Qualitätscharta der Lebensversicherer

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1 Qualitätscharta der Lebensversicherer Präambel Diese Qualitätscharta der Lebensversicherer basiert im Wesentlichen auf der ICMA Private Wealth Management Qualitätscharta, einer Zusammenstellung der Leitmotive zur optimalen Betreuung internationaler Kunden im grenzüberschreitenden Private Banking Sektor. Die Qualitätscharta der Lebensversicherer übernimmt dieselben Prinzipien, abgestimmt auf die besonderen Merkmale des Wealth Management im Rahmen von Lebensversicherungen. 1. Die Qualitätscharta der Lebensversicherer ( die Qualitätscharta ) ist ein freiwilliger Standard der empfohlenen Mindestanforderungen an eine optimale Betreuung von Kunden. Sie steht in vollem Einklang mit allen relevanten Regularien auf internationaler, Europäischer und nationaler Ebene und ergänzt die Direktiven und Grundsätze zur Verhinderung von Geldwäsche wie die Wolfsberg Grundsätze zur Verhinderung von Geldwäsche und die globalen Empfehlungen der Financial Action Task Force. 2. Die Lebensversicherungsbranche versorgt typischerweise Privatkunden und deren Familien mit Lebensversicherungsprodukten. 3. Die Qualitätscharta wurde auf freiwilliger Basis von einer Gruppe von Lebensversicherern aufgestellt. Hierbei handelt es sich um Mitglieder der Association des Compagnies d Assurances (ACA), der Vereinigung der Luxemburger Versicherungsgesellschaften, oder Mitglieder der nationalen Vereinigungen, die dem Verbund der Versicherungsgesellschaften (Syndicat des Compagnies d Assurances) angehören. Zweck der Qualitätscharta ist es, in einem einzigen Dokument die hohen Standards an Integrität, Transparenz und Professionalität, die die teilnehmenden Lebensversicherer in ihrem Umgang mit ihren Kunden, Geschäftspartnern, Überwachungs- und Regulierungsbehörden umsetzen, darzulegen. 4. Die Qualitätscharta beschreibt die Funktionen eines Lebensversicherers und die internen Regeln und Prozeduren, die zum angemessenen Umgang mit allen externen Interessengruppen aufgestellt wurden. Es versteht sich, dass die Aufstellung relevanter interner Regeln und Prozeduren und ihre Befolgung sowie die Befolgung der Qualitätscharta ausschließlich in der Verantwortung der Geschäftsführung der einzelnen Lebensversicherer liegen. 5. Die Lebensversicherer werden für sich selbst zertifizieren, dass sie die Qualitätscharta unterzeichnet und befolgt haben. Die Unterzeichner der Qualitätscharta verpflichten sich in ihren Kundenbeziehungen und beim Schutz der Kundeninteressen de facto den höchsten Standards der Industrie. 6. Die Qualitätscharta ist ein öffentlich zugängliches Dokument. Es ist auf der Website der ACA einzusehen, neben einer Liste der Lebensversicherer, die die Charta unterzeichnet haben, sowie auf den Websites der unterzeichnenden Lebensversicherer, sofern diese sich zu einer dortigen Veröffentlichung entscheiden. Um sicherzustellen, dass die Qualitätscharta mit relevanten regulatorischen Entwicklungen und den sich entwickelnden Qualitätsstandards der Lebensversicherer Schritt hält, wird sie von Zeit zu Zeit überarbeitet werden. Mai 2013 Deutsche Übersetzung 1/5

2 Diese Charta reflektiert, über die Gesetze und Regularien hinaus, denen der Lebensversicherungssektor unterliegt, den Geist, in dem die Unterzeichner der Charta beim Vertrieb von Lebensversicherungen in Luxemburg und in den verschiedenen europäischen Märkten agieren wollen. Ziel dieser Charta ist es, Verhaltensregeln aufzustellen, um den guten Ruf der Spezialisten, die innerhalb dieses Sektors agieren, zu erhalten und ihre Bemühungen zu unterstützen, damit sich der Finanzplatz Luxemburg auf angemessene, solide, professionelle und leistungsfähige Weise entwickeln kann. Unter Berücksichtigung der besonderen Eigenarten des Lebensversicherungssektors bietet diese Charta ihren Unterzeichnern fünf Leitmotive: 1. Integrität in den Kundenbeziehungen und in Beziehungen zu Geschäftspartnern und Mitbewerbern. Dieselbe Integrität wird von den Mitarbeitern der Unternehmen, die diese Charta unterzeichnet haben, erwartet. 2. Vorbildfunktion in allen Praktiken sowie Loyalität der Unterzeichner der Charta bei der Umsetzung ihrer Aktionsmaßnahmen. 3. Vollständige Befolgung sämtlicher anwendbarer lokaler und ausländischer Regularien. 4. Die Unterzeichner dieser Charta sollen ein Verhalten vermeiden, das Mechanismen, die Steuerumgehung begünstigen könnten, erleichtern könnte. 5. Behandlung von Kundenbeschwerden nach den europäischen EIOPA-Standards. Die Unterzeichner der Qualitätscharta haben die folgenden Grundsätze und Anforderungen beschlossen: 1. Grundsatz der Integrität und der Redlichkeit 1.1. Integrität in Geschäftsbeziehungen Kenntnis über Kunden Lebensversicherer stellen mit Hilfe der folgenden Methoden sicher, gute Kenntnis über ihre Kunden zu haben: - Identifizierung: Lebensversicherer treffen die notwendigen Maßnahmen, um die Identität ihrer Kunden und der wirtschaftlich Berechtigten vor jeglicher Transaktion festzustellen. Es ist notwendig, dass der Lebensversicherer oder Vermittler Kenntnis über jeden individuellen Kunden hat. Bei juristischen Personen müssen die letztlich Berechtigten und die Personen mit Verfügungsgewalt über die Aktiva identifiziert werden. - Sorgfalt: Lebensversicherer dokumentieren die notwendigen Daten über ihre Kunden und Begünstigten. Dies kann den Wohnsitz, persönliche Daten, Grund und Zweck des Abschlusses eines Versicherungsvertrages, die wirtschaftliche Herkunft des Vermögens und eine Schätzung seiner Höhe, die Herkunft übertragener Gelder und eine Einschätzung der künftigen Verwendung des Lebensversicherungsvertrages beinhalten. - Arten von Geschäftsbeziehungen: Lebensversicherer akzeptieren keine anonymen Verträge oder Auszahlungen auf anonyme Konten. - Regelmäßige Aktualisierung der Daten: Lebensversicherer stellen sicher, dass ihre kundenbezogenen Daten auf dem aktuellen Stand sind. Mai 2013 Deutsche Übersetzung 2/5

3 Verhinderung von Geldwäsche, Finanzierung von Terrorismus und externem Betrug - Angemessene Organisation: Lebensversicherer stellen Regeln und Prozeduren zur Verhinderung von Geldwäsche und anderen kriminellen Aktivitäten auf. Sie setzen einen effizienten Mechanismus zur Analyse von Transaktionen und zur Aufdeckung von Betrug ein. Innerhalb des Unternehmens wird ein Mitarbeiter mit dem Bereich der Verhinderung der Geldwäsche betraut. Diese Position ist normalerweise von der Administration und dem Vertrieb getrennt. - Zusammenarbeit mit Behörden: Lebensversicherer arbeiten mit den Behörden zusammen und machen Meldung und legen Informationen offen, wenn sie kriminelle Aktivitäten vermuten Redlichkeit im Vertrieb in den einzelnen Märkten und im Vertragsrecht Redlichkeit im Vertrieb in den einzelnen Märkten Lebensversicherer stellen sicher, dass ihre oberste Priorität darin liegt, Versicherungsverträge und Dienstleistungen anzubieten, die im Einklang mit den lokalen Regularien stehen, sowohl auf den Märkten, die innerhalb der europäischen Dienstleistungsfreiheit bedient werden, als auch auf dem heimischen Markt. Zu diesem Zweck sind folgende Regeln aufgestellt: - Abdeckung der Bedürfnisse der Kunden - Ernennung eines Fiskalrepräsentanten in bestimmten Ländern, die einen solchen vorsehen - Befolgung der Gesetze und Regularien, die im Wohnsitzland des Versicherungsnehmers, der den Vertrag abschließt, dem Allgemeininteresse dienen - Befolgung der aktuellen Regeln im Vertrieb und in der Vermittlung von Lebensversicherungsprodukten Jeglicher Anbieter von Finanzdienstleistungen muss es vermeiden, aktiv, systematisch oder wissentlich zu Steuerumgehung oder jeglicher Aktivität, die gegen Gesetze und Regularien der einzelnen Länder, in denen Dienstleistungen angeboten werden, verstoßen, beizutragen. Lebensversicherer verpflichten sich, ihren Kunden Daten zur Verfügung zu stellen, mit denen diese ihre Steuererklärung vervollständigen können Integrität der Mitarbeiter Einstellungskriterien Lebensversicherer verpflichten sich, nur Mitarbeiter mit hohen Standards an Integrität und Ethik einzustellen Verhinderung von internem Betrug Lebensversicherer ergreifen Maßnahmen, um das Risiko von internem Betrug zu vermeiden. Solche Maßnahmen beinhalten u.a. Sicherheitsregeln bei Überweisungen, Regelungen bezüglich Unterschriftsvollmachten, Überwachung von Transaktionen und angemessene Mitarbeiterschulung Interne Kontrolle Lebensversicherer stellen sicher, dass wirksame interne Kontrollmechanismen aufrechterhalten werden. Externe Prüfer helfen, zusammen mit internen Prüfern und anderen unabhängigen Kontrollfunktionen, die relevanten Regeln und Prozeduren des Lebensversicherers aufzustellen. Zu diesem Zweck kann der Einsatz unabhängiger Prüfer im administrativen und kommerziellen Bereich des Lebensversicherers oder eigener interner Prüfer und anderer Kontrollmechanismen notwendig sein, um regelmäßig die angemessene Anwendung der Integritätsgrundsätze zu überwachen. Mai 2013 Deutsche Übersetzung 3/5

4 2. Redlichkeit und Konformität 2.1. Gegenüber Kunden Lebensversicherer stellen ihren Kunden zu Beginn klare, angemessene und vollständige Informationen über das angebotene Produkt zur Verfügung. Diese Informationen können u.a. folgende Einzelheiten enthalten: - jährliche Berichte - Einzelheiten zu steuerlichen Berechnungen, sofern erforderlich - Daten und Dokumente, die der Kunde zur Vervollständigung seiner Steuererklärung benötigt 2.2. Gegenüber dem regulatorischen Umfeld Garantierter Datenzugriff auf Anfrage Lebensversicherer geben den relevanten regulatorischen und anderen Behörden der Länder, in denen sie ihren Unternehmenssitz haben, Zugriff auf jegliche Informationen, die diese im Rahmen der aktuellen Gesetzgebung zum Datenschutz und innerhalb des Umfanges, den die entsprechenden Gesetze und Regularien bezüglich der Herausgabe von Daten an Behörden vorsehen, anfragen können. Diese Garantie erstreckt sich auch auf die Herausgabe von Daten auf Grundlage relevanter Gesetze und Regularien in den Ländern, in denen Verträge mit Kunden bestehen. Dieser Zugriff beschränkt sich streng auf die angefragten Daten und darf auf keinen Fall die Vertraulichkeitsregeln gefährden. Sofern anwendbar, verpflichten sich Lebensversicherer ebenfalls zum administrativen Austausch von Informationen Einzug von Steuern Lebensversicherer stellen sicher, gemäß ihrer Verpflichtungen, Steuern einzubehalten und weiterzuleiten. 3. Professionalität 3.1. Vorrang der legitimen Kundeninteressen Lebensversicherer wenden diesen Grundsatz auf alle Transaktionen, die sie für ihre Kunden durchführen, an, insbesondere in den folgenden Bereichen Respekt für die Privatsphäre und professionelle Diskretion Lebensversicherer führen eine Tradition des Respekts für die Privatsphäre ihrer Kunden fort und üben professionelle Diskretion aus, während sie gleichzeitg die Gesetze des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, befolgen. Sie stellen Regeln auf, um die Vertraulichkeit von Kundendaten in allen Formen zu schützen. Sie setzen Regeln und Prozeduren in Kraft, die auf den Schutz dieser Daten abzielen, insbesondere - Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten, - Datenzugriff beschränkt auf Mitarbeiter, die diese Daten bearbeiten müssen, - regulierter Zugang für Mitarbeiter bzgl. Gebäuden, Systemen und IT-Operationen, - regulierter Zugang bzgl. Gebäuden für Externe. Mai 2013 Deutsche Übersetzung 4/5

5 Darüber hinaus werden Mitarbeiter regelmäßig in Datenmanagement und Sicherheit geschult, um eine fortlaufende professionelle Entwicklung zu gewährleisten, einschließlich der Notwendigkeit von Diskretion bei der Ausübung der Arbeit Beschwerdemanagement Lebensversicherer ergreifen geeignete Maßnahmen, um mögliche Kundenbeschwerden angemessen zu behandeln. Lebensversicherer informieren ihre Kunden, wie und wo sich diese beschweren können. Kundenbeschwerden können an das Commissariat aux Assurances (CAA) oder den Ombudsmann der ACA gerichtet werden, ohne dass dadurch das Recht des Kunden, andere rechtliche Schritte innerhalb der anwendbaren Gerichtsbarkeit zu unternehmen, berührt wird Effizienz-Verpflichtung Effizienz in der Bereitstellung von Informationen für Kunden Lebensversicherer gewährleisten die Qualität der Informationen, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen, und die ihrer Dienstleistungen. Dies gilt insbesondere für: - vollständige und aktuelle Berichte, - leistungsfähige Ausführung von Transaktionen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens, - pünktliche Lieferung von Daten, die benötigt werden, damit der Kunde seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommen kann, - korrekte und faire Berechnungen, - klare Informationen Effizienz der Mitarbeiter Lebensversicherer stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter stets im besten Interesse ihrer Kunden agieren: - verantwortlich, - kompetent, - im Einklang mit professionellen Regeln. Zu diesem Zweck schulen die Lebensversicherer ihre Mitarbeiter. Mai 2013 Deutsche Übersetzung 5/5