Sind Sie bereit für SEPA? Nicht lange warten- jetzt schon starten! Checkliste für Vereine zur Umstellung auf die SEPA- Zahlverfahren

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1 Sind Sie bereit für SEPA? Nicht lange warten- jetzt schon starten! Checkliste für Vereine zur Umstellung auf die SEPA- Zahlverfahren Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr vollständig ersetzen. Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro, auch innerhalb Deutschlands, sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in Ihrem Verein ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA- Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Beginnen Sie bereits jetzt mit den Vorbereitungen, damit Sie in 2014 SEPA- fähig sind, d.h. je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA- Zukunft starten! 1.1 Software Prüfen Sie die SEPA- Fähigkeit des genutzten Vereinsverwaltungsprogramms. Tipp: Die Sparkasse bietet mit SFirm eine leistungsfähige und preisgünstige Software für Ihren Zahlungsverkehr an, die voll SEPA- fähig ist. Unterstützt Ihr Programm den SEPA- Zahlungsverkehr? Ja Nein Ist es möglich, die Gläubiger- Identifikationsnummer zu hinterlegen? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Können IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl bei den Vereinsmitgliedern hinterlegt werden? Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller. Seite 1 von 6

2 1.2 SEPA- Überweisungen Nutzen Sie IBAN und BIC als Kundenkennung Wann stellen Sie Ihre Kundendaten auf IBAN und BIC um? Setzen Sie sich frühzeitig mit der Thematik auseinander, betrachten Sie auch die Möglichkeit einer automatisierten Konvertierung. Tipp: Die Sparkasse bietet einen Konvertierungsservice an. Sprechen Sie uns an! Versenden Sie vorgedruckte Überweisungsaufträge? Stimmen Sie rechtzeitig Ihren Bedarf für die Zeit bis zum ab und bestellen Sie frühzeitig SEPA- Aufträge mit vorgedruckter IBAN und BIC. Haben Sie schon IBAN und BIC auf Ihrem Briefpapier und Ihren Rechnungen angegeben? Um Vereinsmitgliedern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angeben. Verwendungszweckangaben dürfen nur noch 140 Zeichen lang sein. Trifft das auf alle Ihre Verwendungszweckangaben zu? Seite 2 von 6

3 1.3 SEPA- Lastschriften Umstellung auf die SEPA- Lastschrift organisieren. Haben Sie schon eine Gläubiger- ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt? Unter können Sie die ID online beantragen. Die Gläubiger- ID ist 18 Stellen lang. Ein Sportverein könnte seine Gläubiger- ID etwa so gestalten: DE 02 TSV Die rot angezeigten Zeichen sind von der Bundesbank vorgegeben. DE 02 F Fußball 03 DE 02 GM Gymnastik Männer 2 DE 02 TJ Turnen Jugend 5 Seite 3 von 6

4 Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA- Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse ab. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis- Lastschriftverfahren mit Ihrem Kundenberater der Sparkasse ab. Bitte bringen Sie hierfür das Bestätigungsschreiben der Deutschen Bundesbank mit Ihrer Gläubiger- ID mit. Das Schreiben muss zusammen mit der Vereinbarung archiviert werden. Erst nach Abschluss der Vereinbarungen können SEPA- Lastschriften eingereicht werden. Haben Sie sich zum Aufbau Ihrer Mandatsreferenz schon Gedanken gemacht? Für die Einreichung von SEPA Lastschriften ist neben der Angabe der Gläubiger- ID auch eine eindeutige Mandatsreferenz notwendig. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch) wird von Ihnen vergeben. Folgende Zeichen sind möglich: 0-9 A-Z a- z :?, - ( +. ) /. Tipp: Verwenden Sie nicht die Mitgliedsnummer alleine als Mandatsreferenz. Stellen Sie die Einzugermächtigungen um. Vor Umstellung auf das SEPA- Basis- Lastschriftverfahren müssen Sie das Vereinsmitglied über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: - Gläubiger- Identifikationsnummer - Mandatsreferenz - Umstellungsdatum Als Datum der Unterschrift im SEPA- Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an das Vereinsmitglied über den Verfahrenswechsel. Seite 4 von 6

5 Kennen Sie die Vorlauffristen von SEPA- Lastschriften? SEPA- Basis- Lastschrift Die SEPA- Basis-Lastschrift ist europaweit einsetzbar Erst- oder Einzel-Lastschriften: Frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit der SEPA- Basis- Lastschrift vor 15 Uhr. Folge-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit der SEPA- Basis- Lastschrift vor 15 Uhr. SEPA- Eil- Lastschrift SEPA- Lastschrift ( Cor 1) ab 4. November 2013 nur innerhalb Deutschlands einsetzbar. Vorgegebene Vorlagefristen 1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit ( Einreichungsfrist bei der Sparkasse 2 Bankarbeitstage). 1.4 Mitgliedsantrag Passen Sie Ihren Mitgliedsantrag an Nutzen Sie Mandatsvorgaben/- mustertexte der SEPA- Lastschriftmandate. Mustertexte sind bei der Sparkasse erhältlich. Treffen Sie Regelungen zur Erstellung und zum Versand der Vorabankündigung an Zahlungspflichtige. Soweit nicht anders vereinbart, ist das Vereinsmitglied mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über die Belastung seines Kontos zu informieren ( z.b. in Form einer Rechnung oder eines Mitgliedsantrages). Seite 5 von 6

6 Beachten Sie die neuen Einreichungsfristen bei der Weiterleitung und Vorlage von Zahlungsverkehrsdateien. Beachten Sie hierbei die Inkassovereinbarungen mit Ihrer Sparkasse. Für Notizen: Weitere Informationen zum Thema SEPA erhalten Sie auf unserer Internetseite: Sparkasse e- services Friedrich- Ebert- Straße Tel Seite 6 von 6

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