Evaluation und Prozessanalysen in der Personalverwaltung

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1 Evaluation und Prozessanalysen in der Personalverwaltung Beispiel eines Projektkonzepts, Methoden und mögliche Ergebnisse für die HIS Nutzertagung Personalmanagement und Reisekosten Oberhof 27/28. April 2009 Elke Stratmann

2 Hochschul-Informations-Systeme GmbH HIS ist eine Serviceeinrichtung zur Unterstützung von Hochschulen und Forschungseinrichtungen Arbeitsfelder - Hochschul-IT - Hochschulforschung - Hochschulentwicklung 2

3 Inhalt Zielsetzung Methoden Projektmanagement Ergebnisse (Beispiele) 3

4 Ziele der Evaluation - Optimierung der Organisationsstruktur vor dem Hintergrund der Hochschulentwicklungsplanung - Klärung des Aufgabenprofils der Personalverwaltung in Abgrenzung zu anderen administrativen Einheiten und zur Fachbereichsverwaltung - Einschätzung des Personal- und Sachmitteleinsatzes in der Personalverwaltung 4

5 Beurteilungskriterien - Stimmen das Selbstverständnis und die Aufgabenbeschreibung in der Personalverwaltung mit den Anforderungen der Hochschulleitung und der Fachbereiche überein? - Werden standorts-, dezernats- und sachgebietsübergreifende Prozesse und Aufgaben kundenorientiert und effektiv gesteuert? - Ist die jetzige Organisationsstruktur zweckmäßig und der Personaleinsatz angemessen? 5

6 Bezugskonzept Neues Steuerungsmodell Neue Steuerungsmodelle bzw. Steuerungsinstrumente werden eingesetzt mit dem Ziel nicht zu verwalten, sondern Service zu leisten, das Ergebnis, nicht den Ressourceneinsatz zu steuern, sich an Leistung, Qualität und Kosten zu orientieren, betriebswirtschaftliche Kriterien und Instrumente einzuführen. 6

7 Inhalt Zielsetzung Methoden Projektmanagement Ergebnisse (Beispiele) 7

8 Organisationsentwicklung Beteiligungsmöglichkeiten - Informationsveranstaltungen für die MitarbeiterInnen - Arbeitsgruppen - Einzel- und Gruppengespräche - Prozessanalysen 8

9 Analyse Instrumente - Aufwandschätzung und Basiszahlen - Kosten- und Leistungsvergleich mit anderen Hochschulen - Dokumentenanalysen - Gespräche - Workshops - Kundenforen 9

10 Aufwandschätzung 10

11 Basiszahlen 11

12 Prozessanalyse 12

13 Prozessanalyse 13

14 Empfehlungen Mögliche Elemente - Ziele und Budgets (Personal- und Sachmitteleinsatz) - Aufgabenbeschreibung - Prozessbeschreibungen - Leitlinien zu Führung und Zusammenarbeit - Organisationsplan 14

15 Umsetzung - Moderation des Veränderungsprozesses (Arbeitsgruppen und Gespräche) - Dokumentation des Verlaufs und der Ergebnisse - Beurteilung der Zielerreichung und Planung weiterer Aktivitäten 15

16 Spielregeln - Offenheit - Ehrlichkeit - Kooperative Zusammenarbeit und Unterstützung - Verbindlichkeit - Mut zur Diskussion und Auseinandersetzung 16

17 Inhalt Zielsetzung Methoden Projektmanagement Ergebnisse (Beispiele) 17

18 Projektzeitplan Arbeitsschritte 1. Auftaktveranstaltung 2. Analyse 3. Erarbeitung und Präsentation der Empfehlungen 4. Dokumentation und Abschlussveranstaltung Zeitplanung März März bis Juli August bis Dezember Januar 18

19 Projektorganisation (Beispiel) Lenkungsausschuss - KanzlerIn - Stabsstelle Organisationsentwicklung - DezernentInnen Personal, Finanzen und IT - HIS Projektteam - DezernentInnen - SachgebietsleiterInnen Personal - SachbearbeiterIn Personal, Finanzen und IT - Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte - HIS 19

20 Aufgaben des Lenkungsausschusses - Beratungsgremium des Auftraggebers (Kanzler, Hochschulleitung) - strategische Zielsetzung, Budget und Laufzeit - Festlegung der Methoden - Abnahme der Ergebnisse 20

21 Aufgaben der Projektgruppe - Unterstützung der Projektdurchführung durch Bereitstellung von Informationen und regelmäßige Besprechungen - Festlegung der Arbeitsschritte und konkrete Terminplanung - Diskussion der Teilergebnisse 21

22 Inhalt Zielsetzung Methoden Projektmanagement Ergebnisse (Beispiele) 22

23 Produktbereiche (Beispiel) Produktbereiche in der Personalverwaltung der Hochschule Sonstige Aufgaben 19% Produktübergreifend 4% Personalentw icklung 17% Personalsachbearbeitung 46% Personalw irtschaft 14% 23

24 Produktbereiche im Vergleich Produktbereiche in der Personalverwaltung im Hochschulvergleich Sonstige Aufgaben 24% Produktübergreifend 8% Personalentw icklung 8% Personalsachbearbeitung 52% Personalw irtschaft 8% 24

25 Kennzahlen (Beispiel) Kennzahlen Hochschule Mittelwert Beschäftigte zu VZÄ Personalverwaltung Beschäftigte zu VZÄ Personalsachbearbeitung (ohne Hilfskräfte, Azubis, Lehraufträge) Beschäftigte zu VZÄ Personalwirtschaft Beschäftigte zu VZÄ Personalentwicklung

26 Einführung neuer Steuerungsinstrumente - Beschreibung der Produkte und Leistungen der Personalverwaltung - Ziel- und Budgetvereinbarungen zwischen Präsidium und Verwaltung bzw. Personalverwaltung - Kosten-Leistungsrechnung, Finanzbuchhaltung, Berichtswesen und Controlling - Personal- und Organisationsentwicklung - Qualitätsmanagement (Evaluierung, Kundenbefragung, Benchmarking) 26

27 Prozessanalyse (Ausschnitt) 27

28 Prozessoptimierung - Die Einstellung wissenschaftlicher MitarbeiterInnen und Hilfskräfte muss stärker IT-unterstützt und in Verantwortung der FB erfolgen. - Die Verwaltungs-IT hat den höchstmöglichen Automatisierungsgrad der Arbeitsabläufe sicherzustellen. Die Personalkostenkalkulation ist zu automatisieren. Ein Dokumentenmanagement (Verträge, Serienbriefe) soll über SVA realisiert werden. - Die analysierten Prozesse sollten für die Beratung der Fachbereiche genutzt und in Form von Checklisten zur Verfügung gestellt werden. 28

29 Klärung des Aufgabenprofils der PV - Personalwirtschaft (Personalkosten) - Personalentwicklung (auch Gesundheitsförderung) - Arbeitsrechtliche Beratung des Präsidiums und Unterstützung der FB bei der Personalplanung - Personalsachbearbeitung Beamte, Tarifbeschäftigte, Auszubildende, Hilfskräfte, Lehraufträge und Nebentätigkeiten, sonstige Dienstverträge, An- und Abwesenheitsmanagement 29

30 Organisationsplan Hochschulverwaltung 30

31 Organisationsplan Fachbereich 31

32 Fragen und Anregungen 32

33 Referentin Unternehmensbereich Hochschulentwicklung Elke Stratmann Tel Mobil HIS Hochschul-Informations-System GmbH Goseriede 9 D Hannover 33

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