Talente Tauschkreis Wien. CYCLOS - Detaillierte Anleitung zum Einstieg in das Buchungssystem
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- Christoph Fleischer
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1 Talente Tauschkreis Wien CYCLOS - Detaillierte Anleitung zum Einstieg in das Buchungssystem Erstellt für die Mitglieder des Talente Tauschkreis Wien 1010 Wien Johannesgasse 16/1 info@talentetauschkreis.at Erstellt im Dezember 2010
2 Inhalt Allgemein Bitte lesen!... 3 So geht s die Schnellübersicht... 4 Erstes Mal einsteigen: Einmalige Einstellungen... 6 Einstieg/Login... 8 Startseite... 9 Persönlich Profil Kennwort ändern Nachrichten Inserate Referenzen Berichte Konto Kontoinformation Rechnungen Zahlung an Mitglieder Zahlung an System Rechnung an Mitglied Rechnung an System Benachrichtigungen Benachrichtigungsoptionen Inserat-Beobachter Suche Mitglieder Inserate Hilfe Kontakt Benutzerhandbuch Über Cyclos Abmelden Talente Tauschkreis Wien Seite 2 von 27
3 Allgemein Bitte lesen! Cyclos ist ein System, das man intuitiv sehr gut erfassen kann. Es ist logisch aufgebaut und in den meisten Fällen reicht es, sich einfach durchzuklicken um die Vorgänge zu erfassen. Wir empfehlen die Schnellübersicht zu lesen (2 Seiten) diese wird im Normalfall ausreichend sein. Beim Ersten Mal einsteigen sind 2 Anpassungen erforderlich, diese sind in diesem Dokument extra erklärt. Die detaillierte Erklärung (also alle übrigen Seiten) dienen als reines Nachschlagewerk, sollten Fragen zu den einzelnen Punkten auftreten bitten wir zuerst hier nachzulesen. Weitere Erklärungen gibt es im Benutzerhandbuch (direkt in Cyclos im Menüpunkt Hilfe). Sollten weitere Fragen offen bleiben beantworten wir unter diese unter der Cyclos-Hotline hilfe@talentetauschkreis.at. Viel Freude beim Klicken und Erforschen in Cyclos! Talente Tauschkreis Wien Seite 3 von 27
4 So geht s die Schnellübersicht Einer der einfachsten Wege ein Tauschgeschäft abzuwickeln ist das Profil der gewünschten Person aufzurufen (durch Suche Mitglieder oder in den gespeicherten Kontakten). In der Profilansicht des Tauschpartners können die meisten Aktionen mit wenigen Klicks durchgeführt werden. Zahlung durchführen: Nur mehr Stundenanzahl und Beschreibung ausfüllen, Weiter klicken und fertig! (Zahlungen und Rechnungen können auch über die jeweiligen Menüpunkte Zahlung an Mitglied bzw. Rechnung an Mitglied unter Konto durchgeführt werden.) Rechnung senden: Tauschvorgang abgeschlossen und die Zahlung ist noch nicht eingegangen? Einfach eine Rechnung schicken: Nur mehr Stundenanzahl und Beschreibung ausfüllen, Weiter klicken und fertig! (Um eine Zahlung durchzuführen ist keine Rechnungslegung erforderlich!) Sende an die im Profil gespeicherte -Adresse des Mitglieds. Berichte anzeigen: Mit einem Klick Informationen über alle Inserate, Referenzen, Zahlungen, die Stundenanzahl und andere Statistiken des Mitglieds. Referenzen erteilen und anzeigen: Bewertung abgeben und eine Beschreibung dazu, Weiter klicken und die Referenz wird bei beiden Tauschpartner angezeigt. Inserate anzeigen: Hier sind alle Inserate dieses Mitglieds zu sehen. Alternativ kann man im Menüpunkt Suche auch Inserate suchen. Empfehlenswert: der Inserat-Beobachter! Gesuchte oder verfügbare Ware eingeben, sobald ein passendes Inserat veröffentlicht wird kommt eine Meldung vom System! Nachricht senden: an das Cyclos Postfach des Mitglieds. Zu Kontaktliste hinzufügen: Die beliebtesten Tauschpartner können in einer eigenen Liste gespeichert werden. Talente Tauschkreis Wien Seite 4 von 27
5 Weitere wichtige Vorgänge sind unter dem Menüpunkt Persönlich zu finden: Eigenes Profil bearbeiten: Hier werden die persönlichen Daten aktualisiert. Zusätzlich wird eingestellt, welche persönlichen Daten andere Tauschpartner sehen können. Eigene Nachrichten ansehen: Das System schickt Nachrichten zu sämtlichen Vorgängen, wie zum Beispiel erhaltenen Zahlungen, Rechnungen, Referenzen, usw. Natürlich kommen auch die Nachrichten von anderen Mitgliedern in dieses Postfach. Alle Neuigkeiten werden beim Einstieg auf der Startseite im Feld Status angezeigt. Der Menüpunkt Nachrichten ist unter Persönlich zu finden. Inserate erstellen: Im Menüpunkt Persönlich unter Inserate bei Einfügen eines neuen Inserates auf Weiter klicken und dort die entsprechenden Felder ausfüllen. Mit dem Veröffentlichungsdatum wird gesteuert ob ein Inserat Aktiv ist oder nicht. Durch ein Häkchen auf Externe Veröffentlichung ist das Inserat in einer anonymisierten Variante auch am Marktplatz des Talente Tauschkreis Wien bzw. auf den Marktplätzen des Tauschkreis-Verbunds und dessen Mitgliedern angezeigt. Eigene Berichte ansehen: Hier findet man Informationen über alle Referenzen, Inserate, Rechnungen, die Stundenanzahl und andere Statistiken. Berichte sind unter dem Menüpunkt Persönlich. Eigenes Konto ansehen: kann man im Menüpunkt Kontoinformation unter Konto. Es gibt ein Stundenkonto und ein Eurokonto (für den Mitgliedsbeitrag). Achtung: Das Stundenkonto befindet sich aufgrund der Cyclos Umstellung nicht auf dem aktuellen Stand, wir sind bemüht den aktuellen Stand möglichst rasch wiederherzustellen! Marktplatz: Um den gesamten Marktplatz anzusehen einfach unter Suche auf Inserate klicken. Dort zwischen Angebot und Nachfrage auswählen und auf Suche klicken. Die Suche kann natürlich auch weiter eingegrenzt werden, durch Klicken auf das Feld Erweitert kann u.a. auch das Datum eingegrenzt werden. Talente Tauschkreis Wien Seite 5 von 27
6 Erstes Mal einsteigen: Einmalige Einstellungen Dieses kommt vom Tauschkreis-Verbund. Es beinhaltet ein temporäres Kennwort für den ersten Einstieg. Auf anmelden klicken und auf der Cyclos Startseite Benutzername und Passwort aus dem eintragen. Als erste Meldung erscheint dieses Fenster. Hier bitte ein selbst gewähltes Kennwort eintragen. Talente Tauschkreis Wien Seite 6 von 27
7 Als nächstes erscheint die Startseite. Unter Status werden die aktuelle Meldungen angezeigt. Beim 1. Einstieg erscheint hier nur 1 ungelesene Nachricht und 1 empfangene Zahlung! Die Nachricht sagt, dass eine Zahlung eingegangen ist, und die Zahlung erscheint unter Konto auf der Kontoinformation.Die eingegangene Zahlung ist die Übernahme des aktuellen Kontostandes aus dem alten System. Da bedingt durch die Umstellung seit Oktober 2010 keine Buchungen durchgeführt wurden wird es noch einige Tage dauern, bis der Kontostand aktualisiert ist. Jetzt noch die Benachrichtigungsoptionen einstellen (im Menü Benachrichtigungen). Auf Ändern klicken und alle Häkchen in der Spalte ankreuzen. Benachrichtigungen werden nun zusätzlich an die im Profil hinterlegte -Adresse geschickt. Wir empfehlen das Anklicken aller Häkchen, da die Tauschvorgänge so schneller abgewickelt werden können, da man nicht erst in Cyclos einsteigen muss, um über die aktuellen Vorgänge informiert zu sein. Talente Tauschkreis Wien Seite 7 von 27
8 Einstieg/Login Das Buchungssystem Cyclos ist eine eigene Homepage die direkt unter dem folgenden Link: oder durch klicken des Menüpunkt Cyclos Zugang auf der Homepage des Talente Tauschkreis Wien erreichbar ist. Der Benutzername ist jeweils Vorname.Nachname, das automatisch generierte Passwort wurde per Mail zugesandt und muss beim Ersten Einstieg durch ein persönliches Passwort ersetzt werden. (siehe Erstes Mal Einsteigen) Talente Tauschkreis Wien Seite 8 von 27
9 Startseite Im Feld Status werden ungelesene Nachrichten, eingegangene Rechnungen, usw. angezeigt und können durch direktes Anklicken sofort angesehen bzw. bearbeitet werden. Das Feld Neuigkeiten (Schwarzes Brett) dient ausschließlich zur Information. Talente Tauschkreis Wien Seite 9 von 27
10 Persönlich Profil Hier eine Abbildung eines Profils, so wie es automatisch übernommen wird. Um Änderungen vorzunehmen bitte zuerst auf den Button Ändern (rechts unten) klicken. Alle Felder bis auf Benutzername, Name und Mitgliedsnummer können geändert werden. Durch Häkchen in der Spalte Verbergen kann jeder selbst bestimmen, welche persönlichen Informationen für andere Mitglieder verborgen sind. Talente Tauschkreis Wien Seite 10 von 27
11 Kennwort ändern Das Kennwort kann beliebig oft von jedem selbst geändert werden. Sollte das Kennwort vergessen werden wird es durch den Administrator zurückgesetzt der dann ein neues Passwort zuschickt. Beim Ersten Mal einloggen muss das vom System generierte Kennwort das per zugeschickt wird auf ein persönliches Kennwort geändert werden. Talente Tauschkreis Wien Seite 11 von 27
12 Nachrichten Die Nachrichten funktionieren wie ein -Programm, nur innerhalb von Cyclos. Angezeigt werden Rechnungen, Zahlungen, Inserat-Anfragen sowie Nachrichten von Mitgliedern und von der Verwaltung. Wählt man unter Nachrichtenliste die Ansicht Erweitert kann man innerhalb der eigenen Nachrichten nach Suchbegriff oder Name suchen, in Nachrichtenbox kann man zwischen Eingang, Gesendet und Papierkorb wählen. Durch das Setzen eines Häkchens kann man Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren bzw. in den Papierkorb verschieben (in diesem Auswahlfenster). Nachrichten die sich im Papierkorb befinden werden in regelmäßigen Abständen gelöscht. Außerdem kann man allen Mitgliedern innerhalb von Cyclos eine Nachricht senden. Einfach in das Feld Benutzername den Namen der gewünschten Person schreiben und alle gefundenen Personen werden angezeigt. Durch wählen der gewünschten Person werden die Felder Benutzername und Mitglied automatisch vervollständigt. Die weitere Handhabung ist wie in einem -Programm. Talente Tauschkreis Wien Seite 12 von 27
13 Inserate Hier werden alle geschalteten Inserate angezeigt. Der Typ unterscheidet zwischen Angebot und Nachfrage. Status Aktiv bedeutet, das Inserat ist derzeit veröffentlicht. Durch klicken auf den Bleistift kann das Inserat bearbeitet werden (wenn das Inserat angezeigt wird bitte zuerst auf Ändern klicken um die Bearbeitung starten zu können), durch klicken auf das rote X wird das Inserat gelöscht. Bei Einfügen eines neuen Inserates einfach die Felder ausfüllen. Mit dem Veröffentlichungsdatum wird gesteuert ob ein Inserat Aktiv ist oder nicht. Durch ein Häkchen auf Externe Veröffentlichung ist das Inserat in einer anonymisierten Variante auch am Marktplatz des Talente Tauschkreis Wien bzw. auf den Marktplätzen des Tauschkreis-Verbunds und dessen Mitglieder angezeigt. Achtung beim Eingeben des Preises: Es müssen immer auch die Zahlen nach dem Komma eingegeben werden! Z.B.: 8,00 Stunden = erforderliche Eingabe oder 2,5 Stunden = erforderliche Eingabe = Beschreibung: Nur die ersten 200 Zeichen werden in die gedruckte Marktzeitung übernommen. Danach endet das Inserat automatisch. Das gilt nicht für die Online Version! Talente Tauschkreis Wien Seite 13 von 27
14 Talente Tauschkreis Wien Seite 14 von 27
15 Kontakte Hier können die beliebtesten Tauschpersonen gespeichert werden. Einfach bei Benutzername den Namen eintippen und unter den angezeigten Vorschlägen die gewünschte Person auswählen. Das Feld Name wird automatisch vervollständigt. Danach einfach Weiter klicken und schon erscheint die Bestätigung und die Person wurde gespeichert. Talente Tauschkreis Wien Seite 15 von 27
16 Referenzen Eine Referenz ist die Bewertung der Zufriedenheit eines Mitglieds mit einem anderen. Im Menüpunkt Referenzen werden alle erhaltenen und erteilten Referenzen angezeigt. Im Menüpunkt Berichte werden die Referenzen zusätzlich angezeigt. Um Referenzen zu erteilen das gewünschte Mitglied suchen und Referenzen erteilen und anzeigen klicken. Einen Wert auswählen, die Beschreibung ausfüllen und Weiter klicken. Talente Tauschkreis Wien Seite 16 von 27
17 Schon erscheint die erteilte Referenz auf. Pro Person kann nur eine Referenz gegeben werden, diese kann jederzeit geändert werden. Für Änderungen einfach auf die Lupe klicken. Gleichzeitig erscheint die Referenz in meinem Account unter Erteilte Referenzen auf. Die Referenzen erscheinen auch in den Berichten der beiden Tasuchpartner auf (siehe Bericht). Talente Tauschkreis Wien Seite 17 von 27
18 Berichte Hier findet man Informationen über alle Referenzen, Inserate, Rechnungen, die Stundenanzahl und andere Statistiken. Über die jeweilige Profilansicht (unter Mitgliedersuche oder gespeicherte Kontakte Name auswählen) werden Berichte von anderen Mitgliedern angezeigt. Talente Tauschkreis Wien Seite 18 von 27
19 Konto Kontoinformation Jedes Mitglied hat 2 Konten, ein Euro-Konto und ein Stunden-Konto. Gezeigt wird der aktuelle Kontostand. Das Euro Konto zeigt an, ob der aktuelle Mitgliedsbeitrag schon bezahlt wurde. Durch Klicken auf die Lupe wird das Konto detailliert angezeigt. Jetzt sieht man die Buchungen einzeln aufgelistet. In diesem Fall wurden 3,45 Stunden vom alten System übernommen. 1 Stunde wurde am an Herbert Grill bezahlt (siehe Zahlung an Mitglied), 1 Stunde wurde von der Verwaltung gutgeschrieben (siehe Akzeptierte Rechnungen). Talente Tauschkreis Wien Seite 19 von 27
20 Rechnungen Um Zahlungen durchzuführen ist das Versenden einer Rechnung NICHT erforderlich. In diesem Menüpunkt werden alle offenen Rechnungen angezeigt, je nach Auswahl die eingehenden oder ausgehenden. Durch Klicken auf Erweitert kann man den Status ändern, hier wurde der Status zum Beispiel von Offen auf Akzeptiert geändert, unten wird das gefundene Ergebnis angezeigt. Diese Rechnung wurde bereits bezahlt. (Auf der vorigen Seite sieht man den Zahlungseingang auf dem Stundenkonto.) Sämtliche Rechnungen sind in diesem Menüpunkt gespeichert. Talente Tauschkreis Wien Seite 20 von 27
21 Zahlung an Mitglieder Um eine Überweisung an ein Mitglied durchzuführen einfach den Namen des Empfängers im Feld Benutzername eingeben. Das Feld Name wird automatisch vervollständigt. Betrag und Beschreibung ausfüllen und auf OK klicken. Die Überweisung ist erledigt! Auf dem Stundenkonto unter Kontoinformation ist die Zahlung zu sehen. Zahlungen können OHNE vorherige Rechnungslegung durchgeführt werden. Zahlung an System Hier können Mitglieder entweder auf das Sozialkonto oder auf das Verwaltungskonto des Talente Tauschkreis Wien überweisen. Der Vorgang funktioniert wie bei Zahlungen an Mitglieder. Talente Tauschkreis Wien Seite 21 von 27
22 Rechnung an Mitglied Ganz einfach kann auch eine Rechnung an ein Mitglied geschickt werden. Um eine Zahlung durchzuführen ist eine Rechnung aber nicht erforderlich. Über akzeptierte oder auch abgelehnte Rechnungen werden automatisch Nachrichten an beide Mitglieder versendet. Für die Rechnung einfach den Namen des Rechnungsempfängers in das Feld Benutzername schreiben und die gewünschte Person aus der Liste auswählen, der Name wird automatisch vervollständigt. Betrag und Beschreibung ausfüllen und auf Weiter klicken und am Ende mit OK bestätigen. Rechnung an System Auch an das System kann eine Rechnung geschickt werden. Im Normalfall wird diese Funktion aber nicht gebraucht. Der Vorgang funktioniert wie bei Rechnungen an Mitglieder. Talente Tauschkreis Wien Seite 22 von 27
23 Benachrichtigungen Benachrichtigungsoptionen Hier ist eine Liste aller Vorgänge zu sehen, über die man in Cyclos benachrichtigt wird. Ein Häkchen in der Spalte Nachricht schickt Benachrichtigungen direkt in den Nachrichten-Eingang von Cyclos, ein Häkchen in der Spalte schickt Benachrichtigungen zusätzlich an die im Profil hinterlegte -Adresse. Die Häkchen können erst gesetzt werden wenn man zuerst das Feld Ändern anklickt. Wir empfehlen das Setzen aller Häkchen, da die Tauschvorgänge so schneller abgewickelt werden können, man muss nicht erst in Cyclos einsteigen um über die aktuellen Vorgänge informiert zu sein. Talente Tauschkreis Wien Seite 23 von 27
24 Inserat-Beobachter Mit dieser Funktion kann man Artikel eingeben, die man sucht, die derzeit aber nicht angeboten werden. Sobald der Artikel angeboten wird bekommt man eine Nachricht vom System zugeschickt. Einfach bei Inserat-Beobachter einfügen auf Weiter klicken, dann erscheint ein neues Fenster wo man die gewünschten Artikel einträgt. Einfach aufüllen und auf Weiter Klicken und der Inserat Beobachter wird gespeichert. Durch Klicken auf den Bleistift kann man nachträglich Änderungen vornehmen, durch Klicken auf das rote X wird der Inserat Beobachter gelöscht. Talente Tauschkreis Wien Seite 24 von 27
25 Suche Mitglieder Um nach Mitgliedern zu suchen einfach den Namen der gesuchten Person eingeben und auf Suche klicken. Alle gefundenen Möglichkeiten werden angezeigt. Unter Gebiet kann außerdem der jeweilige Tauschkreis gewählt werden. Zur Information: Der Talente Tauschkreis NÖ ist in die einzelnen Gebiete unterteilt. Durch klicken auf den gewünschten Namen wird automatisch das Profil dieser Person angezeigt. Talente Tauschkreis Wien Seite 25 von 27
26 Inserate Hier kann nach Inseraten gesucht werden. Einfach bei Suchbegriff die gesuchte Ware bzw. Dienstleistung eingeben. Unter Gebiet kann außerdem der jeweilige Tauschkreis gewählt werden. Zur Information: Der Talente Tauschkreis NÖ ist in die einzelnen Gebiete unterteilt. Durch einen Klick auf Erweitert können weitere Suchoptionen eingestellt werden, u.a. das Datum. Talente Tauschkreis Wien Seite 26 von 27
27 Hilfe Kontakt Hier sind nochmal die Kontaktdaten des Talente Tauschkreis Wien zu finden. Bei Fragen zu Cyclos bitte an die eingerichtete Hotline unter mailen! Benutzerhandbuch Hier sind die wichtigsten Themen noch einmal zusammengefasst und erklärt. Es gibt hier Informationen zu einigen Themen die wir nicht verwenden und daher auch nicht freigeschalten haben. Über Cyclos Cyclos ist ein Buchungssystem, eine Währungs-Software, die gemeinschaftlich entwickelt wurde und unter anderem von Tauschkreisen auf der ganzen Welt kostenlos verwendet wird. Die Basis ist also für alle gleich, jeder passt die Programm-Details aber für seine eigenen Bedürfnisse an. Abmelden Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir das Abmelden nach jeder Sitzung. Talente Tauschkreis Wien Seite 27 von 27
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