-Umsetzungs-Workshop für Volkshochschulen

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1 -Umsetzungs-Workshop für Volkshochschulen Max Mustermann Seite 1

2 1.) Workshop-Themen 1.) Workshop-Themen Seite 2

3 1.) Workshop-Themen Bei den Anmeldungen zum Workshop wurden folgende Themen genannt, die im Workshop behandelt werden sollen: 5 x Durchführung der Pre-Notification 5 x Vereinbarung einer kürzeren Frist zur Pre-Notification 5 x Technische Anforderungen an Zahlungsverkehrs-Programme 4 x Umwandlung von Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate 4 x Vergabe von Mandats-Referenz-Nummern 4 x Einhaltung der Formvorschriften 1 x Zeitplanung 1 x Umstellung auf IBAN Seite 3

4 2.) Was man wissen sollte 2.) Was man wissen sollte, wenn man Lastschriften einzieht Seite 4

5 2.1) Was man wissen sollte (I) Wenn das Mandat, z. B. - nicht in Papierform vorliegt, -vom Zahler nicht unterschrieben wurde, - kein Datum enthält, -keine Angabe enthält, ob es für eine laufende/einmalige Zahlung gilt oder - zeitlich abgelaufen ist, dannkann der Zahler innerhalb von 13 Monaten die Lastschrift stornieren. Im ungünstigsten Fall lässt sich danach der Anspruch nicht mehr eintreiben. Insbesondere bei großen Rechnungsbeträgenbesteht hier ein Risiko für das Unternehmen. Seite 5

6 2.1) Was man wissen sollte (II) Wenn die Pre-Notification (= Vorankündigung) nicht oder nicht rechtzeitig erfolgte, dannkann der Zahler z. B. Ersatz von Sollzinsen verlangen (wenn er keine Zeit mehr hatte, für Kontodeckung zu sorgen und deshalb seinen Dispo-Kredit beanspruchen musste). Das Schadensersatz-Risiko ist hier für eine VHS i. d. R. überschaubar Seite 6

7 2.2) Ihre Fragen Ihre Fragen Seite 7

8 3.) Formvorschriften bei SEPA-Lastschriften 3.) Formvorschriften bei SEPA-Lastschriften Seite 8

9 3.1) SEPA und Kartenzahlungen Für welche Lastschrifts-Einzüge gelten die SEPA-Regeln? Grundsatz für alle Ausnahmen siehe ab Kap. 3.2 Kreditkarten ec-karten Seite 9

10 3.1) SEPA und Kartenzahlungen Die SEPA-Vorschriften gelten nicht für Zahlungen mit der Kreditkarte 1. ec-kartenzahlungen mit Eingabe der Geheimzahl (= PIN) sind von der SEPA-Umstellung nicht betroffen. 2. ec-kartenzahlungen ohne Eingabe der Geheimzahl (= der Kunde erteilt hier eine Einzugsermächtigung) die SEPA-Vorschriften gelten hier erst ab ab 2016 ist dieses Verfahren aber nach akt. Stand praktisch nicht mehr einsetzbar (Alternative: Umstellung auf PIN-Verfahren) Seite 10

11 3.2) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (I) Das Mandat muss in Papierform erteilt werden. Der Zahlungspflichtige muss dass Mandat eigenhändig mit Datum unterschreiben! Problem für Internet-Geschäfte: Mandate, die über das Internet, Telefon usw. erteilt werden, sind ungültig. Mögliche Alternativen: Zahlung mit Kreditkarte, Lieferung nach Vorauszahlung oder Lieferung mit Rechnungsstellung Mandate, die zugefaxt sind gültig (allerdings kann das Unternehmen nicht beweisen, dass das Mandat tatsächlich vom Zahlungspflichtigen unterzeichnet wurde) Seite 11

12 3.2) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (II) Das Mandat muss folgende Angaben enthalten: - Name, Adresse und Gläubiger-ID (des Unternehmes) - Mandatsreferenz-Nummer (kann nachträglich mitgeteilt werden) - Angabe, ob das Mandat einmalig oder mehrfach für Abbuchungen benutzt wird. -Angaben über das Rückgaberecht des Zahlungspflichtigen Unter haben wir für Sie Musterbeispiele bereitgestellt Seite 12

13 3.2) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (II) In folgenden Fällen muss kein neues Mandat eingeholt werden: - Name, Adresse oder Gläubiger-ID des Unternehmens ändern sich -Änderung der Mandatsreferenz-Nr. (der Zahler ist aber zu informieren) - Name oder Adresse des Zahlers ändern sich Bei Erhöhungen des Lastschriftsbetrages ist eine erneute Pre-Notification erforderlich (siehe Kap. 3.7) Seite 13

14 3.2) Formvorschriften für Lastschrift-Mandate (IV) Praxis-Falle bei der EDV-Erfassung von Lastschriften im Zahlungsverkehrsprogramm Fall: Bei der Dateneingabe wird versehentlich Mandat gilt für einmalige Zahlung erfasst (statt für wiederkehrende Zahlung ) Folge: Wird die Lastschrift (mit der gleichen Mandatsreferenz-Nummer) beim nächstenmal wieder eingereicht, weisen die EDV- Systeme der Geldinstitute die Lastschrifteinreichungi. d. R. ab. Seite 14

15 3.3) Gültigkeitsdauer eines Mandats SEPA-Lastschrift-Mandate(für wiederkehrende Zahlungen) sind grundsätzlich unbefristet. Ausnahme: Wurde innerhalb der letzten 36 Monate keine Abbuchung vorgenommen, dann verfällt das Mandat. Will das Unternehmen danach wieder Beträge einziehen, muss es zuvor ein neues Mandat einholen. Seite 15

17 4.) Mandats-Referenz-Nummern 4.) Mandats-Referenz-Nummern Seite 17

18 4.1) Mandatsreferenz-Nr. (I) Jedem Mandat zum Einzug von Lastschriften ist eine separate Referenz-Nummer zuzuordnen. -max. 35 Stellen (alpha-numerische Zeichen / keine Umlaute). - Aufbau und Länge der Nummer bestimmt das Unternehmen selbst. Ziel: Der Zahlungspflichtige soll auf dem Kontoauszug anhand der Gläubiger-IDund der Mandatsreferenz-Nr. erkennen können, ob er für diese Abbuchung ein Mandat erteilt hat. Deshalb müssen die Datensätze (zur Einreichung der Lastschriften) die Gläubiger-ID und die jeweilige Mandatsreferenz-Nr. enthalten. Seite 18

19 4.1) Mandatsreferenz-Nr. (II) Wie kann eine VHS die Mandatsreferenz-Nummer aufbauen? Vorteil aber: fortlaufende einfaches System(vor die Nummer hat keine Nummerierung? allem dann, wenn ihre besondere Aussagekraft Software die Nummer automatisch vergibt) Einbau von Es ist leichter erkennbar - lässt die Software das zu? - Teilnehmer-Nr. von wem/für was/wann - Pflegeaufwand entsteht -Kurs-Nr. das Mandat erteilt wurde -Mitarbeiter müssen - Mandatsdatum geschult werden -usw.? -Modell setzt voraus, dass nur Einzel-Mandate eingeholt werden. Seite 19

20 4.1) Mandatsreferenz-Nr. (III) Wann muss die Mandats-Referenz-Nummer mitgeteilt werden? Alternative Wie? nachträglich z. B. durch die Pre-Notification (siehe 5) gleich mit der Mandats-Erteilung Durch Aushändigung einer Durchschrift: Frage: Wie wird sichergestellt, dass beim Ausfüllen des Vordrucks (durch Mitarbeiter oder Kurs- Teilnehmer) stets eine einmalige Referenz-Nr. vergeben wird? Lösung: Die Mandats-Referenz-Nr. wird aus einfachen Daten zusammengesetzt, z. B. aus - Nachnamen + Geburtsdatum des Teilnehmer -und Kurs-Nummer Seite 20

22 5.) Pre-Notification 5.) Pre-Notification Seite 22

23 5.1) Pre-Notfication(= Vorankündigung) PRE-Notification Zukünftig ist der Zahler vor der erstmaligen Abbuchung (= mind. 14 Tage vor Fälligkeit der Lastschrift) über -Betrag - Zeitpunkt der Abbuchung (= Fälligkeitstag) - Mandatsreferenz-Nr. - Gläubiger-ID informieren. Seite 23

24 5.1) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Danach ist eine Benachrichtigung erst wieder erforderlich, wenn sich der Betrag, Fälligkeitstermin oder die Bankverbindung verändert. daher ist es empfehlenswert, wenn möglichst gleichbleibende Beträge eingezogen werden Ziel: Dem Zahlungspflichtigen soll dadurch ausreichend Zeit verbleiben, um 1.) für Kontodeckung zu sorgen 2.) ggf. auf Fehler hinweisen zu können Text-Beispiel. Wir buchen die monatlichen Kaufpreisraten in Höhe von jeweils 75,00 an jedem ersten Arbeitstag eines Monats, erstmals am , mit der Mandatsreferenz-Nr. xxxxxund unserer Gläubiger-IDxxxxxvon Ihrem Konto xxxxx bei der Sparkasse ab. Seite 24

25 5.1) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Wie kann die Pre-Notification erfolgen? Die Angaben zum zukünftigen Lastschriftseinzug können dem Zahler auf unterschiedliche Weise mitgeteilt werden, z. B. mit persönlichem Anschreiben (z. B. Begrüßungsschreiben durch Hausverwaltung, Fitnessclub usw.) Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung Seite 25

26 5.1) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Verkürzung der 14-Tage-Frist: Das Unternehmen kann mit dem Kunden auch eine kürzere Frist vereinbaren. Beispiele: mit Anerkennung der AGB mit Auftragsformular (Textbeispiel): Der Käufer wird 10 Tage vor dem erstmaligenlastschriftseinzugüber Zeitpunkt und Betrag der zukünftigen Abbuchungen informiert. Der Käufer ist mit dieser Benachrichtigungsfrist einverstanden. Wichtig: Auch bei einer verkürzten Frist muss dem Zahler ausreichend Zeit verbleiben, um z. B. für Kontodeckung sorgen zu können. Seite 26

27 5.2) Pre-Notfication(= Vorankündigung) Sonderfall: Kunde und Zahler sind nicht identisch Beispiel: Der Enkel schließt den Kaufvertrag. Die Kaufpreisraten werden vom Konto der Oma abgebucht. In diesem Fall muss die Pre-Notification - an den Kursteilnehmer (= hier die Eltern) -und den Zahler (= hier die Oma) erfolgen. Seite 27

28 5.3) Vorlegungsfristen Zukünftig ist beim Lastschrift-Einzug (vom Zahlungsempfänger) der Fälligkeitstag der Lastschrift anzugeben. Die EU-Richtlinie sieht dabei vor, dass SEPA- Basis-Lastschriften beim - erstmaligen Einzug: 5 Tage - den folgenden Einzügen: 2 Tage vor dem Fälligkeitstag einzureichen sind (+ 1 Tag Annahmezeit der Bank/Sparkasse) Die Banken und Sparkassen werden aber ab November 2013 eine Frist von 1 Tag (+ 1 Tag Annahmezeit)bei inländischen Lastschriftenakzeptieren. Seite 28

29 5.4) Handlungs-Optionen Optionen zur Vereinfachung des Arbeitsablaufs bei der Pre-Notification Konkrete zeitliche Benennung des Belastungsdatums wird möglich durch - Verzicht auf die Teilnehmer-individuelle Abbuchung nach Anmeldung (bis x Tage vor Kursbeginn) - Abbuchung der Gebühren bei den Teilnehmer eines Kurses z. B. 14 Tage vor Kursbeginn oder zwei Tage nach Kursbeginn Zustellung der Pre-Notification - Einbau der Pre-Notification in das Kurs-Anmeldeformular - oder Versand von Anmeldebestätigungen Seite 29

31 6.) Rahmen- oder Einzel-Mandate? 6.) Rahmen-oder Einzel-Mandate? Seite 31

32 6.1) Rahmen- oder Einzelmandate (I) A) Rahmenmandat B) Einzelmandat Beschreibung Ein Mandat für alle Zahlungen Für jeden Einzelauftrag wird ein Mandat erteilt. Vorteil: geringerer Aufwand bei Ein- Eindeutige Zuordnung eines holung des Mandats Mandats zum Auftrag möglich aber: - Das Mandat lässt sich nicht - jedes Einzelmandat muss dem einelnen Kundenauftrag separat in der Mandatsbzw. Geschäftsvorgang Verwaltung geführt werden zuordnen. - Ein Lastschriftseinzug ist - jedes Einzelmandat löst eine nicht mehr möglich, wenn separate Buchung aus. das Mandat gekündigt wurde. Seite 32

33 6.1) Rahmen- oder Einzelmandate (II) Beispiel Ein Teilnehmer meldet sich zu drei verschiedenen Kursen bei der VHS an: ,00 für: PC-Kurs ,00 für: Englisch-Kurs ,00 für: Töpfer-Kurs = Variante A: Einholung eines (einzigen) Rahmenmandats: -Vor jeder Anmeldung ist zu prüfen, ob bereits ein Rahmenmandat vorliegt (das noch nicht abgelaufen ist). - Praktisch ist zu jedem Kurs eine Pre-Notification notwendig = Variante B: Einholung von 3 Einzelmandaten -jedes Mandat benötigt eine eigene Referenz-Nr. (!) und wird separat abgebucht (= 3 Buchungen) - Tipp: Anmeldung mit Mandatstext u. Referenznr. sowie Pre-Notification verwenden (Teilnehmer erhält Durchschrift) Seite 33

34 6.2) Rahmen- oder Einzelmandate Empfehlung für VHS Aufgrund der 36-Monats-Frist bei SEPA-Mandaten empfiehlt sich der Einsatz von Einzelmandaten. d. h.: Für jeden Kurs wird ein erneutes Mandat eingeholt. Vorteil: Dadurch entfällt die Kontrolle, ob der Teilnehmer bereits ein (Rahmen-)Mandat erteilt hat, das noch gültig ist. Seite 34

36 7.) Umwidmung von Einzugsermächtigungen 7.) Umwidmung von Einzugsermächtigungen Seite 36

37 3.9) Umwidmung von Einzugsermächtigungen Vorhandene Einzugsermächtigungen können unter folgenden Voraussetzungen für SEPA-Basis-Lastschriften weiterverwendet werden: Die Formvorschriften wurden eingehalten. Die Einzugsermächtigung - liegt in Papierform vor und wurde vom Zahler unterzeichnet, - erhält eine Mandatsreferenz-Nummer usw. Der Kunde wird mind. 14 Tage vor der erstmaligen Abbuchung informiert, dass zukünftig eine Abbuchung als SEPA-Lastschrift erfolgt (= Pre-Notification). Diese Information kann z. B. erfolgen, durch - ein gesondertes Anschreiben oder - Übermittlung der Angaben im Verwendungszweck der Lastschriftabbuchung die letztmals im alten Verfahren erfolgt (= vor ) auf dem Kontoauszug Seite 37

38 8.) Umstellung auf IBAN 8.) Umstellung auf IBAN Seite 38

39 8.1) IBAN-Rechner + SEPA-Account-Converter Zur Ermittlung der IBAN haben wir für Sie unter Hilfsmittel bereitgestellt: IBAN-Rechner SEPA-Account-Converter (Download) Seite 39

40 8.2) Live-Vorführung des IBAN-Rechner Live-Vorführung des IBAN-Rechner Seite 40

41 8.3) Wo findet man die eigene IBAN + BIC? Sparkassenkunden finden bereits heute die IBAN + BIC auf ihrem Kontoauszug ihrer Online-Banking-Seite bei der Sparkasse allen Kontokarten, die seit Juli 2012 erstellt wurden Seite 41

43 9.) Anpassung der Technik 9.) Anpassung der Technik Seite 43

44 9.1) Auswirkungen auf die Technik Datenformat: - Die Datensätze werden elektronisch nur noch in einem XML-Standard-Datenformat(ISO 20022) verarbeitet. - Datenträger (Sticks, CD) lassen sich nicht mehr verwenden - Beleghafte Lastschrifteinreichungen sind nicht mehr möglich - Der Umfang des Feldes Verwendungszweck reduziert sich von 378 auf 140 Zeichen. ggf. müssen die heutigen Datensätze überprüft werden Datenmenge: - Zusätzliche Datenfelder (Referenz-Nr. usw.) und das neue Datenformat erhöhen die Datenmenge um den Faktor 1,5-3. Große Firmen sollten ihre freien Speicherkapazitäten sowie die Leistungsfähigkeit der Datenleitungen ggf. durch schrittweise Tests überprüft werden Seite 44

45 9.2) Anforderungen an das ZV-Programm(I) Was sollte ein Zahlungsverkehrsprogramm zukünftig können? Datenformat - Verarbeitung der Daten in XML nach ISO Detailinfos: siehe - Verarbeitung von IBAN und BIC - automatische Konvertierung der heutigen Kontodaten in IBAN und BIC -automatische Anzeige, wenn der Inhalt des Feldes Verwendungszweck zu groß ist. Lastschriften - Ein Update muss Gläubiger-ID, Mandatsreferenz-Nr. usw. verarbeiten können. - Die Gläubiger-ID muss nur einmalig eingegeben werden. Seite 45

46 9.3) Anforderungen an das ZV-Programm(II) Die Software der Sparkasse ist bereits SEPA-fähig S-Firm2.5 ältere Versionen können Sie über Extra Online-Update aktualisieren StarMoney 9.0 Mit StarMoney 9.0 können auch SEPA-Lastschriften eingezogen werden S-Verein ab Anfang 2013: neues Angebot der Sparkasse für eine browser-basierte Lösung, bei der - von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus auf die Vereinsdaten zugegriffen werden kann - und keine Programme mehr installiert und aktualisiert werden müssen Die bisherige Firma und Verein -Anwendung wird von der Sparkasse nicht mehr unterstützt! Seite 46

47 10.) Vereins-Software 10.) Vereins-Software Seite 47

48 10.1) Auswahl der passenden Vereinssoftware Vereins-Software der Sparkasse im Einsatz? Bisher nicht Ja Seite 48

49 10.1) Auswahl der passenden Vereinssoftware bisher wurde keine Sparkassen-Software genutzt? Fragen Sie Ihren Software-Hersteller nach einem SEPA-Update Wechsel zu einer Vereins-Software der Sparkasse Seite 49

50 10.1) Auswahl der passenden Vereinssoftware Sparkassen-Vereins-Software Software wird nur für den Einzug der Beiträgebenötigt Software wird für die Mitgliederverwaltung+ den Einzug der Beiträge benötigt SFirm-Verein Seite 50

51 10.1) Auswahl der passenden Vereinssoftware Software wird für die Mitgliederverwaltung+ den Einzug der Beiträge benötigt größere Vereine (ab ca. 50 Mitglieder) kleinere Vereine SVerein Seite 51

52 10.1) Auswahl der passenden Vereinssoftware kleinere Vereine (unter 50 Mitglieder) Beitragseinzüge mit SFirm-Verein Mitgliederverwaltung mit Excel-Tabelle Firma und Verein wird weitergenutzt (die bisherige Vereins- Software wird aber von der Sparkasse nicht mehr unterstützt) Verein besorgt sich selbst am freien Markt eine Vereinsverwaltungs- Software Seite 52

53 10.2) Überblick SFirm-Verein S-Verein Firma-und Verein (FuV) Beschreibung reines Zahlungsverkehrs- Programmzum Einzug der Mitgliedsbeiträge Top-Vereinsverwaltung Online-Anwendung: Zugriff durch mehrere Personen von unterschiedlichen Orten möglich browserbasiert: keine Software/Update-Installation notwendig klassische Vereinsverwaltungs- Software (Aktuell angebotene Version 3.0 noch nicht voll Sepafähig!!!) Hotline/ Support über Sparkasse Tel / zu den Geschäftszeiten der Sparkasse direkt über Softwarehaus per -anfrage(kostenfrei), oder über Hotline: 0,99 / Minute (Tel.: 0900 / ) Mittwoch und Freitag, 16 bis 20 Uhr die ersten 3 Monate kostenfrei, anschließend Service- Vertrag 116,-- jährlich Mo-Fr Uhr Preise einmalig 49,90 Basispaket 6,90 mtl. ab 89,00 einmalig zzgl. Service-Vertrag Weitere Infos/ Bestellung Besondere Hinweise Vereine erhalten Support ohne kostenpflichtigen Software-Nutzungsvertrag Sonderkonditionen für Kunden der Sparkasse wird von der Sparkasse nicht mehr unterstützt!!! Seite 53

54 11.) Online-Banking und SFirm 11.) Online-Bankingund S-Firm Seite 54

55 11.1) SEPA-Überweisung über Internetbanking Seite 55

56 11.2) SEPA-Lastschrift über Internetbanking Seite 56

57 11.3) SEPA in der Software SFIRM Seite 57

58 11.3) SEPA in der Software SFIRM Version prüfen Version 2.5 im Einsatz? SEPA-Module freigeschaltet? (falls nicht, bitte SFirm-Hotline / anrufen) Seite 58

59 11.3) SEPA in der Software SFIRM Überweisung Seite 59

60 11.3) SEPA in der Software SFIRM Gläubiger ID Seite 60

61 11.3) SEPA in der Software SFIRM Lastschrift Seite 61

62 11.3) SEPA in der Software SFIRM Mandate Seite 62

63 11.3) SEPA in der Software SFIRM Konvertierung Seite 63

64 11.3) SEPA in der Software SFIRM Konvertierung Signatur-Datum = Datum der Mandats-Erteilung (oder Datum der Umstellung einer Einzugsermächtigung auf eine SEPA-Lastschrift) Seite 64

65 12. Haftungsausschluss Bitte beachten Sie: Wir haben alle aufgeführten Informationen nach bestem Wissen mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können wir keine Haftung bzw. keine Garantie für die Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Qualität der Informationen übernehmen. Diese Zusammenfassung dient zur Information und ersetzt keine fachliche Beratung durch die Sparkasse. Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit - ohne Vorankündigung - Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Eine Vervielfältigung oder Verwendung der Zusammenfassung in anderen elektronischen oder gedruckten Publikationen ist ohne ausdrückliche Zustimmung der Sparkasse nicht gestattet. Seite 65

66 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechpartner: Ihr persönlicher Kundenbetreuer in der Geschäftsstelle Hr. Biniek, Projektleiter Tel / Hr. Kuchenbauer, stv. Projektleiter Tel / Hr. Windele, Medialer Vertrieb Tel / Seite 66