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1 Dokumenten-Management sofortiger Mehrwert durch Arbeiten in Wolke Versperrt Papier auch Ihnen den Blick für das Wesentliche? Pro Dokument ggmbh Dokumenten-Management-Center Kassel 1

2 Cloud Computing arbeiten in der Wolke Ziel von Cloud Computing ist, alles als dynamisch nutzbaren Dienst zur Verfügung zu stellen Rechenkapazität Datenspeicher Fertige Softwarelösung beliebige andere Dienste Die Abrechnung erfolgt nutzungsabhängig Anzahl der Dokumente Anzahl der Benutzer Nach Kundenbedarf: Anzahl der Module und Services 2

3 Zeit und Raum Wie viel Raum muss zukünftig vorgehalten werden? Wie viel Zeit muss für die Suche auf solche Akten verwandt werden? 3

4 Was ist Dokumenten-Management? Einscannen Ihrer [unstrukturierten] Dokumente, Belege,... von der Visitenkarte bis zur A0-Zeichnung und wertvolle historische Bücher automatische elektronische Archivierung Ihrer ausgehenden [strukturierten] Dokumente Verschlagworten [Attributieren] der einzelnen Dokumente, um sie wieder finden zu können Ablegen der nun digitalen Dokumente auf portablen Datenträgern oder Daten-Servern (inhouse; hosted) Workflow-Unterstützung Aktenvernichtung 4

5 Ihr Nutzen Platzersparnis Papier-Archive können aufgelöst werden Kostenersparnis Schnellerer Zugriff auf relevante Daten Keine unnötigen Kopien und Drucke mehr Effizienterer Arbeitsablauf (workflow) in Unternehmen Personalreduktion bzw. Umverteilung in Formatvorlage andere Arbeitsfelder des Untertitelmasters durch Klicken Reduzierung des Kopier- und Druckvolumens zwischen 40% und 70% Steigerung der Kundenzufriedenheit schnellere Rückmeldung bei Klärungsbedarf sofortige Hilfestellung 5

6 Ihr Nutzen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Schluss mit der langwierigen Sucherei Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität Fehlerquellenminimierung Sicherung von Dokumenten vor Verfall und Verlust Vergilben von Dokumenten dauerhafte Sicherung der Lesbarkeit Schutz vor Feuchtigkeit Einwirkungen von höherer Gewalt (Feuer/Wasser) Einbruch/Diebstahl/Vandalismus 6

7 Wie machen Sie Ihre analoge Dokumenten- Ablage heute? Papier lochen Papier heften Papier in Ordner sortieren Papier in Hängeregister sortieren Ablage im Aktenschrank Ablage im Keller Entscheidend: der physikalische Ort Nachteil: kennen Sie den physikalischen Ort nicht, ist ein Dokument in der Regel unwiederbringlich verloren! 7

8 Wie machen Sie Ihre digitale Dokumenten- Ablage heute? Vergabe von Dateinamen Ablage im Dateisystem Entscheidend: der physikalische Ort Titelmasterformat durch Entscheidend: Klicken der Dateiname physikalisch vergebene Nachteil: kennt man den Ort oder den Dateinamen nicht, ist die Suche in der Regel langwierig und oftmals ergebnislos Sie finden das relevante Dokument nicht! 8

9 Was ist Verschlagworten (Attributierung)? Indizieren von Dokumenten Vergabe von Worten, nach denen Sie suchen wollen Suchwortvergabe Nach Formatvorlage welchen des Untertitelmasters durch Klicken Suchbegriffen suchen Sie derzeit relevante Dokumente? 9

10 Wie werden Dokumente in einem DMS verwaltet? Nicht der Ort ist entscheidend sondern die Vergabe von Attributen vergleichbar mit einer chaotischen Lagerhaltung (wie bei amazon.de) 10

11 Physikalischer Workflow Bearbeitung Prüfung Freigabe Archiv FiBu 11

12 Spätes Archivieren Bearbeitung Titelmasterformat Prüfung durch Klicken Freigabe Archiv FiBu d.3 db 12

13 Frühes Archivieren Bearbeitung Titelmasterformat Prüfung durch Klicken Freigabe Archiv FiBu d.3 db 13

14 Digitaler Workflow: aktuelle Nachverfolgbarkeit 14

15 Digitaler Workflow: individuelle Eingabemasken 15

16 DMS Ihr zentraler Datenpool lokal oder in der Wolke! 16

17 Vorraussetzungen für f r Digitalisierung Hardware Software KnowHow Produktiv-Dokumenten-Scanner Client PCs Server + Backup-System Aktenvernichtung? Capturing-Software (Netzwerkfähig wg. Datensicherheit) VRS (Virtual Rescan) Grafiksoftware Virenschutz / Firewall DMS-Systeme Rechtliche Aspekte der Digitalisierung Stapelverarbeitung Datensicherheit Grafikverarbeitung Programmierung Datenbanksysteme Verfahrensbeschreibung und ggf. Zertifizierung 17

18 Handlungsleitfaden zur elektronischen Archivierung unter Mitwirkung der Pro Dokument ggmbh veröffentlicht Der Handlungsleitfaden des BMWi zeigt, was Sie beachten müssen, um revisionssicher und beweissicher jetzt zu archivieren in spe zu transformieren 18

19 Handlungsleitfaden zur elektronischen Archivierung unter Mitwirkung der Pro Dokument ggmbh veröffentlicht Der Handlungsleitfaden des BMWi zeigt, was Sie beachten müssen, um revisionssicher und beweissicher jetzt zu scannen 19

20 DMS-Möglichkeiten... Dokumenten-Management als 1. Inhouse-Softwarelösung + selbst scannen 2. Inhouse-Softwarelösung + Scandienstleistung 3. Software + Scandienstleistung + Hosten der Digitalisate [Part-Cloud Computing] 4. Software als Software as a Service (SaaS) + Scandienstleistung + Hosten der Digitalisate [Cloud Computing] 20

21 DMS in der Wolke nutzen Ihr Nutzen bei Software as a Service (SaaS) Stationäres, standortübergreifendes und mobiles Arbeiten scannen recherchieren und Workflow in Firma, im Zug, im Hotel, im Home- Formatvorlage Office des Untertitelmasters durch Klicken...in und mit einem umfassenden Datenpool bei einer Ausfallsicherheit von 99,99% p.a. 21

22 Inhouse Scannen und DMS als Cloud-Dienstleistung (SaaS( SaaS) Inhouse Scannen: Minimale Investition in Hardware und Software Keine UPdates und Wartung Keine Administration Geringer Schulungsaufwand Internet Pro Dokument: Profilierung des Auftrages Konvertierung Indexierung Hosten und Saas Datensicherung 22

23 DMS in der Wolke nutzen Ihr Nutzen bei Software as a Service (SaaS) Keinen finanziellen und zeitlichen Aufwand für Administration Investition in Software Investition in Hardware Wartung, UpDates und UpGrades Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich um nichts kümmern! und widmen sich umfänglich Ihren Kernaufgaben 23

24 Lösungsansatz: professionelle Scandienstleistungen 24

25 Vom Papier zum nutzbaren digitalen Dokument (garantierte Ausfallsicherheit 99,99%) 3.1. Verschlagworten 3.2. db-validierung 2. Scannen 4.1. Scandienstleistung mit Suchsoftware auf mobilem Datenträger 4.3. Data Hosting 1. Belegvorbereitung 4.4. Software as a Service (SaaS) 25

26 Vom Papier zum nutzbaren digitalen Dokument (Arbeiten in der Wolke mit garantierter Ausfallsicherheit von 99,99%) 3.1. Verschlagworten 3.2. db-validierung 2. Scannen 4.1. Scandienstleistung mit Such-Software auf mobilem Datenträger Titelmasterformat 4.2. Scandienstleistung durch + eigenes Klicken DMS 4.3. Data Hosting (ASP) 1. Belegvorbereitung 4.4. Software as a Service (SaaS) 26

27 Sicherer Online-Zugriff auf Ihre Daten (SaaS( und Hosting) (Arbeiten in der Wolke mit garantierter Ausfallsicherheit von 99,99%) Pro Dokument ggmbh Dokumenten-Management-Center Kassel Internet Ihr Unternehmen 27

28 Referenzen Alpha Steuerberatungsgesellschaft, Kassel Amtsgericht Fritzlar Amtsgericht Kassel Asklepios Klinik, Bad Wildungen Baunataler Diakonie Kassel e.v. Regierungspräsidium Kassel Rheinmetall Landsysteme GmbH Ried-Blitzschutz GmbH, Hünstetten Titelmasterformat RT durch Reprotechnik, LeipzigKlicken Sartorius BBI Systems GmbH, Melsungen Schlösser und Gärten, Kassel science4you Online-Monitoring, Bonn Securitas Alert Services GmbH, Mannheim Seebach GmbH, Vellmar Daimler Chrysler AG, NL Kassel Eaton Fluid Power AG, Hann. Münden Elisabeth Krankenhaus, Kassel Fachverband Betonbohren und -Sägen Deutschland, Bad Arolsen GABO IDM GmbH, Erlangen Gebäude Management Schleswig-Holstein AöR, Kiel Job-Gesellschaft mbh, Wiesbaden Handwerkskammer Kassel Hephata, Schwalmstadt Hessisches Finanzgericht Hessisches Staatsarchiv Hessisches Verwaltungsgericht Industrie und Handelskammer, Kassel Stadtentwässerung Staatsanwaltschaft Kassel Hann. Münden Staatsbauamt Kassel Städt. Werke Kassel Jacob & Sozien Kasseler Bank Kasseler Verkehrsgesellschaft Kassel Tourist Kasseler Werkstatt KIRCHNER Bauunternehmung GmbH, Bad Hersfeld Landgericht Kassel Landesamt für Natur und Umwelt des Landes Schleswig Holstein Landeswohlfahrtsverband Hessen LVA Kassel Marsh Versicherungen, Frankfurt Multi-M GmbH, Hamburg Oppermann GmbH, Vellmar Piller Industrieventilatoren GmbH, Moringen Piper Aircraft, Calden Regel & Messtechnik GmbH, Kassel SMA Technologie AG, Kassel Stadt Kassel Stadt Hann.Münden Stadtreiniger Kassel Steinbach & Partner GmbH, Kassel Technoform Extrusion Tooling GmbH, Fuldabrück Technoform Kunststoffprofile GmbH, Lohfelden Technoform Glasinsulation, Kassel Universität Kassel Verlag für Binnenwasserstrassenkarten und Verlagserzeugnisse, Düren Walter-Fenster, Kassel 28

29 Pro Dokument gemeinnützige GmbH 100%-Tochter der Sozialgruppe Kassel e.v. (Kasseler Werkstatt) gemeinnützige GmbH mit selbstloser Zielsetzung, langfristige Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen bereitzustellen Pro Dokument ggmbh derzeit 95 Mitarbeiter Komplett-Dienstleister für digitale Archivierung Dokumente pro Tag und Schicht 24-Stunden-Onlinezugriff (Hosting + SaaS) [Cloud Computing] Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008 Software-Hersteller übergreifendes DMS-Projekt-Consulting bei Einführung eines eigenen DMS-Systems 29

30 Kasseler Werkstatt Aktenvernichtung Nach Datensichheitsstufe 3 [DIN 32757, Standard Bundeszentralbank] 8 Tonnen pro Tag Ordneraufbereitung und Verkauf 30

31 Ihre Fragen sind willkommen! Weitere Informationen im Internet unter: 31

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