Ein praktischer Termin- und Kontaktworkflow am Beispiel einer Künstlerbuchung

Transkript

1 Kommunikation intelligent steuern UpToNet Events&Artists Veranstaltungsmanagement Ein praktischer Termin- und Kontaktworkflow am Beispiel einer Künstlerbuchung

2 1 UpToNet Workflow Dokumentation 1 Die Startseite - Alle wichtigen Informationen auf einen Blick Das Infocockpit Terminanfrage eines Veranstalters kommt per herein: Anlegen eines neuen Ansprechpartners: Anlegen eines neuen Termins: 10 2 Termindetails - Die Schaltzentrale zum Termin Detailansicht Termin Das Infocockpit zum Termin Verschicken eines Angebots an den Veranstalter: Der Veranstalter sagt ab Der Veranstalter will unverbindlich buchen Erstellen und Zusenden des Vertrags Der vom Veranstalter unterschriebene Vertrag trifft ein Erstellen einer Rechnung Der Kunde bezahlt die Rechnung nicht Mahnungen schreiben Den Zahlungseingang einer Rechnung verbuchen Abfrage wichtiger Tourinformationen Die Tourmappe Rücksendung der Tourmappe übernehmen der enthaltenen Informationen Zusammenstellen der wichtigsten Informationen zum Termin Exportieren aller Termin-Informationen (für Mobilgeräte) Erstellen eines Tourbooks aus den eingetragenen Termininformationen 47 2

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4 1 Die Startseite - Alle wichtigen Informationen auf einen Blick 1.1 Das Infocockpit Nach dem Start von UpToNet Events&Artists befinden Sie sich auf der sogenannten Startseite. Die Startseite dient Ihnen als Infocockpit und bietet Ihnen die wichtigsten Informationen übersichtlich auf einen Blick. Die in der folgenden Abbildung aktivierten Reiter bieten Ihnen die beste Übersicht über alle hinterlegten Ansprechpartner, Firmen und Kontakte (in der Abb. 1. gelb hinterlegt): Abb. 1. Startseite von UpToNet Events&Artists - Präferierte Ansicht für Adressen und Kontakte Das Fenster Adressen (links oben) beinhaltet alle Firmenadressen aus Ihrer Datenbank. Zu einer Firmenadresse können beliebig viele Ansprechpartner hinterlegt werden. Wenn Sie eine Firmenadresse auswählen, finden Sie eine Liste aller hinterlegten Ansprechpartner der Firma direkt darunter, im linken unteren Fenster. Das Fenster Details zu Adresse (in der Mitte oben) zeigt Ihnen alle hinterlegten Detailinformationen zum derzeit ausgewählten Ansprechpartner. Darunter befindet sich das Fenster Kontakte. Kontakte sind alle Interaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und externen Personen wie bspw. Kunden, Lieferanten, Veranstaltern, Musikerkollegen, Technikern und Fans. Wenn Sie einen Kontakt in diesem Fenster auswählen, finden Sie auf der rechten Seite der Startseite alle Details sowie falls vorhanden Anhänge zum derzeit ausgewählten Kontakt. 4

5 1.2 Terminanfrage eines Veranstalters kommt per herein: Wenn Ihr Unternehmen eine Veranstaltungsanfrage per erhalten hat, können Sie diese direkt aus Ihrem Mailprogramm (z.b. Microsoft Outlook) per Drag&Drop in das Ansprechpartner-Fenster der Hauptseite ziehen (In Abb. 2. links unten): Abb. 2. Mail per Drag&Drop in das Ansprechpartnerfenster der Hauptseite ziehen Es öffnet sich nun ein neuer Dialog, in dem Sie die Kontaktart der erhaltenen angeben können. Da es sich in unserem Beispiel um eine Veranstaltungsanfrage handelt, wählen Sie den Eintrag Terminanfrage aus und klicken Sie auf den linken Button mit der Bezeichnung Auswahl übernehmen : Abb. 3. Art des Kontaktes auswählen - Bsp. Terminanfrage 5

6 Wenn die per Drag&Drop hinzugefügte zusätzlich Anhänge enthält, wird Ihnen zuvor folgender Dialog zur Verfügung gestellt, mit dem Sie auswählen können, welche dieser Anhänge in den Kontakt übernommen werden sollen: Abb. 4. Dialog Anhänge übernehmen - optional bei s mit Anhängen Setzen sie einfach bei den Anhängen einen Haken, die Sie in den Kontakt übernehmen möchten. Mit einem Klick auf weiter kommen Sie auf das zuvor beschriebene Fenster mit der Bezeichnung Kontakt auswählen (siehe oben). Nachdem die Kontaktart ( Terminanfrage ) ausgewählt wurde, öffnet sich der Kontaktdialog. Der Betreff, der Nachrichteninhalt und etwaige Anhänge der werden bereits automatisch übernommen. Zudem wird die Kontaktart durch Ihre Vorauswahl auf Terminanfrage (eingehend) gesetzt. Ist die -Adresse des Absenders bereits im System erfasst worden (als Ansprechpartner), wird selbst diese Information automatisch vom System übernommen: 6 Abb. 5. Kontaktdialog - Eigenschaften des Kontaktes zur Terminanfrage

7 1.3 Anlegen eines neuen Ansprechpartners: Handelt es sich bei dem Absender der um einen neuen Kunden, so muss zuerst ein neuer Ansprechpartner über den Button erstellen angelegt werden: Abb. 6. Neuen Ansprechpartner anlegen - Button erstellen Nachdem der Button erstellen ausgewählt wurde, öffnet sich der Dialog zur Anlage von neuen Adressen (Bereits gespeicherte Ansprechpartner können aus einer Liste oder über den Button auswählen ausgewählt werden): 7

8 Abb. 7. Neue Adressen anlegen - Adressdialog, Registerkarte allgemein Der Dialog zur Anlage neuer Adressen ist in drei Bereiche unterteilt: 1.) Informationen zum Ansprechpartner (Anrede, Titel, Name, etc.) 2.) Informationen zum Unternehmen des Ansprechpartners (Firmenname, Adresse, Telefon- und Webadresse etc.) bzw. zur Privatadresse des Ansprechpartners 3.) Unternehmensbezogene Informationen zum Ansprechpartner (Funktion und Abteilung im Unternehmen, Durchwahl und etwaige Anmerkungen) 8

9 In der zweiten Registerkarte namens Merkmale können dem angelegten Ansprechpartner zuvor definierte Merkmale zugewiesen werden. Dazu muss auf der rechten Seite ein Merkmal ausgewählt werden und dieses mit dem Linkspfeil an den Ansprechpartner übertragen werden: Abb. 8. Adressdialog - Registerkarte Merkmale In der dritten Registerkarte Erweitert des Adressdialogs, können Informationen zur Mitarbeiteranzahl, eine mögliche Umsatzsteuer Ident.-Nr. sowie Details zur Fahrstrecke und Fahrzeit hinterlegt werden: Abb. 9. Adressdialog - Registerkarte Erweitert Sind alle Informationen eingetragen worden, speichern Sie den neu angelegten Ansprechpartner mit dem Button Speichern und Schließen. Nach erfolgreichem Erstellen eines Ansprechpartners gelangt man wieder zurück in das Fenster zum Anlegen neuer Kontakte. Da wir in unserem Beispiel eine komplette Terminanfrage durchgehen möchten, ist der nächste Schritt das Erstellen eines neuen Termins. 9

10 1.4 Anlegen eines neuen Termins: Zum Erstellen eines Termins klicken Sie im Kontaktdialog auf den Button erstellen des Terminbereichs (bereits erstellte Termine können aus einer Liste mittels des Buttons auswählen ausgewählt werden): Abb. 10. Neuen Termin erstellen Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen neuer Termine: Abb. 11. Neue Termine anlegen - Termindialog 10

11 Der Betreff sowie der Inhalt der mit der Veranstaltungsanfrage werden vom System automatisch übernommen. Wenn Sie die vorherigen Schritte absolviert haben und einen Ansprechpartner erstellt haben, ist auch dieser bereits im Termindialog übernommen worden. Sie definieren die Termindauer und den Zeitpunkt, indem Sie den Beginn und das Enddatum inklusive Uhrzeit angeben (Felder: Beginn und Ende ): Abb. 12. Terminbeginn und Terminende festlegen Das Datum wird entweder über den Button rechts neben dem Datumsfeld mittels eines Kalender hinzugefügt, alternativ besteht auch die Möglichkeit das Datum manuell nach der Vorgabe TT.MM.JJJJ ss:mm einzufügen. Im Auswahlfeld Für können Sie den Termin einem Mitarbeiter zuweisen, sowie im Feld rechts daneben, einen Koordinator für den Termin bestimmen. Diese beiden Beteiligten können per über die Terminanlage bzw. Terminänderungen benachrichtigt werden. Abb. 13. Mitarbeiter und Koordinator auswählen In der Auswahlliste Kalender können Sie den Termin einem zuvor definierten Kalender zuweisen. So ist es beispielsweise möglich unterschiedliche Künstler in jeweils eigenen Kalenderansichten zu verwalten. Die Anlage von Kalendern wird Ihnen in einem späteren Kapitel erläutert. In der Auswahlliste Art des Termins kann die Terminart festgelegt werden (Auftritt, Pressetermin etc.). Durch die Unterscheidung nach Terminarten können Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Kalender nach den hier vergebenen Attributen filtern: Abb. 14. Auswahl der Terminart 11

12 Der Status definiert den derzeitigen Zustand des Termins. Da wir uns in unserem Beispiel auf dem momentanen Stand einer Terminanfrage befinden, wählen wir aus dieser Liste den Eintrag Anfrage aus: Abb. 15. Auswahl des Terminstatus Wenn Sie die zuvor beschriebenen Schritte zur Anlage eines Kontaktes mittels Drag&Drop durchgeführt haben, wird der Zustand des Termins automatisch auf Anfrage gesetzt. Durch die Auswahl dieses Eintrags, wird der automatisierte Eventmanagement-Workflow gestartet, wie wir später an diesem Beispiel sehen werden. Weitere Details, die zu einem Termin hinzugefügt werden können: Turnus: Mittels des Turnus können Serientermine angelegt werden, die sich in einem festen Zeitintervall wiederholen (wöchentlich, monatlich, jährlich etc.). Abb. 16. Der Turnus - Anlegen von Serienterminen Ort: Hier können Sie den Veranstaltungsort eintragen. Mit dem Button Adresse können Sie sich den eingetragenen Ort mit einem Klick in Google Maps anzeigen lassen: Abb. 17. Ort / Adresse in den Termindetails - Google Maps Anzeige über den Button Adresse 12

13 Notiz zum Termin: Das Notizfeld ist bereits mit dem Inhalt der Anfrage- vorbelegt, kann aber selbstverständlich auch mit anderen Informationen versehen werden. Firma / Adresse: Die Firma des Veranstalters, bzw. seine Adresse. Ansprechpartner: Ist mit dem zuvor angelegten Ansprechpartner vorbelegt. Bestätigt am / Abgesagt am: Bei fixen Terminbestätigungen bzw. Absagen, können Sie hier die jeweiligen Daten eintragen. Erinnern: Gibt Ihnen die Möglichkeit, sich kurz vor Stattfinden eines Termins an diesen Erinnern zu lassen. Wählen Sie hierzu die Zeitspanne in Minuten vor Eintreten des Termins. Events&Artists erinnert Sie mittels eines Pop-Up-Fensters an anstehende Termine. Abb. 18. Weitere Informationen zum Termin Es existieren vier weitere Registerkarten im Termindialog in denen zusätzliche Detailinformationen eingetragen werden können: Abb. 19. Weitere Registerkarten im Termindialog Teilnehmer: Weisen Sie weitere Teilnehmer (interne Mitarbeiter, sowie externe Ansprechpartner) einem Termin zu. Die Teilnehmer werden über den Termin sowie über Terminänderungen (Absage, Bestätigung etc.) per benachrichtigt. Anhänge: Die Registerkarte Anhänge gibt Ihnen die Möglichkeit dem Termin etwaige Anhänge hinzuzufügen (Info-Broschüren, Textdateien, Bildmaterial etc.). Terminserie: Wenn Sie über die Registerkarte Turnus einen Serientermin angelegt haben, finden Sie hier eine Auflistung aller eingetragenen Einzeltermine der Terminserie. Veranstaltung: Die Registerkarte Veranstaltung gibt Ihnen die Möglichkeit den erstellten Termin einem Haupt-Termin zuzuweisen. So ist es beispielsweise möglich, alle einzelnen Termine einer Tour zum Haupttermin Tour (erstreckt sich über die gesamte Zeitspanne der Tour) zuzuweisen. 13

14 Sind alle benötigten Informationen zum Termin eingetragen worden, speichern Sie den Termin mit dem Button Speichern und schließen. Sie befinden sich nun wieder im Kontaktdialog, dem Startpunkt unseres Terminanfragebeispiels. Da nun alle relevanten Informationen hinterlegt wurden (Details zum Kontakt, Erstellen und Hinzufügen eines Ansprechpartners sowie das Erstellen und Hinzufügen eines Termins mit allen relevanten Termindetails) speichern Sie auch den Kontaktdialog mit dem Button Speichern und Schließen. Abb. 20. Speichern des Kontaktes = Anlage in Kontakthistorie Sie gelangen nun automatisch in die Detailansicht des zuvor angelegten Termins. Von hier aus planen und organisieren Sie alle weiteren Schritte auf dem Weg zum Event. 14

15 2 Termindetails - Die Schaltzentrale zum Termin 2.1 Detailansicht Termin Das Infocockpit zum Termin Nach erfolgreichem Speichern des Terminanfrage -Kontaktes befinden Sie sich in den Termindetails. Sie gelangen ansonsten jederzeit auf die Termindetails, wenn Sie auf der Startseite einen Termin aus dem Kalender auswählen und den Details-Button in der Sektion Termine der Hauptmenüleiste anklicken. Abb. 21. Termindetails nach Speichern des Terminanfrage-Kontaktes Auf der oberen linken Seite finden Sie alle eingetragenen Informationen zum Termin und zum Veranstalter. Darunter werden Ihnen etwaige Wiedervorlagen (Erinnerungen) zum Termin angezeigt. Handelt es sich bei dem Termin um einen Haupttermin, bspw. eine komplette Tournee, so finden Sie zudem über die Registerkarte Verlauf alle Einzeltermine zum Haupttermin. 15

16 Im mittleren Fenster werden Ihnen je nach ausgewählter Registerkarte verschiedene Informationen zum Termin angezeigt: Abb. 22. Registerkarten des Termindetailfensters Die Registerkarte Mitwirkende/Teilnehmer enthält Adressen, die dem Termin in zuvor definierten Rollen hinzugefügt wurden. Hier können Sie alle benötigten Adressen für Hotels, Auftrittsorte, aber auch Personenbezogene Adressen wie Bühnentechniker oder Tourleiter etc. hinterlegen. Die hier hinterlegten Informationen fließen später ins Tourbook, damit die Informationen auch unterwegs in übersichtlicher Form vorliegen. Die Registerkarte Kontakte stellt Ihnen alle Interaktionen und Kommunikationen zwischen Ihrem Unternehmen und Vertragspartnern, Veranstaltern etc. dar. Kontakte können eingehende und ausgehende s sein, aber auch Telefonnotizen oder sonstige Informationen die den Termin betreffen. Die Registerkarte Der Termin im Kalender stellt Ihnen den gewählten Termin in der Tagesansicht dar und bietet sich beispielsweise an um den Tagesablauf des Termins einzusehen. In der Registerkarte Belege werden Ihnen alle verschickten Faktura-Dokumente aufgelistet. Wurde zum Termin beispielsweise bereits eine Rechnung verschickt, finden Sie diese im Rechnungsmenü. Die Registerkarte Kalenderansicht zeigt Ihnen den Kalender des Programms wahlweise in der Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht, so wie Sie ihn bereits von der Startseite her kennengelernt haben. Wenn Sie zum Termin eine Adresse / einen Auftrittsort hinterlegt haben, finden Sie auf der Registerkarte Karte eine Google-Maps Kartenansicht. Mit nur einem Klick können Sie sich von hier aus eine Route zum Auftrittsort erstellen, bzw. die Umgebung erkunden. Die rechte Seite des Termindetailfensters zeigt Ihnen je nach ausgewählter Registerkarte detailliertere Informationen, beispielsweise den Inhalt eines ausgewählten Kontaktes. 16

17 2.2 Verschicken eines Angebots an den Veranstalter: Bisher haben wir innerhalb unseres Workflows eine Anfrage für einen Termin per erhalten. Nun ist es an der Zeit dem Veranstalter ein Angebot zukommen zu lassen. Wählen Sie dazu in der Kontaktansicht des Termindetailfensters den zuvor angelegten Anfragekontakt aus und klicken Sie auf den Antworten Button bzw. alternativ wählen Sie aus dem Rechtsklick Kontextmenü den Eintrag Antworten / auf diesen Kontakt beziehen aus. Abb. 23. Auf einen Kontakt antworten - Verschicken eines Angebots Es öffnet sich nun die Übersicht aller Kontaktarten. Wählen Sie hier den Eintrag Zusendung Preisliste und Informationen aus. Abb. 24. Auswahl einer Kontaktart 17

18 Es öffnet sich ein neues Kontakt-Eigenschaftenfenster in dem der Betreff, der Ansprechpartner sowie der Termin bereits vorbelegt sind. Um auf einfachste Art und Weise Ihr Angebot zu erstellen, wählen Sie aus der Liste Aus Vorlage erstellen den Eintrag Anschreiben, Preisliste und Zusatzinformationen aus. Dadurch wird Ihre Angebotsvorlage geöffnet und angewendet. Dank vordefinierter Textbausteine können Angebote so in Windeseile erstellt werden: Abb. 25. Auswahl der Angebotsvorlage Der Angebotstext Ihrer Vorlage wird daraufhin als Text hinzugefügt, inklusive personalisierter Anrede des ausgewählten Veranstalters (Ansprechpartner zum Termin) und Datum des Termins. Wenn Ihr Vorlagenordner weitere Dokumente enthält, werden diese dem Angebot als Anhang in der gleichnamigen Registerkarte des Kontakts hinzugefügt. Sind alle Informationen zum Angebot im Kontakt vorhanden, versenden Sie diesen per Mail über den Button Senden, in der unteren Leiste. Es öffnet sich nun Ihr gewohntes Programm mit der fertig generierten Mail. Wenn alle gewünschten Informationen enthalten sind, können Sie die Mail an den Veranstalter versenden. 18

19 Nach dem Versenden wird der neue Kontakt Zusendung Preisliste und Informationen Ihrer Kontakthistorie des Termindetailfensters hinzugefügt. Abb. 26. Neuer Kontakt Zusendung Preisliste und Informationen Nachdem der Kontakt erfolgreich erstellt wurde, wird vom System automatisch eine Erinnerung erzeugt, die Sie im linken Teil der Terminübersicht in der Registerkarte Wiedervorlagen einsehen können. Wenn sich der Veranstalter bis zwei Wochen nach dem Verschicken des Kontaktes nicht auf Ihr Angebot gemeldet hat, werden Sie daran erinnert nachzuhaken ob er den Termin dennoch fest buchen möchte. Abb. 27. Automatisch erzeugte Erinnerung - Nachfrage zum versendeten Angebot Die links abgebildete Erinnerung wird Ihnen zum oben genannten Zeitpunkt in einem Pop-Up Fenster angezeigt: Abb. 28. Erinnerungs-PopUp Fenster Wenn der Kunde einen unterschriebenen Vertrag zurücksendet, verschwindet die Erinnerung automatisch aus der Wiedervorlagenliste (Die Vorgehensweise wird Ihnen in einem späteren Kapitel erläutert). Zudem können Sie Erinnerungen manuell löschen, indem Sie eine Erinnerung auswählen und den Button Erinnerung schliessen betätigen. Um alle Erinnerungen auf einmal zu löschen, wählen Sie den Button Alle Erinnerungen schliessen aus. 19

20 2.3 Der Veranstalter sagt ab Wenn der Veranstalter den Termin nicht buchen möchte und absagt, sollten Sie dies im Kalender erkenntlich machen. Sie haben hierzu zwei verschiedene Möglichkeiten den Termin auf den Zustand Absage zu setzen. 1.) Legen Sie einen Kontakt Terminabsage in der Kontakthistorie des Termindetailfensters an. Die Vorgehensweise zur Anlage von Kontakten entspricht der zuvor erläuterten Vorgehensweise zur Anlage eines Zusendung Preisliste und Informationen Kontaktes. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontakthistorie und wählen Sie im Kontextmenü Neuen Eintrag erstellen aus. In der Liste aller Kontaktarten wählen Sie den Eintrag Terminabsage aus. Wenn Sie den Kontakt speichern, befindet sich der Termin im Zustand Absage. Abb. 29. Anlage eines Kontaktes Terminabsage 2.) Alternativ können Sie auch in den Termineigenschaften den Zustand manuell auf Absage setzen. Markieren Sie hierzu den Termin auf der linken Seite des Termindetailfensters und klicken Sie auf den Eigenschaften Button: Abb. 30. Termineigenschaften eines Termins aufrufen 20

21 Sie befinden sich nun in den Termineigenschaften. Setzen Sie im Eigenschaftenfenster den Status auf den Eintrag Absage und speichern Sie die Termineigenschaften ab: Abb. 31. Termin auf den Status Absage setzen - Vorgehensweise über Termineigenschaften Nachdem Sie eine der beiden Vorgehensweisen durchgeführt haben, erkennen Sie in den Termindetails, dass die Farbe des Termins nun blau dargestellt wird. Blaue Kalendereinträge sind abgesagte Termine, so sehen Sie in der Kalenderansicht auf einen Blick, welche Termine nicht mehr aktuell sind bzw. vom Veranstalter abgesagt wurden: Abb. 32. Abgesagter Termin - blaue Darstellung in Kalender und Termineigenschaften 21

22 2.4 Der Veranstalter will unverbindlich buchen Möchte ein Kunde unverbindlich buchen, so legen Sie einen Kontakt der Kontaktart Terminbestätigung an. Wenn die Terminbestätigung per eintraf, ziehen Sie diese einfach in die Kontakthistorie des Termins und wählen die Kontaktart Terminbestätigung aus (Alternativ können Sie jederzeit manuell einen Kontakt der Kontaktart anlegen): Abb. 33. Auswahl der Kontaktart Terminbestätigung Alternativ können Sie zudem wie in den vorherigen Beispielen den Kontakt manuell anlegen indem Sie den Button Neu klicken oder mit der rechten Maustaste klicken und den Kontextmenüeintrag Neuen Eintrag erstellen auswählen: Button: Rechte Maustaste Kontextmenü: 22

23 2.5 Erstellen und Zusenden des Vertrags Nachdem der Termin im letzten Schritt durch den Veranstalter bestätigt wurde, ist es an der Zeit einen Vertrag für den Termin zu erstellen und diesen an den Veranstalter zu versenden. Hierfür wechseln wir innerhalb des Termindetail-Fensters zur Registerkarte Verträge. Abb. 34. Navigation zum Vertragsmodul von Events&Artists Sie befinden sich nun in einer noch leeren Listenansicht, in der Verträge erstellt werden können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Neuen Eintrag erstellen aus. Wahlweise können Sie auch die Liste anwählen und in der Hauptmenüleiste den Neu Button anwählen. Abb. 35. Erstellen eines neuen Vertrages Es erscheint eine Dialogmaske, die Ihnen alle bereits angelegten Vertragsarten und Vertragsvorlagen anbietet. Wählen Sie eine der Vorlagen, bzw. Arten aus (Die Anlage von Vertragsarten und Vertragsvorlagen wird Ihnen in einem späteren Kapitel erläutert). Abb. 36. Auswahl der Vertragsart bzw. Vertragsvorlage 23

24 Es erscheint eine Dialogmaske, in der Sie die grundsätzlichen Informationen zum Vertrag eintragen können. Die Nummer, das Datum und der Betreff werden automatisch vergeben, sofern Sie den Vertrag aus den Termindetails eines Termins erstellen. Zudem werden bereits der Veranstalter, der den Termin angefragt hat, und Ihr Unternehmen als Vertragspartner eingetragen. Wenn Sie die Vertragspartner ändern möchten, klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten rechts neben den Vertragspartnern. Sie können dann neue Vertragspartner aus der Adressliste Ihres CRM- Moduls bestimmen. Im Feld Vertragsgegenstand können Sie die grundsätzlichen Informationen für den Vertragskopf eintragen. Wenn alle Eingaben getätigt wurden, speichern Sie den Vertragsanlagedialog mit dem Button Speichern und Schliessen. Abb. 37. Grundsätzliche Vertragsdaten Es öffnet sich nun die Ansicht zum Generieren neuer Verträge. Links finden Sie die aktuelle Druckansicht des Vertrages vor, auf der rechten Seite die Paragraphenbibliothek. 24 Abb. 38. Die aktuelle Druckansicht des Vertrages und die Paragraphenbibliothek

25 Wenn Sie eine Vertragsvorlage gewählt haben, werden Ihnen alle dort enthaltenen Paragraphen bereits in der Druckansicht angezeigt. Möchten Sie weitere Paragraphen hinzufügen oder haben Sie eine leere Vertragsart ausgewählt, können Sie die zusätzlichen Paragraphen nach dem Baukastenprinzip aus der rechten Seite in die aktuelle Druckansicht integrieren. Wählen Sie hierfür über die obere Auswahlliste zuerst eine Vertragsvorlage, die die benötigten Paragraphen enthält. je nach Auswahl, werden Ihnen nun in der Liste alle Paragraphen der Vorlage angezeigt. Wählen Sie einen der gewünschten Paragraphen aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button Ausgewählten Baustein übernehmen (oberhalb der Paragraphenliste). Abb. 39. Paragraphenvorlage auswählen Es öffnet sich nun eine Vertragsabschnittsmaske zum ausgewählten Vertragsbaustein. In dieser Maske besitzen Sie die Möglichkeit den ausgewählten Paragraphen inhaltlich anzupassen, und ihm eine Paragraphennummer zu erteilen. Je nach zugeteilter Nummer wird der Paragraph auf der Druckansicht angeordnet. Mit einem Klick auf Speichern und Schliessen wird der Paragraph der aktuellen Druckansicht hinzugefügt. Abb. 40. Paragraph selektieren und der aktuellen Druckansicht hinzufügen Abb. 41. Paragraphendialog - Anpassen und Nummerieren der Paragraphen Sie können auf identischem Wege unbegrenzt weitere Paragraphen hinzufügen und somit Ihren Vertrag Stück für Stück nach dem Baukastenprinzip generieren. 25

26 Die Anwendung ist hoch flexibel. Sie können jederzeit komplett neue Paragraphen der aktuellen Druckansicht hinzufügen, ohne dass diese sich bereits in einer Vorlage befinden müssen. Klicken Sie hierzu auf den Button Position hinzufügen in der oberen Menüleiste der Vertragsansicht. Abb. 42. Neue Paragraphen hinzufügen Sie sehen in diesem Fall eine leere Vertragsabschnittsmaske, die Sie mit Inhalt füllen können. Zu jedem Paragraphen kann innerhalb der Vertragsabschnittsmaske eine Vertragsleistung angegeben werden, beispielsweise um das Honorar für die Veranstaltung zu erfassen. Klicken Sie hierzu auf den Button Wert der Vertragsleistung erfassen. Abb. 43. Den Wert einer Vertragsleistung erfassen Es öffnet sich nun eine weitere Spalte innerhalb der Vertragsabschnittsmaske, in der Sie einen Wert, die Währung, die Mehrwertsteuer usw. festlegen können. Sind diese Schritte erfolgt, speichern Sie den Paragraphen mit dem Button Speichern und Schließen. Abb. 44. Wert der Vertragsleistung bestimmen - Eintragen der benötigten Informationen In der oberen Menüleiste können Sie weitere Paragraphen hinzufügen und bestehende Paragraphen löschen oder bearbeiten. Selektieren Sie hierzu einen Paragraphen in der aktuellen Druckansicht und klicken Sie einen der Buttons (siehe Abb. 42). Wenn der Vertrag Ihren Ansprüchen genügt, können Sie ihn aus der aktuellen Druckansicht ausdrucken oder versenden. 26

27 Klicken Sie zum endgültigen Drucken des Vertrages den Drucken Button. Wird der Vertrag endgültig gedruckt, kann er nicht mehr abgeändert werden, da er dadurch fixiert wird. Der schwarze Pfeil rechts neben dem Drucken-Button bietet Ihnen zudem die Möglichkeit den Vertrag probeweise zu drucken (dabei wird er nicht fixiert) oder per zu versenden. Abb. 45. Optionen um den Vertrag zu drucken, bzw. per an den Veranstalter zu versenden Wenn Sie den Vertrag per an den Veranstalter versenden möchten, klicken Sie in der Auswahl auf Versenden. Im folgenden Dialog werden Sie nochmals gefragt, ob Sie den Vertrag endgültig versenden möchten, dann wird dieser fixiert. Möchten Sie noch etwas am Vertrag abändern, wählen Sie abbrechen. Abb. 46. Abfrage vor dem tatsächlichen Versenden des Vertrags Wenn Sie sich für versenden entschieden haben, öffnet sich eine Dialogmaske in der Sie den Vertrag optional mit Attributen versehen und ihn im zweiten Schritt an einem Speicherort des DMS ablegen können. Sind Ihre Eingaben getätigt worden, dann klicken Sie auf den Button weiter. Abb. 47. Erste Maske der Vertragsablage 27

28 In der zweiten Ablagemaske können Sie den Empfänger eintragen, bzw. abändern oder wahlweise noch weitere Empfänger aus Ihrer Adressliste hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf Empfänger hinzufügen. Sind alle Eingaben erfolgt, klicken Sie erneut unten rechts auf den weiter Button. Abb. 48. Zweite Dialogmaske der Vertragsablage In der dritten und letzten Ablagemaske wählen Sie einen Speicherort im DMS aus. Der Vertragsordner des Veranstalters ist hierbei automatisch vorbelegt, so dass Sie auf den Fertigstellen Button klicken können, wenn Sie keinen alternativen Ablageort wünschen. Abb. 49. Dritte Dialogmaske der Vertragsablage Nach dem Klick auf Fertigstellen erscheint ein Dialog indem Sie eine Kontaktart bestimmen können um den Vertrag endgültig an den Veranstalter zu verschicken. Wählen Sie hierzu die Kontaktart Zusendung Engagementvertrag aus der Liste aus. Abb. 50. Auswahl der Kontaktart zur Aussendung des fertigen Vertrags 28

29 Der Ihnen bereits bekannte Kontaktdialog öffnet sich. Analog zum Versenden der Preisliste, können Sie auch hier den Button aus Vorlage erstellen betätigen, um eine -Vorlage aus den Termininformationen zu generieren, die im Anhang den zuvor erstellten Vertrag beinhaltet. Abb. 51. Kontaktdialog Zusendung Engagementvertrag mit ausgewählter vorlage Klicken Sie nun im letzten Schritt auf den Senden Button, um den Vertrag an den anfragenden Veranstalter zu verschicken. Analog zum Versenden der Preisliste wird nach dem Versenden per ein Kontakt der Kontaktart Zusendung Engagementvertrag zu Ihrer bisherigen Kontakthistorie des Termins hinzugefügt. Nachdem der Vertrag versendet wurde ist dieser fixiert und kann, wie bereits zuvor erläutert, nicht mehr abgeändert werden. Sie erkennen dies an der aktuellen Druckansicht die nun, nach dem Versand des Vertrages, das Druckdatum bzw. Versanddatum in roter Schrift enthält. 29

30 2.6 Der vom Veranstalter unterschriebene Vertrag trifft ein UpToNet bietet Ihnen die Möglichkeit den unterschriebenen Vertrag direkt aus dem Programm heraus einzuscannen und im Dokumentenmanagementsystem des Programms abzulegen. Legen Sie hierzu als erstes einen neuen Kontakt in der Kontakthistorie des Termins an. Nutzen Sie hierzu die Kontaktart Rücksendung Engagementvertrag. Wie gewohnt erledigen Sie dies entweder über den Neu Button der Kontaktsektion oder alternativ über einen Rechtsklick in die Kontakthistorie und der Auswahl des Eintrags Neuen Eintrag erstellen --> Rücksendung Engagementvertrag. In den Kontakteigenschaften wählt man die Registerkarte Anhänge aus. Im Reiter Anhänge klickt man mit der rechten Maustaste in das noch leere Feld und wählt im Kontextmenü den Eintrag Importieren von --> Dokumentenerfassung. Abb. 52. Kontakteigenschaften - Anhänge hinzufügen --> Dokumentenerfassung 30

31 Es öffnet sich nun der Erfassungsbildschirm von UpToNet. Auf der linken Seite des Bildschirms werden Ihnen alle Erfassungslösungen angezeigt (Scanner und Dokumentkameras mit Twain Schnittstelle) die auf Ihrem System installiert sind (in der folgenden Abbildung gelb hinterlegt). Wählen Sie hier den Scanner oder die Dokumentkamera aus, mit der Sie den Vertrag einscannen möchten. Abb. 53. Die Dokumentenerfassung in UpToNet Events&Artists Je nachdem welches Erfassungswerkzeug von Ihnen ausgewählt wird, werden unterschiedliche Optionen im mittleren Fenster angeboten, da die Funktionalität vom jeweils eingesetzten Twain-Treiber abhängt. Mit einem Klick auf den roten Auslöser Button werden die Seiten des Vertragsdokuments gescannt und wandern in das sogenannte Klemmbrett, welches auf der rechten Seite des Erfassungsbildschirms vorzufinden ist. Sind alle Seiten im Klemmbrett vorhanden, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Klemmbrett und wählen im Kontextmenü den Eintrag Als PDF speichern aus (Alternativ können Sie die Seiten des Vertrags auch im Tiff-Format abspeichern). 31

32 Abb. 54. Speichern der Seiten aus dem Klemmbrett - als PDF- oder Tiff-Datei Nach Auswahl einer der Optionen gelangen wir wieder automatisch in die Kontakteigenschaften und sehen, dass der gescannte Vertrag unserem Kontaktanhang hinzugefügt wurde. Der Kontakt kann nun mittels Speichern und schliessen in der Kontakthistorie des Termins abgespeichert werden. Sie erkennen, dass die Farbe des Termins in den Termindetails nun grün dargestellt wird. Dadurch können Sie den Status des Termins auf einen Blick im Kalender erkennen und wissen, dass der Termin nach der Rücksendung des unterschriebenen Vertrags nun fest gebucht wurde. Zudem wurden der Registerkarte Wiedervorlagen drei neue automatische Erinnerungen hinzugefügt, die Sie an definierten Zeitpunkten an das Schreiben der Rechnung, die Abfrage der Tourinfos und die Vorbereitung des Termins erinnern werden --> 32

33 2.7 Erstellen einer Rechnung Zum Erstellen einer Rechnung wählen Sie im Termindetailfenster die Registerkarte Rechnungen aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das noch leere Feld und wählen Sie im Kontextmenü Neuen Eintrag erstellen aus um eine Rechnung zu erstellen (Alternativ klicken Sie zuerst in das leere Feld, und dann den Button Neu in der Buttonleiste oben). Es öffnet sich nun ein Dialog zur Erstellung von Rechnungen. In der ersten Registerkarte des Dialogs tragen Sie die grundsätzlichen Informationen zu der Rechnung ein (Bezeichnung, Kopf-, Fuss- und Schlusstext, Zahlungsbedingungen etc.) Abb. 55. Assistent zum Erstellen einer Rechnung - erste Registerkarte Allgemeine Angaben 33

34 In der zweiten Registerkarte FIBU wählen Sie die Kostenstelle bzw. den Kostenträger, das Zahlungsziel und haben zudem Möglichkeiten um der Rechnung Abschläge hinzuzufügen, bzw. zu entfernen: Abb. 56. Assistent zum Erstellen einer Rechnung - zweite Registerkarte FIBU In der dritten Registerkarte fügen Sie der Rechnung Artikel aus Ihrem Artikelstamm hinzu. Das Erstellen von Artikeln für den Artikelstamm wird Ihnen in einem späteren Kapitel erläutert. An dieser Stelle reicht es erst einmal zu wissen, dass Sie die Möglichkeit haben Artikel im Artikelstamm zu verwalten um nicht ständig die gleichen Eingaben bei der Erstellung einer Rechnung tätigen zu müssen. Sie fügen einen Artikel aus dem Artikelstamm hinzu indem Sie diesen in der Liste markieren und auf den Zufügen >> Button klicken. Es öffnet sich ein Fenster zum ausgewählten Artikel in dem Sie die Möglichkeit haben den Preis sowie die Mehrwertsteuer anzupassen. Sind alle Infos korrekt, speichern Sie den Artikel mit dem Button Speichern und Schliessen. Der Artikel wird in die Artikelliste der Rechnung übernommen. 34

35 Abb. 57. Artikel einer Rechnung hinzufügen - dritte Registerkarte des Rechnungsassistenten Wenn alle Eingaben zu Ihrer Rechnung erfolgt sind, speichern Sie diese mit dem Button Speichern und schliessen. Die Rechnung wurde nun der Rechnungsliste hinzugefügt und kann Versendet oder ausgedruckt werden. Markieren Sie hierzu die Rechnung und klicken Sie auf den Button Drucken / Senden. Alternativ finden Sie diesen Programmpunkt indem Sie die Rechnung mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Drucken / Senden im Kontextmenü wählen. Abb. 58. Drucken und Versenden der neu erstellten Rechnung 35

36 Es öffnet sich ein Auswahldialog in dem Sie wählen können, ob die Rechnung per oder Brief versendet werden soll. Abb. 59. Rechnung per oder Brief versenden Wenn Sie den Eintrag auswählen, öffnet sich ein Kontakt der Kontaktart Rechnung. Diesem Kontakt ist die Rechnung bereits im Anhang hinzugefügt worden. Sie können den Kontakt über den Button Senden über ihr Standard programm versenden (Die Vorgehensweise ist identisch mit dem Versenden des Vertrages siehe oben). Wenn die versendet wurde, wird der Kontakt in der Kontakthistorie des Termins gespeichert, zudem wird die Erinnerung Rechnung schreiben aus Ihren Termindetails automatisch gelöscht. Wenn Sie die Rechnung als Ausdruck per Brief verschicken möchten, wählen Sie im Auswahldialog den Button Brief aus. Danach öffnet sich Ihre Standard PDF-Anwendung. Von hier aus kann das Dokument nun gedruckt werden. Anmerkung: Beim Rechnungsversand per Brief wird kein Kontakt in der Kontakthistorie angelegt. Zudem wird die Erinnerung Rechnungen schreiben nicht automatisch gelöscht. Das Anlegen eines Kontaktes kann zur besseren Übersicht manuell erfolgen, genauso das Löschen der automatisch generierten Erinnerung. 36 Abb. 60. Die Rechnung im Standard- Versand - bereit zum Ausdruck

37 2.8 Der Kunde bezahlt die Rechnung nicht Mahnungen schreiben Sollte ein Kunde seiner Zahlungspflicht nicht Folge leisten, so besteht die Möglichkeit Mahnungen zu versenden. Im Hauptmenü von UpToNet wählt man hierzu die Registerkarte Faktura aus und findet hier den Menüpunkt Offene Posten. Abb. 61. Faktura Modul - Menüpunkt Offene Posten In den offenen Posten werden alle erstellten Rechnungen aufgelistet, von denen noch kein Zahlungseingang verbucht wurde. Zu jeder unbezahlten Rechnung werden Ihnen an dieser Stelle zudem die wichtigsten Zahlungsdetails wie z.b. das Versanddatum der Rechnung, die derzeitige Mahnstufe und das Zahlungsziel dargestellt. Um eine Zahlungserinnerung zu versenden, wählen Sie eine Rechnung aus den offenen Posten mit Rechtsklick an und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Zahlungserinnerung versenden aus. Erneut haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die Zahlungserinnerung entweder per zu versenden oder als Ausdruck in Briefform. Die generelle Vorgehensweise ist identisch mit dem Versenden einer Rechnung. Wenn Sie den Versand per Mail wählen, können Sie erneut den Ablageordner im Dokumentenmanagementsystem von UpToNet bestimmen. Abb. 62. Zahlungserinnerung versenden Mit einem Klick auf Fertigstellen geht ein neuer Kontakt vom Typ Zahlungserinnerung auf. Im Feld Aus Vorlage erstellen wählen Sie den Eintrag -Vorlage aus. Der Inhalt des Kontaktes wird nun aus dieser Vorlage erzeugt. Sie versenden den Kontakt wie gewohnt über die Schaltfläche senden. Ist die Zahlungserinnerung versendet, wird der Kontakt automatisch der Kontakthistorie hinzugefügt. Abb. 63. Die Kontakthistorie nach dem Versenden der Zahlungserinnerung 37

38 2.9 Den Zahlungseingang einer Rechnung verbuchen Wenn die versendete Rechnung bezahlt wurde wird zur besseren Übersicht ein Kontakt der Kontaktart Anzahlung geleistet in der Kontakthistorie erstellt. Wie gewohnt legen Sie einen Kontakt mit dem Neu Button an, oder alternativ über Rechtsklick in der Kontakthistorie und Auswahl des Eintrags Neuen Eintrag erstellen --> Anzahlung geleistet. Wenn der Kontakt gespeichert wird, ändert sich die Farbe des Termins in der Detailansicht sowie im Kalender zu rot. Dadurch erkennen Sie auf einen Blick welche Termine bereits bezahlt wurden. Abb. 64. Die Kontakthistorie nach Anlage der Kontaktart Anzahlung geleistet Um die Zahlung der Rechnung zu verbuchen, navigiert man auf die jeweilige Rechnung in der Registerkarte Belege des Termindetailfensters und klickt den Zahlungseingang Button. Alternativ wählt man eine bezahlte Rechnung mit Rechtsklick an und wählt im KontextMenü den Eintrag Zahlungseingang verbuchen aus. Es öffnet sich ein Dialog in dem das bezahlte Geld verbucht werden kann. Mit einem Klick auf Speichern und schliessen wird der Geldeingang verbucht. Abb. 65. Bezahlte Rechnungen verbuchen 38

39 Die nun als bezahlt deklarierte Rechnung wird dadurch aus der Liste der offenen Posten entfernt, so dass keine weiteren Mahnungen an den Kunden geschrieben werden können. Zudem wird das Datum des Zahlungseingangs der ausgewählten Rechnung zugeordnet. Alternativ zu der oben beschriebenen Vorgehensweise können Sie bezahlte Rechnungen auch in den offenen Posten des Fakturamenüs verbuchen. Sie finden die Option Zahlungseingang ebenfalls dort in der Hauptmenüleiste sowie im Rechtsklick-Kontextmenü nachdem eine Rechnung der offenen Posten angewählt wurde. Abb. 66. Zahlungseingang innerhalb des Faktura-Moduls verbuchen 39

40 2.10 Abfrage wichtiger Tourinformationen Die Tourmappe Die sogenannte Tourmappe ist ein Dokument / Fragebogen um die wichtigsten Informationen zu einem Termin beim Veranstalter abzufragen. Um die Tourmappe an den Veranstalter zu versenden legen Sie einen neuen Kontakt in der Kontakthistorie des Termins an. Wählen Sie hierzu die Kontaktart Abfrage der Tourmappe aus. Wie gewohnt funktioniert dies über den Neu Button oder über das Rechtsklick-Kontextmenü der Kontakthistorie: Abb. 67. Anlage eines Kontaktes der Kontaktart Abfrage Tourmappe Die Vorgehensweise beim Versenden der Tourmappe ist identisch mit dem Versand der Preisliste im Schritt Angebot verschicken. In den Kontakteigenschaften wählen Sie im Feld Aus Vorlage erstellen den Eintrag Anschreiben und Tourmappe aus. Die leere Tourmappe wird dem Kontakt als Anhang hinzugefügt, zudem wird anhand der Vorlage ein personalisierter Mailtext generiert. Mit einem Klick auf Senden öffnet sich erneut Ihr Standard-Mailprogramm und Sie können die Tourmappe zum Erfragen der wichtigsten terminbezogenen Informationen versenden. Nach dem Versand wird der Kontakt Ihrer Kontakthistorie hinzugefügt, zudem wird die automatisch erzeugte Erinnerung Abfrage der Tourmappe aus der Erinnerungsliste gelöscht. 40

41 2.11 Rücksendung der Tourmappe übernehmen der enthaltenen Informationen Wenn die vom Veranstalter ausgefüllte Tourmappe zurückkommt, sollten Sie die darin enthaltenen wichtigen Informationen in Events&Artists übernehmen. Kommt die ausgefüllte Tourmappe per Mail zurück, ziehen Sie die Mail in die Kontaktliste des betreffenden Termins. Sie werden nun gefragt, ob Sie den Anhang der Mail mit übernehmen möchten. Setzen Sie Haken vor die Anhänge die Sie übernehmen möchten bzw. entfernen Sie die Haken wenn Sie Anhänge nicht mit übernehmen möchten und klicken Sie auf weiter. Abb. 68. Anhänge aus der Mail übernehmen Im folgenden Auswahlfeld von Kontaktarten wählen Sie den Eintrag Rücksendung Tourmappe aus. Abb. 69. Kontaktanlage der Kontaktart Rücksendung der Tourmappe Speichern Sie den Kontakt um die Informationen ins Programm zu übernehmen. Anmerkung: Wenn die Tourmappe als Brief in Papierform zurückgesandt wird, scannen Sie das Dokument über das Erfassen-Menü wie im Kapitel Der vom Veranstalter unterschriebene Vertrag trifft ein beschrieben wurde. 41

42 2.12 Zusammenstellen der wichtigsten Informationen zum Termin Am Tag des Termins wird die Erinnerung Termin vorbereiten ausgelöst und erinnert den Anwender daran, die wichtigsten Infos für den Tag auszudrucken bzw. auf ein Mobilgerät zu übertragen um diese mit auf den Weg zum Auftrittsort zu nehmen. Abb. 70. Erinnerung Termin vorbereiten am Tag des Termins Drucken von Dokumenten aus UpToNet Events&Artists heraus: Wenn Sie die bisherigen Erläuterungen alle nachvollzogen haben, finden Sie alle relevanten Dokumente in den Termindetails eines Termins (Um die Termindetails aufzurufen: Termin im Kalender der Startseite markieren und auf den Button Termindetails klicken ). In Ihrer bisher zusammengestellten Kontakthistorie zum Termin wählen Sie nun den passenden Kontakt, welcher das Dokument enthält, welches gedruckt werden soll (Rücksendung Tourmappe, Rücksendung Vertrag, Rechnungsversand etc.). Im rechten unteren Fenster der Termindetails werden Ihnen nun die enthaltenen Anhänge des Kontaktes aufgelistet. Klicken Sie das Dokument per Doppelklick an (alternativ mit der rechten Maustaste und der Funktion Anhang lesen (schreibgeschützt) ). Ihr Standardprogramm zum Öffnen von Dokumenten des vorliegenden Dateiformats öffnet sich und Sie können das Dokument von dort aus ausdrucken (In folgendem Beispiel würde das Dokument mit Microsoft Word geöffnet und steht dort zum Drucken bereit): Abb. 71. Öffnen eines Dokumentes welches sich im Anhang eines Kontaktes befindet, bspw. zum Druck 42

43 2.13 Exportieren aller Termin-Informationen (für Mobilgeräte) Markieren Sie einen Termin auf der Startseite von UpToNet indem Sie diesen einzeln anklicken. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun die Details zu diesem Termin präsentiert, bzw. die Details zu allen Terminen die an diesem Tag im Kalender eingetragen sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, der die Daten enthält die Sie exportieren möchten. Im nun erscheinenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag UpToNet Stay tuned aus. Abb. 72. Exportieren aller Termininformationen mittels UpToNet Stay tuned Funktion 43

44 Nachdem die Funktion ausgewählt wurde öffnet sich ein Verzeichnis-Dialog, in dem Sie einen Speicherort für den Export der Informationen bestimmen können: Abb. 73. Auswahl eines Speicherverzeichnisses für den Export der Termininformationen Zudem besitzen Sie die Möglichkeit direkt aus dem Dialog heraus einen neuen Ordner anzulegen, in den die Daten exportiert werden sollen. Wenn Ihre Eingaben getätigt wurden, klicken Sie auf den OK-Button. Alle hinterlegten Daten zum ausgewählten Termin werden nun in das angegebene Verzeichnis auf Ihrem Dateisystem exportiert und Sie erhalten die folgende Bestätigung, dass Ihre Informationen korrekt exportiert wurden: Abb. 74. Bestätigung - die hinterlegten Termininformationen wurden exportiert 44

45 Navigieren Sie nun zum zuvor angegebenen Speicherort auf Ihrem Dateisystem. Sie finden einen Ordner, der mit dem Datum sowie dem hinterlegten Betreff des Termins betitelt ist: Öffnen Sie diesen Ordner durch einen Doppelklick. Im Hauptordner befinden sich zwei weitere Ordner namens Anhänge und Rechnungen, sowie eine mit index betitelte HTML-Datei: Im Ordner Anhänge befinden sich alle Dokumente die Kontakten aus Ihrer Termin-Kontakthistorie zugeordnet wurden (Tourmappe, Verträge, Bandinfos etc.). Der Ordner Rechnungen enthält alle erstellten Rechnungen zum betreffenden Termin. Die index betitelte HTML-Datei enthält alle hinterlegten Informationen, sowie eine komplette Übersicht über die Inhalte aller angelegten Kontakte zum Termin. Öffnen Sie diese Datei mit einem Browser Ihrer Wahl: Abb. 75. Die index -Datei - Übersicht über alle Informationen, Browser-Ansicht 45

46 Die einzelnen schwarzen Zeilen stellen jeweils einen Ihrer Kontakte zum Termin dar und sind betitelt mit der jeweiligen Kontaktart, dem eingetragenen Betreff sowie dem Datum des Kontaktes. Klicken Sie auf einen der Kontakte um den exportierten Inhalt, sowie die zugehörigen Anhänge einzusehen: Abb. 76. Inhalt eines exportierten Kontaktes in der index-datei einsehen Um den UpToNet Stay tuned Ordner auf ein Mobilgerät Ihrer Wahl zu übertragen stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Eine der unkompliziertesten Möglichkeiten um immer die aktuellsten Informationen zwischen Desktop-Computer und Mobilgerät abzugleichen ist der Einsatz des Programms Dropbox. Dieses synchronisiert einen Ordner auf dem PC mit einer App für Mobilgeräte (ios, Android, Windows Phone etc.), so dass zu jedem Zeitpunkt die aktuellsten Informationen auf dem Mobilgerät vorliegen. Alternativ bieten wir Ihnen die UpToNet Cloud an, die Ihre Daten bei einer bestehenden Internetverbindung verschlüsselt überträgt und Änderungen zwischen Desktop-Computer und Mobilgerät in beide Richtungen abgleicht. 46

47 2.14 Erstellen eines Tourbooks aus den eingetragenen Termininformationen Die Informationen die Sie zu einem Termin hinterlegt haben, können Sie unter anderem dazu nutzen, sich auf einfachste Art und Weise ein Tourbook durch Events&Artists generieren zu lassen. In die Erstellung des Tourbooks fließen unter anderem automatisch das Datum, die Uhrzeit, Der Termin-Betreff, die Terminbeschreibung und der Ort ein. Wenn Sie mit Events&Artists anstelle eines Einzeltermins eine ganze Tour geplant haben, werden diese Informationen für jeden Einzeltermin im Tourbook übernommen. Zusätzlich zu den bereits hinterlegten Informationen besteht die Möglichkeit noch weitere Informationen aus der Datenbank in das Tourbook einfliessen zu lassen. Im Termindetailfenster eines Einzeltermins oder einer Tour steht zu diesem Zweck die Registerkarte Mitwirkende / Teilnehmer zur Verfügung. Abb. 77. Navigation zu Mitwirkende / Teilnehmer im Termindetailfenster Mitwirkende und Teilnehmer können alle Personen und Adressen sein, die mit einem Einzeltermin oder einer Tour in Verbindung stehen. So zum Beispiel: Musiker, Tourmanager, Techniker, Caterer, Hotels, Venues, Locations usw. Die aufgezählten Personen und Adressen werden über die Stammdatenverwaltung der Events&Artists Startseite einmalig erstellt und können dann für jeden Termin genutzt werden. Um verschiedene Rollen für die eigene Nutzung zu erstellen, navigieren Sie zur Startseite und klicken auf den kleinen grauen Pfeil unterhalb der Termin-Sektion des Hauptmenüs: Abb. 78. Termin-Stammdaten: navigation über die Events&Artists Startseite 47

48 Es erscheint ein weiterer Auswahldialog. Wählen Sie hier den Eintrag Rollen eines Teilnehmers um selbige in den Stammdaten der Anwendung anzulegen. Es öffnet sich nun die Oberfläche in der Rollen angelegt werden können, zudem werden bereits gespeicherte Rollen angezeigt. Abb. 79. Rollen eines Teilnehmers anlegen Bereits erstellte Rollen können über den Entfernen Button gelöscht, oder mit dem Eigenschaften Button abgeändert werden. Neue Rollen werden in die Liste eingetragen, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und den Eintrag Neuen Eintrag erstellen aus dem Kontextmenü wählen. Alternativ klicken Sie auf den Neu Button in der oberen Hauptmenüleiste. Abb. 80. Rollen eines Teilnehmers anlege Nach dem Klick auf den Neu Button öffnet sich der Dialog zur Anlage von Rollen. Hier können Sie einen Namen für die Rolle eintragen, eine Beschreibung hinzufügen und ein Symbol auswählen, welches später im Tourbook zur jeweiligen Rolle angezeigt werden soll. Sind alle Eingaben erfolgt, speichern Sie die Rolle mit dem Button Speichern und schliessen. Weitere zusätzliche Rollen legen Sie analog zur hier dargestellten Vorgehensweise an. 48 Abb. 81. Rollen mit Informationen füllen

49 Wenn alle benötigten Rollen angelegt wurden, können nun Teilnehmer und Mitwirkende in den Termindetails eingetragen werden. In der oben beschriebenen Registerkarte Mitwirkende / Teilnehmer klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in die Liste. Alternativ klicken Sie mit der linken Maustaste in die Liste und wählen den Neu Button in der Hauptmenüleiste aus. Abb. 82. Teilnehmer und Mitwirkende zu einem Termin hinzufügen Im Anlagedialog wählen Sie mit der oberen Liste Als eine zuvor angelegte Rolle aus. Danach klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten um eine Adresse für diese Rolle aus der Datenbank zu übernehmen (Bspw. Die Adressinformationen des Tourmanagers). Wenn die Adresse noch nicht in der Datenbank hinterlegt wurde, können Sie diese mit dem Neu Button anlegen. Wenn Sie zusätzlich zu den im Adressdatensatz hinterlegten Informationen weitere Daten brauchen, können Sie diese in das Textfeld eintragen. Die Informationen werden dann zusammen mit den Daten aus dem Adressdatensatz im Tourbook gedruckt. Mit dem Speichern und schliessen Button speichern Sie den Teilnehmer. Legen Sie weitere benötigte Teilnehmer analog zu der hier beschriebenen Vorgehensweise an. Abb. 83. Mitwirkende hinzufügen - Informationen eintragen 49

50 Sind alle Teilnehmer zum Termin eingetragen, können Sie sich das Tourbook erstellen lassen. Klicken Sie hierzu in den Termindetails eines Einzeltermins oder einer Tour auf den Drucken Button in der oberen Hauptmenüleiste: Abb. 84. Tourbook aus den eingetragenen Informationen zu einem Termin erstellen Das Tourbook wird nun anhand der eingetragenen Informationen zusammengestellt und kann von hier aus gedruckt, per versendet oder als PDF exportiert werden. Abb. 85. Das fertige Tourbook in der Druckansicht 50

51 1.3 Kontakt Über UpToNet Events&Artists gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. info@prisma-net.de Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web: info@prisma-net.de