Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten

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1 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten Bereich: ZDÜ - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzung 2 3. Rechtliche Information 3 4. Vorgehensweise Registrierung bei Mein ELSTER Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten Details Elektronische Zertifikate Mit und ohne Authentifizierung übermitteln Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater Verlängerung des ELSTER-Software-Zertifikats Passwort (PIN) zum ELSTER-Software-Zertifikat vergessen 15

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung. Dabei werden die Steuerdaten mit einem elektronischen Zertifikat signiert. 2. Voraussetzung Für den authentifizierten Versand benötigen Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat. Das Zertifikat hat die Wirkung einer elektronischen Unterschrift, über die Sie eindeutig als Datenübermittler identifiziert werden können. Das ELSTER-Software-Zertifikat erhalten Sie bei der Registrierung bei Mein ELSTER. Bei Mein ELSTER handelt es sich um das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung, über das jeder Steuerpflichtige ein kostenloses elektronisches Zertifikat erhalten kann. Die Internetadresse von Mein ELSTER lautet:

3 Seite 3 3. Rechtliche Information Die gesetzlichen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung sind in der Abgabenordnung ( 87a AO) sowie in der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) geregelt. Gemäß 6 Abs. 1 StDÜV ersetzt bei der Übermittlung von Steuerdaten die Authentifizierung des Datenübermittlers die persönliche Unterschrift auf Steuererklärungen. Elektronisch authentifizierte Übermittlung Beachten Sie die Pflicht zur elektronischen authentifizierten Übermittlung für folgende Fälle: Steuerart Pflicht zur authentifizierten Übermittlung ab Einkommensteuererklärung unter Mitwirkung von Angehörigen steuerberatender VZ Berufe Einkommensteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige (ESt 1 C) VZ Einkommensteuererklärung mit der Anlage EÜR 34a EStG VZ Umsatzsteuererklärung VZ Gewerbesteuererklärung EZ Gesonderte und einheitliche Feststellung VZ Gesonderte Feststellung VZ Körperschaftsteuererklärung (KSt 1A) VZ Körperschaftsteuererklärung für Vereine (KSt 1B) VZ Körperschaftsteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige (KSt 1 C) VZ (erstmaliger authentifizierter Versand in VZ 2013) E-Bilanz (Jahresabschluss) VZ 2013 (erstmaliger authentifizierter Versand in 2014) E-Bilanz (Eröffnungsbilanz) (bei Unternehmensgründung in 2013) Kapitalertragsteuer-Anmeldung VZ Lohnsteuerbescheinigung VZ Umsatzsteuer-Voranmeldung Antrag auf Dauerfristverlängerung Anmeldung der Sondervorauszahlung für alle Anmeldezeiträume Lohnsteuer-Anmeldung Zusammenfassende Meldung 1VZ 2EZ Veranlagungszeitraum Erhebungszeitraum

4 Seite 4 Elektronischen Übermittlung Beachten Sie die Pflicht zur elektronischen Übermittlung für folgende Fälle: Steuerart Pflicht zur elektronischen Übermittlung ab Einkommensteuer mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft3 VZ Gewerbebetrieb3 Selbstständiger Arbeit3 3Übermittlung ohne Authentifizierung nur zulässig, wenn kein Angehöriger der steuerberatenden Berufe mitgewirkt hat Einkommensteuererklärungen ohne die oben aufgeführten Anlagen müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Sie können in gedruckter Form bei der Finanzverwaltung eingereicht werden. Bei Abgabe einer Steuererklärung ohne Authentifizierung muss die komprimierte Steuererklärung nach dem Sendevorgang ausgedruckt, vom Steuerpflichtigen unterschrieben und auf dem Postweg an das Finanzamt übermittelt werden. Dies entfällt bei authentifizierter Datenübermittlung. Agenda empfiehlt generell die Übermittlung mit dem authentifizierten Verfahren. Das Verfahren bietet folgende Vorteile: Alle oben genannten Anmeldungen und Erklärungen werden einheitlich übermittelt. Sie profitieren von einem Höchstmaß an Sicherheit bei der Datenübermittlung an die Finanzverwaltung. Wegfall der komprimierten Erklärung bei Steuerberatern Die Finanzverwaltung hat für Angehörige der steuerberatenden Berufe die komprimierte Erklärung abgeschafft. Dies gilt für Steuererklärungen ab dem Veranlagungszeitraum Die komprimierte Erklärung wird ersetzt durch ein sogenanntes Freizeichnungsdokument. Damit kann der Mandant (Steuerpflichtiger) dem Steuerberater die Vollständigkeit und Richtigkeit der Steuererklärung bestätigen.

5 Seite 5 4. Vorgehensweise 4.1. Registrierung bei Mein ELSTER Das elektronische Zertifikat erhalten Sie über eine Registrierung bei Mein ELSTER. Sie können wählen zwischen dem persönlichen Zertifikat Organisationszertifikat Zertifikat Agenda-Empfeh- Beschreibung lung Persönliches Zertifikat Nicht empfohlen Organisationszertifikat Empfohlen Das persönliche Zertifikat ist für jeden Steuerpflichtigen gedacht, der über eine private Steuernummer verfügt. Die Registrierung kann auch mit der persönlichen Steueridentifikationsnummer durchgeführt werden. Das Organisationszertifikat ist für alle Firmen, Gesellschaften, Vereine usw. gedacht, die über eine betriebliche Steuernummer verfügen. 1. Organisationszertifikat bei Mein ELSTER beantragen 1. Browser starten und diese Internetadresse eingeben: 2.»Zertifikatsdatei (empfohlen)«wählen und auf <Auswählen> klicken. Achtung ZDÜ unterstützt für den elektronischen Versand ausschließlich die Zertifikatsdatei!

6 Seite 6 3. Als Registrierungsart»Für eine Organisation (Arbeitgeber, Firma, Verein)«wählen und auf <Weiter> klicken. 4. Registrierung durchführen. Alle erforderlichen Angaben eingeben. Name des Benutzerkontos: Wurde bereits in der Vergangenheit eine Registrierung vorge nommen, müssen Sie bei der erneuten Registrierung einen neuen Namen verwenden. Die Angaben werden an die Finanzverwaltung übermittelt und überprüft. Sie erhalten eine mit einem Bestätigungslink. Bestätigungslink anklicken. Sie erhalten eine weitere mit einer Aktivierungs-ID. Die Aktivierungs-ID benötigen Sie für die spätere Freischaltung Ihres Benutzerkontos bei Mein ELSTER. Nach Prüfung der Angaben schickt die Finanzverwaltung per Post einen Aktivierungscode (Dauer bis zum Erhalt: ca. 5 Tage). Hinweis Fragen bzgl. der Registrierung richten Sie direkt an ELSTER. Dort finden Sie häufige Fragen (FAQ). Die Agenda-Hotline kann leider keine Auskunft geben.

7 Seite 7 2. Benutzerkonto bei Mein ELSTER freischalten und Zertifikat speichern 1. Benutzerkonto mithilfe der Aktivierungs-ID und des Aktivierungscodes bei Mein ELSTER freischalten. Während der Freischaltung Ihres ELSTER-Benutzerkontos erhalten Sie das elektronische Zertifikat. 2. Zertifikat mit Vergabe einer PIN auf Ihrer Festplatte speichern. Die PIN kann später über Mein ELSTER geändert werden. Achtung Die PIN darf maximal 20 Stellen lang sein! Agenda ZDÜ lehnt längere PINs beim Versand ab. 3. Speicherort des Zertifikats notieren, um es in der Agenda-Software hinterlegen zu können. Hinweis Als Speicherort am besten einen Ordner im Agenda-Installationsverzeichnis anlegen (z. B. Laufwerk:\Agenda\ZDUE\Elster-Zertifikat\). Dann wird das Zertifikat bei Ihrer regelmäßigen externen Datensicherung automatisch mitgesichert! Standard-Speicherort des ELSTER-Software-Zertifikats Der Standard-Speicherort des ELSTER-Software-Zertifikats ist bei Windows 7, Windows 8 bzw. 8.1 oder Windows 10: C:\Users\Benutzername oder C:\Benutzer\Benutzername Beispiel für Benutzername»Mueller«: C:\Benutzer\Mueller Der Dateiname des Zertifikats enthält i. d. R. folgenden Zusatz: _elster_2048 Die Dateiendung lautet: *.pfx

8 Seite Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen Für die Übermittlung können als Absenderangaben entweder die Kanzlei- oder die Mandantendaten verwendet werden. 1. Kanzleidaten oder Mandantendaten als Absender festlegen 1. Anwendung ZDÜ starten (z. B. über»arbeitsplatz Alle Anwendungen Zentrale Datenübermittlung). 2.»Optionen ZDÜ-Optionen«wählen. 2. Wenn die Kanzleidaten als Absender verwendet werden sollen 1. ARBEITSPLATZ:»Bestand Kanzleidaten bearbeiten«öffnen. 2. Auf Register»ELSTER-Zertifikate«klicken. 3. Alle drei Optionen in der Gruppe»Authentifiziertes Versenden«aktivieren (wenn gewünscht). 4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen. Hinweis Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Kanzleien genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort ein Software-Zertifikat (wie beschrieben).

9 Seite 9 3. Wenn die Mandantendaten als Absender verwendet werden sollen 1. Mandanten öffnen: beiten«.»arbeitsplatz Mandant Neuanlage & Bearbeiten Adressdaten bear- 2. Auf Register»ELSTER-Zertifikate«klicken. 3. Alle drei Optionen in der Gruppe»Authentifiziertes Versenden«aktivieren (wenn gewünscht). 4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen. Hinweis Möchten Sie das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Mandanten nutzen, hinterlegen Sie auch dort ein Software-Zertifikat (wie beschrieben).

10 Seite Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten Die Steuerdaten können entweder in den Anwendungen direkt oder über Agenda ZDÜ versendet werden. Gehen Sie in Agenda ZDÜ wie folgt vor: Daten authentifiziert übermitteln 1. Steuerdaten in den folgenden Anwendungen bereitstellen: Agenda FIBU, LOHN, ESt, USt, GewSt, GuE und KSt bereitstellen. Die genaue Vorgehensweise finden Sie in der jeweiligen Anwendung oder in Nr Schnelleinstieg ZDÜ beschrieben. 2. Agenda ZDÜ starten. Klick auf die Favoriten: Anmeldesteuern Register: Bereitgestellte Anmeldesteuern Jahressteuererklärungen Register: Bereitgestellte Jahressteuererklärungen Jahresabschlüsse Register: Bereitgestellte Jahresabschlüsse Lohnsteuerbescheinigungen Register: Bereitgestellte Lohnsteuerbescheinigungen 3. Schaltfläche <Daten senden> anklicken, um die Steuerdaten zu versenden. 4. PIN eingeben. Das ist bei jedem Übermittlungsvorgang notwendig. Hinweis Wenn die Kanzleidaten als Absenderangabe verwendet werden, werden alle Steuerdaten in einem Schritt mit der PIN verschickt. Werden die Mandantendaten als Absenderangabe verwendet, ist bei jedem Mandanten die PIN für das entsprechende Zertifikat einzugeben. 5. Die Übertragungsprotokolle werden automatisch nach dem Sendevorgang gedruckt. Hinweis In den gesendeten Jahressteuererklärungen (»Bearbeitung Jahressteuererklärungen Register: Gesendete Jahressteuererklärungen«) und in den gesendeten Jahresabschlüssen (»Bearbeitung Jahresabschlüsse Register: Gesendete Jahresabschlüsse«) erkennen Sie an der Spalte»Authentifiziert«, ob die Daten mit Zertifikat versandt wurden. Informationen zum Sofortversand in den Anwendungen FIBU, LOHN und in den Steueranwendungen finden Sie in Nr Schnelleinstieg ZDÜ.

11 Seite Details 5.1. Elektronische Zertifikate Über Mein ELSTER können Sie drei unterschiedliche elektronische Zertifikate erhalten: Registrierungsart Erläuterung Software-Zertifikat Bei dieser Registrierungsart wird das Zertifikat als verschlüsselte Datei auf einem Rechner gespeichert. Die Registrierungsart ist kostenlos. Nur dieses Zertifikat kann für den Versand von Daten in Agenda ZDÜ verwendet werden. Sicherheitsstick Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einem kostenpflichtigen USB-Stick, der mit einem Schutzmechanismus ausgestattet ist. Das Zertifikat wird nicht für die Datenübermittlung mit Agenda ZDÜ unterstützt. Der Sicherheitsstick kann nur für die Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) verwendet werden. Nr Vorausgefüllte Steuererklärung Signaturkarte Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einer Signaturkarte. Die Signaturkarte erwerben Sie von einem Anbieter für Signaturkarten, z. B. die Bundesdruckerei (D-Trust). Die Signaturkarte ist Voraussetzung für die elektronische Steuerkontenabfrage ( Nr Elektronische Steuerkontenabfrage) und kann auch für die Vorausgefüllte Steuererklärung ( Nr Vorausgefüllte Steuererklärung) genutzt werden. Für die authentifizierte Datenübermittlung per Agenda ZDÜ kann die Signaturkarte nicht verwendet werden.

12 Seite Mit und ohne Authentifizierung übermitteln Grundsätzlich kann man für den gleichen Mandanten die Steuerdaten mit und ohne Authentifizierung übermitteln. Dies wird nicht empfohlen. Wenn das authentifizierte Verfahren bereits verwendet wurde, sollten Sie es auch weiterhin nutzen. Mischen Sie nicht die Übermittlung mit oder ohne Authentifizierung bei einer Art von Steuererklärungen. Anderenfalls erhalten Sie eine Rückfrage seitens der Finanzverwaltung. Hinweis Bei Mischung der Verfahren sortiert die Finanzverwaltung die Steuererklärungen aus. Sie werden am folgenden Tag gesondert geprüft. Dies führt bei Versand am gesetzlichen Übermittlungstermin zu einer Fristüberschreitung, was Verspätungszuschläge zur Folge haben kann. Sie können allerdings das authentifizierte Versenden bei Lohnsteuerbescheinigungen verwenden und dennoch z. B. Einkommensteuererklärungen des gleichen Mandanten ohne Authentifizierung versenden Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater Wenn Sie einen Mandanten einer anderen Kanzlei übernehmen und der Mandant bereits an der authentifizierten Datenübermittlung teilgenommen hat, informieren Sie am besten die Finanzverwaltung. Dadurch werden Rückfragen wegen des abweichenden Zertifikats vermieden. Wenn nicht bekannt ist, ob der Mandant bereits authentifizierte Daten übermittelt hat, wenden Sie sich ebenfalls an die Finanzverwaltung. Damit werden Verzögerungen bei der Bearbeitung vermieden.

13 Seite Verlängerung des ELSTER-Software-Zertifikats 1. Absenderangaben in ZDÜ In ZDÜ prüfen, welche Absenderangaben verwendet werden:»optionen ZDÜ-Optionen«. 2. Speicherpfad, wenn Absender = Kanzlei Bei Absenderdaten = Kanzleidaten gehen Sie wie folgt vor: Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:»arbeitsplatz Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register: ELSTER-Zertifikate«. Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren. Beispiel für Speicherpfad: D:\Elster-Zertifikat\Simon & Partner GmbH_Elster_2048.pfx

14 Seite Speicherpfad, wenn Absender = Mandant Bei Absenderdaten = Mandantendaten gehen Sie wie folgt vor: Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:»arbeitsplatz Mandant Neuanlage & Bearbeiten Mandant wählen Schaltfläche: Bearbeiten Register: ELSTER-Zertifikate«. Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren. Beispiel für Speicherpfad: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx 4. ELSTER-Zertifikat bei Mein ELSTER verlängern 1. Folgende Internetadresse in den Browser eingeben: 2. Mit Zertifikatsdatei einloggen: 3. Mit Klick auf <Durchsuchen> Pfad zum Software-Zertifikat hinterlegen (im Beispiel: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx).

15 Seite Passwort (PIN) erfassen. Auf <Login> klicken. 5. Das Software-Zertifikat wird verlängert. Software-Zertifikat unter dem gleichen Pfad und dem gleichen Namen speichern wie das ursprüngliche Zertifikat (im Beispiel: D:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx). 6. Neues Zertifikat laut Anweisungen aktivieren. 7. Verlängertes ELSTER-Software-Zertifikat wie unter Seite beschrieben hinterlegen Passwort (PIN) zum ELSTER-Software-Zertifikat vergessen Haben Sie das Passwort zu Ihrem ELSTER-Software-Zertifikat vergessen, ist eine Neuregistrierung bei Mein ELSTER erforderlich. Für die Zertifikatsdatei kann kein neues Passwort ausgestellt werden.