Föderales Informationsmanagement (FIM): Formularstandardisierung in der Praxis

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1 Föderales Informationsmanagement (FIM): Formularstandardisierung in der Praxis Dian Balta, Hendrik Scholta (wissenschaftliche Berater FIM) 18. Mai 2017, MEMO ERCIS, Münster

2 Aktuelle Situation Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) mit über Leistungen Mehrere Formulare pro Leistung Antrag, Bescheide, Urkunden, mitzubringende Unterlagen, Stark variierende Angaben, Bezeichnungen, Komplexität Prozesse für die Leistungserbringung unterschiedlich in Fachverfahren umgesetzt Verwaltungsebene, Große der Organisation, 2

3 Auch wenn nur < 2 Behördengänge/ Jahr Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Formulare (Volksmund) 3

4 Hintergrund: Digitale Verwaltung 2020 Umsetzung EGovG Ziel von E-Government sind Informations- Kommunikationsund Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell, einfach, sicher und kostengünstig Dies erfordert gemeinsames, koordiniertes Vorgehen vernetzte, arbeitsteilige Prozesse harmonisierte, standardisierte, interoperable IT 4

5 Herausforderungen und Ziele Rechtssprache Vollzugssprache Verknüpfung von Rechtsetzung, Organisation, IT und Fachlichkeit durch Harmonisierung Verringerung des redaktionellen Aufwands Heterogenität Standardisierung von Information Aufbau semantischer Interoperabilität zwischen Leistungen, Prozessen und Formularen Erstellung und Nutzung von Informationen in Verwaltungsverfahren verwaltungsebenen-, zugangskanal- und fachbereichsübergreifend 5

6 Die drei FIM-Bausteine Leistungsinformationen Formularinformationen Prozessinformationen 6

7 Informationen zu Verwaltungsverfahren Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen LeiKa-ID Erteilung einer Sportschützen-WBK Input Formular-ID Formular-ID Formular-ID Prozess-ID Output Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Öffentliche Verwaltung Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Formular-ID Antrag Sachkundeund Eignungsprüfung Formular-ID Bedürfnis- Bescheinigung Formular-ID Bescheinigung der Sachkunde Prozess-ID Bedürfnisprüfung Ausstellung des Dokumentes Formular-ID Waffenbesitzkarte Vereinfachte beispielhafte Darstellung 7

8 8 Stammtext

9 9 Stammprozess

10 10 Stammformular

11 11 Formularbaukasten

12 12 Wiederverwendung durch Standardisierung

13 Vorgehen im Baustein FIM-Formulare Top-down-Ansatz Rechtsnorm Gesetzgeber Wichtig: Ansätze möglichst unabhängig verfolgen und erst am Ende zusammenführen Umsetzung Übernahme Vordruck/ Muster Bund Land, Kommune Umsetzung und Erweiterung Umsetzung Übernahme Vordruck Land, Kommune Bottom-up-Ansatz Formularnutzer 13

14 Der Top-down-Ansatz: Wohngeldantrag Rechtsnormen WoGG WoGV WoGVwV Gesetzestextkommentare Weiterführende Rechtsnormen SGB HeimG; WEG AufenthG; FreizügG/EU XÖV XMeld; FIM-Stammprozesse 14

15 Der Bottom-up-Ansatz: Wohngeldantrag Formulare der Hauptstädte der Bundesländer Unterschiedliche abgefragte Informationen Unterschiedliche namen Unterschiedliche repräsentation Unterschiedliche anordnung 15

16 Miteinbeziehung aller föderalen Ebenen Die FIM-Bausteine Bundesbehörde Qualitätssicherung FIM-Bibliotheken Landesredaktion Kommunale Redaktion Erstellen/ Aktualisieren Prüfen Einstellen/Abruf Ergänzen/ Anpassen Ergänzen/ Anpassen Leistungsinformation Baukasten Stammtexte im LeiKa Formularinformation Baukasten Stammformulare in FMS Prozessinformation Baukasten Stammprozesse als BPMN Feedback Feedback Feedback 16

17 Kommunen Länder Föderal Bund FIM als Anwendung des IT-Planungsrats Bundesressort 1 Bundesressort 2 Bundesressort n Bundesredaktion E-Government Strategien / Programme der Länder Land 1 Land 16 Landesredaktion Landesredaktion E-Government Maßnahmen der Kommunen Kommune 1a Kommune 1n Kommune 16a Kommune 16n 17

18 Verzahnung von FIM Portalverbund Transaktionen auf Basis des Bürgerkontos Interoperable Service-Konten Verknüpfung von Prozessen Digitalisierungsprogramm IT- Planungsrat Bewerten und Fördern von IT- Lösungen Gestaltung und Prüfung von IT- Komponenten für Fachverfahren Verknüpfung über esense im EU- Kontext Quelle: BMI/ITI4, Fundstelle: IT-Planungsrat 18

19 FIM-Blick in die Glaskugel Für die öffentliche Verwaltung Aktualisierung nach Gesetzesänderungen Vorlagen zur Rechtsnormen Kernaufgaben statt auf Datentransformation > Portalverbund Für BürgerInnen und Unternehmen Nutzung verschiedener Online-Kanäle Vereinfachung bei der Beanspruchung von Leistungen Datenwiederverwendung über Bürgerkonto bis hin zu No-Stop-Shop Für Dienstleister der öffentlichen Verwaltung FIM-Methodik bei Land und Kommunen Wiederverwendung Baukastenprinzip Innovation durch interoperable Fachverfahren > One-Stop-Shop 19

20 Wissenschaftliche Berater FIM Formulare Dian Balta, fortiss GmbH An-Institut TU München Stellvertretender Projektleiter Telefon: Hendrik Scholta, ERCIS Münster Projektmitarbeiter Telefon: