Mandanten-Information

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1 Uta Ulrich Steuerberater Klughäuser Weg 16a Breitenbrunn Mandanten-Information Sehr geehrte Damen und Herren, im Mai 2009 mit diesem Schreiben möchte ich Sie aus gegebenem Anlass darüber informieren, dass bei der Rechnungslegung immer noch aus Unkenntnis ein Großteil der Rechnungen unvollständig bzw. falsch erstellt ist. Ihr zuständiges Finanzamt kann Ihnen im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug aus Ihren Eingangsrechnungen komplett versagen, wenn die Rechnungen nicht den gesetzlichen Bestimmungen genügen. Im Rahmen einer möglichen Betriebsprüfung über drei Jahre können dann empfindlich hohe Nachzahlungen entstehen. Um das zu vermeiden, erhalten Sie mit diesem Informationsschreiben nochmals die Anforderungen zum Inhalt einer steuerlich anzuerkennenden Rechnung. Auch bei Kleinbetragsrechnungen unter 150,00 ist auf die gesetzlichen Bestimmungen zu achten. Insbesondere bei Quittungen von Discountmärkten wie z. B. Diska, Schlecker, Edeka und Aldi fehlen häufig die Angaben zum enthaltenen MwSt Satz. Ohne die Angabe bleibt auch in diesem Fall der Vorsteuerabzug versagt. In den meisten Fällen wird Ihnen auf Verlangen ein Kassenbeleg mit einer MwSt Angabe ausgedruckt, worauf Sie als Unternehmer bestehen können und sollten. Bitte beachten Sie, dass bereits ab einem Rechnungsbetrag von 150,01 eine einfache Quittung oder Kassenausdruck nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen genügt und nur eine vollständige Rechnung Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für Firmen, die Bauleistungen erbringen, gelten zusätzlich gesetzliche Bestimmungen zur Rechnungslegung. Die Anforderungen an eine Rechnungslegung i. S. d. 13 b UStG entnehmen Sie bitte der beigefügten Anlage Bauleistungen gem. 13 b UStG. Falls Sie Rechnungen im Internet abrufen oder per zugesendet bekommen, müssen diese im Anhang eine elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung enthalten. Kann keine Signatur vorgewiesen werden, wird diese Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt und es entfällt die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Bitte heften Sie die Rechnungen mit Signatur und allen Anhängen zu Ihren Buchhaltungsunterlagen und speichern Sie die Rechnung sowie die Signatur elektronisch ab. Die Rechnungen und die Signaturen sind 10 Jahre aufzubewahren. Auch die elektronisch gespeicherte Version ist so aufbewahren, dass sie im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt auch in zehn Jahren noch lesbar ist (z. B. durch Speichern auf einem externen Medium wie z. B. CD / DVD oder externer Festplatte). Gültige Signaturen, welche das Finanzamt anerkennt, haben derzeit die Deutsche Telekom und Freenet. Bei allen anderen Rechnungen erfolgt die Streichung der Vorsteuer.

2 -2- Die Signatur kann mit dem Programm digi Sealreader überprüft werden. Dieses Programm steht auf der Homepage kostenlos zum Download zur Verfügung. Bei der Prüfung ist zuerst die Signaturdatei zu öffnen und anschließend die Rechnungsdatei. Sollten Sie Online-Rechnungen besitzen, dann prüfen Sie diese bitte auf diesem Wege und vermerken die Ordnungsmäßigkeit auf der Rechnung. Allerdings haben Sie als Kunde nach dem Umsatzsteuergesetz 14 einen Anspruch auf eine Rechnung in Papierform oder eine Internet-Rechnung mit elektronischer Signatur. Sollten Sie keine korrekte Rechnung bekommen, erhalten Sie in der Anlage ein Formular, wie Sie die vollständige Rechnung problemlos anfordern können. Ich empfehle generell eine Rechnung in Papierform anzufordern. Für eventuelle Fragen erreichen Sie mich unter einer der genannten Telefonnummern. Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Ing. oec. Uta Ulrich Steuerberater Anlagen

3 -3- Die aktuellen Rechnungskriterien 1. Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung bei einem RECHNUNGSBETRAG ÜBER 150,00 (BRUTTO) Rechnungsangaben seit dem vollständiger Name des Unternehmers, der die Leistung ausführt 2. vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt 3. vollständiger Name des Leistungsempfängers 4. vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 5. Steuernummer, die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt zugeteilt worden ist, oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer 6. das Ausstellungsdatum der Rechnung 7. eine fortlaufende Rechnungsnummer 8. Menge und Art der gelieferten Ware mit handelsüblicher Bezeichnung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung 9. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht Dabei ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. 10. eine Aufschlüsselung des Entgelts (Nettobetrag) nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen 11. der anzuwendende Steuersatz 12. den Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt. Oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung vorliegt ACHTUNG: Bitte prüfen Sie bei neuen Lieferanten, ob die Unternehmereigenschaft tatsächlich vorliegt (z. B. könnten Sie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung beim Finanzamt anfordern) und die angegebene Steuernummer tatsächlich existiert. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sollten Sie bei jedem Umsatz prüfen, ob die vorliegende Umsatzsteuer-Idendifikationsnummer tatsächlich existent ist. Dies können Sie online auf der Seite des Bundeszentralamtes für Steuern ( machen. Bei dem ersten Umsatz sollten Sie eine qualifizierte Anfrage nach der Umsatzsteuer- Idendifikationsnummer durchführen (auch unter

4 2. Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen -4- Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150,00 brutto sind weniger Angaben erforderlich. Die Pflichtangaben umfassen folgende Punkte: Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen seit dem vollständiger Name des Unternehmers, der die Leistung ausführt 2. vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausführt 3. das Ausstellungsdatum 4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung 5. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) 6. Der Steuersatz in % bzw. im Falle der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13b UStG Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten.

5 3. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. "Neuigkeit" des Fahrzeugs in den Rechnungen enthalten sein müssen. 3.2 Reiseleistungen In Rechnungen für eine Reiselistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderreglungen für Reiseleistungen nach 25 UStG hinzuweisen. 3.3 Differenzbesteuerung In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach 25a UStG hinzuweisen. 3.4 Gutschrift Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr) des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen. 3.5 Vermittelter Umsatz Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung ab (z.b. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.b. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben. Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Umkehr der Steuerschuld gemäß 13 b UStG erforderlich. 3.6 Sondervereinbarungen Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen. 3.7 Sonstige Sonderfälle Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistung mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug gelten zusätzliche Sonderregelungen.

6 5. Aufbewahrung von Rechnungen -6- Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren.

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