Der Mobile Bürgerservice - Erfahrungen der Landeshauptstadt Potsdam. Erfahrungsaustausch Mobile Verwaltungsdienste Berlin, 10.

Transkript

1 Der Mobile Bürgerservice - Erfahrungen der Landeshauptstadt Potsdam Erfahrungsaustausch Mobile Verwaltungsdienste Berlin, 10. Mai 2012 Anette Becke Sachbearbeiterin Bürgerservice

2 Zielstellung der Bürgerservice der Landeshauptstadt Potsdam wird mobil gemacht die Beratungsqualität bleibt gewohnt hoch Bürgeranliegen und häufig nachgefragten Dienstleistungen aus einer Hand werden an verschiedenen Orten außerhalb der Verwaltung angeboten Terminabstimmung erfolgt kundenorientiert und flexibel nach spezifischen Bedürfnissen freundliche und bürgernahe Bedienung Beratung in angenehmer Atmosphäre in den Räumlichkeiten vor Ort aber auch die Einstellung der Verwaltung auf den demografischen Wandel Imagegewinn für die Verwaltung

3 Leistungsangebot An-, Ab- und Ummeldungen des Wohnsitzes melderechtliche Bescheinigungen Personalausweis und Reisepassbeantragung Entgegennahme von Anträgen Führungszeugnisse / Gewerbezentralregisterauskünfte Entgegennahme von Führerscheinanträgen vielseitiges Informations- und Beratungsangebot und qualifizierte Auskunftserteilung Beginn mit einer Auswahl des Angebotes mit sukzessiver Erweiterung entsprechend der technischen Möglichkeiten (Hard- und Softwarevoraussetzungen) Komplette Bearbeitung der Vorgänge ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand durch Doppelerfassung oder sonstige Nachbearbeitung

4 Standorte Universität * Fachhochschulen* Studieneinrichtungen* Seniorenresidenzen Pflegeeinrichtungen Behinderteneinrichtungen Internate, Wohnheime Unternehmen, Firmen * = jeweils zum Semesterbeginn

5 Vorteile Vorteile für den Kunden /Bürger - Zeitersparnis durch geringe bzw. keine Wartezeit - Nähe zum Wohnort bzw. Arbeits- oder Studienplatz - persönliche Arbeits -Atmosphäre - Verwaltung wird noch erreichbarer Vorteile für die Verwaltung - Erhöhung der Kundenorientierung und Kundenfreundlichkeit - Erhöhung der Attraktivität der Verwaltung für Bürger und Unternehmen - keine Wartehallenatmosphäre im Großraumbüro bei hohem Kundenaufkommen ( z. B. viele Studenten bei Semesterbeginn)

6 Realisierung Mitte /07 03/08-07/08 07/08 08/08 ab 09/08 03/09 07/09 07/09 10/09 10/09 11/ Machbarkeitsanalyse, Marktstudie, Bedarfsanalyse Bildung einer Projektgruppe und Kooperationsvereinbarung mit Potsdamer egovernment Competence Center (IfG.CC) Vorlage der erarbeiteten Konzeption Antragstellung zur Bereitstellung von Fördermitteln zur Einführung eines Mobilen Bürgerservice Zuwendungsbescheid des Ministeriums des Innern Pilotierung mit Realisierung der Systemkonzeption (Bestellung des Koffers mit entspr. Komponenten) Technische Einbindung des UMTS- Bausteins in die Netzstruktur der Stadtverwaltung, infrastrukturelle Maßnahmen Erstellung und Überprüfung des Sicherheitskonzeptes für das Modul Mobiler Bürgerservice Tests und Einarbeitung der Mitarbeiter Inbetriebnahme des Mobilen Bürgerservice

7 Einbeziehung relevanter Bereiche Verwaltungsspitze : politische Unterstützung des Prozesses Personalrat: Anforderungsprofile, Belastungen, Arbeitszeiten, Einsatzorte Datenschutzbeauftragter: behördlicher Datenschutzbeauftragter Landesdatenschutzbeauftragte Mitarbeiter/-innen: rechtzeitige Information über das Projekt frühzeitige Einbeziehung in das Gesamtvorhaben

8 Was ist in jedem der zwei Koffer? Notebook HP 6730B UMTS Vodafone Mobile Karte Drucker HP OfficeJet 470b Fingerprintscanner Dermalog ZF1 EC Cash Terminal Thales Artema Din A4 Scanner Canon CanoScanLiDE 90 Desktop-Box Frauenhofer HHI Token Vasco Kabelschloss Änderungsterminal Bundesdruckerei

9 Ausstattung

10 Ein Büro im Koffer

11 Arbeitsanweisungen Dienstanweisung für die Nutzung und den Einsatz mobiler IT-Geräte Dienstsiegelordnung Arbeitsanweisung für die Nutzung von Arbeitsplätzen mit IT-Unterstützung im Bereich Bürgerservice Dienstanweisung zur Sicherung des Datenschutzes Dienstanweisung über die Verwaltung und Nutzung von städtischen Kraftfahrzeugen Dienstanweisung zur Nutzung des Internets Verordnung über die Kassenordnung der Gemeinden Notfall-Meldeordnung Arbeitsanweisung zum praktischen Umgang mit dem Koffer

12 Schulungen für die Mitarbeiter/-innen Einweisungen in die Technik und Handhabungen Praktische Übungen Sensibilisierung für Datenschutz- und Sicherheit Erläuterung der Besonderheiten der mobilen Leistungserbringung

13 Ein mobiles Büro

14 Organisation Anforderung bzw. Angebot des MoBü -Teams Terminvergabe Dienstplanung sowohl des Außerhaus-Termins als auch des Innendienstbetriebes Bestellung eines Dienstfahrzeuges Durchführung des Vor-Ort-Termins

15 Kurze Einblicke

16

17

18

19 Erfahrungen nach 2 ½ jährigem praktischen Einsatz (1/2) regelmäßige Terminanforderungen durch die verschiedenen Einrichtungen selbst intensive vertrauensvolle Zusammenarbeit hat sich entwickelt gute Resonanz von den Beteiligten 2010 insgesamt 22 Einsätze 2011 insgesamt 14 Einsätze (Änderungsterminal nicht einsetzbar) 2012 (bis ) acht Einsätze anfänglich technische Probleme vor Ort ( UMTS-Verbindung, Druckerprobleme) Probleme konnten immer vor Ort in Rücksprache mit dem IT-Bereich bereinigt werden

20 Erfahrungen nach 2 ½ jährigem praktischen Einsatz (2/2) alle Mitarbeiter abwechselnd im Außeneinsatz Einsatz vorwiegend am Mittwoch, da Bürgeraufkommen im Bürgerbüro erfahrungsgemäß nicht so stark ab fünf Dienstleistungen erfolgt ein Einsatz Dauer eines Einsatzes ca. vier Stunden (inklusive Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeit) bei der Terminvergabe wird die Personalsituation berücksichtigt

21 - Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - Anette Becke Sachbearbeiterin Bürgerservice Landeshauptstadt Potsdam Tel. 0331/ buergerservice@rathaus.potsdam.de