4 Bestätigen Sie mit OK. Das Diagramm wird eingefügt. Übung 6.8 A Verbunddiagramm Lernziel Sie erstellen und bearbeiten ein Verbunddiagramm. Schwierigkeitsgrad anspruchsvoll a) Öffnen Sie die Arbeitsmappe Temperaturtabelle.xlsx. b) Gestalten Sie das Diagramm gemäss Abbildung. c) Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Temperaturtabelle_Vergleich. Dauer 20 Minuten 84 Copyright Wings Lernmedien

16 2 Für die Auswertung in der Zelle D3 setzen Sie folgende Funktion ein: =WENN(ISTFEHLER(B3/C3); ;B3/C3) 3 Beenden Sie die Funktion mit der Taste <Enter>. 4 Unter Zuhilfenahme der AutoAusfüll-Methode können Sie die erstellte Funktion auf die unteren Zellen übertragen. 8.7 Verweisfunktionen Mit Verweisfunktionen können Sie auf Informationen aus Zellen und/oder Spalten eines Arbeitsblatts zugreifen und diese Inhalte in einer anderen Zelle wiedergeben. In diesem Kapitel erläutern wir die meistgenutzten Verweisfunktionen SVERWEIS und WVERWEIS SVERWEIS Senkrechter Verweis Beispiel SVERWEIS sucht in der am weitesten links gelegenen Spalte einer Matrix nach einem Wert und gibt aus der gefundenen Zeile den Wert aus der angegebenen Spalte zurück. In A8 wird eine Artikelnummer eingegeben. In C8 soll der zugehörige Preis eingetragen werden. Die Matrix heisst A2:C6. =SVERWEIS(A8;A2:C6;3;FALSCH) Syntax Die Syntax der Funktion SVERWEIS sieht folgendermassen aus: =SVERWEIS(Suchkriterium, Matrix, Spaltenindex und Bereich_Verweis) 102 Copyright Wings Lernmedien

17 Suchkriterium Nach diesem Wert wird die erste Spalte der MATRIX durchsucht. Normalerweise ist dieser Suchwert ein Zellbezug, damit die Formel flexibel bleibt. Matrix Der Tabellenbereich, dessen erste Spalte nach dem Suchkriterium durchsucht wird. Spaltenindex Aus der wievielten Spalte wird der Wert herausgelesen? Bereich_Verweis Ein logischer Wert. Wenn die erste Spalte nicht aufsteigend sortiert ist, muss FALSCH eingegeben werden. Das Suchkriterium muss dann mit der Fundstelle übereinstimmen. Ist die erste Spalte hingegen aufsteigend sortiert, kann WAHR eingegeben werden. Es wird der genaue oder der nächsttiefere Wert verwendet. Die Funktion SVERWEIS eignet sich u. a. für das gezielte Auswählen eines Datensatzes aus einer Liste. So können Sie beispielsweise in einem Rechnungsformular eine Zelle definieren, in welche Sie den Namen des Rechnungsempfängers eingeben. Mit der SVER- WEIS-Funktion können Sie noch die zugehörigen Daten wie Strasse, PLZ und Ort einfügen. Falschmeldung umgehen Wenn im Suchkriterium noch kein Wert eingetragen ist, liefert die Funktion eine Fehlermeldung. Dies können Sie durch eine Abfrage auf leere Zellen verhindern (Funktion =ISTLEER()). Im obigen Beispiel müssten Sie dann in C8 folgende Formel eintragen. =WENN(ISTLEER(A8);"";SVERWEIS(A8;A2:C6;3;FALSCH)) Die Funktion WENN testet, ob A8 leer ist, dann wird ein Leerzeichen mit "" eingetragen, sonst wird die Funktion SVERWEIS angewandt. Ein anderes Anwendungsgebiet von SVERWEIS ist das Suchen nach bestimmten Werten innerhalb einer Liste, wobei der Suchwert nicht exakt mit einem Listenwert übereinstimmen muss. Beispiel 1 Öffnen Sie die Datei BMI.xlsx. Copyright Wings Lernmedien 103

18 2 Geben Sie in der Zelle B3 das Gewicht ein und in der Zelle B4 die Grösse in Metern. Basierend auf Ihren Angaben wird der BMI errechnet. Die Formel in der Zelle B6 lautet: =B3/(B4*B4) 3 Sie möchten nun in der Zelle C8 die Klassifikation nach DGE anzeigen lassen. Die Funktion SVERWEIS wählt den nächstkleineren Wert aus der Tabelle. Wichtig ist in diesem Beispiel, dass die Spalte mit den Vergleichswerten (BMI-Wert) aufsteigend sortiert ist. Geben Sie nun in C8 =SVERWEIS ein. 4 Sobald die Funktion erkannt und eine offene Klammer angefügt wird, blendet Excel den Formelvorschlag ein. 5 Wählen Sie die Zelle mit dem zu suchenden Begriff aus (Zelle B6) und fügen Sie anschliessend ein Semikolon (;) an. 6 Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Matrix (F4:G9), in welcher der gewünschte Wert gesucht werden soll. Auch hier trennen Sie den Bereich mit einem Semikolon (;) ab. 7 Wählen Sie nun die Spalte innerhalb der Matrix, dessen Wert übernommen werden soll (2 für zweite Spalte). 8 Schliessen Sie die Funktion mit der Klammer und bestätigen Sie mit <Enter>. Der gesuchte Wert wird angezeigt. 9 Wiederholen Sie den gleichen Vorgang in der Zelle C9. Nun muss die Matrix angepasst werden (E4:C9) und als Ergebnisspalte wählen Sie die dritte Spalte innerhalb der Matrix. 104 Copyright Wings Lernmedien

19 8.7.2 WVERWEIS Wagrechter Verweis Beispiel WVERWEIS sucht in der obersten Zeile einer Matrix nach einem Wert und gibt aus der gefundenen Spalte den Wert aus einer angegebenen Zeile zurück. In B4 wird ein Code eingegeben. In B6 soll der zugehörige Rabattsatz berücksichtigt werden. Die Matrix heisst B1:D2. =WVERWEIS(B4;B1:D2;2;WAHR)*B5 Die Argumente heissen Suchkriterium, Matrix, Zeilenindex und Bereich_Verweis. Schliesslich multiplizieren Sie den Rückgabewert mit B5, damit Sie den Rabattwert erhalten. In Excel lautet die Formel: Grundwert mal Rabattsatz. Suchkriterium Nach diesem Wert wird die erste Zeile der MATRIX durchsucht. Matrix Der Tabellenbereich, dessen erste Zeile nach dem Suchkriterium durchsucht wird. Zeilenindex Die Zeilennummer von oben aus der Matrix, die den entsprechenden Wert zurückgibt. Bereich_Verweis Ein logischer Wert. Wenn die erste Zeile nicht aufsteigend sortiert ist, muss FALSCH eingegeben werden. Das Suchkriterium muss dann mit der Fundstelle übereinstimmen. Ist die erste Zeile aufsteigend sortiert, kann WAHR eingegeben werden. Das Suchkriterium muss dann nicht genau übereinstimmen, es wird der nächsttiefere Wert verwendet. Copyright Wings Lernmedien 105

20 Übung 8.8 A SVERWEIS Lernziel Sie zeigen den Umsatz eines bestimmten Produkts an. a) Erstellen Sie eine neue Excel-Datei mit dem Namen Schuhe.xlsx. b) Erfassen Sie die Tabelle gemäss Bild. Schwierigkeitsgrad einfach Dauer 10 Minuten c) Berechnen Sie den Umsatz in B10. Die Funktion lautet: d) Speichern Sie erneut. Übung 8.8 B Berechnung der Einkommenssteuer Lernziel Sie berechnen die einfache Steuer gemäss steuerbarem Einkommen. Schwierigkeitsgrad einfach/mittel/anspruchsvoll Dauer 15 Minuten a) Öffnen Sie die Datei Steuerberechnung.xlsx. b) Berechnen Sie, gemäss der Angabe in Zelle C3, die Einkommenssteuer für alleinstehende (Zelle D4) und für verheiratete Personen (Zelle D5). c) Beispiel: Das steuerbare Einkommen für Alleinstehende beträgt CHF Zum Grundtarif von CHF kommen noch CHF 8 pro CHF über den Grundtarif hinzu (CHF 1 064). Somit beträgt die einfache Steuer pro Jahr CHF d) Kontrollieren Sie die Berechnungen: Steuerbares Einkommen CHF Einfache Steuer Alleinstehende CHF Einfache Steuer Verheiratete CHF e) Speichern Sie die Mappe unter dem Dateinamen Steuerberechnung_L.xlsx. 106 Copyright Wings Lernmedien