Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung der Beschaffung von EDV-Komponenten

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1 TO 10 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA V - KAV-3/08 Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Prüfung der Beschaffung von EDV-Komponenten Tätigkeitsbericht 2008

2 KA V - KAV-3/08 Seite 2 von 13 KURZFASSUNG Das Kontrollamt hat Vergaben, welche die Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" (KAV) in den Jahren 2006 und 2007 insbesondere im Weg von Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung und von Direktvergaben für die Beschaffung von EDV-Komponenten durchführte, geprüft. Es zeigte sich, dass es für einen nicht unwesentlichen Teil der darauf entfallenen Leistungen angebracht gewesen wäre, einen Wettbewerb vorzunehmen bzw. Vergleichsangebote einzuholen.

3 KA V - KAV-3/08 Seite 3 von 13 INHALTSVERZEICHNIS 1. Vorbemerkung Feststellungen zu den Vergaben Empfehlung...10 Anhang ALLGEMEINE HINWEISE...12 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...13

4 KA V - KAV-3/08 Seite 4 von 13 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Vorbemerkung Die gegenständliche Prüfung des Kontrollamtes betraf Vergaben, die der KAV in den Jahren 2006 und 2007 insbesondere im Weg von Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung und von Direktvergaben für die Beschaffung von EDV-Komponenten durchführte. 2. Feststellungen zu den Vergaben 2.1 Im März 2006 beschaffte der KAV von der D. AG für das zentrale Speichersystem (SAN) - im SAN (Storage Area Network) erfolgt die Zusammenführung bzw. Speicherung der auf diversen Hardwareplattformen verarbeiteten Daten auf zentral verwaltete Speichermedien - zusätzliche Speicherkomponenten um ,84 EUR (dieser Betrag und alle nachfolgend angeführten Beträge exkl. USt). Der KAV bezog diese Beschaffung auf einen Rahmenvertrag, den er aus einem auf Basis des damals geltenden Wiener Landesvergabegesetzes (WLVergG) im Juni 2003 durchgeführten offenen Verfahren ableitete. 2.2 Dieses offene Verfahren hatte die Lieferung und Installation von SAN-Speicherkomponenten zum Inhalt. Den Ausschreibungsunterlagen war zu entnehmen, dass der KAV beabsichtigte, die bis zu einem Zeitraum von drei Jahren nach der Auftragserteilung zusätzlich benötigten SAN-Speicherkomponenten unter Zugrundelegung des konkreten offenen Verfahrens - respektive im Weg von so genannten "Rahmenabrufen" - zu beschaffen. Über den Umfang zusätzlich benötigter SAN-Speicherkomponenten fand sich der Vermerk, dass gegenüber dem im Leistungsverzeichnis ausgewiesenen Datenvolumen mit einem jährlichen Zuwachs von mindestens 15 % zu rechnen wäre. Weiters wurde in den Ausschreibungsunterlagen unter Bezugnahme auf die "Vertragsdauer" (gemeint war der Zeitraum von drei Jahren nach der Auftragserteilung) ausgeführt, dass in Anspruch genommene neue Typen von SAN-Speicherkomponenten im Vergleich zu den zur Zeit der Beauftragung bestehenden Typen in technischer Hinsicht mindestens gleichwertig sein müssen, allfällige Preisreduktionen an die Auftraggeberin weiter zu

5 KA V - KAV-3/08 Seite 5 von 13 geben und jene im KAV installierten SAN-Speicherkomponenten, die aus technischen Gründen einen Austausch erfordern, zu marktüblichen Preisen von der Auftragnehmerin zurückzunehmen sind. Aus dem in Rede stehenden offenen Verfahren ging die D. AG als Bestbieterin hervor, welche im November 2003 beauftragt wurde (Auftragssumme ,69 EUR). 2.3 Im Weg von "Rahmenabrufen" ergingen an die D. AG 19 weitere Aufträge mit einer Gesamtsumme von ,33 EUR (einschließlich der im März 2006 erfolgten Beschaffung von zusätzlichen Speicherkomponenten). Die "Rahmenabrufe" (der KAV meinte mit "Rahmenabrufe" Beschaffungen auf Rahmenvertragsbasis) waren in dem Licht zu betrachten, dass bei dem im Juni 2003 durchgeführten offenen Verfahren, aus welchem der KAV einen Rahmenvertrag ableitete, die damaligen gesetzlichen Vorgaben des WLVergG für den Abschluss von Rahmenverträgen nicht ausreichend beachtet wurden. Für einen Rahmenvertrag waren die Bedingungen für Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollten, insbesondere in Bezug auf den in Aussicht genommenen Preis und gegebenenfalls die in Aussicht genommene Menge festzulegen. Vom KAV wurde in den Ausschreibungsunterlagen zwar die Vertragslaufzeit mit drei Jahren ausgewiesen und betreffend diesen Zeitraum ein Hinweis über das Mengengerüst (gegenüber dem im Leistungsverzeichnis genannten Datenvolumen ist mit einem jährlichen Zuwachs von mindestens 15 % zu rechnen) gegeben. Vorgaben hinsichtlich einer Auspreisung unter Berücksichtigung des innerhalb der Vertragslaufzeit in Aussicht genommenen Mengengerüstes waren den Ausschreibungsunterlagen jedoch nicht zu entnehmen. Somit konnten die BieterInnen ihre Preiskalkulation lediglich auf das im Leistungsverzeichnis ausdrücklich festgehaltene Datenvolumen beziehen. Für den Abschluss eines Rahmenvertrages ist es aber erforderlich, die innerhalb einer bestimmten Vertragslaufzeit zu erbringenden Leistungen auf Basis einer Schätzung des Mengengerüstes auszupreisen. Die einzelnen Beauftragungen sind unter Zugrundelegung der im Rahmenvertrag festgelegten vertragsspezifischen und preislichen Bedingungen durchzuführen.

6 KA V - KAV-3/08 Seite 6 von 13 In Anbetracht der vorstehenden Aspekte war es vergaberechtlich nicht gerechtfertigt, dass der KAV aus dem im Juni 2003 durchgeführten offenen Verfahren einen Rahmenvertrag ableitete und die über dieses Vergabeverfahren hinausgehenden Beauftragungen im Weg von "Rahmenabrufen" erfolgten. Das Kontrollamt vertrat den Standpunkt, dass für diese Beschaffungen ein neuerliches Vergabeverfahren erforderlich gewesen wäre. 2.4 Im Dezember 2006 bezog der KAV von der D. AG weitere SAN-Speicherkomponenten um ,80 EUR. Diese Beschaffung stützte der KAV auf ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung unter Verweis auf das im Juni 2003 durchgeführte offene Verfahren. Diese Vorgangsweise stand nicht im Einklang mit den Vergabevorschriften. Es wäre angebracht gewesen, einen Wettbewerb durchzuführen. 2.5 Im Februar 2007 ergingen an die D. AG im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung zwei weitere Aufträge (96.545,90 EUR und ,02 EUR), welche ebenfalls die Beschaffung von SAN-Speicherkomponenten zum Gegenstand hatten. Der KAV begründete die beiden Vergaben damit, dass sich für einen "sehr kurzen Zeitraum" die Gelegenheit ergeben hätte, SAN-Speicherkomponenten zu Preisen zu beschaffen, die um "mehr als 30 %" unter jenen Preisen lagen, welche aus einer auf solche Komponenten bezogenen Ausschreibung der Bundesbeschaffung GmbH (BB- GmbH) resultierten. Zu diesen Vergaben ergab sich aus der Sicht des Kontrollamtes keine Beanstandung, da es lt. KAV gem. 38 Abs. 2 Z. 3 Bundesvergabegesetz 2006 (BVergG 2006) zulässig wäre, Aufträge unter einem Auftragswert von ,-- EUR (so genannter Unterschwellenbereich) im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung zu vergeben, wenn auf Grund einer besonders günstigen Gelegenheit, die sich für einen sehr kurzen Zeitraum ergeben hat, Waren oder Dienstleistungen zu einem Preis beschafft

7 KA V - KAV-3/08 Seite 7 von 13 werden können, der erheblich unter den marktüblichen Preisen liegt; allerdings wäre nach Ansicht des Kontrollamtes dieser Ausnahmetatbestand nachvollziehbarer auszugestalten gewesen. 2.6 Der KAV übertrug der D. AG auch die Lieferung, Installation und Wartung von zehn HP-Servern der Type "ES 47" um ,28 EUR. Diese Vergabe erfolgte im Juni 2006 unter Zugrundelegung eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung. Hiezu ergab sich folgendes Bild: Zur Aufrechterhaltung eines wirtschaftlichen Betriebes war es erforderlich, die damals bestehenden HP-Server der Type "ES 40" durch neue und leistungsstärkere Server zu ersetzen. Im April 2006 teilte die H. GmbH (Hersteller der HP-Server) dem KAV mit, dass HP-Server der Type "ES 47" von ihrem Preferred Partner D. AG "zu einem Sonderpreis" bezogen werden können. Dem diesbezüglichen Angebot der D. AG war insbesondere zu entnehmen, dass der Gesamtpreis, der unter Berücksichtigung eines Skontos von 3 % mit ,28 EUR ausgewiesen wurde, die Rücknahme der HP-Server der Type "ES 40" inkludiert und bestehende Lizenzen, Netzwerk- sowie Speicherkomponenten weiter genutzt bzw. verwendet werden können. Vom Kontrollamt bestand in technischer Hinsicht gegen die Beschaffung von HP-Servern der Type "ES 47" kein Einwand. Es war aber festzuhalten, dass die Vorgangsweise des KAV, die Server im Weg eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung zu beschaffen, dem BVergG 2006 entgegenstand, weil die Ausnahmetatbestände, welche ein solches Vergabeverfahren zuließen, im konkreten Fall nicht zutrafen. Außerdem war zu bemerken, dass aus der gegenständlichen Aktenlage ein Vergleich zwischen dem Sonderpreis und den damaligen Marktpreisen nicht hervorging. Somit konnte keine Aussage darüber getroffen werden, ob es gerechtfertigt war, aus wirtschaftlichen Aspekten einem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung den Vorzug zu geben.

8 KA V - KAV-3/08 Seite 8 von 13 Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund": Die D. AG wurde auf Vorschlag der H. GmbH für die Beschaffung der HP-Server herangezogen, da sie als Lieferantin von SAN- Komponenten mit den systemspezifischen und örtlichen Gegebenheiten der Informationstechnologie im KAV vertraut war. Die wirtschaftlichen Aspekte dieser Beschaffung wurden mit dem Geschäftsbereich Finanz, Controlling und Berichtswesen des KAV erörtert. Daraus resultierte die Erkenntnis, dass sich der Anschaffungswert infolge geringerer Wartungskosten innerhalb von fünf Jahren nahezu amortisieren wird. Als wesentlichster Punkt war jedoch die Betriebsstabilität, die für das bestehende Krankenhaus - Informationssystem (KIS) im KAV einen nicht zu vernachlässigenden Faktor darstellt, zu sehen. Gerade im KIS-Bereich ist ein Systemausfall sehr kritisch zu bewerten. Systemausfälle konnten durch die Umstellung auf den neuesten technischen Standard auf ein Minimum reduziert werden. 2.7 Im August 2006 beauftragte der KAV im Weg eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung die I. GmbH mit dem Upgrade der Software IPM (die mit IPM bezeichnete Software der I. GmbH ermöglicht die Steuerung und Administration von Druckprozessen) um ,-- EUR. Zu dieser Vergabe sah sich das Kontrollamt zu keiner Kritik veranlasst, weil der von der I. GmbH angebotene Preis erheblich, u.zw. um 28 % unter den Marktpreisen lag. (Im Übrigen wird dazu auf die Ausführungen zu Pkt. 2.5 verwiesen). 2.8 Im November 2007 erging unter Zugrundelegung eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung ein Auftrag in der Betragshöhe von ,07 EUR an die N. GmbH, dem die Beschaffung eines Speichersystems durch diese Firma zu Grunde lag.

9 KA V - KAV-3/08 Seite 9 von 13 Diese Beauftragung erfolgte zu einem Preis, der um 52 % unter dem für ein solches Speichersystem üblichen Listenpreis lag. Der KAV lukrierte eine Preisreduktion in dieser Höhe deshalb, da das von ihm beschaffte Speichersystem während eines Zeitraumes von sechs Monaten in der N. GmbH für Demonstrationszwecke im Einsatz war. Auch diese Vergabe gab zu keinem Einwand Anlass, da der KAV auf der Begründungsebene des 38 Abs. 2 Z. 3 BVergG 2006 ein neuwertiges Speichersystem zu einem Preis erwarb, der erheblich niedriger als der Listenpreis und als der auf ein Speichersystem der N. GmbH Bezug habende Preisansatz der BB-GmbH war. (Im Übrigen wird auf die Ausführungen zu Pkt. 2.5 verwiesen). 2.9 Hinsichtlich der Direktvergaben war Folgendes zu bemerken: Im März 2006 bezog der KAV zwei Monitore einschließlich Lizenzen für die Computertomografie um ,-- EUR von der GW. GmbH, nunmehr A. GmbH An die S. AG vergab der KAV im September 2006 die Lieferung und Installation eines so genannten Bildbetrachtungsarbeitsplatzes für die Röntgenbefundung um ,-- EUR Im September 2007 beschaffte der KAV ein Ultraschallgerät um ,-- EUR von der T. GmbH Von der Dr. GmbH erwarb der KAV im November 2007 einen Blutgasanalysator um ,-- EUR Im Dezember 2007 kaufte der KAV eine Spiroergometrie-Einheit um ,-- EUR von der No. GmbH an. Zu den unter den Pkten bis dargelegten Beschaffungen, für welche der KAV jeweils ein Angebot von den späteren Auftragnehmerinnen einholte, sah sich das Kontrollamt zu keiner Kritik veranlasst. Es handelte sich um Komponenten, die zweckmäßigerweise von den genannten Unternehmen zu beziehen waren.

10 KA V - KAV-3/08 Seite 10 von Von der Da. GmbH beschaffte der KAV im September 2006 Magnetbandstationen um ,-- EUR, wofür er nur diese Firma um Angebotslegung ersucht hatte. Auch wenn ein Auftragswert von ,-- EUR, bis zu welchem lt. BVergG 2006 in der damals geltenden Fassung eine Direktvergabe möglich war, nicht erreicht wurde, wäre es nach Ansicht des Kontrollamtes zur Frage der Preisangemessenheit sinnvoll gewesen, Vergleichsangebote einzuholen Die vorhin erfolgte Feststellung traf auch auf einen weiteren Auftrag an die Da. GmbH zu. Es handelte sich um die vom KAV im Juli 2007 durchgeführte Beschaffung von Servern in der Betragshöhe von ,20 EUR Im November 2007 beschaffte der KAV Plotter und Scanner um ,18 EUR von der O. GmbH. Diese Beauftragung war für das Kontrollamt kein Grund für eine Beanstandung, da der KAV nicht nur von der O. GmbH sondern auch von drei weiteren Unternehmen ein Angebot eingeholt hatte Im November 2007 erging von KAV ein Auftrag in der Höhe von ,-- EUR an die SC. GmbH, welche die Erweiterung eines Bandroboters und den Erwerb von zusätzlichen Softwarelizenzen zum Gegenstand hatte. Die Beauftragung im Weg einer Direktvergabe war insofern nicht gerechtfertigt, da die gemäß BVergG 2006 für ein solches Vergabeverfahren zulässige Wertgrenze von ,-- EUR überschritten wurde. 3. Empfehlung Dem KAV wurde empfohlen, den auf die Vergabe von Leistungen sich beziehenden Vorschriften umfassend Rechnung zu tragen. Ferner erging die Empfehlung, bei künftigen Vergaben den Wettbewerb zu forcieren und gesetzliche Ausnahmetatbestände einschränkend und nicht großzügig auszulegen.

11 KA V - KAV-3/08 Seite 11 von 13 Auf die Einhaltung der Vergabevorschriften wird verstärkt Bedacht genommen werden. Der Empfehlung des Kontrollamtes, den Wettbewerb zu forcieren, wird entsprochen werden. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Erich Hechtner Wien, im Jänner 2009

12 KA V - KAV-3/08 Seite 12 von 13 ALLGEMEINE HINWEISE Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

13 KA V - KAV-3/08 Seite 13 von 13 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS BB-GmbH... Bundesbeschaffung GmbH BVergG Bundesvergabegesetz 2006 EDV... Elektronische Datenverarbeitung KAV... Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" KIS... Krankenhaus-Informationssystem SAN... Storage Area Network WLVergG... Wiener Landesvergabegesetz