Rahmenvereinbarung Software as a Service (SaaS) Mediccloud

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1 Rahmenvereinbarung Software as a Service (SaaS) Mediccloud Rahmenvereinbarung SaaS Revisionsnummer 01/ Definitionen 1.1 Auftraggeber bezeichnet Unternehmen, die durch Unterzeichnen eines Auftragsdokuments mit Bezug zu dieser Vereinbarung Service beim Auftragnehmer rechtsverbindlich beauftragen. 1.2 Auftragnehmer bezeichnet das Unternehmen, welches verantwortlich durch Unterzeichnen eines Auftragsdokuments mit Bezug zu dieser Vereinbarung rechtsverbindlich Service zur Verfügung stellt. 1.3 Auftragsdokument bezeichnet das Dokument in Schriftform, das von den Vertragspartnern abgeschlossen wird, welches die speziellen Konditionen für den Service enthält und auf den vorliegenden Rahmenvertrag Bezug nimmt. 1.4 Content bezeichnet Daten und Inhalte Dritter, die vom Auftragnehmer zur Nutzung der Services unverändert zur Verfügung gestellt werden. 1.5 Daten des Auftraggebers bezeichnet alle Materialien, Daten und Informationen, die der Auftraggeber oder seine Definierten Nutzer dem Auftragnehmer beim Setup oder Nutzung des Service zur Verfügung stellt. 1.6 Definierte Nutzer bezeichnet die Mitarbeiter, Bevollmächtigten, Subunternehmer, Berater, Kunden und Lieferanten des Auftraggebers und seiner verbundenen Unternehmen, die der Auftraggeber zur Nutzung des Services autorisiert hat. 1.7 Dokumentation bezeichnet die technische und funktionale Dokumentation, die dem Auftraggeber vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt oder verfügbar gemacht wird. 1.8 Durchschnittliche Seitenzeit pro Tag bezeichnet die durchschnittliche Antwortzeit aller Seiten, die von dem Service an einem Tag abgerufen wurden. 1.9 Service bezeichnet den gehosteten Cloud-Service, der im Auftragsdokument beschrieben wird Serviceverfügbarkeit bezeichnet den durchschnittlichen Prozentsatz der Gesamtzeit, während der der Service für den Auftraggeber verfügbar ist, ausgenommenen geplante Wartungsfenster wie im Auftragsdokument vereinbart, Verzögerungen aufgrund von Umständen, die nachweislich außerhalb der vertretbaren Kontrolle des Auftragnehmers liegen.

2 1.11 Software as a Service (SaaS): Software as a Service (SaaS) bezeichnet eine vom Auftragnehmer angebotene Anwendungs-Software, auf die üblicherweise über eine Internetverbindung remote zugegriffen und die auf einer Cloud-Infrastruktur ausgeführt wird. Der Auftraggeber betreibt hierbei weder Infrastruktur (Netzwerk, Server, Betriebssysteme, Datenspeicher) noch die Anwendungs-Software selbst (mit Ausnahme eventuell möglicher Anwendungskonfiguration und Personalisierung). Auf diese Anwendungen kann der Auftraggeber von verschiedenen Endgeräten zugreifen. Für diesen Zugriff bedarf es auf den Endgeräten lediglich der Installation entsprechender Client-Software (zumeist ist schon die Verfügbarkeit eines Internet-Browsers ausreichend) Verbundenes Unternehmen bezeichnet jede juristische Einheit und deren Rechtsnachfolger, deren Vermögenswerte sich zu 50 % (fünfzig Prozent) oder mehr im direkten oder indirekten Eigentum oder unter Kontrolle von einer der beiden Parteien befinden Vereinbarung bezeichnet die vorliegende Rahmenvereinbarung über Cloud Services (Software as a Service) und alle Auftragsdokumente, in denen auf diese Rahmenvereinbarung Bezug genommen wird, sowie jegliche sonstige Anlagen, Lastenhefte, Anhänge und Ergänzungen zu diesen, die entweder beigefügt oder durch Bezugnahme eingebunden sind Vertragspartner bezeichnet zusammen Auftraggeber und Auftragnehmer im Rahmen dieser Vereinbarung. 2 Nutzungsrecht 2.1 Der Auftragnehmer stellt den Service definierten Nutzern per Remotezugriff gemäß dem Auftragsdokument und während der dort ausgeführten Subskriptionslaufzeit zur Verfügung. Soweit nicht anders vereinbart, ist die Servicenutzung beschränkt auf die internen Geschäftsvorfälle des Auftraggebers, die mit ihm verbundenen Unternehmen sowie dessen externe Dienstleister, Kooperationspartner und Unterauftragnehmer, die auf Basis von Dienstleistungs- und Kooperationsvertragsverhältnissen Services für den Auftraggeber erbringen bzw. an die der Auftragnehmer Geschäftsvorfälle zur Dienstleistungserbringung vertraglich übertragen hat. Sie erfolgt gemäß den Bedingungen dieser Vereinbarung und der Dokumentation. Das Recht zur Nutzung gilt weltweit. 2.2 Sind für die Servicenutzung und/oder den Remotezugriff Software- oder Content- Nutzungsrechte erforderlich, so erteilt (soweit erforderlich), der Auftragnehmer dem Auftraggeber die für den beauftragten Service ausreichenden, räumlich und zeitlich auf die Subskriptionslaufzeit der Beauftragung beschränkten Nutzungsrechte. Zudem verbleibt das Urheberrecht und somit das ausschließliche Nutzungsrecht an allen erhobenen und verarbeiteten Daten, Arbeitsergebnissen, Weiterentwicklungen, Designbeiträgen oder abgeleiteten Werken, die an dem Service durch den Auftraggeber eigenständig entwickelt werden, beim Auftraggeber. Sofern nicht schriftlich anderweitig vereinbart, wird dem Auftraggeber das nicht ausschließliche Recht zur Nutzung des Arbeitsergebnisses in Verbindung mit der Nutzung des Service im Rahmen der Bedingungen dieser Vereinbarung erteilt. Dem Auftragnehmer wird das Verwertungsrecht an gemeinsam er-

3 arbeiteten Weiterentwicklungen des Services für zukünftige Versionen erteilt. Mit Ausnahme der hier ausdrücklich eingeräumten, eingeschränkten Rechte, werden im Rahmen dieser Vereinbarung keine Urheber-, Eigentums- oder Nutzungsrechte an dem Service vom Auftragnehmer übertragen. 2.3 Die Definierten User haben während der Laufzeit jederzeit das Recht, im Rahmen ihrer Nutzungsrechte auf Daten des Auftraggebers zuzugreifen, sie regelmäßig abzurufen und zu exportieren. 2.4 Die Gebühren für die eingeräumten Nutzungsrechte sind in den vereinbarten Serviceentgelten vollständig enthalten. 2.5 Obliegt dem Auftraggeber die User-Administration, kann der Auftragnehmer die Einhaltung der Bestimmungen dieser Vereinbarung hinsichtlich der Anzahl und Nutzung der definierten Nutzer, die auf den Service zugreifen, überprüfen. Weitere Audit-Maßnahmen sind ausgeschlossen. 2.6 Dem Auftraggeber ist es nicht erlaubt, den Service anderweitigen Dritten zur Verfügung zu stellen, unter zu lizenzieren, zu lizenzieren, zu verleasen oder zu vermieten, jedoch ist der Auftraggeber berechtigt, die an ihn berechneten Servicegebühren zum Zwecke der internen Kostenverrechnung an verbundene Unternehmen nach seinen Anforderungen weiterzureichen. 2.7 Der Auftraggeber darf keine Hinweise und Angaben bezüglich Urheberrechten, Markenrechten, Patentrechten und anderen Rechten an geistigem Eigentum des Service entfernen. 2.8 Nur vertraglich gebundene Kunden Benutzerkonto dürfen den Dienst nutzen. Die erforderlichen Anwendungen, sofern gewünscht, müssen im sogenannten PlayStore erworben werden. 2.9 Bei der Servicenutzung ist dem Auftraggeber Folgendes untersagt: (i) das Kopieren, Übersetzen, Disassemblieren, Dekompilieren, Zurückentwickeln oder anderweitiges Modifizieren jedweder Teile des Service (außer wie in der Dokumentation beschrieben und soweit gemäß der Dokumentation oder nach geltendem Recht erlaubt), das mutwillige oder grob fahrlässige Übertragen von Content, Daten oder Informationen, die gesetzeswidrig, schädigend, bedrohend, böswillig, verletzend, belästigend, unerlaubt, verleumderisch, vulgär, obszön oder beleidigend sind, das Recht auf Privatsphäre oder das Persönlichkeitsrecht eines Dritten missachten, hasserfüllt oder diskriminierend gegenüber bestimmten Rassen oder Volksgruppen oder anderweitig anstößig sind; die mutwillige oder grob fahrlässige Verletzung der Rechte einer natürlichen oder juristischen Person am jeweiligen geistigen Eigentum; die mutwillige oder grob fahrlässige Störung oder Unterbrechung der Software oder Systeme, über die der Service gehos-tet wird, oder anderer Geräte oder Netzwerke, die mit dem Service verbunden sind, oder das Missachten von Anforderungen, Verfahren, Richtlinien oder Vorschriften für mit dem Service verbundenen Netzwerke, die dem Auftraggeber zur Kenntnis gebracht wurden;

4 das Umgehen von Benutzerauthentifizierungen oder von Sicherheitsfunktionen des Service oder eines damit verbundenen Hosts, Netzwerks oder Kontos; so-weit durch den Auftragnehmer nicht autorisiert, das Verwenden einer anderen Anwendungsprogrammierschnittstelle für den Zugriff auf den Service als derjenigen, die für den Service zur Verfügung gestellt wird; die mutwillige oder grob fahrlässige Nut-zung des Service, die gegen geltende Gesetze verstößt; oder das Autorisieren eines Dritten, abgesehen von den Rechten für definierte Nutzer gemäß dieser Vereinbarung, zur Verwendung der Benutzeridentifizierungen, Codes, Kennwörter, Verfahren und Benutzerschlüssel, die dem Auftraggeber für den Zugriff auf den Service ausgestellt wurden oder von ihm ausgewählt wurden. Der Auftraggeber stellt außerdem sicher, dass seine definierten Nutzer die vorgenannten Punkte unterlassen. 3 Sicherheit, Supportleistungen und Serviceverfügbarkeit Die Website ist mit aktuellen SSL Standarts verschlüsselt. Die Sicherheit der verwendeten Passwörter unterliegen der Verantwortung des Auftraggebers. Support zur Einrichtung von Smartphones und ähnlichen Geräten ist kostenpflichtig. Die Ersteinrichtung eines Kontos ist kostenfrei und wird dem Auftraggeber per zugesandt. Zur Datensicherung wird der Service ein mal pro Woche für ca. 1 Std. gestoppt. 4 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen Rechnung wird für ein Jahr erstellt. Für monatlichen Rechnungsintervall werden Gebühren von 3,- pro Rechnung erhoben. Zahlung nur per Einzugsermächtigung. 5 Laufzeit, Kündigung und Beendigung der Vereinbarung 5.1 Die Laufzeit dieser Vereinbarung beginnt mit dem Datum der Unterschrift, spätestens mit Inkrafttreten des ersten Auftragsdokuments. Sie gilt unbefristet und ist mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Quartalsende von jeder Partei ordentlich kündbar. Unter dieser Vereinbarung wirksam vereinbarte Einzelaufträge bleiben von einer ordentlichen Kündigung dieser Vereinbarung unberührt, für solche Vertragsverhältnisse bleiben die Regelungen dieser Vereinbarung in Kraft bis zur Beendigung der jeweiligen Einzelvereinbarung. Die Kündigung eines Auftragsdokuments lässt andere Auftragsdokumente unberührt. 5.2 Kündigungen aus wichtigem Grund bleiben vorbehalten. Insbesondere kann jede Vertragspartei ein Auftragsdokument außerordentlich wie folgt kündigen: (i) der Auftragnehmer, wenn der Auftraggeber binnen dreißig (30) Tagen nach Erhalt einer schriftlichen Aufforderung durch den Auftragnehmer keine Abhilfe für eine wesentliche Vertragsverletzung schafft, für die eine Abhilfe möglich ist (insbesondere, aber nicht ausschließlich Zahlungsverzug, Verstoß gegen Nutzungsrechte, Sicherheitsauflagen, und Geheimhaltung); der Auftraggeber, wenn der Auftragnehmer nicht binnen dreißig (30) Tagen nach Erhalt einer schriftlichen Aufforderung durch den Auftraggeber für Abhilfe in gerügten wesentlichen Vertragsverletzungen sorgt (insbesondere, aber nicht ausschließlich bei einem Verstoß gegen die Sicherheitsauflagen oder die Datenschutz -und Nachhaltigkeitsbestimmungen); der Auftragnehmer, wenn der Auftraggeber in drei (3) von zwölf (12) aufeinander folgenden Monaten die vereinbarte

5 Serviceverfügbarkeit verfehlt. 5.3 Mit dem Datum des Inkrafttretens der Kündigung eines Auftragsdokuments wird der Zugang des Auftraggebers zum beauftragten Service beendet. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, die entsprechenden Daten innerhalb von dreißig (30) Tagen nach Datum des Inkrafttretens der Kündigung zu exportieren und abzurufen. Der Auftraggeber ist berechtigt, sich zur Durchführung des Datenexports und aller in Zusammenhang damit anfallenden Arbeiten Dritter nach seiner Wahl zu bedienen, mit dem der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner Mitwirkungspflichten kooperieren wird. Für den Fall, dass der Auftragnehmer nachweisbare berechtigte Gründe gegen eine Kooperation mit dem Dritten ablehnt, muss er dies dem Auftraggeber unverzüglich anzeigen. Der Auftraggeber hat in diesem Fall das alleinige Recht, einen alternativen Dritten zu bestellen, eventuell damit verbundene Mehraufwände gehen dann zu Lasten des Auftragnehmers. Dreißig (30) Tage nach Inkrafttreten der Kündigung ist der Auftragnehmer nicht mehr verpflichtet die Daten und Dienste bereitzustellen. 6 Kontinuierliche Verbesserungen und Pflicht zur Einhaltung des Standes der Technik Wird nach Bedarf durchgeführt. 7 Gewährleistungen des Auftragnehmers Der durchgehende Zugriff auf die Daten, Dienste und Anwendungen. Ausnahme ist eine wöchentliche Datensicherung von ca. einer Stunde. 8 Rechtsmängel Der Auftragnehmer haftet dafür, dass der beauftragte Service inklusive der zur Verfügung gestellten Softwarelösung frei von Rechten Dritter ist und stellt den Auftraggeber von evtl. Ansprüchen Dritter frei. Der Auftraggeber wird sich binnen zehn (10) Werktagen nach Erheben eines Anspruchs durch einen Dritten beim Auftragnehmer melden. Der Auftragnehmer ist auf Wunsch des Auftraggebers verpflichtet, alle Rechtsstreitigkeiten, die sich hieraus ergeben, auf eigene Kosten zu führen bzw. einem diesbezüglichen Rechtsstreit zwischen dem Auftraggeber und Dritten zur Unterstützung des Auftraggebers beizutreten. In jedem Fall ist der Auftraggeber von Rechtsanwaltsgebühren und Gerichtskosten freizustellen. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, auf eigene Kosten eine Benutzungsgenehmigung vom Rechtsinhaber zu bewirken, widrigenfalls ist der Auftraggeber berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber im voranstehenden Falle für alle daraus etwaig resultierenden Schäden. 9 Haftungsbeschränkung Die verwendeten Daten und Inhalte unterliegen der Verantwortung des Auftraggebers. Nur für die Sicherung und Wiederherstellung der gespeicherten Daten ist der Auftragnehmer verantwortlich. 10 Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherungsschutz Die verwendeten Daten unterliegen keinem speziellen Schutz.

6 11 Geheimhaltungspflicht 11.1 Die Vertragspartner verpflichten sich, die Inhalte der zwischen ihnen geschlossenen Verträge und alle im Rahmen der Auftragserfüllung erlangten Kenntnisse von Vertraulichen Informationen und Betriebsgeheimnissen des jeweils anderen Vertragspartners zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Auftragserfüllung zu verwenden Die obigen Beschränkungen bezüglich der Nutzung und Offenlegung der Vertraulichen Informationen gelten nicht für Vertrauliche Informationen, die vom Empfänger ohne Bezugnahme auf die Vertraulichen Informationen der Offenlegenden Partei unabhängig entwickelt oder rechtmäßig und ohne Einschränkungen von einem Dritten erworben wurden, der berechtigt ist, diese Vertraulichen Informationen bereitzustellen, ohne Verletzung dieser Vereinbarung durch den Empfänger allgemein öffentlich zugänglich geworden sind, dem Empfänger zum Zeitpunkt der Offenlegung ohne Einschränkungen bereits bekannt waren oder nach schriftlicher Zustimmung der Offenlegenden Partei frei von solchen Einschränkungen sind Die Vertragspartner dürfen die Bedingungen und Konditionen aus dieser Vereinbarung sowie darin genannte Preise Dritten gegenüber nicht offenlegen. Keine der Parteien verwendet den Namen der jeweils anderen Partei ohne deren vorherige deren vorherige schriftliche Genehmigung in öffentlichkeitswirksamen, Werbe- oder ähnlichen Aktivitäten. 12 Datenschutz und Datensicherheit 12.1 Der Auftragnehmer führt die Datenverarbeitung im Rahmen der Leistungserbringung als Auftragsdatenverarbeiter im Sinne von 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für den Auftraggeber durch Die Softwarelösung und die Kundendaten werden ausschließlich auf den vom Auftragnehmer bereitgestellten Server gehostet Verstöße gegen die hier benannte Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung begründen immer ein Sonderkündigungsrecht eines oder aller Auftragsdokumente seitens des Auftraggebers, verbunden mit der Rückerstattung voraus gezahlter Servicegebühren. Die etwaige Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen aus Datenschutzverletzung durch den Auftraggeber bleibt unberührt. 13 Nachhaltigkeit in Geschäftsbeziehungen 13.1 Der Auftraggeber legt hohen Wert auf die nachhaltige Entwicklung einer ethisch und gesetzlich verantwortungsvollen Geschäftsbeziehung. Die Vertragsparteien vereinbaren daher, dass der Auftragnehmer den nachfolgenden Erwartungen des Auftraggebers bei der Durchführung dieses Vertrags stets entspricht.

7 13.2 Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer sich an die Prinzipien des BME-Kodex (www.bme.de/compliance) hält, insbesondere: - sich an Recht und Ordnung, die eigenen Regelwerke und die vereinbarten Verträge hält (Rechtstreue); - bei der Geschäftsanbahnung und -durchführung jede Art von Korruption oder sonstige unsachliche Beeinflussung unterlässt (Geschäftsintegrität); - seine Produkte (Services) nur im Einklang mit den jeweils geltenden Wettbewerbsgesetzen bewirbt und keine ungesetzlichen Absprachen mit Wettbewerbern trifft (Lautere Geschäftspraktiken); - vertrauliche Informationen des Auftraggebers und der berechtigten verbundenen Unternehmen nur bestimmungsgemäß verwendet, das in ihnen verkörperte geistige Eigentum beachtet und den Datenschutz für involvierte Mitarbeiter des Auftraggebers respektiert (Schutz des geistigen Eigentums/ Datenschutz); - aktiv diese Prinzipien der Nachhaltigkeit in seiner Lieferantenkette kommuniziert und fortschreibt Bei Missachtung einzelner oder mehrerer Erwartungen ist der Auftraggeber berechtigt, die Geschäftsbeziehung unter Bezugnahme auf den/die Verstoß/Verstöße außerordentlich zu kündigen. Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von vier Wochen (Einfordern von Nachhaltigkeit). 14 Schlussbestimmungen 14.1 Sollten Teile dieses Vertrages gegen gesetzliche Verbote verstoßen oder aus anderen Gründen nichtig sein oder werden, verpflichten sich beide Vertragsparteien, an ihre Stelle eine Vereinbarung treten zu lassen, die dem beabsichtigten wirtschaftlichen und juristischen Zweck nahe kommt. Die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestandteile wird hierdurch nicht berührt. Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, ohne die vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers Rechte und Pflichten aus dem Vertrag ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen. Keine der beiden Parteien ist für Versäumnisse oder Verzögerungen bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen verantwortlich zu machen, die auf höhere Gewalt wie Krieg, Brand, Überschwemmung, Aufstände, Streiks, Regierungsmaßnahmen sowie andere Gründe, die außerhalb der Kontrolle der entsprechenden Partei liegen (nachfol-gend Höhere-Gewalt-Situationen ), zurückzuführen sind. Die von der höheren Gewalt betroffene Partei ist verpflichtet, ihr möglichstes zu tun, um dem Schadensfall entgegenzuwirken und mit der anderen Partei Notfallmaßnahmen abzusprechen. Dauert die Höhere-Gewalt-Situation mehr als einen (1) Monat an, ist die nicht betroffene Partei jederzeit zur außerordentlichen Kündigung dieses Vertrages berechtigt Für den Fall von Widersprüchen oder Abweichungen zwischen Bestimmungen der Bestandteile dieser Vereinbarung gilt folgende Rangfolge: (i) das Auftragsdokument, (ii) die Anhänge, Anlagen und Ergänzungen, die in das Auftragsdokument eingebunden sind oder auf die im Auftragsdokument Bezug genommen wird, (iii) diese vorliegende Rahmenvereinbarung Software as a Service, (iv) die Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Auftraggebers Die abgeschlossene Vereinbarung gilt in Rechten und Pflichten auch für alle

8 Rechtsnachfolger der Vertragsparteien Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sind als solches zu kennzeichnen und bedürfen der Schriftform. Auch die Aufhebung des Schriftformerfordernisses bedarf der Schriftform. Mündliche Nebenabreden gelten nur, wenn sie schriftlich bestätigt worden sind. Die Parteien verpflichten sich, Meinungsverschiedenheiten soweit möglich durch Verhandlungen beizulegen, die dem Grundsatz von Treu und Glauben verpflichtet sind. Die sich in ihren Rechten oder Ansprüchen benachteiligt erachtende Partei hat der anderen Partei unter Benennung des Konfliktgegenstandes zum Eintritt in Verhandlungen aufzufordern. Mit der Aufforderung zur Verhandlung einerseits und der Erklärung der Bereitschaft hierzu andererseits ist kein Anerkenntnis der der eigenen Auffassung widersprechenden Rechtsposition verbunden. Werden die Verhandlungen nicht innerhalb von 14 (vierzehn) Kalendertagen aufgenommen oder gelingt es den Parteien nicht, ihre Meinungsverschiedenheiten innerhalb von 30 (dreißig) Kalendertagen nach Beginn der Verhandlungen beizulegen, ist von den Parteien einvernehmlich und unverzüglich eine neutrale Person/Institution zu bestimmen und schriftlich festzulegen, welche die Verhandlungen der Parteien moderiert. Wird binnen 14 (vierzehn) Kalendertagen zwischen den Parteien keine Einigung auf eine neutrale Person/Institution erzielt, kann der vertraglich vorgesehene Rechtsweg beschritten werden. Wird innerhalb einer angemessenen Frist, längstens binnen 3 (drei) Monaten nach dem Termin der ersten Moderation, durch die neutrale Person/Institution keine einvernehmliche Lösung erzielt,kann ohne weitere Benachrichtigung der anderen Parteien der vertraglich vorgesehene Rechtsweg beschritten werden. Im Einzelfall notwendige Maßnahmen des einstweiligen Rechtsschutzes und der Beweissicherung bleiben zu jedem Zeitpunkt zulässig Für die Vereinbarung gilt ausschließlich deutsches Recht. Das UN-Kaufrecht [Überein-kommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf (CISG)] und die Kollisionsnormen sind ausgeschlossen. Anlage 1 Datenschutz Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung 1. Gegenstand, Zweck und Umfang der Datenverarbeitung 1.1 Der Auftragnehmer erhebt, verarbeitet oder nutzt die im Anhang genannten Daten (im Folgenden personenbezogene Daten ) während der Laufzeit des Vertrages im Auftrag des Auftraggebers. Die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Durchführung des Vertrages und gemäß den Weisungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer erhebt, verarbeitet oder nutzt die personenbezogenen Daten im Auf-trag des Auftraggebers zu den im Anhang genannten Zwecken. 1.2 In Eilfällen können durch bevollmächtigte Mitarbeiter des Auftraggebers den Mitarbeitern des Auftragnehmers Weisungen auch mündlich erteilt werden. Diese bedürfen der unverzüglichen schriftlichen Bestätigung durch den Auftraggeber. 2. Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer wird die für ihn anwendbaren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen beachten und deren Einhaltung regelmäßig überprüfen. Er wird das Datengeheimnis wahren und hat bei der

9 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ausschließlich Beschäftigte einzusetzen, die auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. Er hat insbesondere sicherzustellen, dass alle Personen, die mit der Durchführung des Vertrags betraut sind, sorgfältig ausgewählt werden, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten oder mit dessen Hilfe erarbeiteten Informationen nicht an Dritte weitergeben oder sonst unbefugt verwenden. 3. Technische und organisatorische Maßnahmen 3.1 Der wird entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der Daten des Auftraggebers gegen Missbrauch und Verlust treffen. 3.2 Der Auftragnehmer verhindert, dass bei der Übertragung personenbezogene Daten so-wie beim Transport von Datenträgern die Daten unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können. 3.3 Darüber hinaus hat der Auftragnehmer insbesondere die im Anhang beschriebenen Maßnahmen getroffen und verarbeitet zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt. 4. Rechte der Betroffenen 4.1 Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Wahrung der Rechte der Betroffenen. Sie sind von diesen gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber über die etwaige Geltendmachung solcher Rechte sofort zu unterrichten und ihn hierbei vollumfänglich, insbesondere jedoch im Hinblick auf die Auskunftserteilung, Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten zu unterstützen. 5. Begründung von Unterauftragsverhältnissen 5.1 Der Auftragnehmer ist nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt, Subunternehmer mit der Erfüllung von Aufgaben aus diesem Vertrag zu beauftragen. In diesem Fall hat er sicherzustellen, dass die Regelungen dieser Vereinba-rung auch von den Subunternehmern eingehalten werden. 6. Kontrollrechte, Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers 6.1 Der Auftragnehmer gewährt dem Auftraggeber die zur Auftragskontrolle notwendigen Zutrittssowie Einsichts- und Zugriffsrechte. Er berichtet dem Auftraggeber schriftlich vor Beginn der Durchführung der Datenverarbeitung und dann regelmäßig über die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. 6.2 Der Auftraggeber kann sich nach rechtzeitiger Anmeldung zu Prüfzwecken während der üblichen Geschäftszeiten von der Angemessenheit und Umsetzung der Maßnahmen zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Erfordernisse der für die Auftragsdatenverarbeitung einschlägigen Vorschriften überzeugen. 6.3 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf schriftliche Anforderung al-le Auskünfte zu geben, die zur Durchführung einer umfassenden Auftragskontrolle erforderlich sind. 6.4 Bei Störungen, dem Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder anderen Unregelmä-ßigkeiten bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers ist dieser unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird seinerseits bei der Feststellung von Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die er bei der Prüfung von Arbeitsergebnissen oder Audits feststellt, unverzüglich den Auftraggeber informieren 7. Pflichten bei Beendigung des Vertragsverhältnisses 7.1 Bei Beendigung des Vertrages verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle ihm im Rahmen dieses Vertrags übermittelten oder von ihm selbst im Auftrag des Auftraggebers erhobenen Daten oder mit dessen Hilfe erarbeiteten Informationen auf Verlangen des Auftraggebers an diesen zu übermitteln und nach erfolgreicher Übermittlung zu löschen. Verlangt der Auftraggeber trotz schriftlicher Aufforderung keine Übermittlung, sind die Daten nach einem weiteren Hinweis auf ihre Vernichtung zu löschen. 7.2 Insbesondere Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend den

10 jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hin-aus aufzubewahren. Der Auftraggeber kann hiervon eine Kopie anfordern. 7.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus Stillschweigen über die ihm im Zusammenhang mit dem Auftrag bekannt gewordenen Daten zu wahren. Anlage Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Daten Datenarten: Adressen, Termine, persönliche Daten Zweck und Umfang der Datenverarbeitung: Synchronisierung von Adressen, Terminen und Listen. Anreichern von Datenbeständen. Weitergabekontrolle: Daten werden nicht weitergegeben. Zugriff und Nutzung nur durch den Auftragnehmer/Nutzer. Auftragskontrolle: Verpflichtung des Personals der Datenverarbeitung auf das Datengeheimnis Verfügbarkeitskontrolle: Ausarbeiten eines Datensicherungskonzeptes. Einrichtung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung. Restorefunktion für Infrastruktur und Daten testen. Sicherungen dokumentieren und aufbewahren.

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