Dr. Frantisek Bumba, Geschäftsführer bei e-integration

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1 PROmitea beweist, dass eine leistungsfähige e-procurement-lösung nicht kompliziert sein muss, um hervorragende Resultate zu erzielen. Dr. Frantisek Bumba, Geschäftsführer bei e-integration Ziel Optimale Einkaufskonditionen unter Vorgabe qualitativer und quantitativer Kriterien erzielen. Einkaufsprozess dauerhaft vereinfachen und Projektlaufzeiten verkürzen. Lösung Einsatz der e-procurement-lösung PROmitea von e-integration zum Definieren und Durchführen elektronischer Ausschreibungen und Auktionen. Die extrem flexible Cloud-Lösung PROmitea integriert den Beschaffungsprozess vom RFI/RFQ über die Auktion bis zum Order2Pay (O2P). Ergebnisse Ersparnis von rund 10 Prozent beim Einkauf von hochwertigem, maschinell verarbeitbaren Vlies Intuitiv Bedienbar: schnelles Definieren der Ausschreibung und Einstellen der Auktion Anwenderfreundlich: Lieferanten können ohne Vorkenntnisse an der Ausschreibung und der Auktion teilnehmen Zeitersparnis: Erfolgreicher Abschluss der Auktion innerhalb von nur 45 Minuten Einfache Dublizierung: Auktion lässt sich bei Bedarf mit Minimalaufwand wiederholen

2 e-procurement: Optimale Einkaufskonditionen mit PROmitea finden Weicher Vlies, hart verhandelt Beschaffungsprozess vereinfachen, besten Preis finden, strenge Qualitätsvorgaben einhalten Maschinell verarbeitbares Vlies in Top-Qualität zu optimalen Einkaufskonditionen beschaffen an dieser Aufgabe musste sich PROmitea beweisen. Bereits nach der ersten Auktion war ein deutsches Traditionsunternehmen begeistert: Dank der leicht bedienbaren e-procurement-lösung erzielte der Hersteller eine Ersparnis von rund 10 Prozent. Mit minimalem Aufwand kann er zudem die einmal definierte Auktion anpassen und erneut einstellen und so weitere Zeit und Ressourcen sparen. 2

3 Vlies ist Hauptbestandteil vieler Hygieneund Kosmetikprodukte und daher einer der wichtigsten Rohstoffe für das deutsche Familienunternehmen. Es suchte eine Möglichkeit, den Einkauf von Produktionsmitteln dauerhaft effizienter zu gestalten. Dabei sollten moderne Tools und Prozesse zum Einsatz kommen, die sich an das eigene ERP-System anbinden lassen. Die Einkaufsleiterin hatte auf Vertriebsseite bereits Erfahrungen mit e-procurement- Systemen gesammelt. Komplexität und komplizierte Bedienung disqualifizierten diese jedoch. Schließlich sollte mit den Einkaufspreisen auch der Zeit- und Ressourcenaufwand im Beschaffungswesen sinken und nicht steigen. Auf einer Veranstaltung wurde sie auf PROmitea von e-integration aufmerksam. PROmitea ist eine Cloud-basierte e-procurement- Lösung für elektronische Ausschreibungen und Auktionen. Die Software integriert den Beschaffungsprozess umfassend vom Request for Information (RFI) und Request for Quotation (RFQ) über die Auktion bis zum Order2Pay (O2P). Die Lösung unterstützt Anwender dabei, optimale Einkaufskonditionen zu erzielen. Gleichzeitig kann sichergestellt werden, dass Lieferanten gewünschte qualitative und quantitative Vorgaben erfüllen. 3

4 Extrem flexibel und leicht bedienbar Leichte Bedienbarkeit stand bei der Entwicklung von PROmitea im Vordergrund, sagt Dr. Frantisek Bumba, Geschäftsführer der e-integration. Ausschreibung und Auktion sind mit einer minimalen Anzahl an Pflichtangaben angelegt. Die Software muss nicht erst aufwendig konfiguriert werden. Gleichzeitig bietet die Lösung einen sehr hohen Funktionsumfang, der sich flexibel nutzen und individuell an die eigenen Anforderungen anpassen lässt. In den meisten Anwendungsfällen ist das aber nicht nötig, denn die Grundfunktionen von PROmitea sind passend vorkonfiguriert. Durch das integrierte Klassifizierungssystem können Anwender Produkte schnell kategorisieren und effizient geeignete Lieferanten finden. Aktivitäten eingeloggter Auktionsteilnehmer zeichnet das System vollständig und revisionssicher auf. Das umfassende Reporting und die durchdachte, rollenbasierte Benutzerverwaltung ermöglichen einen transparenten Wettbewerb, unterstützen Compliance-Anforderungen und geben Rechtssicherheit. Zur Nutzung der Software reichen Browser und Internetanschluss. Eine aufwendige Installation auf eigener Server-Hardware ist nicht erforderlich. e-integration betreibt die Cloud-basierte Lösung in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hier werden auch alle Daten gespeichert. Durch das User-basierte Lizenzmodell erzielen PROmitea-Nutzer schnell einen Return on Investment (ROI). Schnelle Ausschreibung trotz vieler Kriterien Um seinem eigenen hohen Anspruch gerecht zu werden, achtet der Produzent bereits beim Einkauf darauf, dass Roh- und Grundstoffe strengen Qualitätsanforderungen genügen. Neben grundlegenden Kriterien wie Dicke und Breite muss das Vlies zudem bestimmte technische Spezifikationen erfüllen. Beispielsweise muss seine Reißfestigkeit hoch genug für das maschinelle Verarbeiten sein. Rund ein Dutzend Qualitätskriterien und weitere Bedingungen etwa Lieferzeiten und unterschiedliche Zahlungsziele wurden für die Ausschreibung definiert. Zudem nutzte das Unternehmen eine besondere Strukturierungshilfe von PROmitea: Definierte Produkte werden in Gruppen zusammengefasst. Dies hat den Vorteil, dass in der Auktion mehrere Produkte als Paket statt als Einzelposten abgefragt werden können. Dadurch sinkt der Aufwand für alle Beteiligten, während die Transparenz der Ausschreibung erhalten bleibt. 4

5 Optimaler Preis nach 40 Minuten Auktion Nach dem Request for Information (RFI) und dem Request for Quotation (RFQ) lud der Hersteller direkt aus PROmitea heraus vier geeignete Lieferanten ein, an der folgenden Auktion teilzunehmen. Diese erfolgte schließlich als English Reverse Auction (ERA) mit dem Preis als alleinigem Entscheidungskriterium. Beim Anlegen der Ausschreibung hatte der Auktionator definiert, welche Informationen die Lieferanten im klar strukturierten Gebotsraum von PROmitea einsehen können. Dank der intuitiven Bedienung konnten sie am Bieterprozess ohne jegliches Training teilnehmen. Nach einem rund 45 minütigem Bieterwettstreit stand der Sieger der Auktion: Mithilfe des für alle Beteiligten transparenten Vorgangs konnte der Hersteller rund 10 Prozent Preisreduktion erzielen. Bessere Einkaufskonditionen und schneller ROI Aufgrund der positiven Erfahrungen will das Unternehmen PROmitea weiter einsetzen. Durch den Einsatz der Cloud-basierten e-procurement-lösung PROmitea kann die Einkaufsabteilung die Vorteile der integrierten Beschaffung von der katalogbasierten Lieferantenauswahl bis zur revisionssicheren Dokumentation, vom elektronischen RFI bis zu den Auktionen und Konditionenverhandlungen vollständig ausnutzen. Das Unternehmen profitiert von besseren Einkaufskonditionen und schnellem ROI. Kontakte: Dr. Frantisek Bumba Tel.: Jörg Hövel Tel.: Peter Wutzler Tel.: