KAPITEL 1: DIE IDEE. Kapitel 1: Die Idee. Wie sehen Office-Packte heute aus? Szenario

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1 KAPITEL 1: DIE IDEE 1 Kapitel 1: Die Idee Wie sehen Office-Packte heute aus? Szenario Ein großes Problem ist bei moderne Office-Pakete die Vielzahl von Funktionen und Problemlösungen, die für die verschiedensten Fälle und Sonderfälle bereitgestellt werden. Das vorherige Kapitel bietet einen Eindruck von dieser Fülle. Dieser Umstand alleine ist sicher kein Schwachpunkt, sondern die mangelnde Übersichtlichkeit, die diese Menge an Funktionalität bedingt. Um sich trotzdem zurechtzufinden, kann man verschiedene Strategien verfolgen. Der wohl am häufigsten beschrittene Weg ist der, sich auf das Altbekannte zu beschränken, damit aber unter Umständen die gebotenen Möglichkeiten nicht auszuschöpfen. Der Benutzer kann zum Erlernen einer neuen Software auch ein Handbuch lesen. Dies ist jedoch, wie man immer wieder hört, die unbeliebteste Herangehensweise an neue Produkte. Der Grund hierfür findet sich zum Teil im erheblichen Zeitaufwand, der mit der Lektüre der häufig sehr umfangreichen und enttäuschend gestalteten Handbücher verbunden ist. Viele dieser Bücher handeln eine Funktionalität nach der anderen ab, ohne konkrete Hinweise auf eine Einbindung in eine Anwendungssituation. Durch Try and Error lernt man die neue Software sicherlich am nachhaltigsten kennen, jedoch ist diese Methode bezogen auf ein Office-Paket so aufwändig, dass sie im professionellen Gebrauch nicht akzeptabel ist. Was geschieht jedoch, wenn das Angebot an Funktionalität auf irgend eine Art und Weise eingeschränkt wird? Wenn man diese Reduzierung mit entsprechender Sorgfalt vollzieht, so ist nach unserer Ansicht ein deutlicher Zuwachs an Übersichtlichkeit zu erreichen. Ein solcher Ansatz soll nun im folgenden besprochen und prototypisch umgesetzt werde. Ein Oberflächenkonzept zur aufgabenbezogenen Reduzierung des Funktionsangebot Um die folgenden Ausführungen in einen sinnvollen Zusammenhang zu setzen, sei an dieser Stelle im groben das zu grunde liegende Konzept beschrieben. Es geht dabei um eine Verringerung des präsentierten Funktionsangebotes innerhalb eines Office- Pakets durch das Ausblenden nicht benötigter Funktionen. Das Ausgrauen von Funktionen, das heute bei nicht ausführbaren Funktionen verwendet wird, ist damit nicht gemeint.

2 2 KAPITEL 1: DIE IDEE Denkt man an die Benutzung eines Office-Pakets in einem Büro, so fällt einem ein, dass sich eine sehr geringe Zahl an speziellen Aufgaben, die einen großen Teil der anfallenden Arbeit ausmachen. Da wären das Schreiben von Briefen, Rechnungen, Mahnungen und Einladungen in einer Textverarbeitung sowie das Anfertigen von Bilanzen innerhalb einer Tabellenkalkulation. Für diese Tätigkeiten sind in der Regel viele der Funktionen eines Office-Pakets nicht notwendig. So werden zum Beispiel beim Erstellen von Bilanzen keine Formeln der höheren Mathematik benutzt, in Rechnungen keine Hyperlinks auftauchen, Geschäftsbriefe nie ein Verzeichnis oder eine Kapitelnumerierung enthalten, um nur einen kleinen Teil der Funktionen zu nennen, die in dem beschriebenen Zusammenhang nicht notwendig sind. Warum soll die Benutzerin/der Benutzer also durch ein zu großes Angebot an Funktionen verunsichert und verwirrt werden? Es ist doch ausreichend, wenn sie ihm in dem Kontext dargeboten werden, in dem er sie benötigt. Man darf sich nur nicht verleiten lassen, diese Einschränkungen als allgemein richtig anzusehen und das Hierarchiekonstrukt statisch anlegen. Der Benutzer muss immer die Möglichkeit haben, sich Funktionalität, die vorhanden aber nicht im Angebot ist, nutzbar zu machen. Sollte dies nicht gewährleistet sein, wird es immer eine große Zahl an Benutzern geben, die unzufrieden sind, weil sie ihre Arbeit nicht auf die Weise erledigen können, die sie bevorzugen. Eine solche Reduzierung des Funktionsangebots ist jedoch nur dann ohne einen Verlust an Leistungsfähigkeit des Produktes möglich, wenn dem Programm bekannt ist, welche Aufgabe der Benutzer im Moment der Benutzung bearbeiten möchte. Deshalb muss der Benutzer zu Beginn einer Aufgabe - also eine Dokuments sich für einen grob umrissene Aufgabenkontext (zum Beispiel: Rechnung oder Brief) entscheiden. Wir wollen also nicht versuchen, den Benutzer zu analysieren, sondern wir lassen uns von ihm sagen, welche Arbeit er erledigen will. Seine Wahl kann der Benutzer anhand einer umfangreichen Liste treffen oder sich einen eigenen Aufgabenzusammenhang definieren. Solche neuen Aufabenkontexte können dann der bestehenden Struktur hinzugefügt werden. Dieses Konzept benötigt für einen späteren Einsatz einen großen Bestand an Daten darüber, welche Grobaufgaben bearbeitet und zu welchen Aufgabengruppen sie zusammen gefasst werden können, für welche Aufgabe welche Teilaufgaben, Funktionen und Parameter benötigt werden, welche Teilaufgaben auf welche Funktionen und Parameter zurückgreifen und wie die Funktionen und Parameter untereinander verbunden sind. Eine Eigenschaften ist dabei, dass es eine Hierarchie der Knoten gibt, die es nicht erlaubt, dass eine Kante von einem Knoten einer Hierarchiestufe zu einem Knoten aus einer höheren Stufe verläuft. Unter anderem da ein gegebener Aufgabengraph niemals dem Anspruch von Vollständigkeit oder absoluter Korrektheit entsprechen kann, wird in Kapitel??.?? ein Konzept vorgestellt, das einen kooperativen Ansatzes zur ständigen Überarbeitung des Graphen durch die Internet-Gemeinschaft ermöglicht.

3 KAPITEL 1: DIE IDEE 3 Man muss sich also als Entwickler Gedanken darüber machen, in welchem Zusammenhang welche Funktionalität sinnvoll ist und welche nicht. Für das obige Beispiel der Büro-anwendungen ist das hier einmal exemplarisch durchgespielt worden. Dabei wurden allerdings die für jede Anwendung nötigen Funktionen wie Speichern, Laden oder Zeichen-formatieren nicht berücksichtigt, da diese konventionell verwandt werden. Notwendige Funktionen Das Bearbeiten von Korrespondenzen beinhaltet für gewöhnlich, dass der Benutzer zunächst die Adresse des Empfängers in sein Schreiben aufnehmen möchte. Diese Adresse soll in der Regel aus einem Adressbuch eingelesen werden. Man benötigt folglich ein Adressbuch. Will man generische Textstellen wie fertige Grußformeln einfügen, werden Feldbefehle unerlässlich. Da die Adressen im zu erstellenden Brief aber über einen Automaten eingefügt wird, müssen die hierfür nötigen Feldbefehle nicht sichtbar aufzurufen sein. Anders ist es mit Datenfeldern. Sowohl fixe, wie auch variable Datenfelder sind für die Erstellung geschäftliche Briefwechsel notwendig. Damit ist allerdings meistens der Bedarf an Feldbefehlen für diesen Bereich von Tätigkeiten gedeckt. Abb. 1: Beispiel für das erstellen einer Rechnung mit StarOffice Eine weitere sinnvolle Eigenschaft ist das Anbieten von Seitenvorlagen, da geschäftliche Korrespondenz in der Regel auf entsprechendem Briefpapier gedruckt wird. Dabei kann es vorkommen, dass die Briefpapiergestaltung im eigentlichen Brief enthalten ist. In diesem Fall werden Seitenvorlagen benötigt, da nicht für jeden Brief dieses neu angelegt werden sollte. Anderenfalls wird ein vorgedruckter Briefbogen benutzt. Hierbei sollten Platzhalter für Adressen und vielleicht noch einige andere Eingaben in die Seitenvorlage eingearbeitet sein, damit auch alles am richtigen Platz steht. In beiden Fällen ist es jedoch so, dass Folgeseiten auf neutralem Papier oder auf einem Bogen mit nur kleiner Kopf- und Fußzeile geschrieben werden. Dieser Aspekt

4 4 KAPITEL 1: DIE IDEE macht die Benutzung von Seitenvorlagen noch einmal sinnvoller, da die Vorlage für die Folgeseite innerhalb einer Seitenvorlage definiert werden kann. Dadurch wiederum ist es notwendig, dass auch Kopf- und Fußzeilen verfügbar sind. Unter Umständen müssen ja eben diese auf einem leeren Blatt mitgedruckt werden. Da auch kurze Texte durchaus mehrere Absätze besitzen und innerhalb eines Absatzes hervorzuhebende Passagen vorhanden sein können, ist es ebenso wichtig, dass Absatz- und Zeichenvorlagen bei der Bearbeitung von Briefen und Rechnungen zur Verfügung stehen. Dabei ist es allerdings nicht nötig, sämtliche Vorlagen anzubieten. Solche, die zum Beispiel Hyperlinks kennzeichnen oder zum Erstellen von Verzeichnissen verwendet werden, sind hier überflüssig und brauchen daher nicht aufgenommen zu werden. Eine Funktionsgruppe, die als Voreinstellung nur für Rechnungen relevant ist, ist die der Tabellenfunktionen. Dort unerlässlich, werden sie in Briefen eher selten verwandt. Allerdings gibt es noch die Möglichkeit, eine Rechnung innerhalb einer Tabellenkalkulation zu schreiben, also auf einem beliebig großen Tabellenarbeitsblatt. Sollte sich der Anwender für diese Variante entschieden haben, sind die Tabellenfunktionen direkt an seine Arbeitsumgebung gebunden und brauchen nicht mehr in der speziellen Aufgabe Rechnung eingebracht zu werden. Serienbrief-Funktionen sind eine gute Möglichkeit, das Einfügen von Funktionalität während des Arbeitens zu testen. Weiß man bereits zu beginn dieser Arbeit, dass das gleiche Schreiben an mehrere Adressaten geht, sollte der Seriendruck durchaus von Beginn an zur Verfügung stehen. Schreibt man jedoch eine Reihe von Rechnungen, die zunächst unterschiedlich erscheinen, einige dann allerdings doch den gleichen Inhalt aufweisen, so ist es von Vorteil, wenn man diese Funktionsgruppe (oder den entsprechenden Aufgabenautomaten) nachträglich in den Funktionsumfang der Aufgabe einfügen kann. Konkrete Arbeitsabläufe als Szenario Am bestehenden StarOffice angelehnt wurden konkrete Lösungsansätze erarbeitet, die später vorgestellt werden. In einem Aufgaben- und Funktionsnavigator werden die verschiedenen Aufgabenkontexte und die Funktionen zur Verfügung gestellt. Der erste Arbeitsablauf dieses Szenarios ist das Schreiben einer förmlichen Einladung. Ausgehend vom Hauptknoten Star Office erreicht man über Textdokument und Geschäftliche Korrespondenz den Knoten Brief, der am geeignetsten erscheint, um ein solches Schreiben aufzusetzen. Nachdem sich nun die Oberfläche initialisiert hat, wählt man den Aufgabenautomaten Adresse einfügen, um den Empfänger einzutragen. In die bereits eingefügten Textfelder für Betreff, Datum, Zeichen u. s. w. muss der entsprechende Text nur eingetragen werden. Der eigentliche Inhalt der Einladung wird dann in den Hauptteil des Briefes geschrieben. Absender und sonstige Angaben sind bereits auf das Briefpapier gedruckt. Diese Einladung soll nachträglich (also nach Beginn der Arbeit) an mehrere Personen geschickt werden. Nun ist es möglich den Aufgabenautomaten Seriendruck direkt aus dem Funktionsnavigator aufzurufen, und die hinzugekommenen Adressen aus dem Adressbuch einzufügen. Das Schreiben einer Rechnung kann unter Umständen ähnlich aussehen, wie das Erstellen einer Einladung, also der ersten beschriebenen Tätigkeit dieses Szenarios.

5 KAPITEL 1: DIE IDEE 5 Abb. 2: Im Funktionsnavigator ist der Knoten Brief aktiv Angenommen der Benutzer hat den Knoten Rechnung noch nicht gesehen, da er sein Office-Paket bislang nur privat genutzt hat und wählt daher für diese Tätigkeit den Aufgabenknoten Brief aus der Rubrik Private Korrespondenz. Der Ablauf sieht also wie oben skizziert aus, jedoch will man die einzelnen Posten der Rechnung nicht als einfachen Text setzen, sondern in einer Tabelle platzieren. Die dafür nötigen Funktionen sind allerdings in der Aufgabe Privater Brief nicht enthalten. Man wechselt also in den Funktionsnavigator und wählt den Funktionsgruppenknoten Tabelle, beispielsweise aus dem Aufgabenknoten Stundenplan. Die Oberfläche rekonfiguriert sich und der Benutzer kann mit den neuen Funktionen eine Tabelle anlegen, sie ausfüllen und in ihr Rechenoperationen ausführen. Ein anderer Benutzer ist sehr geübt im Umgang mit StarCalc und möchte zum ersten mal eine Rechnung erstellen. In dieser soll zudem ein Teil aus einer StarCalc Tabelle verwendet werden. Er möchte dieses Schreiben also in seiner Tabellenkalkulation aufsetzen. Er kann also nach dem Stichwort Rechnung suchen, und bekommt den Knoten Rechnung tabellenorientiert angeboten. Er wird diesen wählen und in seiner gewohnten Umgebung arbeiten können. Abb. 3: AufgabenAutomat Seriendruck kann gewählt werden

6 6 KAPITEL 1: DIE IDEE Wir haben also einen Ansatz, der sich weiterhin auf ein exploratives Erlernen bezieht, jedoch die zu explorierende Funktionsvielfalt aufgabenbezogen reduziert. Die Aufgabe ist das zentrale Leitmotiv. Dabei ist jedoch zu beachten, dass keine Aufgabenmodellierung als absolut ausgelegt werden kann. Es wird immer Fälle geben, die nicht in einem der vorhandenen Aufgabenkontexte zu bearbeiten ist. Deshalb muss es immer möglich sein, auf die gesamte Funktionalität des Programmpakets zurück zu greifen. Eine konkrete Umsetzung dieses Ansatzes wird im folgenden beschrieben.

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